Первая Форма — полезные статьи и обновления системы

Автоматизация сервисных компаний: как эффективно управлять недвижимостью

Полезные статьи
По прогнозам, в 2025 году мировой рынок facility management services составит около 48,3 млрд долларов, а к 2035 году вырастет до 82,2 миллиардов. Такой рост обусловлен развитием интегрированных сервисов, цифровизации и умных технологий, включая IoT и AI-аналитику.

В материале разбираемся, как и зачем автоматизировать работу сервисных компаний, сравниваем разные решения и рассматриваем кейсы.
Екатерина Маренич
Тимлид в отделе бизнес-анализа «Первой Формы». Помогает сервисным компаниям повышать эффективность их работы с помощью выбора оптимальных решений
Олег Юшин
Директор по искусственному интеллекту «Первой Формы». Оптимизирует процессы в сервисных компаниях с помощью внедрения ИИ-агентов

Содержание:

Зачем автоматизировать управление недвижимостью: 5 причин
Что должна уметь система менеджмента недвижимости
Как ИИ-технологии повышают производительность сотрудников сервисных компаний
Кейсы: как компании автоматизируют управление недвижимостью
CAFM, FMS, ERP, BPMS: сравниваем решения для автоматизации
FAQ

Зачем автоматизировать управление недвижимостью: 5 причин

Жилые комплексы, гостиницы и хостелы, торговые и бизнес-центры — сервисные компании (facility services) берут на себя задачи по комплексному ведению таких объектов и помогают их собственникам зарабатывать больше.

Однако сам процесс управления недвижимостью связан с определёнными затратами, и без специализированных решений вроде facility management system (FMS), CAFM, ERP или BPMS на современном рынке практически невозможно оставаться конкурентоспособным.
Перейти к главе «CAFM, FMS, ERP, BPMS: сравниваем решения для автоматизации» →
Такие платформы помогают сервисным компаниям:

Повысить финансовую прозрачность и контроль

Все платежи фиксируются в системе, и благодаря этому оперативная информация о финансах всегда под рукой у руководителя. Он может контролировать расходы на эксплуатацию и ремонт, а ошибки в начислениях и взаиморасчётах сводятся к минимуму. Собственники получают отчёты в реальном времени и понимают, куда ушли их деньги, какие работы запланированы и выполнены.

Повысить качество сервиса

Благодаря системе и мобильным приложениям компания ведёт прозрачную коммуникацию с собственниками и оперативно реагирует на их заявки. Собственники могут отслеживать статусы, контролировать сроки, получать отчёты, новости и уведомления.

Грамотно управлять ресурсами

Автоматизация позволяет управлять персоналом и контролировать сроки, работать с подрядчиками и вести учёт материальных ресурсов.
Ещё больше об управлении ресурсами можно прочитать здесь.

Масштабировать бизнес

В результате автоматизации компания растёт системно, а каждый новый объект просто «встраивается» в цифровую платформу. Что позволяет обслуживать больше объектов без найма дополнительных диспетчеров, бухгалтеров и инженеров.

По данным отчёта JLL, при увеличении объёма заявок 43% команд испытывают недостаток персонала. В таких условиях специализированные решения помогают автоматизировать рутинные процессы, например, диспетчеризацию заявок и утверждение счетов, что освобождает ресурсы и позволяет обработать больше задач с тем же штатом сотрудников.

Снизить затраты

Система позволяет автоматизировать документооборот, уменьшить штат административного персонала, минимизировать человеческие ошибки и сэкономить время на выполнении рутинных задач. Всё это позволяет компаниям снизить операционные издержки.
Хотите повысить качество сервиса и снизить операционные издержки?

Используйте low-code BPM-систему «Первая Форма» и управляйте процессами менеджмента недвижимости: ведите реестр объектов, собирайте показания приборов учёта, управляйте заявками и арендой, ведите документооборот и организовывайте закупки.
Попробовать
{$co}

Что должна уметь система управления недвижимостью

Давайте рассмотрим основные возможности, которые обязательно должны быть в такой системе.

