Первая Форма — полезные статьи и обновления системы

Как и зачем автоматизировать бизнес-процессы в 2025 году: обзор систем, тренды, кейсы

Полезные статьи
По данным Statista, компании, которые автоматизировали свои бизнес-процессы, сообщают о сокращении расходов на 10−50%. Давайте разберёмся, какие процессы можно автоматизировать, изучим решения, представленные на российском рынке, рассмотрим примеры из опыта крупных компаний и узнаем, как искусственный интеллект помогает сделать цифровизацию более эффективной.
Екатерина Маренич
Тимлид в отделе бизнес-анализа «Первой Формы». Помогает компаниям автоматизировать бизнес-процессы и повышать их эффективность за счёт выбора оптимальных решений
Олег Юшин
Директор по искусственному интеллекту «Первой Формы». Совершенствует бизнес-процессы компаний с помощью ИИ-агентов

Содержание:

Что такое автоматизация бизнес-процессов и зачем она нужна
Какие процессы можно автоматизировать: кейсы компаний
Кто и как автоматизирует бизнес-процессы: обзор российского рынка
Тренды автоматизации в 2025 году: как ИИ делает бизнес-процессы более эффективными
Подводим итоги: на что обращать внимание при выборе решения для автоматизации
FAQ

Что такое автоматизация бизнес-процессов и зачем она нужна

Автоматизация бизнес-процессов — это один из главных способов снизить затраты для компании и оптимизировать ресурсы. Она позволяет сотрудникам избавиться от выполнения рутинных задач, которые они раньше делали вручную.

Как показывают исследования McKinsey & Company, в 2024 году 66% компаний на мировом рынке автоматизировали хотя бы один бизнес-процесс, а к 2029 году эта цифра вырастет до 85%.
Благодаря автоматизации компании могут повысить свою конкурентоспособность на рынке, а также:

Снизить затраты. В 2024 году компании, которые активно внедряли автоматизацию, сократили расходы в среднем на 22%. Тогда как игнорирующие подобные технологии конкуренты могут похвастаться показателем лишь в 8%.

Оптимизировать ресурсы. Автоматизация процессов позволила HR-отделу Lenovo сэкономить 6000 часов в год, а компании IBM — 12 000 часов всего за один квартал.

Минимизировать риск ошибок. Исследование Gitnux показало, что автоматизация рабочих процессов позволяет сократить количество ошибок обработки данных до 70%.

Улучшить клиентский опыт. Так, две трети респондентов опроса McKinsey сообщили об улучшении контроля качества и удовлетворённости клиентов благодаря автоматизации.
Хотите снизить затраты и оптимизировать ресурсы?

Выстраивайте и связывайте друг с другом все бизнес-процессы с помощью BPM-системы «Первая Форма».
Попробовать
{$co}

Какие процессы можно автоматизировать: кейсы компаний

Чтобы автоматизация приносила максимальную пользу, нужно понимать, какие именно процессы подходят для внедрения технологий. Давайте рассмотрим некоторые из них.

Проектное управление

В этой сфере можно автоматизировать жизненный цикл проекта, управление рисками, ресурсами, сроками и командой.

Это позволит компаниям более качественно управлять инициативами: эффективно использовать средства, ускорять принятие решений, учитывать риски и снижать их последствия. Топ-менеджер сможет анализировать влияние проектов на достижение бизнес-целей и принимать взвешенные стратегические решения.
Вкусвилл. В сети автоматизировали весь цикл открытия новых торговых точек — от поиска помещения до запуска работы магазина. В результате:

  • все участники — от менеджеров по развитию территории до ремонтных подрядчиков — работают и ведут коммуникацию в едином информационном пространстве;
  • с помощью интерактивной карты сотрудники подбирают и анализируют локации для новых магазинов.

