Модуль проектного управления, интегрированный в «Первую Форму», предоставляет инструменты для управления сроками и ресурсами проектов.
Настройки, необходимые для управления проектной деятельностью, выполняются в интерфейсе администратора.
Модуль приобретается отдельно
Подключить
Изучить подробную информацию о настройке модуля можно в руководстве администратора.
Возможности модуля
Управление сроками
Основной инструмент планирования — проектный интерфейс, в котором объединены иерархия проектных задач и интерактивная диаграмма Ганта.
На этапе подготовки проекта составляется план-график работ. Вы можете запланировать последовательное или параллельное выполнение работ, наметить контрольные точки и вехи, знаменующие достижение промежуточных целей проекта. Для изменения срока задачи достаточно передвинуть ее мышью на диаграмме Ганта. Одновременно пересчитаются сроки связанных и подчиненных задач.
В дополнение к иерархии проектных задач, в проекте можно создавать иерархии целей и результатов и привязывать достижение результата к завершению очередной задачи или этапа проекта. Планировать можно любые даты, имеющие отношение к проекту — например, графики поставок или финансирования, рекламные акции и пр.
Со временем в каждой организации формируются типовые структуры проектов, в которых воплощены лучше проектные практики, наработанные сотрудниками. Такие типовые структуры сохраняются как шаблоны и затем используются для быстрого запуска новых проектов.
Управление изменениями
В ходе реализации проекта переносятся сроки, меняются исполнители, какие-то задачи отклоняются, вместо них появляются новые. Изменение одного параметра может вызвать цепочку последствий, которые необходимо просчитывать.
В «Первой Форме» вы можете моделировать изменения. Самый простой вариант — сохранить текущее состояние проекта в качестве базового плана, внести изменения на интерактивной диаграмме Ганта и сравнить получившийся проект с базовым. Если моделирование не выявит критических отклонений, внесенные изменения можно сохранить. Если же результат не устроит руководителя проекта, изменения «откатываются».
Управление по Agile
Управление проектами по Agile-методикам помогает быстрее реагировать на изменения рынка и отображать их в реализуемых проектах. Методики Agile шагнули из IT в бизнес, и сегодня многие компании используют их в проектной деятельности.
В «Первой Форме» удобно вести бэклоги, в которых фиксируются требования и задачи, планировать спринты (короткие, обычно двухнедельные этапы), организовывать стендапы (ежедневные встречи проектных команд), контролировать ход реализации задач на канбан-досках.
Преимущество «Первой Формы» в том, что все рабочие процессы ведутся в единой системе, вместе с остальными бизнес-процессами компании. Если проекты внутренние, вы можете связать реализацию проекта с бизнес-целями и KPI. Если проекты внешние, вы можете предоставить заказчикам и подрядчикам ограниченный доступ в систему для оперативного обсуждения текущих вопросов и получения отчетности в реальном времени.
Управление рисками
В масштабных проектах руководитель не может постоянно контролировать ход выполнения каждой задачи. Ему важно выделить те задачи, в которых возникли проблемы и которые требуют его вмешательства. Для этого в «Первой Форме» используется иерархия рисков — визуальное представление, отображающее статусы рисков по проектным задачам. Иерархия рисков позволяет проследить ход реализации проекта и его текущее состояние, мгновенно выделить «слабые места» и увидеть проблему в самом ее зарождении.
Руководитель проекта мониторит риски для задач верхнего уровня. Увидев красный индикатор, он обратит внимание на проблему, раскроет нужную ветвь иерархии и спустится вниз вплоть до первопричины.
Управление ресурсами
Функционал подбора исполнителей в «Первой Форме» позволяет сформировать проектную команду так, чтобы в нее вошли сотрудники нужной квалификации, у которых есть достаточное количество рабочего времени, с учетом их занятости в других проектах.
Если какой-то исполнитель заболел или уволился, руководитель сможет быстро подобрать ему замену из имеющихся в компании свободных ресурсов или оценить, на сколько придется сдвинуть сроки задачи, если свободных ресурсов нет.
При выполнении задач исполнители регистрируют фактически затраченное время. Сравнение факта и плана помогает руководителям проектов лучше понимать структуру трудозатрат и причины отклонений от плана, точнее оценивать потребности в ресурсах для разных типов задач и в итоге постоянно повышать качество планирования.
Исполнители видят в календаре все задачи, над которыми им предстоит работать в ближайшее время, а не собирают информацию из переписки и не узнают о задании в последний момент.
Проектный документооборот
В «Первой Форме» все документы, связанные с конкретным проектом, хранятся в выделенной папке — вы сможете быстро найти нужный документ. Вы всегда будете работать с актуальной версией документа, но при необходимости сможете просмотреть историю внесенных изменений и версию документа на определенную дату.
Для подготовки документов используются утвержденные шаблоны — это помогает составлять документы быстро и без ошибок.
Согласование документов максимально прозрачно и удобно: списки согласующих формируются автоматически в зависимости от типа документа и легко подстраиваются под вашу орг. структуру и процессы.
Сроки подготовки и согласования документов привязываются к плану-графику проекта.
Для каждого проекта или даже этапа проекта есть список документов, которые необходимы для запуска и завершения. Вы можете настроить чек-лист — пока все необходимые документы не будут подготовлены и согласованы, очередной этап проекта не сможет стартовать или не сможет считаться завершенным.
Управление финансами
Финансовый документооборот является частью проекта: в «Первой Форме» согласуются договоры с поставщиками и подрядчиками, графики платежей, выставляются счета, регистрируются закрывающие документы. Данные о платежах могут вноситься вручную или импортироваться из внешней системы, а затем разноситься по договорам, проектам и статьям затрат.
Плановые и фактические затраты могут привязываться к проектным задачам и вехам и отображаться на диаграмме Ганта.
Оперативный анализ и оценка результатов
На интерактивных панелях управления информация представлена в виде индикаторов, спидометров, графиков и диаграмм, сводных таблиц — так руководитель проекта может одним взглядом оценить, какие именно задачи тормозят проект.
Подробные данные можно получить с помощью отчетов. Помимо готовых типовых отчетов (таких как календарный план-график и бюджетирование трудозатрат), для вашей компании могут быть разработаны практически любые отчетные формы со сводными данными в разных разрезах — анализ рисков, смещение прогнозных сроков, план/факт по трудозатратам и финансам, и др.
Проекты могут объединяться в портфели и программы — тогда для них становятся доступны возможности сводного анализа ресурсов, бюджетов и рисков.
Преимущества, которые вы получите
- Ускорение подготовки и запуска новых проектов/этапов работ
- Повышение точности планирования
- Контроль отклонений и рентабельности
- Предотвращение срывов сроков по проекту
- Быстрый доступ ко всем документам и данным проекта
- Сокращение сроков реализации за счет оперативных коммуникаций с инвесторами и подрядчиками
- Повышение исполнительской дисциплины
- Сокращение сроков разработки регламентных документов