Первая Форма — полезные статьи и обновления системы

Система электронного документооборота: зачем нужна бизнесу, как выбрать и чем отличается от ЭДО

Полезные статьи
Чем крупнее компания, тем труднее ей вести документооборот. Если делать это вручную, на бумаге, то вы рискуете допускать ошибки и терять нужные документы. Рассказываем, чем это чревато для бизнеса, разбираем реальные кейсы компаний и объясняем, как все эти проблемы решает СЭД и причём тут BPM-системы.
Олеся Николаева
Бизнес-аналитик. Помогает компаниям внедрять СЭД и автоматизировать другие бизнес-процессы
Олег Юшин
Директор по искусственному интеллекту. Совершенствует бизнес-процессы компаний с помощью ИИ-агентов

Содержание:

СЭД и ЭДО: в чём разница
Зачем бизнесу нужна СЭД
Как работает СЭД
Какие проблемы решили компании из разных сфер с помощью СЭД: четыре кейса
Как ИИ повышает эффективность электронного документооборота
Как СЭД помогает автоматизировать другие бизнес-процессы компании
Как внедрить электронный документооборот и выбрать подходящего вендора
Подводим итоги
FAQ
СЭД (система электронного документооборота) — это программное обеспечение, с помощью которого компании управляют внутренним документооборотом в цифровом формате. Создают, редактируют, согласовывают и подписывают документы, ведут электронный архив.

СЭД и ЭДО: в чём разница

СЭД и электронный документооборот (ЭДО) часто путают между собой, хотя они и выполняют разные задачи.

СЭД позволяет бизнесу управлять внутренним документооборотом, ЭДО — внешним. Если компания планирует отправлять отчёты в налоговую, подписывать накладные или договоры с контрагентами, то ей нужно будет дополнительно подключиться к сервису ЭДО. Например, к СБИС или Диадок.

В СЭД сотрудники будут создавать, согласовывать и подписывать документы, а через ЭДО, если это будет необходимо, передавать их второй стороне — государственным органам или другим компаниям.
При этом нужно понимать, что СЭД и ЭДО должны формировать единое информационное пространство. Без интеграции систем персоналу придётся вручную переносить документы, что будет занимать время и увеличит вероятность ошибок.

Поэтому при выборе вендора платформы советуем обращать внимание на возможности интеграций с сервисами ЭДО.
Упростили оформление командировок и настроили интеграцию с сервисами ЭДО

Производитель медтехники внедрил СЭД и настроил интеграцию с Контур. Диадок и Тензор СБИС. Благодаря этому решению:

  • сократилось время обработки входящих документов — с двух дней до нескольких часов;
  • оформление командировок теперь отнимает 15 минут вместо 1,5 часов;
  • 85% авансовых отчётов теперь поступают вовремя.
Изучить кейс подробнее
{$co}

Какие задачи бизнеса решает СЭД

Такой способ обращения с документами выгоден бизнесу по разным причинам:

Снижает риск ошибок. Это возможно за счёт уменьшения ручных операций и повышения точности обработки данных. В системе доступны маршрутизация документов, контроль версий, автоматические проверки и оповещения — всё это минимизирует вероятность ошибок из-за человеческого фактора.

Упрощает поиск информации. Не нужно поднимать архивы, чтобы найти нужные документы — это можно сделать в несколько кликов с помощью поиска.

Экономит время сотрудников. Автоматизация процессов освобождает время сотрудников и позволяет им сосредоточиться на более важных задачах.

Электронные документы подписываются гораздо быстрее — это можно сделать удалённо, находясь в командировке или на больничном.

Обеспечивает конфиденциальность. Подделать бумажные документы проще, а их содержание может быть доступно для любого сотрудника. На цифровой платформе можно разграничить права доступа и использовать электронную подпись.

Делает процессы прозрачными. Система объединяет в себе всю информацию по процессам с документооборотом: версионность, вложения, взаимосвязь документов с задачами, коммуникацию между сотрудниками.

Маршрут документа можно с лёгкость отследить — он не затеряется в стопке бумаг на столе или в архиве.

