Перейти с Jira на «Первую Форму» — легко. Показываем и рассказываем, как у нас всё устроено, от лица руководителя проекта.
Если вы хотите увидеть систему вживую, заполните форму. Мы проведём демонстрацию и ответим на вопросы, а вы поймёте, подходит ли вам корпоративное решение.
Всем привет! Я Алёна Тереханова, руководитель проектов в «Первой Форме». Среди моих клиентов — Фонд «Сколково», Корпоративная Академия Росатома, Вкусвилл и другие российские компании.
У «Первой Формы» сотни реализованных проектов, и в последнее время многие из них — это переезд из Jira. В статье я буду часто ссылаться на это решение, чтобы вы смогли провести параллели с «Первой Формой». Но разберём всё по порядку.
Содержание
Как встроенная автоматизация процессов помогает мне запускать проекты быстрее
BPMS «Первая Форма» объединяет весь путь взаимодействия с клиентом — от первого касания до техподдержки — без подключения дополнительных модулей.
Управление цифровыми проектами у нас связано с CRM, где мы заводим договор и прописываем стоимость услуг специалистов.
Сначала я добавляю в систему данные по договору в разрезе ресурса, то есть выбираю ставки специалистов и финансовую оценку работ, а затем одной кнопкой создаю паспорт проекта. В нём система автоматически делит стоимость на ставки специалистов и рассчитывает плановые часы на каждого. Дальше всё просто — уложиться в эти часы, чтобы проект стал успешным.
В паспорте можно выставить все нужные нам атрибуты: метод ведения, сроки, сложность и многое другое. Здесь же мы создаём и привязываем к проекту задачи, на которых бронируем конкретных коллег.
При подборе сотрудников на проект я использую два метода. Если я не знаю, кто именно мне нужен на конкретную задачу, я могу посмотреть все корпоративные производственные ресурсы компании и выбрать наименее загруженных специалистов. Если я знаю, из какого блока мне нужны исполнители, я могу посмотреть их загрузку точечно.
У этой статьи есть видеоверсия. Посмотрите, если не хочется тратить время на чтение
Статусы по 10+ активным задачам в едином окне и контроль всего проектного отдела
В рамках проекта мы можем поставить подзадачи для смежных подразделений в режиме одного окна — это ещё одна моя любимая фишка. Так внимание не распыляется и можно видеть, какие подзадачи я уже распланировала.
У каждой проектной задачи есть свой маршрут жизненного цикла, который вписывается в общий проект, и атрибуты: исполнитель, даты выполнения, привязка к проекту и отдельному клиенту, спецификация. По ним можно искать задачи в системе и фильтровать их, как вы привыкли в Jira.
Также задачи можно представить в виде Kanban-доски. Количество столбиков и переходы между ними тоже редактируются.
Функции для контроля управления проектом
Отслеживать прогресс и управлять бюджетом проекта позволяет его паспорт — в нём хранятся ставки, отработанные часы, себестоимость, маржинальность проекта. Из паспорта можно перейти в карточки задач и посмотреть, сколько времени на них потратили сотрудники конкретного отдела.
Мы фиксируем трудозатраты в индивидуальных табелях, чтобы система корректно считала фактическую стоимость проекта и наш запас ресурсов.
Сроки и переходы между этапами мы контролируем в диаграмме Ганта, на которую выводятся и подзадачи тоже. Мне нравится, что управлять проектом можно прямо с неё: перемещать сроки с автоматическим перерасчётом дат для других этапов, добавлять задачи и даже отслеживать актирование и сроки получения средств на расчётный счёт.
Управление проектами во многом автоматизировано. У нас, как в Jira, есть визуальный редактор корпоративных бизнес-процессов, в котором мы указываем переходы между этапами, вовлечение специалистов, согласования и условия. Мне не приходится держать в голове весь путь движения проекта и всех заинтересованных лиц — система всё делает сама.
Ещё один инструмент, которым мы на ежедневной основе пользуемся — комментарии к задачам. В них можно точечно управлять командой проекта, обсуждать детали, привлекать на помощь коллег и даже делегировать всю задачу — все комментарии будут доступны новым участникам. Сюда же мы прикрепляем и сопутствующие файлы, которые можно редактировать прямо в системе благодаря P7, российскому редактору. Версии тоже можно просмотреть и сравнить между собой.
Проводим рабочие встречи с клиентами в системе
Обсудить проект и уточнить детали и сроки мы можем как в комментариях, так и через встроенную ВКС, куда мы приглашаем внешних пользователей со стороны клиента. При этом, в отличие от того же Microsoft Teams, в «Первой Форме» не нужно регистрироваться — достаточно открыть ссылку.
Звонок можно записать и прикрепить к задаче, чтобы затем разобрать. Для этого есть раздел «Работа по проекту»: тут хранятся протоколы встреч, договорённости, скринкасты решения для истории. Отдельно мы выносим Устав, техзадание и календарный план-график, они отображаются в самом начале карточки.
Согласуем и подписываем акты через ЭДО
Корпоративные согласования актов мы тоже прямо в системе. Проектные документы и акты сдачи-приёмки мы подписываем нажатием одной кнопки с помощью интегрированной ЭЦП, при этом в системе отображается название акта, статус и размер выплат по нему.
Бэклог проекта
В нашей системе тоже есть бэклог, и доступ к нему имеют и сотрудники, и клиент. Он может сформировать задачу прямо в нашей системе, выставить оценку и следить за выполнением.
Клиент принимает активное участие в жизни проекта. Он всегда в курсе статуса задачи, маршрута и оставшегося объёма работы. Когда мы завершаем определённый этап, клиент должен это подтвердить своим акцептом — так процессы становятся прозрачнее.
Из бэклога мы привязываем задачу к клиентскому проекту, чтобы она отобразилась на диаграмме Ганта. Для каждой проектной команды мы настраиваем в задаче свои атрибуты: запланированные трудочасы, исполнителя, метод работы над задачей.
Работа с клиентами часто сопряжена со стрессом, риском что-то упустить или превысить расходы. Для меня «Первая Форма» — самая функциональная платформа для управления проектами. В ней есть всё, к чему вы привыкли в Jira и Microsoft Project, и даже больше. Благодаря системе я могу работать сразу на нескольких проектах, и работа не мучает меня по ночам.
Материал создан на основе статьи из личного блога Алёны Терехановой на портале VC.ru