Управление портфелем недвижимости

Решение должно позволять:

  • вести единый реестр объектов;
  • создавать иерархическую структуру портфеля;
  • вести учёт технических характеристик объектов;
  • мониторить состояние объектов с помощью цветовой индикации;
  • отслеживать историю изменений по каждому объекту;
  • собирать актуальную аналитику и отчёты по портфелю и объектам.

Управление эксплуатацией недвижимости

У платформы должны быть инструменты, которые позволят:

  • вести реестр инженерного оборудования с техническими паспортами;
  • планировать техническое обслуживание объектов;
  • формировать графики планово-предупредительных работ (ППР);
  • вести учёт выполненных работ с фиксацией фактических показателей;
  • фиксировать показания приборов учёта;
  • вести базу знаний по оборудованию;
  • формировать акты выполненных работы и отчётность для контролирующих органов;
  • контролировать сроки поверки приборов учёта — автоматически напоминать и ставить задачи на проведение поверки;
  • создавать личные кабинеты для заказчиков — собственников или арендаторов.

Управление заявками

В системе должны быть возможности, которые помогут:

  • вести многоканальный приём заявок от собственников и арендаторов;
  • автоматически классифицировать и приоритизировать обращения;
  • настраивать SLA-контроль с уведомлениями о нарушении сроков;
  • следить за жизненным циклом заявок через статусы и этапы;
  • назначать исполнителей с учётом нагрузки, квалификации и геолокации;
  • настраивать гибкую маршрутизацию по типам работ и ответственным исполнителям;
  • оценивать качество выполнения работ;
  • собирать и хранить историю обращений по каждому объекту и заявителю;
  • создавать шаблоны типовых заявок для ускорения обработки;
  • отслеживать через дашборды количество, статусы и среднее время обработки обращений.

Управление клинингом и уборкой территории

Как правило, сервисные компании не только управляют эксплуатацией зданий, но и отвечают за уборку на объектах недвижимости и прилегающей территории. Поэтому важно, чтобы решение позволяло:

  • вести реестр зон уборки;
  • составлять графики уборки с разной периодичностью;
  • составлять маршрутные листы для персонала с оптимизацией передвижения;
  • создавать чек-листы для контроля качества уборки по зонам;
  • формировать акты приёмки работ;
  • анализировать затраты на клининг в разрезе объектов и услуг.

Управление арендой недвижимости

В системе обязательно должны быть инструменты, которые позволят:

  • вести реестр арендаторов с контактными данными и реквизитами;
  • управлять договорами аренды;
  • вести учёт дополнительных услуг арендаторам;
  • формировать счета и акты для арендаторов;
  • вести учёт свободных площадей для сдачи в аренду;
  • рассчитывать эффективность аренды;
  • отслеживать историю изменений условий договоров.

Управление документооборотом

Сервисные компании, как и любые другие, много работают с документами. Это и делопроизводство, и кадровый документооборот, и организация закупок, и составление договоров.

Поэтому важно, чтобы система позволяла:

  • управлять жизненным циклом документов, включая кадровые;
  • вести электронный архив;
  • разграничивать права доступа для пользователей;
  • настраивать маршруты согласования документов;
  • создавать шаблоны типовых файлов;
  • привязывать документы к объектам;
  • настраивать интеграцию с такими сервисами, как 1С, Диадок или СБИС.
Ещё больше об электронном документообороте можно прочитать здесь.

Управление финансами

Решение должно позволять:

  • вести финансовые процессы с поставщиками, подрядчиками и собственниками — выставлять счета, формировать акты, следить за согласованиями и контролировать оплату с помощью платёжного календаря;
  • вести учёт плановых и фактических затрат;
  • рассчитывать себестоимость услуг по объектам и видам работ;
  • формировать финансовые отчёты;
  • настраивать интеграцию с банками, 1С, ERP или учётными системами.