Коммуникации в команде

Единое информационное пространство помогает командам слаженно работать, не терять важные документы и ускорять рабочие процессы благодаря оперативной обратной связи и соблюдению дедлайнов. Это особенно важно при распределённой команде или филиальной сети.
АНО «Диалог Регионы». Для взаимодействия между сотрудниками организация использует корпоративный мессенджер 1F Teams. С 2021 года каждый день 2 500 человек общаются в мессенджере, проводят совещания, семинары и обучения с внешними участниками, а также ставят задачи и контролируют их выполнение по всем направлениям работы.

Управление продажами

Системы управления продажами ускоряют цикл сделки, повышают прозрачность и эффективность работы менеджеров, а также улучшают клиентский опыт.

Топ-менеджер получает оперативный доступ к аналитике, прогнозам и ключевым показателям, что облегчает ему стратегическое планирование и принятие решений.
Торгово-производственная компания. За три месяца заменили Microsoft Dynamics CRM на отечественное решение, где:

  • объединили работу по всем направлениям бизнеса;
  • настроили стандартные и специфические функции CRM — кастомный канбан, справочник цен конкурентов, автоматических расчёт цен с учётом НДС разных стран и пр.;
  • внедрили мобильное приложение;
  • интегрировали Контур. Фокус и Яндекс Карты.

HR-процессы

Специализированные системы позволяют автоматизировать любые HR-процессы — от найма сотрудников до управления корпоративной культурой.

Например, hr-специалисты смогут полностью управлять процессом подбора персонала, генерировать документы по шаблонам, вести базу резюме или планировать даты собеседований. Всё это ускоряет процесс найма, сокращает расходы на бумагу и ФОТ (фонд оплаты труда) эйчаров и кадровых специалистов.

Опыт крупных компаний на мировом рынке доказывает экономическую эффективность таких внедрений. Бизнес возвращает инвестиции в это направление в полном объёме, экономя до тысячи часов в год и ускоряя процессы найма, адаптации и управления персоналом.
Спортмастер. Магазины и офисы компании разбросаны по всей России. Заявки от сотрудников на справки, командировки, технику, отпуска и больничные из разных регионов отнимали много времени и сил.

Поэтому компания автоматизировала этот процесс с помощью HR-портала, через который персонал может подавать заявку в любые службы.

После автоматизации средняя скорость обработки таких обращений сократилась вдвое — с 41 минуты до 19 минут.

Документооборот

В этой сфере можно автоматизировать весь жизненный цикл документа — от его создания и подписания до ведения электронного архива и сбора аналитики.

Автоматизация документооборота снижает риск ошибок и потери важных файлов, позволяет уменьшить затраты на бумагу и ускорить процесс согласования внутренних и внешних документов.
Спортмастер. Компания сделала работу сотрудников гораздо удобнее благодаря автоматизации внутреннего документооборота и процесса выдачи электронных подписей. Теперь персоналу не нужно тратить время на ручное заполнение и подписание документов, а каждый сотрудник может самостоятельно получить ЭП всего за несколько минут.
В сфере ритейла с помощью автоматизации можно усовершенствовать цепочки поставок товаров, в производстве — упростить закупку запчастей, в IT-сфере — обеспечить эффективное снабжение комплектующими и программным обеспечением (ПО). Кроме того, автоматизация может быть полезна в любой отрасли для оптимизации внутренних закупок через тендеры.

Это помогает компаниям:

  • снижать затраты благодаря уменьшению операционных расходов;
  • избавиться от сбоя в поставках из-за отсутствия достоверной информации о поставщиках;
  • минимизировать правовые риски;
  • быстро приспособиться к изменениям технологий и новым требованиям рынка.
Международная косметическая компания. Российский филиал заменил функции SAP Ariba с помощью SRM-решения на базе BPM-системы «Первая Форма».

Результаты не заставили себя ждать:

  • процесс закупок ускорился в 3−4 раза;
  • экономия бюджета на закупки составила 5−10%;
  • снизились затраты на IT-поддержку.

