Первая Форма — полезные статьи и обновления системы

Импортозамещение SAP. 9 функций системы, которые заменяет «Первая Форма»

Полезные статьи Торговля IT Производство HoReCa Pharm Строительство Медицина Добывающая промышленность Холдинги
Среди компаний, ушедших из России, оказался и гигант SAP. Вместе с ним — множество модулей для контроля показателей и автоматизации процессов бизнеса. Но есть функции немецкой ERP-системы, для которых есть альтернатива в BPM-системе «Первая Форма». Рассмотрим, какие процессы она может взять на себя.

Аналоги каких модулей SAP будем рассматривать:

Аналог SAP SuccessFactors: управление карьерным ростом сотрудников

Модуль SAP SuccessFactors (SF) отвечает за развитие команды. Он позволяет ставить контрольные точки в достижении нового грейда, отслеживать прогресс, собирать мнения коллег и проводить обучающие тренинги.
В «Первой Форме» есть замена этой функции. Здесь тоже можно планировать карьерный рост сотрудников, назначать их в кадровый резерв, проводить тестирования и собирать обратную связь.
При комплексной оценке хард и софт скиллов сотрудника в систему можно внести вес каждого показателя, и когда специалист наберёт необходимые баллы, система сама отправит отчёт руководителю и создаст задачу на рассмотрение повышения.
Также в системе можно проводить корпоративное обучение в собственной ВКС. Она вмещает более 100 пользователей, время звонка не ограничено.
В системе есть помощник по планированию, который покажет свободные слоты в календарях всех участников. Тренинг можно записать, и тогда система разошлёт запись и сохранит её на корпоративном Диске.
Запись также можно опубликовать во встроенной базе знаний, дополнить фото и текстовыми пояснениями.
Для проверки знаний в системе можно проводить тестирования. Результаты придут ответственным, система сама проанализирует, сколько человек справились с заданием.
Можно создать разные шаблоны тестов, например, для оценки 360. «Первая Форма» автоматически выберет коллег, с которыми сотрудник взаимодействовал чаще всего, и пришлёт им анкету.
«Первая Форма» может интегрироваться со специализированными LMS-системами, показывать результаты прохождения курсов и уведомлять, что обучение нужно завершить в определённый срок.
Также на базе «Первой Формы» можно планировать корпоративное обучение и другие мероприятия. Тогда система поможет организовать все сквозные процессы: от проведения оплат до подготовки промо-материалов.

Аналог SAP Human Capital Management: автоматизация кадровых процессов

Программный модуль SAP Human Capital Management (HCM) автоматизирует все кадровые процессы, связанные с жизненным циклом сотрудника в компании. Он состоит из множества подмодулей, которые отвечают за развитие, КЭДО и дисциплину, но об этих функциях мы поговорим дальше.
В «Первой Форме» можно автоматизировать все HR-процессы: от появления вакансии и подбора специалиста до ежедневной рутины вроде запроса справок или планирования командировок.
Например, если инициировать процесс приёма сотрудника, система создаст задачи, подключит ответственных, создаст кандидату учётную запись и даже сама запросит у него документы.
Онбординг также автоматизирован: система ставит задачи на ознакомление с корпоративными регламентами, планирует встречи с HR-специалистом и руководителем, а в конце испытательного срока собирает мнения об успехах новичка.
Если сотруднику нужно в отпуск, он не пишет бумажное заявление и не несёт его HR. Он указывает в системе желаемые даты, а система подсвечивает пересечения с коллегами. Руководитель может посмотреть сводную диаграмму и согласовать заявку. В нужное время система сама сделает пометку об отсутствии в календаре сотрудника и передаст доступы к его задачам заместителю.
Для расчёта зарплаты и оставшихся дней отпуска «Первая Форма» интегрируется с учётной системой, например, с 1С: ЗУП. BPM-система может принимать и отдавать данные, собирать их в дашборды и отображать в личном кабинете сотрудника.

Аналог SAP Document Management System: управление электронным документооборотом

Модуль SAP Document Management System (DMS) позволяет управлять корпоративной документацией, контролировать доступ к ней и подписывать её в электронном виде.
Эти процессы можно реализовать и в BPM-системе «Первая Форма» — в ней есть встроенная СЭД с возможностью интегрировать ЭЦП. Документы могут формироваться прямо в системе по шаблону, и тогда она сама заполняет поля, а могут приходить, например, из Контур. Диадока или 1С.
Редактировать файлы разных форматов можно во встроенном редакторе Р7 — российском аналоге Word.
Когда документ готов, запускается параллельно-последовательное внутреннее согласование. Система запрашивает подпись у всех ответственных, а в их календарях отмечаются дедлайны. Если документ отправят на доработку, система уведомит всех нужных сотрудников.
Внешнее согласование, например, с клиентом, можно проводить прямо в системе или через бесшовную интеграцию с Контур.Диадок.
Документы хранятся в отдельных карточках, доступом к которым можно управлять. Если права просмотра нет, система не отобразит файлы в поиске и сотрудник их не увидит.