Экономит средства компании. Компании не тратят средства на распечатку и пересылку документов, повышают эффективность работы сотрудников за счёт уменьшения ручного труда и снижают риск ошибок, которые могут привести к финансовым потерям.

Оптимизирует процессы. Система может отслеживать путь документа и анализировать затраченное время на каждом этапе. Это позволяет выявить узкие места, где происходят задержки, и оперативно устранять их для повышения эффективности работы.
Хотите снизить затраты и оптимизировать процессы в документообороте?

Ведите электронный архив, управляйте жизненным циклом документов и передавайте их контрагентам в едином информационном пространстве.
Попробовать
{$co}

Как работает СЭД

Классический жизненный цикл документа в системе электронного документооборота выглядит следующим образом:

Шаг 1: создание

Создать документ можно вручную или с помощью шаблона, который был настроен заранее.

Шаг 2: согласование

Файл автоматически направляется на согласование заинтересованным лицам по заранее заданному маршруту. Участники процесса получают уведомления и версии для рецензии.

Как правило, весь процесс контролируется с помощью:

  • напоминаний о важных действиях;
  • уведомлений об автоматических переходах на следующий этап согласования;
  • эскалации просроченных подписей на руководителя;
  • делегирования права подписи заместителю, если сотрудник находится в отпуске или на больничном.

Шаг 3: регистрация

Документ автоматически регистрируется в системе, ему присваивается уникальный идентификатор и он вносится в электронный реестр для отслеживания.

Шаг 4: утверждение

После согласования документ передаётся на утверждение ответственным лицам, который они подписывают с помощью электронной подписи.

Если это внешний документооборот, то после подписания файл автоматически перенаправляется контрагенту через сервис ЭДО.

Шаг 5: хранение

После утверждения документ попадает в электронный архив. Все данные о нём хранятся в его карточке: история изменений, выданные копии, данные о местонахождении оригиналов, взаимосвязь с клиентом, проектом или задачей.

Шаг 6: использование

Файл всегда доступен для использования в рабочих процессах, могут меняться статус и назначаться дополнительные задачи.

Шаг 7: актуализация

При необходимости документ можно обновить, его новая версия будет зарегистрирована в системе.

Что делают и получают компании благодаря СЭД: разбираем реальные кейсы

Отсутствие электронного документооборота в компаниях повышает риск ошибок, потери документов, финансов, а иногда и репутации.

Как раз с похожими проблемами столкнулся один из клиентов «Первой Формы» — крупный производитель коммунальной техники, который вёл весь документооборот вручную. Из-за широкой географии документы постоянно терялись — сотрудники могли не учитывать правки и отправлять файлы без нужных согласований.

Так, главный инженер пропустил согласования по крупному контракту, и по итогу выяснилось, что компания не сможет выполнить условия договора по производству техники.
Олеся Николаева
Бизнес-аналитик «Первой Формы»
После автоматизации процессов таких ошибок больше не случалось — все документы теперь находятся под контролем и проходят все необходимые этапы согласования.
Ежемесячно производитель техники согласовывает через систему около 60 договоров и экономит трудозатраты сотрудников.
Давайте посмотрим, что ещё могут делать и получить компании с помощью СЭД:
Спортмастер. Компания автоматизировала внутренний документооборот и выдачу электронных подписей (ЭП) для сотрудников. Такое решение позволяет экономить ресурсы и трудозатраты персонала. Сотрудники компании:

  • активно используют усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП) с 2020 года, подписывая внутренние документы компании;
  • получают ЭП самостоятельно — весь процесс занимает несколько минут;
  • больше не тратят время на заполнение и подписание документов вручную.
Международная сеть косметических магазинов. Ежедневно персонал компании обрабатывает тысячи документов — для упрощения их поиска и хранения создали электронный архив. Теперь сотрудники могут:

  • быстро проверять и согласовывать документы;
  • отслеживать их жизненный цикл;
  • использовать специальный сканнер или мобильное приложение «Первой Формы» для распознавания штрихкодов, чтобы «положить» бумажную версию в электронный архив;
  • автоматически назначать срок хранения документов с помощью интеграции с 1С;
  • оперативно получать нужные файлы из архива.
Академия Ростеха. Центр экспертизы госкорпорации в сфере развития человеческого капитала проводит обучение для разных специалистов предприятий Ростеха. Каждый курс сопровождается множеством документов: договорами, приказами, учебными планами, ведомостями и сертификатами.

