Первая Форма — Кейсы компании

Как в два раза быстрее спланировать и утвердить график отпусков для 2 тыс. сотрудников

Корпоративный портал
В компании нашего клиента трудится более 2 тыс. человек во всех 85 субъектах России. Отделу кадров тяжело давалось утверждение графика отпусков для большой и распределенной команды. «Первая Форма» помогла им уйти от ручных операций и автоматизировала этот процесс.

Проблема: правильно распределить отпуск, а затем загрузить в 1С


В Трудовом кодексе прописано: за две недели до начала нового календарного года компании обязаны утвердить график отпусков. Поэтому отдел кадров нашего клиента заранее просил 2 тыс. сотрудников заполнить Excel-табличку, самостоятельно одобрить даты отпуска у руководителя и выслать обратно. Но кто-то забывал об этом или допускал ошибки – процесс затягивался.

Ошибки появлялись, потому что все сотрудники отдыхали по-разному. Чтобы правильно рассчитать отпуск, к ежегодному оплачиваемому периоду (он не всегда составляет четыре недели – жители Крайнего Севера, например, отдыхают 52 дня) нужно прибавить остаток с прошлого года, а также сделать поправки на региональный производственный календарь – дни местных праздников в отпуск не засчитываются и не оплачиваются.

В итоге в отдел кадров приходила разрозненная информация. Ее нужно было проверить – вдруг кто-то запланировал отпуск сверх лимита или забыл про обязательные дни, а затем загрузить Excel-таблицу в 1С. Чтобы упростить процедуру, компания обратилась в «Первую Форму».

Нам предстояло так выстроить процесс, чтобы: сотрудник правильно и без лишних напоминаний планировал отпуск; руководитель в одном месте видел графики всех подчиненных; корректная информация автоматом подгружалась в 1С.



Почему клиент выбрал «Первую Форму»


Многие бизнес-процессы HR-отдел компании уже запустил в «Первой Форме» – прием, перевод или увольнение сотрудников, работу со справками и корреспонденцией, ведение задач.


  • Российская разработка;
  • Гибкий конструктор под задачи компании;
  • Единая платформа и бесшовная интеграция;
  • Лицензии на сотрудников, а не на процессы;
  • Опыт внедрения в 150 компаниях из разных отраслей.


Решение: что мы сделали для клиента

Мы провели работу в несколько этапов:


  1. провели интервью с клиентом и собрали требования по функционалу;
  2. построили архитектуру решения и интуитивно понятные интерфейсы для планирования и согласования отпуска;
  3. интегрировали «Первую форму» с 1С, чтобы исключить дублирующие действия: раньше отдел кадров выгружал файлы по каждому сотруднику из 1С, а затем загружал обратно – с проверенными графиками;
  4. провели тестирование;
  5. внедрили бизнес-процесс в компании, а также отправили текстовые инструкции и видеоуроки для сотрудников;
  6. выступали в роли технической поддержки после внедрения решения.

Реализация 1 и 2 этапа заняла у нас 3 недели, а 3—6 – два месяца.


Сотрудникам компании отправили внутреннюю рассылку о новом порядке согласования отпусков за неделю до старта процесса, и они быстро разобрались с функционалом. В поддержку в основном приходили вопросы по самому отпуску: почему нельзя взять 21 день в январе, раздробить остаток по одному дню и так далее.


Результат: сэкономили время и свели ошибки к нулю


  • Теперь согласовать график отпусков для 2 тыс. сотрудников можно и за пять дней, хотя для этого выделяют пару недель.

  • После запуска бизнес-процесса все сотрудники получают задачу на заполнение графика отпусков. Количество доступных дней автоматически подгружается из 1С. Система не даст сделать ошибку – например, забыть про обязательный двухнедельный отпуск.

  • Решилась и еще одна «головная боль» отдела кадров – перенос отпуска, из-за которого приходилось вручную корректировать уже утвержденный график. Теперь, когда перенос согласован, данные автоматически попадают в 1С.

  • Первый опыт нового согласования отпусков прошел успешно – в начале декабря задача уже была закрыта. Процесс стал структурированным и упорядоченным. Сотрудники отдела кадров экономят время на проверке данных и напоминаниях, а система следит за выполнением правил компании.