Управление закупками

Система должна помогать:

  • формировать потребности, согласовывать их и оформлять заявки на закупку;
  • запрашивать и оценивать предложения поставщиков;
  • проводить тендеры;
  • вести электронный документооборот;
  • оценивать поставщиков с помощью анализа анкет;
  • проводить онбординг поставщиков через личные кабинеты;
  • формировать рекламации и контролировать их обработку.
Ещё больше об автоматизации процесса закупок можно прочитать здесь.

Управление выездными сотрудниками

Производительность выездных сотрудников напрямую определяет, сколько заявок сможет закрыть компания и сколько заработать.

Поэтому система должна позволять:

  • оптимизировать маршруты для выездных сотрудников;
  • создавать электронные наряды с чек-листами выполнения;
  • фиксировать выполнение работ через мобильное приложение;
  • вести учёт рабочего времени на объектах с геометками;
  • вести учёт расходных материалов на месте выполнения работ;
  • оперативно связываться с диспетчером;
  • собирать историю визитов на объекты с детализацией.
Ещё больше об управлении выездными сотрудниками можно прочитать здесь.

Управление расходными материалами

В решении обязательно должны быть инструменты, которые помогут компании:

  • вести номенклатурный справочник материалов с характеристиками;
  • рассчитывать нормы расхода материалов по типам работ и объектам;
  • автоматически формировать заявки на закупки;
  • контролировать сроки годности с уведомлениями;
  • вести серийный учёт дорогостоящих материалов;
  • резервировать материалы под конкретные заявки и работы;
  • собирать аналитику расходов по объектам, видам работ и периодам.

Как искусственный интеллект повышает производительность сотрудников сервисных компаний

Эксплуатация и обслуживание современных объектов связаны со сбором и обработкой огромного потока информации. И здесь не обойтись без искусственного интеллекта.

Согласно прогнозам, к 2026 году объём мирового рынка ИИ в сфере управления недвижимостью превысит 12 миллиардов долларов США, а годовой темп роста составит 33%. Внедрение таких решений позволяет снизить эксплуатационные расходы на 20%, а потребление электроэнергии — до 30%.

Кроме того, набирают популярность и ИИ-агенты. Согласно опросу компании IBM, в котором участвовали 750 топ-менеджеров шести стран, благодаря агентам к 2027 году бизнес станет намного эффективнее — так считают 86% респондентов.
ИИ-агент — это цифровой помощник на базе искусственного интеллекта. Он способен автономно обрабатывать данные и выполнять действия для достижения конкретной цели.

Агенты могут взаимодействовать с сотрудниками, совершенствовать свои навыки в процессе работы и выполнять функции разных специалистов — от помощника директора до менеджера по закупкам.
Изучить подробнее
{$co}
Специалисты «Первой Формы» упростили работу с ИИ-агентами — для их настройки не нужно быть программистом. Создать такого цифрового помощника можно на основе должностных инструкций.

В low-code BPM-системе «Первая Форма» можно настроить агентов, которые будут:

  • мониторить состояние объектов в портфеле и сигнализировать о рисках;
  • анализировать содержание заявки, определять проблему и приоритет, назначать оптимального исполнителя, учитывая его компетенции, текущую нагрузку и геолокацию;
  • анализировать проходимость зон по заявкам и погодные условия для составления и корректировки графиков уборки;
  • анализировать фото выполненных работ, сравнивать с эталонами и чек-листами, выявлять несоответствия и блокировать закрытие заявки;
  • предсказывать потребность в расходных материалах на основе сезонности, планируемых работ, исторических данных и автоматически формировать заявки на закупку с оптимальными объёмами;
  • анализировать заявки по объектам, находить систематические проблемы и рекомендовать решения — например, замену лифта вместо бесконечного ремонта;
  • выстраивать оптимальные маршруты и графики для выездных сотрудников с учётом приоритетов заявок, пробок на дорогах и времени на выполнение работ;
  • рассчитывать рейтинг поставщиков на основе соблюдения сроков, качества, стоимости и количестве претензий и рекомендовать лучших.
Хотите повысить производительность сотрудников сервисной компании?

