В «Первой Форме» автоматизируется полный цикл взаимоотношений с покупателями или арендаторами: от первичного обращения до заключения сделки и последующего обслуживания.

Работа ведется как с юридическими лицами (аренда торговых, складских или офисных площадей), так и с физическими лицами (управление многоквартирным жилым домом или коттеджным поселком).

В карточке покупателя или арендатора собраны все связанные с ним документы и активности: звонки и встречи, договоры, заявки на обслуживание, платежи – все, что нужно для понимания его потребностей и выстраивания эффективных отношений.

Если в управлении множество объектов недвижимости, с ними удобно работать на географической карте. Обозначения могут быть любыми: например, разные значки соответствуют видам объектов – жилым помещениям, офисам, складам, а цвет значка соответствует текущему статусу – на ремонте, готовится к открытию, полностью заполнен или есть свободные помещения. Если навести на объект указатель мыши, всплывает окно с основными данными, такими как общая площадь, фамилия управляющего, процент свободных и занятых помещений, и ссылкой на карточку объекта в «Первой Форме».

Интегрировав «Первую Форму» с IP-телефонией, вы получите полноценный call-центр. Входящие звонки поступают на единую телефонную линию и распределяются между операторами. Если телефонный номер уже есть в системе – в карточку звонка подтягиваются данные по абоненту, история взаимодействий, последние сделки и договоренности. Если клиент новый – оператор зафиксирует его контакты и потребности. После сбора первичных данных звонок может быть переадресован в отдел продаж или отдел обслуживания.

«Первая Форма» используется и для исходящих звонков – рекламных кампаний, опросов. Списки для обзвона отбираются по определенным критериям. Набор номера выполняется автоматически, оператору достаточно снять трубку и ожидать соединения.

«Первая Форма» выполняет роль «единого окна» при работе с арендаторами, подрядчиками и агентами. Для них настраиваются специальные интерфейсы – личные кабинеты – доступные как в веб-приложении, так и на мобильных устройствах.

Арендаторы в личном кабинете регистрируют заявки на выполнение работ и следят за ходом их выполнения, продлевают договоры аренды, регистрируют счета и платежи, вносят показатели счетчиков за электричество и водоснабжение, контролируют взаиморасчеты, следят за новостями и объявлениями. Если на объекте действует пропускной режим, в личном кабинете арендатор может оформить пропуск на посетителя или на автомобиль, забронировать место на автостоянке.

Подрядчики в личном кабинете согласовывают условия договоров, ведут электронный документооборот, учет работ и взаиморасчеты.

Агенты по продажам используют личные кабинеты, чтобы вносить данные о покупателях и сделках, контролировать агентские выплаты.

«Первая Форма» выполняет роль «единого окна» при работе с арендаторами, подрядчиками и агентами. Для них настраиваются специальные интерфейсы – личные кабинеты – доступные как в веб-приложении, так и на мобильных устройствах.

В «Первой Форме» регистрируются обращения, поступающие по всем каналам: из Личных кабинетов, с корпоративного сайта, из мессенджеров (Telegram, WhatsApp), по электронной почте или по телефону.

В системе настраивается «матрица ответственности»: для каждого вида работ назначается ответственный подрядчик. Как только от арендатора поступает заявка, для нее автоматически назначается исполнитель и сроки в соответствии с договором обслуживания. Подрядчик получает уведомление о новой заявке и берет ее в работу, а после завершения отчитывается о результате, при этом арендатору отправляется уведомление о выполнении заявки. Если работы долгосрочные, текущее состояние заявки регулярно обновляется.

Все вопросы арендатор и подрядчик обсуждают в карточке заявки – например, уточняют запрос или договариваются о времени выполнения работ. Оперативные и прозрачные коммуникации повышают качество сервиса.

Когда заявки выполняют мобильные сервисные бригады, используется геолокация. Местоположение мобильных бригад отображается на карте практически в реальном времени. Когда поступает новая заявка, диспетчер передает ее ближайшей бригаде. Исполнители получают уведомление о новой заявке в мобильном приложении. Для отчетности они вкладывают в заявку фотографии объекта до и после выполнения работ.

В «Первой Форме» можно формировать списки объектов, выставленных на продажу или сдаваемых в аренду, и автоматически публиковать их на специализированных сайтах, таких как ЦИАН, Яндекс, Авито.

По собранным данным в «Первой Форме» строится разнообразная аналитика по воронке продаж и качеству обслуживания, прогнозируется поступление денежных средств, формируются списки должников, оценивается работа подрядчиков, агентов, менеджеров.

Данные могут формироваться в виде развернутых отчетов, но чаще используется графическое представление: основные показатели отображаются в виде индикаторов, спидометров, графиков. Визуальные представления KPI удобны и в веб-приложении, и на мобильном устройстве.