Первая Форма — полезные статьи и обновления системы

Альтернатива SharePoint: совместная работа с документами в BPM-системе «Первая Форма»

Полезные статьи IT Pharm Образование Финансы Медицина Госучреждения
SharePoint от#nbsp;Microsoft ушёл из#nbsp;России, но#nbsp;его легко заменит «Первая Форма». В#nbsp;статье сравниваем функции решений и#nbsp;подробно разбираем дополнительные возможности, которые вы#nbsp;получите, если установите вместо SharePoint нашу BPM-систему.

Содержание

Совместное создание корпоративных материалов

В «Первой Форме», как и#nbsp;в#nbsp;SharePoint, вы#nbsp;тоже можете работать над контентом большой командой#nbsp;— давайте сравним возможности.

Командная работа над документом и история версий

В#nbsp;SharePoint можно создавать папки, наполнять их#nbsp;корпоративной документацией и#nbsp;редактировать в#nbsp;Word и#nbsp;Excel. Доступны режим комментирования и#nbsp;история версий.
BPM-система «Первая Форма»#nbsp;— это больше, чем пространство для совместной работы и#nbsp;хранения документов.
Текстовые файлы и#nbsp;таблицы можно создавать, редактировать и#nbsp;комментировать прямо внутри задачи. Файлы можно хранить в#nbsp;архивах, базах знаний, отдельных пространствах; пересылать внутри системы или через встроенный почтовый клиент.
В#nbsp;систему встроен текстовый редактор Р7#nbsp;— отечественный аналог сервисов для работы с#nbsp;документами, таблицами и#nbsp;презентациями. В#nbsp;нём есть все привычные опции для совместной работы: комментарии, история версий, работа с#nbsp;мобильного приложения.

Управление правами доступа к документам

В#nbsp;SharePoint можно настроить индивидуальные права доступа к#nbsp;файлам для разных сотрудников. Доступ учитывается и#nbsp;в#nbsp;поиске по#nbsp;системе#nbsp;— если документ закрыт, в#nbsp;результатах выдачи его не#nbsp;будет.
В «Первой Форме» также можно настроить права доступа отдельных сотрудников и#nbsp;их#nbsp;групп к#nbsp;задачам и#nbsp;документам в#nbsp;них. Привлечение новых исполнителей к#nbsp;работе настраивается и#nbsp;автоматизируется: в#nbsp;определённый момент система сама добавит специалиста в#nbsp;задачу и#nbsp;удалит его, когда он#nbsp;всё сделает.
Все действия исполнителей логируются, поэтому, если что-то пойдёт не#nbsp;так, всё можно откатить и#nbsp;узнать, кто совершил ошибку.

Тематическое разделение информации и задач

В#nbsp;SharePoint можно создавать «сайты»#nbsp;— тематические пространства, в#nbsp;которых собраны пользователи, документы и#nbsp;задачи. Так можно организовать работу разных отделов и#nbsp;обсуждать её#nbsp;без пересечения с#nbsp;другими пользователями.
В «Первой Форме» создать подобные «сайты» можно по-разному:
  • через задачи с#nbsp;комментариями,
  • через пространства базы знаний,
  • через дашборды.
Начнём с#nbsp;первого варианта. В#nbsp;текст комментария можно добавлять форматирование, прикреплять ссылки на#nbsp;внешние ресурсы и#nbsp;другие задачи в#nbsp;системе. Если нужно обратить внимание коллеги, выделите комментарий вопросом#nbsp;— тогда он#nbsp;загорится красным и#nbsp;по#nbsp;нему придёт отдельное уведомление. Время, когда человек просмотрел комментарий, также фиксируется.
Общаться вдвоём или командой можно в#nbsp;чатах корпоративного мессенджера и#nbsp;в#nbsp;ВКС, которая вмещает более 100 пользователей на#nbsp;одном звонке. Всё это уже есть в#nbsp;системе без доплат и#nbsp;интеграций.
Актуальные задачи, их#nbsp;сроки и#nbsp;другая полезная информация попадает на#nbsp;порталы, как и#nbsp;в#nbsp;SharePoint. Каждому отделу можно настроить свой портал и#nbsp;сделать его приватным.