Кто и как автоматизирует бизнес-процессы: обзор российского рынка

Сегодня на российском рынке представлено множество решений для автоматизации бизнеса, и среди такого многообразия легко потеряться.
Существует немало сервисов, которые можно установить и настроить самостоятельно. Например, для управления проектами могут подойти WEEEK или Kaiten. Некоторые возможности таких инструментов обычно доступны бесплатно, а расширить их можно по подписке. Такой вариант больше подойдёт для небольших организаций.

Крупному бизнесу лучше обращаться к специализированным компаниям, так как сложность управления требует интегрированных решений. В этом случае заказчик получает сервис, максимально адаптированный к его потребностям. И здесь есть два варианта.

В первом случае система может решать конкретные задачи. Например, CRM предназначены для управления продажами и клиентским сервисом, а HRM — для управления персоналом и автоматизации кадровых служб. Как правило, такие решения повышают эффективность конкретного бизнес-процесса.

Для более гибкого и комплексного подхода лучше подойдёт BPM-система, потому что она:

  • позволяет управлять сразу несколькими бизнес-процессами;
  • помогает автоматизировать работу не только условного отдела продаж, а все внутренние процессы компании;
  • настраивается под процессы компании, а не наоборот;
  • проще интегрируется с другими ПО — для этого потребуется меньше трудозатрат;
  • легко масштабируется, если у бизнеса возникнет такая потребность в будущем.

BPM-система универсальна, охватывает весь бизнес и создаёт интегрированное пространство, что делает её более подходящей для комплексной автоматизации, чем узкоспециализированные решения вроде CRM или HRM.
Предлагаем изучить, какие инструменты и для каких процессов может использовать крупный бизнес, а также посмотреть, какие системы для автоматизации популярны на российском рынке в 2025 году.

Тренды автоматизации бизнеса в 2025 году: как ИИ делает бизнес-процессы более эффективными

В 2024 году уровень внедрения искусственного интеллекта (ИИ) в сфере автоматизации бизнес-процессов составлял 74%. Планируется, что к 2029 году эта цифра вырастет до 94%.

При этом всё чаще к решению задач привлекаются AI-агенты. Компания IBM провела опрос 750 топ-менеджеров шести стран — 86% респондентов считают, что к 2027 году бизнес станет эффективнее именно благодаря ИИ-агентам.
AI-агент — это система на базе ИИ, которая самостоятельно принимает решения, опираясь на корпоративные данные, и выполняет действия для достижения определённых целей.

Такие агенты работают автономно: либо по расписанию, либо в ответ на заданные триггеры, следуя «должностным инструкциям». Они могут вовлекать в процессы сотрудников, принимать решения на основе анализа данных, обучаться в процессе работы и гибко справляться с задачами в рамках своей роли. Например, роли ассистента менеджера по продажам или помощника HR-специалиста.
Изучить подробнее
{$co}
В компании «Первая Форма» разработали новую методологию автоматизации бизнес-процессов. Она позволяет преобразовывать должностные инструкции в алгоритмы для AI-агентов. С помощью ПО пользователи могут генерировать алгоритмы из существующих инструкций и создавать агентов, готовых к выполнению задач. Это позволяет отказаться от привлечения специалистов по ИИ, делая автоматизацию доступной.

Давайте рассмотрим несколько примеров функций ИИ-агентов, которые может настроить команда «Первой Формы» в разных бизнес-процессах:
Хотите повысить эффективность автоматизации?

Наймите виртуальных сотрудников, которые способны автономно решать задачи менеджеров среднего звена. «Первая Форма» настроит AI-агентов для работы в ваших бизнес-процессах.
Попробовать
{$co}

Подводим итоги: на что обращать внимание при выборе системы

При автоматизации бизнес-процессов важно выбрать решение, наиболее подходящее под специфику компании.

В 2025 году IT-маркетплейс CNewsMarket составил рейтинг российских BPM-систем. Аналитики оценивали решения по:

  • функциональности;
  • универсальности;
  • цене и поддержке.

