Автономно выполняет задачи менеджера среднего звена
Тендеры, работа с закупками, портал поставщика
ITIL, техподдержка, услуги для сотрудников, портал самообслуживания
Корпоративное хранилище и платформа для обмена файлами
Набор инструментов
коробочное решение
Отраслевые решения
Отделы
Портал для приёма заявок, база поставщиков, анализ коммерческих предложений
Автоматизация ПИР, база знаний и практик, шаблоны документов, согласования и подписи
Управление проектами, подбор исполнителей, планирование, контроль выполнения задач
ServiceDesk и HelpDesk, база знаний, контроль сроков реагирования
Отдел закупок
Портал для приёма заявок, приоритезация, уведомления и закупки
Авторасчёт зарплат, сводная финансовая отчётность, автоматизация управленческого учёта
Юридический отдел
Корпоративный портал, интеграция с 1С:ЗУПП, автоматизация приёма, онбординга, увольнения
Контроль производства, проектов, портал дистрибьютора, ЭДО и архив
ИТ-отдел
Отдел поддержки
АХО
скоро на сайте
скоро на сайте
скоро на сайте
скоро на сайте
скоро на сайте
Финансовый отдел
скоро на сайте
С чего начать
Справочные материалы
Вопросы и ответы
Набор инструментов
AI-агент
скоро на сайте
Отраслевые решения
О компании
Миссия и ценности
Руководители 
скоро на сайте
скоро на сайте
скоро на сайте
Отдел закупок
Юридический отдел
ИТ-отдел
Отдел поддержки
АХО
Финансовый отдел
Отделы
Первая Форма — Кейсы компании

Оцифровали планирование и подготовку мероприятий для центра современного искусства

Корпоративный портал Управление проектами
Поддержание работы культурного пространства требует эффективного управления десятками помещений, где ежедневно проходят выставки, концерты, мастер-классы и кинопоказы. Для каждого мероприятия нужно забронировать подходящую площадку, скоординировать монтаж оборудования, работу персонала и технических служб.

Раньше в центре использовали иностранный софт. С уходом зарубежных вендоров перед командой встал выбор между кастомной разработкой и отечественным ПО. Рассказываем, как переход на BPM-систему позволил оптимизировать процесс подготовки мероприятий и бронирования помещений.

Каждый продюсер работал по-своему, информация хранилась в разных программах

Центр работает по нескольким направлениям: кино, музыка, танцы, современное искусство и другие. Чтобы получить финансирование и успеть пригласить популярных спикеров, необходимо составлять план мероприятий на два года вперёд.
Раньше каждый продюсер составлял предварительный план мероприятий по своему направлению в общей Google Таблице. Несколько человек работали с документом параллельно, поэтому было трудно понять, кто что изменил. Со временем таблица стала неудобной для работы.
Когда становились известны точные даты мероприятий, продюсеры бронировали локации в отдельной программе от зарубежного вендора. Там была видна занятость помещений, но не поддерживались остальные организационные процессы.
Подготовка к мероприятиям не была стандартизирована:
  • Продюсеры каждый раз заново составляли списки оборудования, планировали этапы подготовки и рассчитывали время на монтаж.

  • Информация о проектах хранилась в разных местах — планы в таблицах, переписка в почте и мессенджерах.

  • Задачи техслужбе ставили бессистемно — кому-то в Telegram, кому-то по телефону или лично.

  • Статус уточняли через звонки и сообщения каждому исполнителю.
Компании требовалось единое решение, охватывающее полный цикл работы по организации выставок и иных мероприятий.

Упростили годовое планирование мероприятий

Теперь сотрудники составляют предварительный план мероприятий в «Первой Форме». Фестивали кино, выставки и циклы лекций отображаются на календаре как отдельные проекты.
Так как планировать приходится на два года вперед, продюсеры указывают в системе примерные даты. Сроки можно в любое время скорректировать на интерактивном календаре.
Система планирования мероприятий. Из календаря можно перейти в карточку проекта и посмотреть данные по любому запланированному мероприятию
Из календаря можно перейти в карточку проекта и посмотреть данные по любому запланированному мероприятию
Если продюсер понимает, что под мероприятие подойдет определённое помещение, он может сразу же его забронировать.