Аналог SAP Advanced Planner and Optimizer: контроль заявок на корпоративные закупки

Модуль SAP Advanced Planner and Optimizer (APO) предназначен для анализа спроса на товары, планирования поставок и платежей, отслеживания движения грузов. Он позволяет контролировать логистические операции и прогнозировать изменения спроса.
Конечно, весь этот модуль заменить очень сложно. Но на базе «Первой Формы» мы реализовали похожую функциональность для «Спортмастера»: создали портал, где сотрудники могут оставлять заявки на закупку неторговой продукции.
На корпоративном портале можно посмотреть доступные товары, выбрать количество, сформировать срочную или несрочную заявку. Система сама консолидирует их и запускает процессы согласования. А сотрудник может контролировать статус в личном кабинете.
Для другого нашего клиента мы интегрировали в CRM-систему робота для отслеживания движения грузов.
По данным о поставке он ищет информацию на десятках логистических сайтов и собирает её в системе. Там же можно задать приоритет грузам и отследить график платежей по нему.

Аналог SAP Product Lifecycle Management: отслеживание жизненного цикла продуктов

SAP Product Lifecycle Management (PLM) автоматизирует процессы на всех этапах создания продукта: от разработки концепта до сбора обратной связи и улучшений. С его помощью можно обсуждать и согласовывать документы на расстоянии, формировать базу знаний с инструкциями по сборке и обслуживанию, подключать внешних подрядчиков и контролировать их работу.
BPM-система «Первая Форма» реализовала процесс разработки продукта для трёх крупных российских компаний: производителя одежды, лекарств и ПВХ-труб.
У каждого шага в процессе разработки есть чёткие дедлайны, которые отслеживает система. Все коммуникации прозрачны, что особенно важно для фармпроизводства.
Работа по созданию продукта ведётся в задачах, где сотрудники могут обсуждать каждый этап, возвращать продукт на доработку, прикладывать и согласовывать документы.
Все данные по конкретному продукту хранятся в его карточке. К ней всегда можно обратиться, чтобы отследить жизненный цикл или посмотреть документацию.
«Первая Форма» поддерживает интеграцию с 1С и другими учётными системами. Это позволяет избежать двойного ввода данных, получить подробную аналитику и оптимизировать рутинную работу.

Аналог SAP Cross Application Time Sheet: автоматический учёт трудозатрат

За контроль рабочего времени в ERP-системе SAP отвечает модуль Cross Application Time Sheet (CATS). Это табель, в котором фиксируется, сколько часов сотрудник потратил на задачи. Руководитель на основе этих данных может оценить ход проекта, рассчитать премии и проанализировать производительность труда.
В «Первой Форме» тоже есть табель трудозатрат. При создании проекта система анализирует загрузку специалистов, сроки и бюджет, а затем распределяет время работы так, чтобы избежать овертрейдинга и простоя ресурсов. Этот план можно откорректировать.
Далее сотрудник фиксирует фактически потраченное время. Оно подтягивается в паспорт проекта, где система пересчитывает оставшиеся трудовые ресурсы. Если кто-то из сотрудников превышает норму отработанных часов, система уведомляет руководителя.
Также трудозатраты используются для оценки выполнения KPI и расчёта премий — система делает это автоматически по заданным формулам.
В «Первой Форме» также можно букировать сотрудников на проекты, а если нужного специалиста нет, открывать вакансии.
В системе менеджеры формируют заявку, указывают проект, срок брони и нужные часы. Система оценивает загрузку специалиста, учитывает праздники разных регионов и плавающий режим работы некоторых сотрудников. Из всех бронирований формируется интерактивный сводный график.