С помощью «Первой Формы» Академия автоматизировала: электронную канцелярию, договоры, реестр первичных документов для обмена с контрагентами, служебные записки, распорядительные документы и решения учёного совета.

Как искусственный интеллект повышает эффективность СЭД

По данным Statista, 72% компаний по всему миру в 2024 году внедрили технологии искусственного интеллекта (ИИ) хотя бы в один бизнес-процесс.

Не стал исключением и электронный документооборот — ИИ активно трансформирует этот процесс, предоставляя компаниям новые возможности для повышения эффективности, сокращения затрат и улучшения качества работы. Например, налоговая служба США уже давно использует технологии искусственного интеллекта для проверки налоговых деклараций.

Кроме того, в 2025 году стали набирать популярность ИИ-агенты. Согласно отчёту компании Deloitte, с каждым годом бизнес всё чаще будет использовать агентов в работе. По их прогнозу, 25% компаний, которые сегодня используют генеративные нейросети, начнут внедрять агентов уже в 2025 году, а к 2027 году этот показатель вырастет до 50%.
ИИ-агент — это система на основе искусственного интеллекта, которая способна автономно принимать решения на основе корпоративных данных и предпринимать действия, чтобы достичь конкретных целей.

Агенты действуют самостоятельно по графику или триггерам, следуя заложенной «должностной инструкции». Модули И И вовлекают в процесс сотрудников, принимают решения на основе анализа имеющихся данных, обучаются и гибко выполняют различные задачи в рамках своей роли. Например, роли специалиста по документообороту или секретаря.
Изучить подробнее
{$co}
В «Первой Форме» разработали новую методологию автоматизации бизнес-процессов, которая преобразует должностные инструкции в алгоритмы для ИИ-агентов. С помощью ПО пользователи могут генерировать алгоритмы из существующих инструкций и создавать агентов, готовых к выполнению задач. Это позволяет отказаться от привлечения специалистов по ИИ, делая автоматизацию доступной.

Например, в работе с документами AI-агенты «Первой Формы» могут:

  • распознавать, сравнивать и категоризировать документы;
  • парсить данные;
  • запрашивать информацию у сотрудников компании;
  • подключать руководителей к решению вопросов;
  • самостоятельно вносить правки в документы;
  • отправлять файлы в сервисы ЭДО;
  • запрашивать необходимые документы у других компаний и проверять их;
  • собирать список правок и перепроверять обновлённые версии;
  • контролировать, получила ли другая компания подписанные документы.
Хотите повысить эффективность электронного документооборота, сократить время на выполнение рутинных задач и снизить затраты?

Наймите виртуальных сотрудников, способных автономно решать задачи менеджеров среднего звена. «Первая Форма» обучит ИИ-агентов для работы в ваших бизнес-процессах.
Попробовать
{$co}

Как СЭД помогает автоматизировать другие бизнес-процессы компании

Если интеграция СЭД с сервисами ЭДО позволяет компаниям вести внешний документооборот, то внедрение кадрового электронного документооборота (КЭДО) в дополнение к СЭД поможет эффективнее управлять кадровыми документами: трудовыми договорами, заявлениями и приказами.
Как оцифровать работу с кадровыми документами и не допустить ошибок, можно прочитать здесь.
И такие интеграции не единичны, ведь работа с документами — это основа любого бизнес-процесса. Менеджеры по продажам работают с коммерческими предложениями, контрактами и счетами, юристы проверяют и согласовывают различные документы, бухгалтеры управляют финансовыми отчётами и платёжными документами, а руководители проектов — планами и бюджетами.