Портал с новостями и полезной информацией для сотрудников

На «сайтах» SharePoint можно публиковать корпоративные новости, чтобы их#nbsp;увидели все сотрудники.
В#nbsp;BPM-системе «Первая Форма» можно создать корпоративный портал или интранет для всех сотрудников с#nbsp;полезной информацией и#nbsp;новостями компании, о#nbsp;которых сообщает программный робот.
Для особенно важных сообщений#nbsp;— обновлений системы, анонсов встреч или технических работ#nbsp;— есть объявления, которые можно рассылать как на#nbsp;всю компанию, так и#nbsp;на#nbsp;отдельных сотрудников.
Можно настроить интеграцию по#nbsp;API с#nbsp;любым мессенджером, например, Telegram, и#nbsp;новости будут дублироваться в#nbsp;отдельный канал для сотрудников.

Единое окно для HR-отдела

В#nbsp;SharePoint есть функции для реализации HR-процессов: онбординга, работы с#nbsp;кадровыми системами, сбора обратной связи. В «Первой Форме» тоже есть HR-инструменты и#nbsp;вот как они устроены.

Страница с информацией о сотруднике

В#nbsp;SharePoint у#nbsp;каждого пользователя есть личная страница с#nbsp;информацией: именем, фото, контактами и#nbsp;местом в#nbsp;структуре компании. Написать коллеге можно через Outlook, что не#nbsp;всегда удобно.
В#nbsp;BPM-системе «Первая Форма» личная страница#nbsp;— это не#nbsp;только профайл с#nbsp;должностью и#nbsp;контактами. В#nbsp;нём есть:
  • календарь, где можно посмотреть загрузку сотрудника и#nbsp;поставить ему задачу или встречу;
  • раздел со#nbsp;всеми задачами сотрудника, в#nbsp;которых он#nbsp;задействован как исполнитель;
  • список задач, которые сотрудник поставил сам;
  • все его комментарии.
Отсюда#nbsp;же можно позвонить коллеге по#nbsp;ВКС и#nbsp;уточнить детали. В#nbsp;системе также есть оргструктура компании с#nbsp;информацией о#nbsp;сотрудниках и#nbsp;ссылками на#nbsp;их#nbsp;профили.
Кроме личной страницы, у#nbsp;пользователей есть и кабинет. Здесь можно отследить, например, зарплатные начисления, цели отдела, отпуска, дни рождения коллег#nbsp;— настроить можно всё, что угодно.

Хранение обучающих материалов

SharePoint подходит для хранения и#nbsp;организации базы знаний.
В «Первой Форме» также можно сделать базу знаний для сотрудников разных отделов по#nbsp;типу Confluence. В#nbsp;них мы#nbsp;размещаем текстовые инструкции, чек-листы, таблицы, ссылки на#nbsp;внешние курсы, части кода и#nbsp;видеоуроки (их#nbsp;можно записать из#nbsp;встроенной ВКС). Доступ к#nbsp;обучающим материалам можно открыть отдельным сотрудникам.

Проведение опросов и анализ результатов

В#nbsp;SharePoint есть много настроек для опросов и#nbsp;анкет. Их#nbsp;можно размещать на#nbsp;«сайтах» или отправлять сотрудникам через Outlook. Результаты сохраняются.
В#nbsp;BPM-системе «Первая Форма» можно создавать опросы и#nbsp;анкеты на#nbsp;любой случай, например, для сбора впечатлений сотрудника от#nbsp;первого месяца в#nbsp;компании. Формы вопросов различны: с#nbsp;выбором ответа, с#nbsp;прикреплением файлов, с#nbsp;текстовым полем.
После заполнения опроса или анкеты результат приходит ответственному сотруднику. Тот может посмотреть ответы и#nbsp;прокомментировать их, если что-то заполнено неправильно или у#nbsp;сотрудника появился вопрос.

