Цель внедрения: контроль ключевых задач проекта и критических зависимостей, анализ хода проекта и оценка влияния изменений.
О компании: «Световые Технологии» — производитель и поставщик широкого ассортимента светотехнической продукции. Новые виды продукции появляются в компании постоянно. Циклом разработки — от исследования рынка и проектирования до выпуска опытной партии — руководит проектный офис.
Систему «Первая Форма» компания использует уже 8 лет, в ней автоматизировано более 60 процессов, но модуль проектного управления до сих пор не был задействован. В рамках этого внедрения было решено автоматизировать управление проектами разработки новых видов продукции и использовать для этого возможности «Первой Формы».
Разные бизнес-процессы для разработки разных продуктов
Все проекты по разработке новых видов продукции в компании проходят четыре стандартных этапа — исследование, разработка, изготовление образцов и опытно-промышленное производство.
Эти крупные этапы разбиваются на иерархии более мелких задач, состав их может различаться в зависимости от типа продукции и страны, где ведется производство.
Чтобы не планировать с нуля каждый проект, был создан справочник проектных шаблонов — в нем хранится дерево проектных задач вместе с плановыми исполнителями и сроками (сроки рассчитываются относительно даты старта).
Как правило, шаблон проекта содержит иерархию задач из трех уровней:
- Первый уровень — это контрольные точки, помечающие завершение четырех главных этапов.
- Второй уровень — ключевые («якорные») задачи по каждому из бизнес-процессов. Большинство этих процессов уже автоматизированы в «Первой Форме» и выполняются в рамках своих маршрутов и регламентов.
- Третий уровень и ниже — подзадачи в рамках бизнес-процессов и нетиповые задачи, которые оформляются как поручения.
Единая система управления разработкой новой продукции
Когда принимается решение о разработке нового вида продукции, руководитель выбирает подходящий шаблон из справочника и сразу же получает контуры нового проекта.
На диаграмме Ганта он может добавлять новые задачи, убирать лишние, двигать сроки (при этом связанные задачи автоматически синхронизируются).
Когда завершается последняя задача очередного этапа, запрашивается подпись руководителя проекта — он проверяет готовность ключевых задач и документов и переводит проект на следующий этап.
Отчетность и контроль сроков для руководителя проекта
Одно из главных достижений автоматизации управления проектами — контроль ключевых задач. По каждому процессу есть якорные задачи, на которые руководитель проекта обращает особое внимание, и при нарушении сроков он получит уведомление.
В шаблоне проекта заложен контроль критических зависимостей — пока не завершится одна задача, система не позволит взять в работу следующие, связанные с ней по результатам.
Помимо диаграммы Ганта, руководители проектов используют отчеты по переносам сроков, замороженным проектам и отклонениям от первоначальных планов.
При анализе отклонений руководитель может оценить, как перенос срока по одной задаче повлияет на проект — какие связанные задачи сдвигаются и насколько, находятся ли эти задачи на «критическом пути», то есть изменятся ли прогнозы по проекту в целом.