«Первая Форма» вошла в тройку лидеров по количеству баллов. И поскольку «Первая Форма» — не только вендор, но и интегратор BPM-решений, то основываясь на опыте компании, мы составили чек-лист, на который можно опираться при выборе системы управления бизнес-процессами.
Советуем обратить внимание на:

Репутацию и опыт вендора. Исследуйте отзывы и кейсы компаний, особенно из вашей отрасли. Узнайте, сколько лет компания работает на рынке и сколько успешных внедрений у неё за плечами.

Гибкость и масштабируемость решения. Хорошо, если систему можно будет легко настроить и адаптировать под ваши процессы в небольшие сроки, а также внести оперативно внести изменения, если это понадобится. Всё это возможно в случае выбора BPM-системы, построенной на low-code платформе. Такое решение позволяет сократить сроки разработки и быстро адаптировать процессы под разные сценарии.

К слову, low-code платформы для автоматизации бизнес-процессов, становятся с каждым годом всё популярнее. Согласно опросу Salesforce, в 2024 году 24% компаний уже использовали их в работе, а к 2029 году эта цифра вырастет до 29%.

Функциональность. Определение потребностей компании — первый шаг при выборе системы. Изучите текущие бизнес-процессы и определите, что именно вы хотели бы автоматизировать. На основании этого составьте список функций, которому решение должно соответствовать. Уточните, можно ли масштабировать платформу при необходимости, есть ли мобильное приложение.

Интерфейс. Интерфейс должен обеспечивать удобство в использовании и быть максимально понятным для сотрудников. Чем меньше времени понадобиться для обучения, тем быстрее произойдёт внедрение системы.

Возможность интеграций. Проверьте, можно ли интегрировать решение с вашим текущим ПО. Есть ли API или другие инструменты для настройки интеграций, поддерживает ли вендор кастомные интеграции.

Обеспечение безопасности. Узнайте, соответствует ли система стандартам безопасности данных и можно ли гибко настроить уровни доступа к данным для разных пользователей.

Техническую поддержку. Убедитесь, что техподдержка отвечает вашим ожиданиям, чтобы система всегда работала без сбоев.
Хотите эффективно управлять бизнес-процессами и снижать затраты?

Используйте BPM-систему «Первая Форма» и управляйте закупками, документооборотом, проектами, продажами, персоналом и корпоративными коммуникациями на одной платформе.
Попробовать
{$co}

FAQ

Какое решение предлагает «Первая Форма»?

Это BPM-система, с помощью которой можно автоматизировать любые бизнес-процессы — от управления проектами и документооборотом до управления закупками и продажами.

Решение построено на low-code платформе, что позволяет его быстро и легко адаптировать под конкретные запросы компании. Более подробно функциональные возможности можно изучить здесь.

Можно ли масштабировать систему?

Да. Low-code платформы позволяют быстро вносить изменения и добавлять новые функции без необходимости программирования. Это снижает время и затраты на масштабирование.

Где размещается система?

Вы можете выбрать подходящий для вас вариант: On-premises (на вашем сервере) или SaaS (в облаке).

Сколько времени займёт внедрение?

Всё зависит от сложности процесса, который вы хотите автоматизировать, и объёма работа. В среднем срок внедрения составляет от одного месяца.

Сколько стоит система?

Цена зависит от того, какие процессы вы хотите автоматизировать, а также от типа и количества лицензий, работ по настройке системы и технической поддержки. Узнать подробности можно тут.

Есть у системы мобильная версия?

Да, и там доступны те же возможности, что и в веб-версии. Узнать подробности можно тут.

Поддерживается ли интеграция с другими системами?

Да, её можно настроить с любыми внешними системами по REST API.

Как обеспечивается безопасность?

Здесь доступны шифрование данных и режим конфиденциальности, разграничение прав доступа и двухфакторная аутентификация.

Можно ли самостоятельно настроить систему?

Да, вы можете пройти обучение и развивать решение самостоятельно.