Процесс перехода на «Первую Форму» был осуществлен в 2011 году по инициативе сотрудников Финансовой службы. Основной задачей внедрения системы изначально являлась автоматизация процесса согласования договоров, связанная с большим объемом бумажных документов (до 40 договоров в день).
На сегодняшний день в «Первой Форме» полностью реализовано управление договорной деятельностью: все договоры согласовываются в системе, создан банк документов, ведется база нормативных актов, автоматизирована подача служебных записок, настроено распознавание документов по штрих-коду. Заявки на оплату интегрированы с учетной системой компании, что делает процедуру согласования документов быстрой и прозрачной.
В системе ежедневно работает 630 человек. «Первая Форма» активно используется всеми подразделениями, а также медицинскими представителями, работающими удаленно. В системе происходит управление проведением рекламных кампаний локального и федерального уровней, тут же происходит сбор аналитических данных по мероприятиям. Автоматизированы процессы согласования технических заданий на разработку новых продуктов и изменения составов выпускаемых препаратов, жестко регламентируемые в рамках существующего законодательства для предприятий фармацевтической отрасли.
Кирилл Мишарин, начальник отдела автоматизации корпоративной отчетности, отмечает возможности гибкой настройки маршрутов в «Первой Форме» при меняющихся бизнес-процессах, и видит потенциал для дальнейшего развития системы:
«Система дает возможность самостоятельной настройки. Мы столкнулись с необходимостью изменения некоторых бизнес-процессов ввиду смены менеджмента компании и смогли в сжатые сроки реализовать все самостоятельно, без привлечения сторонних специалистов и дополнительных финансовых затрат. Сейчас развиваем систему: по запросу Дирекции персонала следующим шагом мы запланировали автоматизацию приказов на отпуск. Также в планах — автоматизировать авансовые отчеты и согласование фактических актов, которое сейчас происходит в бумажном виде».
