Первая Форма — Кейсы компании

Внедрение «Первой Формы» в «ПЕРВОЙ ОЦЕНОЧНОЙ КОМПАНИИ»

CRM
Разработка системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) на базе «Первой Формы» для консалтинговой компании.

ПЕРВАЯ ОЦЕНОЧНАЯ КОМПАНИЯ оказывает различные консультационные услуги в области оценочной, строительной, юридической, судебно-экспертной практики, помогая своим клиентам комплексно решать задачи, возникающие на разных этапах развития бизнеса. ПЕРВАЯ ОЦЕНОЧНАЯ КОМПАНИЯ является лидером среди оценочных компаний России и работает с крупными корпорациями, банками, девелоперами, юридическими компаниями и паевыми инвестиционными фондами.


ЗАДАЧИ
Сотрудники ПЕРВОЙ ОЦЕНОЧНОЙ КОМПАНИИ выстраивают процесс оказания услуг индивидуально под каждого клиента с учетом особенностей и нюансов каждого случая, поэтому у компании достаточно длительные циклы продаж, со множеством звонков и встреч, в ходе которых уточняются потребности конкретного клиента.

У компании не были автоматизированы процессы по взаимодействию с клиентами, что не позволяло компании сформировать аналитические срезы по профилю клиентов, анализу воронки продаж, оценить срок жизни клиента, выстроить систему удержания клиента и продажи дополнительных услуг. Также специфика работы компании предполагает неоднократное обращение к ретроспективным данным по запросам клиента, в связи с чем работа в базах данных в формате Excel затрудняла поиск необходимой информации. Локдаун 2020 года и удаленная работа также повлияли на скорое принятие решения в пользу системы «Первая Форма» – ротация сотрудников, изменение функционала сотрудников, организация проектной работы требуют автоматизации для дальнейшего развития бизнеса. В планах компании кратное увеличение штатной численности специалистов, что требует высокой степени прозрачности бизнес процессов и их автоматизации.

Руководством компании была поставлена цель по повышению эффективности процесса взаимодействия с клиентами и увеличению прибыли компании в том числе, за счет контроля себестоимости, рентабельности и оборачиваемости проектов со стороны сотрудников компании.

Для реализации поставленных целей выбрана ВРМ-платформа «Первая Форма», которая должна решить следующие задачи:
  • Создать портал для сотрудников, который послужит инструментом развития внутренних коммуникаций в компании в период роста и появления новых коллег;
  • Предоставить единый и удобный инструмент фиксации всей истории взаимодействия с клиентами – от «входа клиента» до заключения договора;
  • Организовать электронную базу документов компании, в том числе, о квалификации сотрудников для оперативной работы с заказчиками;
  • Повысить мобильность работы сотрудников благодаря возможности удаленной работы через web-приложение;
  • Организовать формирование необходимой отчетности и аналитики.


РЕШЕНИЕ
На базе «Первой Формы» наcтроена система управления взаимоотношениями с клиентами, в которой фиксируется вся история взаимодействия: контактные лица со стороны клиента, звонки, встречи, интересы, коммерческие предложения, рентабельность услуг, заметки менеджеров, договоры, потенциал развития данного клиента. Это значительно экономит время сотрудников при поиске необходимой информации и упрощает передачу данного клиента другому сотруднику в случае необходимости. В системе настроена проверка на уникальность ИНН, что исключает возможность заводить дубли клиентов разными сотрудниками.

Также в карточке клиента хранится история переписки по электронной почте. Это позволяет руководству компании контролировать коммуникацию с каждым клиентом и оперативно реагировать на возникшую ситуацию. Или передавать работу с клиентом другому менеджеру в случае отпуска или больничного сотрудника.

Автоматизирован процесс работы над коммерческими предложениями для каждого клиента – с момента получения запроса от заказчика до подписания договора, при этом ведется строгий контроль расчета рентабельности проекта, получения всех необходимых согласований внутри компании, получения исходной информации для работы от клиента.
В системе настроен процесс согласования договоров и технических заданий с обязательной фиксацией контрольных параметров каждого документа: реквизитов, сроков действия, ответственных, финансовых показателей, исходной информации от заказчика.
В «Первой Форме» настроена API интеграция с Контур.Фокус, что позволяет при вводе ИНН загружать актуальную информацию о контрагенте в систему в один клик.

Для удобства хранения и поиска информации в системе настроены справочники, актуальность которых сотрудники компании могут поддерживать самостоятельно. Например, в системе справочников «База документов» хранятся документы, подтверждающие квалификацию экспертов компании, а также информация о всех премиях и рейтингах, которые имеет компания. Благодаря интеграции системы «Первая Форма» и почтового сервера, сотрудники могут отправлять клиентам самые актуальные документы непосредственно из системы без необходимости скачивания файлов и их хранения на своем компьютере.

Реализована возможность работы с холодными базами клиентов посредством пакетной загрузки данных в систему из Excel-файла и их дальнейшей обработки в системе.
Для руководства компании настроена аналитика, позволяющая оценить количество лидов на каждом этапе воронки продаж. А также поквартальная аналитика по продаваемым продуктам, позволяющая получить детальную информацию по каждой сделке в рамках продаж данного продукта.


РЕЗУЛЬТАТЫ
На базе «Первой Формы» настроен корпоративный портал с виджетами: новости, объявления, дни рождения, задачи на сегодня, звонки и встречи на сегодня. Портал позволяет сотрудникам быть в курсе всех корпоративных и отраслевых новостей.
«Первая Форма» помогает сотрудникам компании эффективно планировать свой день. Ежедневно при входе в систему «Первая Форма» каждый сотрудник видит свои запланированные звонки и встречи на текущий день, а в календаре – встречи на неделю или месяц. А встроенный мессенджер позволяет обмениваться сообщениями в личных и групповых чатах.

С «Первой Формой» сотрудники компании не привязаны к рабочему месту. Сотрудники могут, например, из командировки подключиться к системе с ноутбука или через мобильный телефон.

В результате внедрения «Первой Формы» в компании системно выстраивается процесс продаж, и отработки отказов клиентов. Бизнес-процесс по работе с клиентами четко описан и реализован в системе – у сотрудников возникает меньше вопросов о взаимодействии внутри компании, что существенно экономит рабочее время. Отработка входящих запросов клиентов стала более эффективной и позволяет проанализировать качество входящих лидов для формирования стратегии продвижения.