Наймите на работу ИИ-агентов — команда «Первой Формы» настроит их под ваши бизнес-процессы.
Попробовать
{$co}

Кейсы: как компании автоматизируют управление недвижимостью

Автоматизация сервисных компаний — это инструмент, который превращает управление недвижимостью в системный процесс, где решения принимаются быстро и на основе реальных данных.
Екатерина Маренич
Тимлид в отделе бизнес-анализа «Первой Формы»
Одно из главных преимуществ цифровых решений заключается в аналитике. Быстрая обработка данных позволяет видеть, обслуживание каких зданий требуют больше затрат, на каких объектах оборудование часто выходит из строя, а где потребляется больше ресурсов. Зная ответы на эти вопросы, можно не только оперативно реагировать на проблемы, но и предупреждать их возникновение.
Давайте посмотрим на примерах кейсов сервисных компаний, как им удалось улучшить процессы благодаря автоматизации.
Facility services, которая обслуживает здания в нескольких регионах России. При расширении компании потребовалось ускорить процесс найма и оформления сотрудников и внедрить систему контроля работы выездных специалистов на всех объектах.

Автоматизация этих процессов дала отличные результаты:

  • вакансии закрываются быстрее;
  • время работы выездных сотрудников находится под контролем;
  • планировать рабочую нагрузку стало проще благодаря системе управления отсутствиями;
  • клиенты следят за выполнением задач в реальном времени.
Фонд «Сколково». В фонде запустили мобильное приложение, которое упростило работу управляющей компании. С его помощью персонал УК общается с арендаторами жилого комплекса: принимает и рассматривает обращения, размещает объявления.

Прямо в приложении арендаторы подписывают документы, оплачивают счета, оставляют заявки, заказывают пропуска для авто и вызывают такси для передвижения по иннограду.

Кроме того, приложение связано и с другими системами: 1С, CRM, платёжной системой банка ВТБ, биллингом, СКАТ, Болид. Например, в 1С сотрудники УК описывают технику и мебель, откуда информация автоматически попадает в приложение. Так арендаторы всегда могут узнать, какая мебель уже есть в жилье.

CAFM, FMS, ERP, BPMS: сравниваем решения для автоматизации

Low-code BPMS «Первая Форма» вошла в тройку лидеров рейтинга BPM-систем ИТ-маркетплейса CNewsMarket в 2025 году. Максимально возможное количество баллов решение набрало по функциональности.

Поскольку «Первая Форма» не только вендор, но и интегратор решений, мы подготовили для вас сравнение разных систем для управления сервисных компаний, чтобы вы могли выбрать оптимальный вариант:
Хотите быстро автоматизировать процессы управления недвижимостью и не зависеть от вендора?

Используйте low-code BPM-систему «Первая Форма» и управляйте любыми процессами менеджмента недвижимости — от эксплуатации зданий и обработкой заявок до управления персоналом и портфелем объектов.
Попробовать
{$co}

FAQ

Что предлагает «Первая Форма»?

Это low-code BPM-система, с помощью которой компании автоматизируют любые бизнес-процессы. Low-code подход позволяет быстро и легко настраивать решение под специфику facility services. Узнать подробности можно тут.

Есть ли мобильное приложение?

Да, это неотъемлемая часть «Первой Формы», которая дублирует все функции веб-версии. Узнать подробности можно тут.

Можно ли расширить систему, когда возникнет необходимость?

Конечно, это даже можно сделать самостоятельно после прохождения обучения.

Сколько времени займёт внедрение?

Всё зависит от процессов, которые вы хотите настроить, и объёма работы. В среднем срок внедрения занимает от одного месяца.

Сколько это стоит?

Итоговая стоимость зависит от:

  • процессов, которые вы хотите автоматизировать;
  • типа и количества лицензий;
  • работ по настройке решения;
  • технической поддержки.

Узнать подробности можно тут.

Можно ли настроить интеграцию с другими системами?

Конечно, с любыми внешними системами при помощи REST API.

Где размещается решение?

Доступны оба варианта: облако и ваши сервера.

Как обеспечивается безопасность данных?

В решении доступны: