В компании нашего клиента трудится более 2 тыс. человек во всех 85 субъектах России. Отделу кадров тяжело давалось утверждение графика отпусков для большой и распределенной команды. «Первая Форма» помогла им уйти от ручных операций и автоматизировала этот процесс.
Проблема: правильно распределить отпуск, а затем загрузить в 1С
В Трудовом кодексе прописано: за две недели до начала нового календарного года компании обязаны утвердить график отпусков. Поэтому отдел кадров нашего клиента заранее просил 2 тыс. сотрудников заполнить Excel-табличку, самостоятельно одобрить даты отпуска у руководителя и выслать обратно. Но кто-то забывал об этом или допускал ошибки – процесс затягивался.
Ошибки появлялись, потому что все сотрудники отдыхали по-разному. Чтобы правильно рассчитать отпуск, к ежегодному оплачиваемому периоду (он не всегда составляет четыре недели – жители Крайнего Севера, например, отдыхают 52 дня) нужно прибавить остаток с прошлого года, а также сделать поправки на региональный производственный календарь – дни местных праздников в отпуск не засчитываются и не оплачиваются.
В итоге в отдел кадров приходила разрозненная информация. Ее нужно было проверить – вдруг кто-то запланировал отпуск сверх лимита или забыл про обязательные дни, а затем загрузить Excel-таблицу в 1С. Чтобы упростить процедуру, компания обратилась в «Первую Форму».
Нам предстояло так выстроить процесс, чтобы: сотрудник правильно и без лишних напоминаний планировал отпуск; руководитель в одном месте видел графики всех подчиненных; корректная информация автоматом подгружалась в 1С.
Почему клиент выбрал «Первую Форму»
Многие бизнес-процессы HR-отдел компании уже запустил в «Первой Форме» – прием, перевод или увольнение сотрудников, работу со справками и корреспонденцией, ведение задач.
- Российская разработка;
- Гибкий конструктор под задачи компании;
- Единая платформа и бесшовная интеграция;
- Лицензии на сотрудников, а не на процессы;
- Опыт внедрения в 150 компаниях из разных отраслей.
Решение: что мы сделали для клиента
Мы провели работу в несколько этапов:
- провели интервью с клиентом и собрали требования по функционалу;
- построили архитектуру решения и интуитивно понятные интерфейсы для планирования и согласования отпуска;
- интегрировали «Первую форму» с 1С, чтобы исключить дублирующие действия: раньше отдел кадров выгружал файлы по каждому сотруднику из 1С, а затем загружал обратно – с проверенными графиками;
- провели тестирование;
- внедрили бизнес-процесс в компании, а также отправили текстовые инструкции и видеоуроки для сотрудников;
- выступали в роли технической поддержки после внедрения решения.
Реализация 1 и 2 этапа заняла у нас 3 недели, а 3—6 – два месяца.
Сотрудникам компании отправили внутреннюю рассылку о новом порядке согласования отпусков за неделю до старта процесса, и они быстро разобрались с функционалом. В поддержку в основном приходили вопросы по самому отпуску: почему нельзя взять 21 день в январе, раздробить остаток по одному дню и так далее.
Результат: сэкономили время и свели ошибки к нулю
- Теперь согласовать график отпусков для 2 тыс. сотрудников можно и за пять дней, хотя для этого выделяют пару недель.
- После запуска бизнес-процесса все сотрудники получают задачу на заполнение графика отпусков. Количество доступных дней автоматически подгружается из 1С. Система не даст сделать ошибку – например, забыть про обязательный двухнедельный отпуск.
- Решилась и еще одна «головная боль» отдела кадров – перенос отпуска, из-за которого приходилось вручную корректировать уже утвержденный график. Теперь, когда перенос согласован, данные автоматически попадают в 1С.
- Первый опыт нового согласования отпусков прошел успешно – в начале декабря задача уже была закрыта. Процесс стал структурированным и упорядоченным. Сотрудники отдела кадров экономят время на проверке данных и напоминаниях, а система следит за выполнением правил компании.
Фотографии: Unsplash
