Этот клиент попросил не раскрывать название компании, поэтому мы публикуем кейс анонимно.
Проблема: не внедрён электронный документооборот
Наш клиент — мясоперерабатывающий холдинг и крупный импортер охлажденной говядины. Группа компаний объединяет собственную производственную базу, сеть из 21 специализированного магазина, транспортную компанию, складской комплекс и распределительный центр. Часто в группах компаний у каждой "дочки" своя IT-система, это создает сложности в управлении. Мы смогли объединить документооборот всего холдинга и внедрить ServiceDesk.
Главной сложностью предприятия был бумажный документооборот. Столы руководителей заваливали служебными записками, заявлениями на отпуск, новыми договорами «на подпись» и старыми «на продление».
При согласовании бумажные документы «гуляли» между офисами. Документооборот по закупкам тоже не был систематизирован.
Любые бумажные операции были долгими и проходили в несколько этапов. Например, операционист получал бумажную заявку на закупку сырья. Он регистрировал документ и направлял на подпись. Бумагу подписывали несколько человек, и нередко могли потерять на одном из этапов согласований. Если же заявка доходила до конца, её нужно было вручную занести в 1С на оплату.
Отсутствие СЭД мешало проводить служебные расследования
Сотрудникам, которые занимались внутренним контролем, отсутствие СЭД мешало проводить служебные расследования. Вот пример одного из конфликтов: компания подписала один вариант договора, а контрагент — другой. Чтобы выяснить, что произошло, руководитель отдела внутреннего контроля ехал из одного офиса в другой. Там он «поднимал» финальную версию договора, сравнивал с подписанной, изучал переписку в почте по этому поводу. На это уходило несколько дней.
Руководство решило перейти на электронный документооборот с помощью «Первой Формы». У сотрудников должен был появиться единый регламент работы с документами, чтобы три офиса в разных регионах взаимодействовали по четкой системе.
Причины для выбора «Первой Формы»
- российская разработка;
- гибкий конструктор под задачи компании;
- единая платформа и бесшовная интеграция;
- лицензии на сотрудников, а не на процессы;
- опыт внедрения в 150 компаниях из разных отраслей.
Решение: перевели бумажные процессы в электронный формат и научили сотрудников работать по-новому
Сотрудники компаний чаще всего не рады изменениям в привычных рабочих процессах, даже если они ведут к улучшениям. Поэтому мы предложили клиенту сначала внедрить простые сервисы, чтобы коллеги погрузились в работу системы.
Мы провели обучение по пользованию системой и запустили ServiceDesk департамента IT. Если не работала оргтехника или нужно было оборудовать рабочее место новому работнику, сотрудник направлял заявку IT-специалисту через «Первую Форму». Специалист выполнял работу и завершал задачу в системе. Начал действовать принцип «нет электронной заявки — ничего не делаем».
Внедрили электронный архив для договоров и автоматизировали согласование платежей
На втором этапе мы автоматизировали согласования платежей и их интеграцию с 1С, чтобы заявка на закупку автоматически подгружалась на оплату. При таком подходе документы перестали теряться в стопках бумаг у руководителей.В процедуре появились новые контрольные точки: мониторинг сроков действия договоров и блокировка любых действий по окончании срока действия.
Мы сформировали полный архив договоров с финально-согласованными и подписанными версиями. Благодаря этому сотрудники больше не ведут рабочие таблицы в Excel, а заказчик в курсе этапов выпуска договора. В расследованиях отдела внутреннего контроля больше нет необходимости: все действия по договорам зафиксированы в системе.
Затем мы настроили процесс согласования платежей — каждый привязали к соответствующему договору, автоматизировали закупки и все сервисы, которые с ними связаны. Например, заявки на транспорт для доставки грузов связали с заявками на оплату.
На третьем этапе мы автоматизировали для инженерного департамента заявки на предоставление услуг, фиксацию проведенных ТО оборудования, формирование и согласование планов работ и отработку заявок по простоям оборудования.
После внедрения ЭДО процедура согласования документов в холдинге стала быстрее на 30%
Теперь сотрудники проводят в «Первой Форме» ценовые комитеты, размещают данные о ценах и ассортиментные перечни для торговых представителей, ведут планы работ, согласовывают и утверждают внутренние регламентирующие документы.
«Первая Форма» контролирует сроки действия договоров, по которым оформляют заявки на оплату, интегрированные с 1С.
После внедрения ЭДО, процедура согласования документов в огромном холдинге стала быстрой и прозрачной, ничего больше не теряется, а согласование занимает на 30% меньше времени. Все отделы, кроме производственного цеха, в котором сотрудники не используют компьютеры, перешли на электронный документооборот.
Фотографии: Unsplash