Если вы уже внедрили СЭД, чтобы автоматизировать документооборот в разных подразделениях компании, это может стать хорошим фундаментом для автоматизации и других бизнес-процессов. Правда, есть нюанс.
Представьте, что в дополнение к СЭД вы захотели автоматизировать работу отдела закупок. Это можно реализовать двумя способами:

  • интегрировать существующую СЭД с внешней системой SRM;

  • изначально выбрать единую корпоративную платформу, которую можно масштабировать под разные потребности бизнеса.
Выбирая единую платформу, вы сэкономите средства и время, потому что интеграция разных систем отнимает у компании больше ресурсов, а также могут возникнуть проблемы с синхронизацией и совместимостью. Кроме того, вы:

  • снизите нагрузку на IT-специалистов — такой платформой проще управлять;

  • уменьшите затраты на обучение — персонал будет работать только в одной системе;

  • повысите уровень аналитики — данные будут консолидироваться в единой системе, что повысит эффективность анализа информации;

  • улучшите безопасность — у единых систем более строгие меры безопасности.
В качестве единой корпоративной платформы можно выбрать BPM-систему. С её помощью можно не только автоматизировать документооборот, но и множество других процессов, если у компании возникнет такая потребность. Например:

Хотите управлять разными бизнес-процессами на одной платформе?

Используйте российскую BPM-систему «Первая Форма»
Попробовать
{$co}

Как внедрить СЭД и выбрать подходящего вендора

Внедрение СЭД, как и автоматизация любого другого бизнес-процесса, сопровождается разными рисками и ошибками.
Олеся Николаева
Бизнес-аналитик «Первой Формы»
Как правило, компании не уделяют должного внимания планированию проекта — неверно определяют метрики успешности, недооценивают важность обучения сотрудников и пытаются автоматизировать 100% процессов на старте.

Если учесть эти нюансы и выбрать подходящего вендора системы, то её внедрение пройдёт максимально безболезненно для сотрудников, а компании смогут увеличить отдачу от инвестиций.
Поскольку «Первая Форма» — не только вендор, но и интегратор СЭД, на основе опыта компании мы создали пошаговую инструкцию, которая поможет грамотно внедрить систему.

Шаг 1: соберите проектную команду

Такой шаг поможет вам успешно управлять процессом внедрения:

  • назначьте руководителя проекта, чтобы он мог координировать работу команды;

  • соберите специалистов из разных подразделений — бизнес-аналитиков, IT-специалистов, представителей конечных пользователей системы и HR-специалистов;

  • определите роли и ответственность каждого участника.

Шаг 2: проанализируйте текущий документооборот в компании

Проведите аудит процессов, установите проблемы в текущем документообороте и определите ключевые зоны, которые вы бы хотели автоматизировать в первую очередь.

Без этого автоматизация может быть неэффективной — вы рискуете перенести устаревшие практики в цифровой формат.

Шаг 3: разработайте дорожную карту проекта

Составьте дорожную карту проекта: определите цели и контрольные точки, разбейте проект на этапы, установите дедлайны и назначьте ответственных. Это облегчит коммуникацию в команде, поможет следить за процессом внедрения системы и создать план проекта, который уже будет состоять из конкретных задач и KPI.
Что такое дорожная карта проекта и как правильно её разработать можно прочитать здесь.

Шаг 4: установите метрики успешности

Определите основные метрики, которые помогут вам оценить эффективность внедрения электронного документооборота. Это могут быть:

  • операционные метрики — скорость обработки документов и согласования, количество ошибок, трудозатраты;

  • финансовые метрики — экономия на распечатке и пересылке документов;

  • метрики качества — прозрачность процессов, оценка сотрудников.
Пример: как установить и зафиксировать метрику по скорости согласования документа

1. Посчитайте среднее время, которое вы тратите на согласование одного документа.

2. Пропишите цель. Например: сократить время согласования на 50%.

3. Мониторьте результаты: после внедрения СЭД регулярно фиксируйте время и сравнивайте его с первоначальными показателями.

4. Корректируйте процесс, если это понадобится. Если метрика не соответствует ожиданиям, анализируйте причины и вносите необходимые изменения в процессы.

Шаг 5: сформируйте список требований к СЭД

Определите ключевые функциональные и технические требования к системе, при этом учитывайте потребности каждого отдела, которые будут использовать систему.

Шаг 6: изучите рынок и выберите вендора системы

Неправильный выбор вендора может привести к сложностям в интеграции и недостаточной поддержке, что сведёт на нет все преимущества автоматизации и повлечёт дополнительные расходы.

