Внедрили электронный документооборот для ритейла. Реестр доставок, календарь доставок и сверку с транспортной компанией.
Наш клиент — сеть гипермаркетов, где есть всё для обустройства дома. Покупатели могут приехать в офлайн-магазин, посмотреть и пощупать товар, оплатить необходимое и налегке поехать домой. А для покупок заказать доставку.
Каждый день сотрудники регистрируют около 500 доставок и оформляют их через BPM-систему «Первая Форма». Рассказываем, как мы автоматизировали этот процесс и упростили взаимодействие сети с транспортными компаниями.
Проблема: сотрудники вручную обрабатывали большой объём заявок на доставку
Раньше каждую доставку сотрудники гипермаркетов вручную оформляли в отдельном Excel-файле. Затем собирали реестр со всеми заявками за день и отправляли в транспортную компанию.
Процесс занимал много времени и требовал большого внимания сотрудников. Если не добавить в реестр хотя бы одну строчку или перепутать цифры в артикуле товара, кто-то из покупателей не получит свой товар.
Поэтому в компании решили автоматизировать оформление доставок. До этого сеть уже использовала «Первую Форму» и решила расширить функционал BPM-системы.
Решение: заявка, реестр доставок и сверки — всё в одной системе
Весь процесс мы перенесли в «Первую Форму». У компании появился единый инструмент, охватывающий все этапы: от оформления заявки на доставку до сверки с транспортной компанией. Рассмотрим каждый этап подробнее.
Оформление заявок на доставку
Теперь, когда клиент приходит оформлять доставку, сотрудник магазина открывает специальный раздел системы. Там появляется форма, где часть полей уже заполнена автоматически:
- Балансовая единица — магазин, в котором оформляется заявка.
- Отчётный период — время сверки с транспортными компаниями, на которое попадает эта заявка; сверки проходят раз в две недели.
- Транспортная компания — та, которая обслуживает данный магазин.
В оставшихся полях можно выбрать ответ из выпадающего списка или вписать его самостоятельно.
Выбирая зоны доставки, сотрудники сначала сверяются с интерактивной картой, а затем выбирают подходящую зону.
Затем сотрудник вносит в заявку сам состав заказа. Информация о товарах и их артикулы уже загружены в BPM-систему. Остаётся только ввести несколько цифр или букв и выбрать подходящий вариант из выпадающего списка.
Тарифы всех транспортных компаний, с которыми работает сеть гипермаркетов, сохранены в «Первой Форме» и автоматически подтягиваются в заявку.
Когда у транспортной компании меняются тарифы, она заполняет специальный шаблон в Excel и направляет этот файл сети гипермаркетов. Сотрудники загружают таблицу в «Первую Форму» и продолжают работу.
Когда всё готово, клиент получает распечатанный бланк заказа и идёт с ним на кассу. А в «Первой Форме» заявка переходит на сотрудника склада для сборки и передачи на доставку.
Реестры и календарь доставок
Реестр доставок
Ежедневно в системе автоматически формируется реестр заявок на доставку. Сотрудники магазина отправляют его в транспортную компанию сразу из «Первой Формы». Это возможно благодаря интеграции с электронной почтой.
Заявки автоматически подтягиваются в реестр, но в случае каких-то изменений его можно сформировать заново — для этого есть кнопка «Генерация файла реестров на завтра».
Реестр сверки
Поток заказов большой, поэтому сети гипермаркетов надо регулярно проводить сверку взаимных расчётов с транспортной компанией. В документе по её итогам отражаются все передвижения товаров, работ, услуг и денег.
Автоматически 1 и 16 числа каждого месяца система создаёт задачу на сверку с транспортными компаниями. В неё уже будет вложен реестр для сверки — версия магазина.
Транспортная компания тоже создаёт свой реестр, присылает в магазин, а система сравнивает два реестра друг с другом. Формируется общий отчёт, где расхождения выделены цветом.
Если всё совпадает, транспортная компания формирует счёт, а магазин передаёт его на оплату в бухгалтерию.
Календарь доставок
В «Первой Форме» можно посмотреть количество заявок на доставку по каждому временному интервалу. Благодаря этому календарю сотрудники гипермаркетов понимают нагрузку транспортных компаний.
Результат: упростили работу с транспортными компаниями и облегчили работу сотрудников
Теперь заявки формируют не в отдельных Excel-файлах, а фиксируют в BPM-системе, где уже загружена информация обо всех товарах и транспортных компаниях.
Сотрудники гипермаркетов больше не формируют реестры ежедневных доставок вручную, их автоматически генерирует система. Это помогает логистам транспортной компании заранее спланировать нагрузку.
Команда клиента отмечает, что с появлением «Первой Формы» взаимодействие с транспортными компаниями стало проще и эффективнее. А благодаря автоматизации оформления заявок они заметно экономят трудозатраты и ограждают себя от ошибок, вызванных человеческим фактором. По их оценке, с появлением BPM-системы процесс стал быстрее в два раза.
В 2021 году с помощью low-code платформы «Первая Форма» обработали более 200 тыс. заявок на доставку.
Фото: Freepik
