Набор инструментов
коробочное решение
скоро на сайте
скоро на сайте
скоро на сайте
AI-ассистент
Обучается на данных из ваших бизнес-процессов в закрытом контуре
SRM-система
Тендеры, работа с закупками, портал поставщика
ITIL, техподдержка, услуги для сотрудников, портал самообслуживания
Диск
Корпоративное хранилище и платформа для обмена файлами
Отраслевые решения
С чего начать
Справочные материалы
Вопросы и ответы
Набор инструментов
Диск
SRM-система
AI-ассистент
скоро на сайте
скоро на сайте
скоро на сайте
скоро на сайте
Отраслевые решения
О компании
Миссия и ценности
Руководители 
скоро на сайте
скоро на сайте
скоро на сайте
Первая Форма – 1F Store

Совещания

1F Teams 1F Task
В «Первой Форме» реализован функционал планирования и проведения совещаний, а также постановки и контроля поручений по итогам совещаний. Для этого используется категория с включенным и настроенным механизмом «Протоколы совещаний».
Бесплатный модуль
Подключить

Описание бизнес-процесса

1) Для каждого совещания, которое проводится в организации, создается новая задача в категории «Совещания». В ней указываются:
  • дата и время проведения совещания,
  • место проведения (необязательно),
  • тип совещания (планерка, собрание, совещание, рабочая группа и т. п.),
  • общая тема совещания (указывается в поле «Текст»),
  • стенографист — сотрудник, отвечающий за ведение протокола,
  • участники совещания.

2) В ходе совещания стенографист фиксирует все обсуждаемые вопросы и принятые решения в поле «Выводы».
3) По окончании совещания стенографист анализирует принятые решения и на их основе создает поручения с указанием сроков и исполнителей. Эти поручения создаются как подзадачи для текущей задачи с протоколом совещания и отображаются в блоке «Поручения».
4) Сотрудники, указанные в поле «Исполнитель», становятся исполнителями поручения, а сотрудник, указанный в поле «Контроль» — заказчиком поручения. Для каждого поручения отображается его текущий статус, что позволяет легко контролировать ход их выполнения.
5) Для завершенных поручений в поле «Результат» в таблице поручений отображается информация из поля «Работа по задаче», которое заполняется исполнителем в самом поручении и в которое заносятся основные результаты проделанной работы.
6) После того, как вся информация по совещанию внесена в задачу и все поручения созданы, стенографист публикует протокол (кнопка Опубликовать). Участники совещания автоматически назначаются подписчиками задачи, чтобы они могли, при необходимости, проверить принятые решения и следить за выполнением поручений.
7) В завершение работы с протоколом совещания стенографист формирует текстовый документ с «бумажной» версией протокола (кнопка Связать задачи и сформировать протокол). Протокол совещания создается по заранее подготовленному шаблону и вкладывается в задачу.
8)Для удобства контроля поручений в системе поддерживается их сквозной контроль: в момент формирования бумажной версии протокола в задаче создаются связи (ссылки) на все невыполненные поручения из предыдущей задачи в той же категории.
9) В разделе «Поручения» в протоколе перечисляются не только поручения, поставленные на этом совещании, но также и невыполненные поручения из предыдущих совещаний.
10) Когда все поручения, поставленные на совещании, будут завершены, задачу можно перевести в статус «В архиве».