Итоги первого этапа внедрения — систематизация работы с клиентами, ускорение процессов продаж, Service Desk для ИТ и АХО, автоматизация части задач по управлению персоналом.
Автоматизация работы 9 филиалов
Компания ZERN — крупный поставщик промышленной и бытовой вентиляции и лепного декора. Каждое из направлений бизнеса имеет свою специфику.
Продажи промышленной вентиляции строятся как проекты — это цепочка взаимосвязанных задач от анализа потребностей заказчика, проектирования решения и сложной логистики поставок до монтажа оборудования и обучения специалистов на местах. Бытовая вентиляция и лепной декор — это технически менее сложные и более быстрые циклы продаж.
Помимо центрального офиса в Москве, ZERN имеет 9 филиалов в регионах России. Филиалы работают с клиентами самостоятельно, но крупные поставки согласуются с центральным офисом.
Каждый договор продажи фиксирует целый набор условий, включая скидки и отсрочки, из-за которых процесс согласования сделки получает множество проверок и ветвлений.
Ни одна «коробочная» система автоматизации не может содержать подходящего готового процесса. Поэтому компания искала систему-конструктор, в которой можно было бы реализовать собственные бизнес-процессы с учетом всех нюансов.
Второй целью внедрения было желание систематизировать коммуникации с клиентами и собрать в единой системе данные по всем взаимодействиям — встречам, звонкам, командировкам, конференциям и обучающим семинарам.
При выборе платформы автоматизации потенциальным поставщикам было предложено задание — настроить в своих системах тестовый процесс, близкий к реальному согласованию сделки.
По словам Кирилла Попова, руководителя отдела системной интеграции ZERN, решение, предложенное «Первой Формой», понравилось больше остальных — стало понятно, что платформа не вынуждает приспосабливаться к преднастроенным параметрам и этапам «коробочного» процесса, а позволяет создать свой, полностью подходящий маршрут с гибкой логикой.
Автоматизирован процесс многоэтапного согласования сделки
Для начала в «Первую Форму» были импортированы данные по контрагентам, настроены различные сценарии коммуникаций с ними, а также автоматизирован процесс многоэтапного согласования сделки. После завершения согласования текст договора мгновенно генерируется по шаблону на основе заданных параметров, а данные по сделке синхронизируются с учетной системой 1С.
Маршрут согласования хранится в виде справочника, который могут редактировать сами пользователи (наделенные соответствующими правами). Поэтому маршрут можно быстро дополнять или перенастраивать без кодирования — добавить новое согласующее лицо, изменить порядок согласования или условия запроса подписи (например, запрашивать подпись директора филиала только для сделок свыше указанной суммы, и т. п.). Вносимые изменения вступают в силу мгновенно.
Таким образом, с помощью записей справочника задаются отдельные маршруты согласования для каждого из трех направлений деятельности, разных филиалов и разного набора условий.
Service Desk для ИТ-службы и АХО
Параллельно с автоматизацией самого сложного процесса — процесса продаж — были автоматизированы и другие задачи. Уже в первые недели использования «Первой Формы» ИТ-специалисты ZERN самостоятельно настроили процессы обработки заявок (Service Desk) для ИТ-службы и для АХО, а также постановку и контроль поручений в подразделениях.Автоматизация кадрового документооборота
Позднее добавились кадровые процессы: согласование вакансий и подбор новых сотрудников, прием на работу и прохождение испытательного срока, заявки на выдачу сотрудникам кадровых и бухгалтерских справок.
В 4 раза ускорили согласование договоров с центральным офисом
Первые выгоды от внедрения «Первой Формы» начали проявляться практически сразу после запуска: например, текст договора теперь формируется автоматически, по шаблону, на основе согласованных параметров сделки, и за счет этого среднее время подготовки договора уменьшилось практически в 4 раза — с 1 часа до 15 минут.
Поскольку ZERN заключает сотни договоров в месяц, экономия времени только на одной этой операции получается очень значительной.
Раньше если договор заключался в филиале, а согласовывался в центральном офисе, подготовка сделки могла занимать больше суток, а документы неоднократно пересылались разным адресатам по электронной почте.
Сейчас все внутренние коммуникации ведутся только в «Первой Форме», они прозрачны и четко структурированы. В карточке клиента всегда есть последние, актуальные версии документов. Все взаимодействия также привязаны к карточке клиента, и при каждом следующем контакте можно быстро посмотреть историю продаж и текущий статус сделки.
Нагрузка, связанная с согласованием сделок, сместилась в сторону менеджеров — руководители подключаются к продажам уже на этапе финального согласования и тратят на это гораздо меньше времени. Освободившееся от «проталкивания» договоров время они используют для развития бизнеса.
