Первая Форма — Кейсы компании

На треть ускорили согласования документов в бизнесе с оборотом 2,6 млрд руб

СЭД Service Desk
Этот клиент попросил не раскрывать название компании, поэтому мы публикуем кейс анонимно.

Проблема: нет электронного документооборота


Наш клиент — мясоперерабатывающий холдинг и крупный импортер охлажденной говядины. Группа компаний объединяет собственную производственную базу, сеть из 21 специализированного магазина, транспортную компанию, складской комплекс и распределительный центр.

Главной сложностью предприятия был бумажный документооборот. Столы руководителей заваливали служебными записками, заявлениями на отпуск, новыми договорами «на подпись» и старыми «на продление».


При согласовании бумажные документы «гуляли» между офисами. Документооборот по закупкам тоже не был систематизирован.

Любые бумажные операции были долгими и проходили в несколько этапов. Например, операционист получал бумажную заявку на закупку сырья. Он регистрировал документ и направлял на подпись. Бумагу подписывали несколько человек, и нередко могли потерять на одном из этапов согласований. Если же заявка доходила до конца, её нужно было вручную занести в 1С на оплату.

Сотрудникам, которые занимались внутренним контролем, отсутствие СЭД мешало проводить служебные расследования. Вот пример одного из конфликтов: компания подписала один вариант договора, а контрагент — другой. Чтобы выяснить, что произошло, руководитель отдела внутреннего контроля ехал из одного офиса в другой. Там он «поднимал» финальную версию договора, сравнивал с подписанной, изучал переписку в почте по этому поводу. На это уходило несколько дней.


Руководство решило перейти на электронный документооборот с помощью «Первой Формы». У сотрудников должен был появиться единый регламент работы с документами, чтобы три офиса в разных регионах взаимодействовали по четкой системе.

Причины для выбора «Первой Формы»


  • российская разработка;
  • гибкий конструктор под задачи компании;
  • единая платформа и бесшовная интеграция;
  • лицензии на сотрудников, а не на процессы;
  • опыт внедрения в 150 компаниях из разных отраслей.

Решение: перевели бумажные процессы в электронный формат и научили сотрудников работать по-новому


Сотрудники компаний чаще всего не рады изменениям в привычных рабочих процессах, даже если они ведут к улучшениям. Поэтому мы предложили клиенту сначала внедрить простые сервисы, чтобы коллеги погрузились в работу системы.

Мы провели обучение по пользованию системой и запустили ServiceDesk департамента IT. Если не работала оргтехника или нужно было оборудовать рабочее место новому работнику, сотрудник направлял заявку IT-специалисту через «Первую Форму». Специалист выполнял работу и завершал задачу в системе. Начал действовать принцип «нет электронной заявки — ничего не делаем».

Так ServiceDesk выглядит в «Первой Форме»

На втором этапе мы автоматизировали согласования платежей и их интеграцию с 1С, чтобы заявка на закупку автоматически подгружалась на оплату. При таком подходе документы перестали теряться в стопках бумаг у руководителей.

В процедуре появились новые контрольные точки: мониторинг сроков действия договоров и блокировка любых действий по окончании срока действия.

Мы сформировали полный архив договоров с финально-согласованными и подписанными версиями. Благодаря этому сотрудники больше не ведут рабочие таблицы в Excel, а заказчик в курсе этапов выпуска договора. В расследованиях отдела внутреннего контроля больше нет необходимости: все действия по договорам зафиксированы в системе.

Пример маршрута договора в «Первой Форме»

Затем мы настроили процесс согласования платежей — каждый привязали к соответствующему договору, автоматизировали закупки и все сервисы, которые с ними связаны. Например, заявки на транспорт для доставки грузов связали с заявками на оплату.

На третьем этапе мы автоматизировали для инженерного департамента заявки на предоставление услуг, фиксацию проведенных ТО оборудования, формирование и согласование планов работ и отработку заявок по простоям оборудования.

Результаты: согласования стали на 30% быстрее, а работа прозрачнее


Теперь сотрудники проводят в «Первой Форме» ценовые комитеты, размещают данные о ценах и ассортиментные перечни для торговых представителей, ведут планы работ, согласовывают и утверждают внутренние регламентирующие документы.

«Первая Форма» контролирует сроки действия договоров, по которым оформляют заявки на оплату, интегрированные с 1С.

Процедура согласования документов стала быстрой и прозрачной, ничего больше не теряется, а согласование занимает на 30% меньше времени. Все отделы, кроме производственного цеха, в котором сотрудники не используют компьютеры, перешли на электронный документооборот.