Поэтому советуем изучить и проанализировать разные предложения на рынке: оценить стоимость, соответствие системы вашим требованиям и ознакомиться с кейсами компаний. При изучении систем советуем обращать внимание на:

1) Функциональные возможности. Изучите возможности и сопоставьте их с вашими потребностями. Узнайте, можно ли при необходимости масштабировать платформу, есть ли мобильная версия.

2) Интерфейс. Изучите интерфейс системы, чтобы понять, насколько быстро в ней разберутся сотрудники.

3) Технические возможности. Обратите внимание на возможности интеграции, обеспечение безопасности, техническую поддержку и варианты размещения платформы.

После этого сформируйте шорт-лист из 3−5 вендоров, проведите демонстрации и запросите коммерческие предложения. И уже на основе этого делайте выбор.

Шаг 7: подготовьте сотрудников заранее и уделите время их обучению

Сопротивление со стороны сотрудников — одна из сложностей, с которыми сталкиваются компании при автоматизации любого бизнес-процесса. Чтобы его снизить, советуем:

  • заранее сообщить персоналу о внедрении;
  • подготовить инструкции по использованию платформы;
  • проводить тренинги;
  • собирать обратную связь;
  • автоматизировать процессы постепенно — так у сотрудников будет время привыкнуть к интерфейсу и логике системы;
  • назначить ответственных, которые бы отвечали на вопросы сотрудников и помогали адаптироваться.

Шаг 8: протестируйте систему

Проведите тестирование платформы перед полноценным запуском с ключевыми сотрудниками компании. Это поможет вам выявить недочёты и исправить их.

Шаг 9: внедрите систему

Внедряйте СЭД постепенно: разработайте график перехода, назначьте ответственных за внедрение в каждом отделе и организуйте поддержку для пользователей внутри компании.

Шаг 10: следите за метриками и обновлениями системы

Отслеживайте метрики, которые установили ранее, корректируйте процесс, если это будет необходимо и регулярно обновляйте СЭД до актуальных версий.

Подводим итоги

Компании, которые вручную управляют документооборотом, часто сталкиваются с ошибками в документах из-за человеческого фактора, потерей документов и перерасходом средств.

Если компания грамотно подойдёт к выбору СЭД, то благодаря автоматизации процессов она:

  • получит экономический эффект в виде снижения затрат на бумажный документооборот;
  • перестанет сталкиваться с ошибками в данных и потерей документов;
  • повысит производительность сотрудников за счёт ускорения процесса документооборота;
  • сократит время согласования документов.
Ищите СЭД, которая бы соответствовала потребностям вашего бизнеса?

Управляйте жизненным циклом документов, ведите электронный архив, контролируйте процесс согласования и общайтесь с коллегами в единой системе, построенной на базе BPMS российского производства.
Попробовать
{$co}

FAQ

Какое решение предлагает «Первая Форма» в автоматизации документооборота?

Это система электронного документооборота, построенная на базе BPM-системы — её можно быстро и легко адаптировать под конкретные запросы компании. Более подробно возможности СЭД можно изучить здесь.

Есть ли мобильная версия?

Да, там доступны те же возможности, что и в веб-версии. Узнать больше о мобильном приложении можно здесь.

Какие процессы можно автоматизировать кроме документооборота?

Команда «Первой Формы» может автоматизировать любые бизнес-процессы — от управления проектами, CRM, SRM до HRM, Service Desk и корпоративных коммуникаций. Более подробную информацию можно изучить здесь.

Можно ли настроить интеграцию с другими сервисами?

Да, настроить интеграцию можно с любыми внешними системами по REST API. Например, это могут быть 1С, Диадок или СБИС.

Как обеспечивается безопасность?

На платформе используются шифрование данных и режим конфиденциальности, разграничение прав доступа и двухфакторная аутентификация.

Где размещается решение?

Доступны два варианта:

  • на сервере компании — On-premises;
  • в облаке — SaaS.

Можно ли настроить систему самостоятельно?

Да, вы можете пройти обучение и развивать платформу самостоятельно.