Госорганизация как работодатель обязана утвердить график отпусков не позднее, чем за две недели до нового года. Это требование прописано в ч. 1 ст. 123 ТК РФ. К указанному сроку каждый сотрудник должен определиться со временем и продолжительностью отдыха, руководитель — согласовать его для всех подчинённых, а сотрудники отдела кадров — проверить правильность расчётов и занести всё в учётную систему.
В декабре сотрудники отдела кадров ежедневно рассылали напоминания, вручную выгружали, загружали и проверяли Excel-таблицы с графиками. В этом кейсе рассказываем, как автоматизация помогла госорганизации сэкономить до 80% рабочего времени сотрудников.
⠀
Отдел кадров долго ждал заполненные графики, вручную проверял файлы и загружал их в 1С
⠀
Если вовремя не утвердить график отпусков, работодателю грозит штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП: 1−5 тысяч рублей на должностных лиц, 30−50 тыс. рублей на юридическое лицо. При повторном нарушении штрафы увеличиваются, а должностных лиц могут дисквалифицировать на срок от одного года до трёх лет.Чтобы выполнить требования законодательства, специалисты отдела кадров заранее рассылали 2 тыс. сотрудникам шаблон графика отпусков в Excel. Каждый должен был самостоятельно одобрить даты отпуска у руководителя и выслать заполненный файл обратно.
На практике планирование отпусков выглядело следующим образом:
- Сотрудники допускали ошибки — превышали положенный им лимит или не учитывали обязательные две недели непрерывного отпуска.
- Руководители долго вручную сводили данные, но не видели полную картину отпусков по подразделению.
- Отдел кадров вручную проверял каждый файл, составлял сводную таблицу по отделу и сам загружал в 1С: ЗУП.
Работа с графиком не заканчивалась в декабре:
- Раз в месяц кадровый специалист проверял, кто должен идти в отпуск, выгружал приказы и уведомления, а затем направлял сотрудникам с просьбой выслать почтой подписанный экземпляр. Его, в свою очередь, подписывал директор.
- Иногда сотрудники уходили в отпуск не в запланированные даты. Из-за этого кадровым специалистам приходилось вносить правки в утверждённые документы.
⠀
Теперь планирование графика отпусков проходит в «Первой Форме»
⠀
Заранее, в ноябре, система автоматически создаёт задачу «Запланировать отпуск» для каждого сотрудника организации. В ней указано количество доступных дней отпуска — оно будет разным в зависимости от региона работы. Так, жителям Крайнего Севера полагается в общей сумме 52 дня. Система учитывает эти особенности, так как баланс плановых отпусков автоматически загружается из штатного расписания в 1С: ЗУП благодаря встроенному коннектору для интеграции.«Первая Форма» проверяет, корректно ли сотрудник внес даты отпуска: прописаны ли все полагающиеся дни, есть ли отпуск не менее 14 календарных дней подряд, нет ли пересечений с региональными праздниками.
Например, Курбан-байрам — это нерабочий день в Республике Татарстан, но в отпуск он не входит и не оплачивается. Система не даст сотруднику из Казани включить его в график.
В системе график отпусков автоматически разбивается на основной и дополнительный, который полагается за определённые условия работы: вредные условия труда, ненормированный рабочий день, работу на Крайнем Севере и приравненным к ним территориям.
Система автоматически направляет запланированные отпуска руководителю и формирует сводный график по всем подчинённым. Это позволяет быстро оценить ситуацию и принять решение, согласовать или отклонить предложенные даты.
Данные по согласованным графикам отпусков автоматически загружаются в 1С: ЗУП. Дополнительные действия со стороны отдела кадров не нужны.
В 1С генерируется печатная форма графика на каждого человека. Готовый документ выгружается в «Первую Форму», где сотрудники подписывают его при помощи ЭП.
⠀
Система помогает оперативно изменять и переносить отпуска в течение года
⠀За две недели до запланированного отдыха сотрудник автоматически получает в «Первой Форме» уведомление и приказ о предоставлении отпуска, как и положено в соответствии с ч. 3 ст. 123 ТК РФ. Он подписывает приказ при помощи усиленной неквалифицированной подписи (УНЭП).
Кейс по теме → Автоматизировали HR-процессы в госучреждении с 2 тыс. сотрудников
Сотрудник должен подтвердить отпуск или оформить перенос на другие даты. Всё происходит по тому же алгоритму, через заявку на корпоративном портале.
Автоматизируем уникальные бизнес-процессы государственных учреждений
В «Первой Форме» можно оцифровать документооборот, проектное управление, работу с обращениями граждан.
Подробнее
⠀
Результаты автоматизации планирования отпусков в госучреждении
⠀
Теперь согласовать график отпусков для 2 тыс. сотрудников можно за три дня вместо двух недель. Первый опыт нового согласования отпусков прошел успешно — в начале декабря документ уже был готов.Специалисты отдела кадров только инициируют процесс согласования графика отпусков. Система освободила их от постоянных напоминаний, ручной проверки данных и загрузки в 1С: ЗУП. Кроме того, автоматизация обеспечивает строгое соблюдение норм трудового законодательства.
Остальные получили прозрачный и удобный инструмент для планирования отпуска. Линейные сотрудники без ошибок планируют отпуск, видят статус согласования и график коллег. А сводный график помогает руководителям избежать периодов с критической нехваткой персонала и согласовать предстоящий отпуск за 2 минуты.
⠀
FAQ
⠀
Какие технологии использованы в решении?
Автоматизация на основе low-code языка SMART (надстройка на TSQL) и LUA-скриптов, который позволяет кастомизировать бизнес-логику и описать автоматизацию.В «Первой Форме» есть готовые коннекторы с 1С, Exchange Server, Active Directory и другими решениями. Также можно добавить собственные API-методы.
⠀
Можно ли настраивать сложные схемы согласования?
Да, в системе можно настроить динамический маршрут согласования или матрицу согласования. Состав и порядок согласующих лиц будет автоматически определён на основе параметров документа.Матрица согласования отпусков для высшего руководства может быть выстроена следующим образом:
- топ-менеджер согласовывает даты с коллегами аналоичного грейда, чтобы избежать одновременного отсутствия ключевых руководителей;
- запрос направляется на утверждение генеральному директору, который оценивает влияние отпуска на текущие проекты и общее управление.
Как обеспечивается защита данных в системе?
Используется сквозное шифрование данных E2EE, SRTP/DTLS и TLS. Каждый из этих методов помогает защитить данные и безопасно передавать их на внутренние серверы компании, не опасаясь несанкционированных просмотров, изменений и атак.В системе предусмотрены:
● режим конфиденциальности — при включенном режиме конфиденциальности система полностью ограничивает доступ к задаче или чату пользователям, не являющимся ее подписчиками.
● разграничение прав доступа.
Доступ к данным системы появляется только после аутентификации, анонимного доступа не предусмотрено. Есть возможность настроить двухфакторную аутентификацию.
Есть аналитическая записка о соответствии программной платформы «Первая Форма» требованиям нормативно-правовых актов Российской Федерации в области безопасности персональных данных.
⠀
Как проходило обучение специалистов организации?
Сотрудники получили рассылку о новом порядке согласования отпусков за неделю до старта процесса, и быстро разобрались со всеми функциями. В поддержку в основном приходили вопросы по самому отпуску: почему нельзя взять 21 день в январе, раздробить остаток по одному дню и так далее.Фотографии: Unsplash
