+7 (495) 660-38-09
Москва, Земляной Вал, д.68/18, стр.3

«Первая Форма» подходит как для ведения классического делопроизводства, так и для современного документооборота, когда большая часть документов, особенно внутренних, существует лишь в электронной форме и подтверждается электронными цифровыми подписями.

Преимущество «Первой Формы» в том, что в ней нет преднастроенных процессов документооборота, к которым вы должны приспосабливаться или переделывать «под себя». Вам не придется «тащить груз» лишних настроек и чужих регламентов. Все процессы создаются исключительно под ваши задачи, с учетом ваших пожеланий.

«Первая Форма» содержит гибкие конструкторы процессов, маршрутов согласования, шаблонов документов и отчетов. Всего за несколько дней вы сможете смоделировать организационную структуру вашей компании и запустить первые процессы электронного документооборота. Постепенно вы сможете добавлять в систему новые процессы и менять существующие. «Первая Форма» поддерживает стремление к постоянному улучшению процессов, которое является драйвером современного бизнеса.

Согласование документов

Процесс согласования может состоять из нескольких этапов и циклов, охватывать несколько подразделений и переписку с внешними контрагентами.

В «Первой Форме» ведется согласование электронного документа, в который легко вносить правки в процессе обсуждения. Подписи и резолюции выносятся также в электронном виде, в том числе из мобильного приложения. Бумажный документ оформляется один раз, на заключительном этапе.

Маршруты согласования

Маршруты согласования любой сложности: поэтапное параллельное и/или последовательное согласование, обязательные и необязательные подписи.

Контроль сроков согласования на каждом этапе. Эскалация просроченных подписей на руководство.

Автоматический выбор маршрута согласования в зависимости от вида документа и/или его отдельных параметров..

Маршрут согласования может храниться в справочнике и настраиваться без привлечения технических специалистов.

Формирование листа согласования с историей вынесенных резолюций.

Внутренний документооборот

Внутренний документооборот ведется полностью в электронном виде – это в разы ускоряет подготовку и согласование документов, сокращает затраты на бумагу и печать.

Для подготовки документа или пакета документов создается задача, и все обсуждение ведется в карточке этой задачи – так легко проследить логику обсуждения и ответственность за принятие решений.

В системе поддерживаются связи между документами: например, после ввода в действие нового регламента прежний автоматически отправляется в архив; к приказу о командировке прикладывается заявка на выдачу денежных средств и авансовый отчет, и т.п.

Приказы, служебные записки, регламенты

Сквозная нумерация, автоматические формирование реестров.

Ознакомление «под роспись».

Публикация на внутреннем корпоративном портале.

История версий, архив документов.

Доверенности

Согласование заявлений на выдачу доверенности.

Ведение реестра доверенностей.

Контроль сроков действия, продление доверенностей.

Отзыв доверенности при увольнении сотрудника.

Командировки

Подготовка пакета документов по шаблонам.

Заявки на выдачу денежных средств.

Авансовые отчеты.

Планирование и графики командировок.

Совещания

Обсуждение повестки.

Ведение протокола в ходе совещания.

Согласование итогового протокола.

Публикация принятых решений.

Обработка корреспонденции

Обработка входящей и исходящей корреспонденции – это два самостоятельных, но связанных друг с другом процесса. С помощью перекрестных ссылок выстраиваются цепочки, где каждое сообщение отправляется в ответ на предыдущее. Таким образом формируется полное представление об общении с контрагентом.

Благодаря автоматизации входящие письма моментально распределяются по адресатам. Для запросов автоматически создаются поручения, назначаются сроки и исполнители, а заказчику отправляется подтверждение.

Входящие документы

Распределение документов по подразделениям и получателям.

Постановка поручения на основе заявки, рекламации, обращения.

Сквозная нумерация, автоматическое формирование реестров.

Исходящие документы

Подготовка и согласование документов.

Формирование цепочек документов "в ответ на...".

Контроль регламентных сроков подготовки ответов.

Контроль возврата документов

Для определенных видов документов процесс согласования считается завершенным только после получения оригиналов подписанных документов и загрузки их в «Первую Форму». Сроки и ответственность за получение документов зафиксированы в системе – исполнитель будет регулярно получать напоминания, а при превышении срока ему может быть начислен штраф.

Электронный архив

«Первая Форма» объединяет текущий документооборот и архив – не нужно внедрять отдельное специализированное приложение для хранения и поиска документов.

В архиве может храниться организационно-распорядительная, техническая или проектная документация, а также корреспонденция, обращения клиентов, завершенные договоры и закрывающие документы. Для каждого документа хранится история версий.

В электронном архиве удобно вести тематические подборки документов – приказы и регламенты, спецификации, прайс-листы. Новому сотруднику достаточно предоставить доступ к нужным папкам, и он сможет быстро войти в курс дела.

«Первая Форма» обеспечивает:

Единое хранилище документов.

Быстрый поиск документа по реквизитам или содержимому.

Контроль доступа к документам.

Соблюдение нормативных сроков хранения документов.

Учет местонахождения бумажных копий документов.

Ведение справочника дел.

Обмен документами с поставщиками и клиентами

«Первая Форма» предлагает упрощенный интерфейс для внешних пользователей – клиентов, поставщиков, партнеров, региональных филиалов, — где они могут самостоятельно оформлять и запрашивать документы, следить за ходом их согласования, получать электронные копии. Интеграция в корпоративные бизнес-процессы обеспечивает высокую скорость совместной работы и 100-процентную актуальность данных.

Вместо разрозненных обсуждений по электронной почте, в месенджерах или по телефону – вся переписка остается в системе, можно быстро восстановить ход обсуждения и логику принятых решений.

Доступ к документам строго разграничен для защиты конфиденциальной информации.

Для филиалов:

Единое информационное пространство

Доступ к корпоративным документам: регламентам, приказам, прайс-листам, спискам поставщиков, рекламным материалам.

Подача в центральный офис запросов, бюджетных заявок и других документов.

Контроль сроков рассмотрения запросов и заявок.

Для поставщиков и клиентов:

Отправка обращений, заявок, рекламаций, контроль за ходом их рассмотрения.

Удобство обсуждения: вся переписка отображается в карточке задачи в хронологическом порядке.

Проверка текущего состояния договоров, счетов и других документов.

Возможность эскалации задачи на руководителя подразделения.

Хотите обсудить возможности автоматизации?

Наши клиенты

blog-post

Обработка заявок заказчиков

В компании «Ростест-Москва» время обработки заявок сократилось на 30%. Автоматизирована обработка входящей и исходящей корреспонденции. Налажен прямой контакт между заказчиком и исполнителем.
blog-post

Документооборот отдела сбыта

В компании Starkt скорость выполнения поручений выросла на 30%. Время формирования реестра заявок сократилось на 80%, время согласования договоров – на 30%. Процент потери договоров сведен к нулю.
blog-post

Согласование сделок

В компании ZERN скорость согласования выросла в 4 раза. Маршрут согласования хранится в виде справочника, который могут редактировать ответственные пользователи.
+7 (495) 660-38-09
Москва, Земляной Вал, д.68/18, стр.3
21.08.2019 07.08.2019 27.05.2019