Процесс перехода на автоматизированное управление был инициирован группой руководителей различных направлений. Специфика деятельности агрохолдинга не позволяет всем сотрудникам проводить много времени в офисе, поэтому нужна была система, позволяющая дополнительно контролировать ход исполнения поручений, и всегда оставаться в курсе того, что происходит по задачам.
На сегодняшний день систему на предприятии используют около 80 человек во всех отделах: от производства и закупок, до секретариата и бухгалтерии. Автоматизирована постановка и контроль задач, согласование договоров, заявок. В «Первой Форме» регистрируется входящая и исходящая корреспонденция, происходит обсуждение и размещение приказов.
Первым результатом использования системы стал рост исполнительской дисциплины. Система дает возможность следить за выполнением поставленных задач и контролировать эффективность использования рабочего времени.
Создание единой корпоративной среды было нашим твердым управленческим решением. Учитывая сезонную специфику нашей деятельности, не всегда удается много времени посвящать отслеживанию задач. С «Первой Формой» мы стали видеть в каком статусе задачи, где у нас находится тот или иной документ. Стало возможно быстро отследить взаимодействия, найти источник, откуда поступили документы. Сейчас мы продолжаем развивать систему, работаем над изменением некоторых маршрутов, видим потенциал для дальнейшей оптимизации.
Евгения Малинина, бизнес-аналитик, заместитель начальника отдела IT финансового департамента холдинга
