В «Первой Форме» реализован функционал планирования и проведения совещаний, а также постановки и контроля поручений по итогам совещаний. Для этого используется категория с включенным и настроенным механизмом «Протоколы совещаний».
Бесплатный модуль
Подключить
Описание бизнес-процесса
1) Для каждого совещания, которое проводится в организации, создается новая задача в категории «Совещания». В ней указываются:
2) В ходе совещания стенографист фиксирует все обсуждаемые вопросы и принятые решения в поле «Выводы».
- дата и время проведения совещания,
- место проведения (необязательно),
- тип совещания (планерка, собрание, совещание, рабочая группа и т. п.),
- общая тема совещания (указывается в поле «Текст»),
- стенографист — сотрудник, отвечающий за ведение протокола,
- участники совещания.
2) В ходе совещания стенографист фиксирует все обсуждаемые вопросы и принятые решения в поле «Выводы».
3) По окончании совещания стенографист анализирует принятые решения и на их основе создает поручения с указанием сроков и исполнителей. Эти поручения создаются как подзадачи для текущей задачи с протоколом совещания и отображаются в блоке «Поручения».
4) Сотрудники, указанные в поле «Исполнитель», становятся исполнителями поручения, а сотрудник, указанный в поле «Контроль» — заказчиком поручения. Для каждого поручения отображается его текущий статус, что позволяет легко контролировать ход их выполнения.
5) Для завершенных поручений в поле «Результат» в таблице поручений отображается информация из поля «Работа по задаче», которое заполняется исполнителем в самом поручении и в которое заносятся основные результаты проделанной работы.
6) После того, как вся информация по совещанию внесена в задачу и все поручения созданы, стенографист публикует протокол (кнопка Опубликовать). Участники совещания автоматически назначаются подписчиками задачи, чтобы они могли, при необходимости, проверить принятые решения и следить за выполнением поручений.
7) В завершение работы с протоколом совещания стенографист формирует текстовый документ с «бумажной» версией протокола (кнопка Связать задачи и сформировать протокол). Протокол совещания создается по заранее подготовленному шаблону и вкладывается в задачу.
8)Для удобства контроля поручений в системе поддерживается их сквозной контроль: в момент формирования бумажной версии протокола в задаче создаются связи (ссылки) на все невыполненные поручения из предыдущей задачи в той же категории.
9) В разделе «Поручения» в протоколе перечисляются не только поручения, поставленные на этом совещании, но также и невыполненные поручения из предыдущих совещаний.
10) Когда все поручения, поставленные на совещании, будут завершены, задачу можно перевести в статус «В архиве».