Объединили управление мероприятиями и бронирование локаций

Реестр локаций синхронизируется с расписанием мероприятий и показывает занятость каждого помещения, включая свободные дни. Это исключает овербукинг — конфликт бронирования ресурсов, когда, например, один и тот же зал зарезервирован под два разных события одновременно.
Под одно мероприятие продюсеры могут занять сразу несколько локаций. Например, в конце декабря и начале января в центре проводят детские новогодние мероприятия. Желательно, чтобы в это время в здании больше не было никаких других активностей. Продюсеры создают одну задачу с бронированием всех пространств, вместо отдельных заявок на каждое помещение.
Система планирования мероприятий. Карточки мероприятий и подготовки к ним окрашены в разные цвета, а для горящих событий можно добавить эмодзи-огонёк. За счёт этого продюсерам проще различать типы активностей в расписании и проверить, что для каждого события выделено достаточно времени на подготовку
Карточки мероприятий и подготовки к ним окрашены в разные цвета, а для горящих событий можно добавить эмодзи-огонёк. За счёт этого продюсерам проще различать типы активностей в расписании и проверить, что для каждого события выделено достаточно времени на подготовку
По клику на карточку из календаря можно перейти в задачу организации мероприятия, где указаны тип события, условия входа, возрастная классификация, доступность для людей с ограниченными возможностями.
Система планирования мероприятий. В задаче отображаются ближайшие события, запланированные в этой же локации, и задачи по монтажу и демонтажу
В задаче отображаются ближайшие события, запланированные в этой же локации, и задачи по монтажу и демонтажу
Многие локации трансформируются: можно убрать несколько рядов кресел или поставить дополнительные, выставить перегородку и разделить помещение на зоны. Все возможные опции уже занесены в систему. Продюсер выбирает подходящий для себя вариант из списка — на основе этой информации коллеги соберут необходимую конфигурацию.
Система планирования мероприятий. BPM-система отображает вместимость и схему размещения посадочных мест согласно выбранной конфигурации
BPM-система отображает вместимость и схему размещения посадочных мест согласно выбранной конфигурации
В системе высвечивается рекомендация, какие ещё помещения подойдут для проведения такого мероприятия. В случае изменения сроков продюсер сможет быстро выбрать альтернативную локацию.

Ускорили процесс планирования мероприятий

В «Первой Форме» есть шаблоны с типовыми задачами для разных событий: установить микрофон, натянуть полотно для проектора и другие. Продюсеры выбирают из списка, что надо сделать, и система автоматически отправляет задачи в соответствующие подразделения.
Система планирования мероприятий. Также можно скопировать набор задач по подготовке с другого события. Система сама пересчитает даты для скопированных задач относительно даты нового мероприятия
Также можно скопировать набор задач по подготовке с другого события. Система сама пересчитает даты для скопированных задач относительно даты нового мероприятия
Руководитель подразделения оценивает загрузку подчинённых и назначает ответственного. Световики, видеографы, звуковики и другие сотрудники всё время в движении, поэтому работают в мобильном приложении и присылают отчёты со смартфонов.
Задать вопросы можно в комментариях задачи или, если срочно, набрать коллегу через встроенную систему видеоконференцсвязи (ВКС).
Ищете замену MS Project, Advanta, Jira, Notion и Redmine?

«Первая Форма» предлагает инструменты автоматизации, которые позволяют гибко настраивать процессы для разных отраслей

Узнать больше
Монтаж декораций и оборудования может занимать несколько дней. Чтобы коллеги успели всё сделать вовремя, продюсер помечает, когда они могут приступить к работе и когда должны закончить.
Также можно скопировать набор задач по подготовке с другого события. Система сама пересчитает даты для скопированных задач относительно даты нового мероприятия
Также можно скопировать набор задач по подготовке с другого события. Система сама пересчитает даты для скопированных задач относительно даты нового мероприятия