Аналог SAP Customer Relationship Management: контроль коммуникации с клиентами

SAP Customer Relationship Management (CRM) объединяет менеджеров, клиентов и партнёров в полный, замкнутый цикл продаж. Модуль помогает контролировать взаимоотношения с клиентами от первого касания до заключения договора и других взаимодействий.
На базе «Первой Формы» можно создать CRM-систему, которая настраивается под актуальные потребности вашего бизнеса. Можно автоматизировать даже самые нетипичные процессы — ограничений нет.
Система позволяет быстро наполнять и сегментировать клиентскую базу, отслеживать статусы сделок на Kanban-доске, анализировать воронку продаж. В карточку каждой сделки можно провалиться, чтобы просмотреть номенклатуру и другие детали, узнать больше о взаимодействиях в рамках сделки и посмотреть информацию о самом клиенте.
Эффективно работать менеджерам помогают подсказки по заполнению карточек и результатов касаний, чек-листы по подготовке к переговорам и база знаний, доступная из любого раздела системы.
Всё взаимодействие происходит в одном окне: сотрудники созваниваются с клиентами с помощью интегрированной телефонии, а за проверку благонадёжности контрагентов отвечает, например, Контур.Фокус. Если менеджер пропустит звонок, а контрагент вовремя не пришлёт документы, то система об этом сообщит.
BPM-система облегчает работу руководителя отдела продаж. Например, она анализирует загрузку специалистов и формирует каждому план звонков на день, а вечером присылает руководителю отчёт о результатах работы.
Результат выполнения KPI по всему отделу и каждому сейлу попадает на сводный дашборд, и руководитель видит, выполнит ли отдел план.

Аналог SAP NetWeaver BPM: автоматизация процессов и интеграция внешних сервисов

SAP NetWeaver — платформа для быстрой разработки бизнес-процессов, в которые могут быть включены как другие модули SAP, так и подключаемые по API внешние сервисы. Она работает по нотации BPMN и позволяет автоматизировать создание корпоративных задач, подключение специалистов, согласования.
В BPM-системе «Первая Форма» процессы настраиваются в визуальном редакторе. Модель процессов проще, чем BPMN, но при этом более гибкая.
В «Первой Форме» можно настроить: поля, маршруты жизненного цикла процессов, параллельные и последовательные согласования, назначение сроков и ответственных, уведомления и многое другое.
Процессы в системе реализуются посредством событийно-ориентированной архитектуры. Это значит, что администратор может задать реакцию на любое событие без программирования. Например, если срок задачи вышел, руководителю придёт уведомление, а если сотрудник подписал документ, система сама отправит его в 1С.
Как и SAP NetWeaver, «Первая Форма» позволяет интегрироваться с внешними сервисами по API. Мы уже упоминали Контур. Фокус и 1С: ЗУП, но также можно подключить сервис определения погоды, умные шлагбаумы, любые карты, КриптоПро и многое другое. Все эти интеграции позволяют автоматизировать даже самые нетипичные бизнес-процессы.

Аналог SAP Business Intelligence: аналитика показателей бизнеса

SAP Business Intelligence (BI) — модуль для анализа бизнес-данных, который агрегирует показатели со всех модулей SAP, составляет детальные отчёты и позволяет прогнозировать будущие результаты компании. BI покупается и устанавливается отдельно, без него не добиться полноценной аналитики процессов.
Для аналитики в «Первой Форме» не нужно докупать дополнительные модули. Система может собирать в отчёты и дашборды все данные, которые в неё попадают.
Например, можно настроить дашборды по показателям каждого отдела и следить за выполнением плана, доступными ресурсами и влиянием на общий результат компании.
Для себя мы также разработали интерактивный отчёт, который отражает наш финансовый результат в реальном времени и позволяет провалиться в проблемные области, чтобы узнать, что пошло не так.

Дополнительные возможности: мобильное приложение и вёрстка интерфейсов

Для работы из любой точки у SAP есть мобильное решение SAP Business One. Оно позволяет контролировать финансы, управлять процессами продаж, отслеживать аналитические показатели. Также есть отдельное приложение SAP Work Manager для удалённого мониторинга техобслуживания.
Всё, что можно настроить в веб-версии BPM-системы «Первая Форма», можно перенести и в мобильную версию.
Корпоративное приложение позволяет согласовывать документы, управлять проектами, фиксировать трудозатраты, общаться с коллегами в комментариях, чатах и по ВКС.
Мобильное приложение по гибкости не уступает веб-версии. Например, мы настроили типовые автоматизированные рабочие места для разных пользователей приложения SkolCity. Родители учеников Международной гимназии «Сколково» могут просматривать табель успеваемости ребёнка, арендаторы — оплачивать апартаменты и вызывать такси, резиденты — бронировать переговорные и оборудование.
Мобильное приложение построено в BDUI-подходе. Он позволяет обновлять и добавлять новые источники контента у всех пользователей без массовых обновлений.
Кроме того, у «Первой Формы» автогенерируемые интерфейсы и API: когда администратор задаёт настройки форм и процессов, система применяет их сразу и без компиляции. При этом возможность создавать собственные интерфейсы и API-методы тоже есть.
В 2023 году «Первая Форма» стала лучшей low-code BPM-системой России. С помощью low-code можно настроить различные визуальные представления объектов в системе, и эти изменения отобразятся и в приложении. Корпоративную систему можно адаптировать под свои нужды — как и SAP.
Продукты из статьи: