В новом кейсе рассказываем, как «Первая Форма» помогла автоматизировать работу с клиентами, документами и сотрудниками.
«Первая оценочная компания» выполняет все виды оценок, проводит стоимостное консультирование и помогает клиентам комплексно решать задачи на разных этапах развития бизнеса. Среди их клиентов — корпорации, банки, девелоперы, юридические компании и паевые инвестиционные фонды. Компания занимает 13 место в рейтинге RAEX среди крупнейших оценочных групп.
Проблема: не автоматизированы CRM-процессы, внутренние коммуникации и работа с документами
Сотрудники «Первой оценочной компании» работают с каждым клиентом по индивидуальной схеме. Они проводят столько встреч и созвонов, сколько нужно для полного погружения в потребности и задачу компании. Из-за этого цикл продажи бывает сложным и длительным.
Взаимодействие с клиентами в «Первой оценочной компании» не было автоматизировано, и это ещё больше усложняло работу. Сотрудники не могли сформировать аналитику по профилю клиентов и воронке продаж, оценить срок жизни клиента (LTV), построить систему удержания и продажи дополнительных услуг. Кроме того, специфика работы предполагала частое обращение к прошлым запросам клиента, но искать их в базе данных из Excel-таблиц было очень сложно.
Локдаун 2020 года и опыт удаленной работы убедили компанию, что для развития бизнеса им пора автоматизировать и другие процессы. В будущем они планировали кратно увеличить штат, и для онбординга им не хватало общего портала для сотрудников.
Корпоративный портал, электронный архив и CRM на единой платформе
- Создать корпоративный портал для внутренних коммуникаций и мобильное приложение для полноценной работы вне офиса.
- Разработать единый и удобный инструмент фиксации всей истории взаимодействия с клиентами — от «входа» до заключения договора.
- Организовать электронную базу документов компании для оперативной работы с заказчиками, формирования необходимой отчетности и аналитики.
Преимущества Low-Code BPM-системы «Первая Форма»
- гибкая настройка под задачи компании;
- единая и прозрачная платформа для всех процессов;
- лицензии на сотрудников, а не на процессы;
- большой опыт внедрения — в клиентах 150 компаний из разных отраслей.
8 бизнес-процессов автоматизированы в единой системе
1) На базе «Первой Формы» настроили CRM-систему, где фиксируется вся история взаимодействия с клиентом:
- контактные лица со стороны клиента;
- звонки и встречи;
- интересы;
- коммерческие предложения;
- рентабельность услуг;
- заметки менеджеров;
- договоры;
- потенциал развития.
Это значительно экономит время на поиск нужной информации и упрощает передачу клиента другому сотруднику, если это необходимо. В системе настроена проверка на уникальность ИНН, поэтому случайно внести клиента второй раз не получится.
Также в карточке хранится история переписки по электронной почте. Это позволяет руководству контролировать общение с каждым клиентом и оперативно реагировать, если возникнут проблемы.
2) Автоматизировали процесс работы над коммерческими предложениями — от запроса заказчика до подписания договора.
В системе ведётся строгий контроль за рентабельностью проекта, процессом согласований внутри компании и тем, чтобы клиент передал сотрудникам всю необходимую для работы информацию.3) Настроили процесс согласования договоров и технических заданий с обязательной фиксацией контрольных параметров.
К ним относятся реквизиты, сроки действия, ответственные лица, финансовые показатели и исходная информация от заказчика.4) Настроили API интеграцию с Контур.Фокус.
Это позволяет загружать в систему актуальную информацию о контрагенте сразу, как сотрудник введёт его ИНН.5) Настроили справочники, чтобы информацию в системе было удобно хранить и искать.
Например, в «Базе документов» хранятся сертификаты, подтверждающие квалификацию экспертов компании, а также информация о всех премиях и рейтингах. Благодаря интеграции «Первой Формы» и почтового сервера, сотрудники могут отправлять клиентам актуальные документы сразу из системы.
6) Разработали решение, чтобы оперативно загружать холодные базы данных клиентов из Excel-файлов и обрабатывать их в системе.
7) Настроили аналитику для руководителей по количеству лидов на каждом этапе воронки продаж.
А также ежеквартальную аналитику по продаваемым продуктам, где можно получить детальную информацию по каждой сделке.
8) Настроили корпоративный портал с мессенджером, доступный в веб и мобильном формате.
На портале сотруднику доступны корпоративные и отраслевые новости, объявления, дни рождения коллег, личные задачи, звонки и встречи. Встроенный мессенджер позволяет обмениваться сообщениями в личных и групповых чатах.
Итоги внедрения «Первой Формы» в «Первой оценочной компании»
- системно построили процессы для продаж и обработки отказов;
- четко описали и реализовали в системе;
- повысили эффективность обработки входящих запросов;
- сформировали стратегию продвижения на основе аналитики по качеству входящих лидов;
- сократили вопросы сотрудников о взаимодействии внутри компании благодаря корпоративному порталу.
Фотографии: Unsplash