Интеграция с 1С, HR и кадровыми системами

У#nbsp;SharePoint открытый API, который даёт подключить к#nbsp;сервису некоторые сторонние продукты, например, CRM-систему, ЭЦП, мессенджер. Для более сложных настроек и#nbsp;доработок уже понадобится разработчик со#nbsp;знанием C#.
В «Первой Форме» всё это уже есть внутри платформы:
Если нужно расширить функции, систему также можно интегрировать по#nbsp;API с#nbsp;любым сервисом, или написать кастомный API для обмена данными. Вот лишь пара примеров популярных сервисов для интеграции:
  • 1С ЗУП;
  • Босс-Кадровик;
  • Контур.Фокус.

База знаний для техподдержки

«Первая Форма» и#nbsp;SharePoint подходят для организации базы знаний техподдержки, но#nbsp;эти функции реализованы по-разному. В#nbsp;SharePoint вы#nbsp;создаёте папки и#nbsp;размещаете в#nbsp;них текстовые описания, чек-листы и#nbsp;другие материалы. Находить файлы в#nbsp;сервисе можно по#nbsp;фразе в#nbsp;содержании.
База знаний техподдержки в#nbsp;«Первой Форме» реализована в#nbsp;привычном многим формате wiki с#nbsp;многоуровневой структурой папок. Доступ можно дать как к#nbsp;целой базе, так и#nbsp;к#nbsp;отдельным материалам, поиск по#nbsp;пространствам в#nbsp;системе тоже есть. Материалы можно перелинковать между собой. Ограничений на#nbsp;размер материалов нет, после публикации статьи можно редактировать.
Материалы базы знаний можно отправлять на#nbsp;персональную панель «Избранное». Она доступна из#nbsp;любой страницы системы, а#nbsp;не#nbsp;только на#nbsp;портале, как в#nbsp;SharePoint, и#nbsp;обратиться к#nbsp;ней можно хоть во#nbsp;время звонка, хоть в#nbsp;процессе подготовки других статей.

Автоматизация сквозных бизнес-процессов всех отделов

«Первая Форма» позволяет всем отделам взаимодействовать в#nbsp;одном решении без покупки дополнительных сервисов. Она собирает и#nbsp;анализирует данные, автоматизирует сквозные бизнес-процессы, формирует договоры и#nbsp;отчёты. Вот как это реализовано в#nbsp;сравнении с#nbsp;SharePoint.

Аналитика для продаж, маркетинга и финансов

В#nbsp;SharePoint не#nbsp;очень широкие возможности для аналитики. Без интеграции PowerBI вы#nbsp;сможете только отслеживать, какие документы сотрудники открывали и#nbsp;редактировали чаще других или что вообще искали.
«Первая Форма» может автоматизировать множество разных процессов, поэтому аналитики в#nbsp;ней гораздо больше. Система собирает данные по#nbsp;трудозатратам, финансовому результату, план-фактному анализу, доходности клиентов, срокам реализации проектов и#nbsp;многому другому.
Представление данных на#nbsp;дашбордах можно выбрать: в#nbsp;таблицах, диаграммах, графиках, интерактивных отчётах. Кликабельные показатели будут связаны с#nbsp;конкретными категориями и#nbsp;задачами.

Документооборот (ЭДО) и в десктопе, и в мобильном приложении

В#nbsp;самом SharePoint нет возможности подписывать документы, только отслеживать путь движения, менять статус, контролировать сроки готовности
В#nbsp;BPM-системе «Первая Форма» можно построить полноценный электронный документооборот (ЭДО) и#nbsp;электронный архив, в#nbsp;том числе для налогового мониторинга; а#nbsp;также#nbsp;— настроить маршруты согласования любой сложности.
Интеграция с#nbsp;Крипто Про позволяет использовать электронные подписи ПЭП, УНЭП и#nbsp;УКЭП в#nbsp;соответствии с#nbsp;ФЗ-63 «Об#nbsp;электронной подписи». А#nbsp;также автоматизировать процесс управления сертификатами#nbsp;ЭП: выдачу, отзыв и#nbsp;блокировку#nbsp;— благодаря интеграции с#nbsp;Удостоверяющим Центром.
Продукты из#nbsp;статьи: