Первая Форма — полезные статьи и обновления системы

Что такое BPM-система и зачем бизнесу её внедрять

Полезные статьи
Доступно рассказываем о корпоративной#nbsp;системе, в#nbsp;которой сами работаем и#nbsp;которую создаём.
Содержание
  1. Понятие BPM-системы
  2. Задачи BPM-системы
  3. Что такое low-code и low-code BPM-cистема
  4. Преимущества low-code BPM-системы перед готовым и самописным ПО
  5. Структура BPM-системы
  6. BPM, ERP, CRM: в чём разница и какую систему выбрать
  7. С чего начинать цифровизацию бизнеса
  8. Сколько стоит внедрение BPM-системы
  9. Примеры автоматизации бизнесов из разных отраслей


Понятие BPM-системы

Представьте рабочий стол типичного руководителя не#nbsp;очень диджитализированной компании из#nbsp;реального сектора. Например, они производят трубы.

За#nbsp;день этот стол заваливают документами на#nbsp;подпись, отчётами, заявлениями на#nbsp;отпуск и#nbsp;договорами на#nbsp;согласование. В#nbsp;лучшем случае#nbsp;— всё отправляют на#nbsp;почту. Тогда руководитель разгребает онлайн-завал.

BPM-система всё упрощает. Стоит один раз смоделировать в#nbsp;ней процесс, как дальше она сама будет отправлять документы по#nbsp;маршрутам, отслеживать сроки и#nbsp;присылать напоминания.
BPM-система#nbsp;— это ПО, которое берёт на#nbsp;себя управление бизнес-процессами компании. Проектную деятельность, документооборот, постановку и#nbsp;контроль поручений, коммуникации, CRM, HR, Service Desk


Задачи BPM-системы

Регламентировать процесс, автоматизировать его и делать эффективнее

Например, раньше в#nbsp;компании «Трубзавод» не#nbsp;было единой процедуры для#nbsp;согласования договора. Черновик отправляли коллегам на#nbsp;почту. Кто-то терял письмо, кто-то долго не#nbsp;отвечал, а#nbsp;потом посылал всё переделывать. Несколько раз забывали ставить в#nbsp;копию юриста и#nbsp;нажили серьёзные проблемы.
Когда процесс перевели в#nbsp;BPM-систему, всё изменилось:

Сначала система отправляет договор юристу, а#nbsp;после его правок запускает параллельное согласование с#nbsp;определённой группой коллег. В#nbsp;таком виде процесс стал быстрее в#nbsp;три раза.
Система фиксирует, кто сколько времени потратил на#nbsp;работу и#nbsp;как быстро согласовал документ. Можно скачать отчёт и#nbsp;увидеть слабые места бизнес-процесса. Так, в#nbsp;«Трубзаводе» поняли, что одного юриста им#nbsp;мало.

Делать работу прозрачной

В#nbsp;BPM-системе фиксируются ответственные лица и#nbsp;предельные сроки выполнения корпоративных задач. Теперь никто в#nbsp;«Трубзаводе» не#nbsp;может сложить с#nbsp;себя ответственность, если должен был подготовить презентацию для#nbsp;клиента за#nbsp;день, а#nbsp;отправил через неделю.

Экономить время на рутинных задачах

Иван работает в#nbsp;отделе продаж «Трубзавода». Раньше он#nbsp;сам составлял план звонков на#nbsp;день, искал в#nbsp;почте письма, чтобы вспомнить историю клиента, вручную заполнял коммерческие предложения и#nbsp;договоры. Часть его обязанностей взяла на#nbsp;себя система.
BPM-система напоминает о#nbsp;звонке, хранит историю по#nbsp;клиенту в#nbsp;одном месте, за#nbsp;пару кликов формирует любой документ с#nbsp;реквизитами из#nbsp;карточки компании. Теперь у#nbsp;Ивана появилось больше времени и#nbsp;сил, чтобы повысить конверсию продаж.

Выполнять задачи личного ассистента

ВРМ-система не#nbsp;только напоминает о#nbsp;встречах и#nbsp;дедлайнах, но#nbsp;и#nbsp;отправляет полезные уведомления. Благодаря интеграции с#nbsp;Контур.Фокус менеджер Оксана сразу узнала о#nbsp;начале банкротства подрядчика и#nbsp;не#nbsp;стала продолжать с#nbsp;ним сотрудничество.
Совместное решение для проверки контрагентов от Контур.Фокус и «Первой Формы»

Подсветить важное

Система действует проактивно#nbsp;— собирает данные и#nbsp;обращает внимание руководителя на#nbsp;«проседания» или приоритеты.
На#nbsp;главном экране Анфисы, главы отдела маркетинга в#nbsp;«Трубзаводе», расположен дашборд с#nbsp;аналитикой по#nbsp;рекламным кампаниям, сравнением плановых и#nbsp;фактических затрат сотрудников, KPI, документами на#nbsp;подпись и#nbsp;личным расписанием.

Наполнение дашбордов отличается в#nbsp;зависимости от#nbsp;роли. Посмотрите на#nbsp;отдел внедрения и#nbsp;технической поддержки.

Создать единое рабочее пространство

В «Трубзаводе» больше не#nbsp;работают в#nbsp;десятке разных программ, где теряют данные, договорённости и#nbsp;файлы. Сотрудники находятся в#nbsp;единой среде, где получают задачи, ведут документооборот и#nbsp;продажи, общаются с#nbsp;коллегами, проводят видеовстречи. Это ускоряет работу и#nbsp;повышает концентрацию внимания.

Меняться под внешние обстоятельства

В#nbsp;BPM-систему можно быстро вносить изменения, не#nbsp;привлекая разработчиков или команду вендора. После двухнедельного обучения сотрудник ИТ-службы «Трубзавода» стал сам заниматься настройками. Когда компания начала активно сотрудничать с#nbsp;самозанятыми, он#nbsp;своими силами перестроил бизнес-процесс.


Что такое low-code и low-code BPM-cистема

ИТ-специалист «Трубзавода» сам смог поменять бизнес-процесс, потому что BPM-система была построена на#nbsp;low-code технологиях.
Low-code —#nbsp;это способ разработки с#nbsp;минимальным использованием кода. Пользователи могут самостоятельно перестраивать систему без помощи разработчиков или с#nbsp;их#nbsp;минимальным участием.
BPM-систему на#nbsp;low-code можно сравнить с#nbsp;детским конструктором: ваша задача собрать нужный функционал из#nbsp;готовых кубиков. А#nbsp;если нужного кубика нет, вы#nbsp;можете сделать его сами. Но#nbsp;обязательно в#nbsp;таком#nbsp;же формате кубика, чтобы обогатить конструктор.


Преимущества low-code BPM-системы перед готовым и самописным ПО

Можно вносить изменения в режиме «здесь и сейчас»

Условия, в#nbsp;которых живёт российский бизнес, постоянно меняются, и#nbsp;процессы тоже приходится перестраивать. Чтобы изменить коробочное решение, придётся привлекать команду разработчиков. А#nbsp;пока они будут кодить, остальные участники процесса погрузятся в#nbsp;неоцифрованный хаос. Внести изменения в#nbsp;BPM-систему намного проще.
К#nbsp;примеру, компания-ритейлер хочет отдать на#nbsp;аутсорс доставку заказов. В#nbsp;процессе доставки появятся новые этапы#nbsp;— «создать реестр заказов для#nbsp;подрядчика», «отправить реестр», «провести сверку». Добавить их#nbsp;с#nbsp;помощью low-code-инструментов сможет любой сотрудник без опыта IT, прошедший короткое обучение.

Подготовить новое корпоративное ИТ-решение можно за несколько дней

Не#nbsp;надо выбирать среду разработки, создавать прототип, заниматься анализом#nbsp;UX и#nbsp;так далее#nbsp;— всё это уже реализовано на#nbsp;low-code платформе.

Например, когда наши IT-специалисты оформляли отсрочки на#nbsp;Госуслугах, мы#nbsp;за#nbsp;три часа автоматизировали получение формы-подтверждения от#nbsp;работодателя.
Сотрудник автоматически получал готовую форму и#nbsp;загружал на#nbsp;Госуслуги, а#nbsp;отдел кадров мог заниматься другими задачами.

В#nbsp;других компаниях кадровики вручную заполняли форму для#nbsp;каждого сотрудника, затем в#nbsp;отдельной программе подписывали её#nbsp;при помощи ЭЦП.

Стандартные задачи можно решать с помощью готовых базовых модулей

Например, интегрировать систему с#nbsp;1C или настроить чаты. А#nbsp;если надо настроить что-то специфическое, потребуется немного ручного кода#nbsp;— в#nbsp;основном SQL, LUA и#nbsp;JS.

Чтобы автоматизировать открытие новых магазинов «ВкусВилл», мы#nbsp;интегрировали «Первую Форму» с#nbsp;Яндекс. Картой, а#nbsp;затем перенесли туда все магазины сети.

Систему можно интегрировать с другими решениями

Процесс упрощает метод API#nbsp;— он#nbsp;позволяет внедрить в#nbsp;свой продукт функции от#nbsp;другого. У#nbsp;нашей BPM-системы есть набор готовых коннекторов, например, с#nbsp;1С, Exchange Server, электронной почтой.

Если нет подходящего коннектора для#nbsp;интеграции с#nbsp;внешней системой, можно добавить собственные API-методы, в#nbsp;том числе используя LUA-скрипты для#nbsp;сложных автоматизаций.

Примеры таких интеграций#nbsp;— с#nbsp;Контур. Диадок, СПАРК, сервисами распознавания паспортов, геосервисами, мессенджерами.

У ВРМ-проекта относительно низкая стоимость

Поддерживать и#nbsp;развивать систему можно своими силами. В#nbsp;случае с#nbsp;«Первой Формой» достаточно сил сисадмина.

Многие компании заказывали у#nbsp;нас только первичное внедрение, а#nbsp;дальше развивали систему своими силами. В#nbsp;их#nbsp;числе «Спортмастер» и OBI.


Структура BPM-системы

BPM-система обычно включает следующие элементы:
  • административную панель управления;
  • ядро BPM-системы (BPM-движок);
  • пользовательский интерфейс процессов.
Давайте рассмотрим их#nbsp;по#nbsp;очереди.

Административная панель управления

Административная панель управления#nbsp;— это конфигурация, в#nbsp;которой настраиваются бизнес-процессы.
BPM-системы придерживаются событийно-ориентированной архитектуры (event-driven architecture, EDA). Она позволяет реагировать на#nbsp;изменения из#nbsp;различных источников. На#nbsp;эти возникающие события прописывается набор реакций.
Например, сотрудница вышла замуж и#nbsp;сменила фамилию. Кадровик обновил данные в#nbsp;1С, BPM-система отреагировала на#nbsp;это изменение. В#nbsp;учётной записи автоматически обновилась фамилия и#nbsp;создалась задача на#nbsp;подготовку нового адреса электронной почты.


В «Первой Форме» уже есть широкий набор событий. Если чего-то не#nbsp;хватает, это можно дописать при помощи low-code технологии.

В «Спортмастере» мы#nbsp;привязали выдачу и#nbsp;отзыв электронной подписи к#nbsp;смене статуса сотрудника. Если человека наняли, система автоматически создает задачи на#nbsp;получение ЭП, а#nbsp;при увольнении аннулирует подпись
Больше об#nbsp;автоматизации выдачи подписей для#nbsp;внутреннего ЭДО

Моделирование бизнес-процессов происходит в#nbsp;графическом редакторе. В#nbsp;некоторых BPM-системах применяется язык моделирования BPMN 2.0.

Пример такой схемы из Wikipedia. Wikimedia Commons / Author: Inikainika
В «Первой Форме» используется более простая модель конечного автомата (Finite-state machine, FSM).
Каждый процесс представлен как последовательность статусов и#nbsp;переходов между ними#nbsp;— это называется маршрутом. Он#nbsp;отображается в#nbsp;виде схем, понятных даже без технической подготовки.

Многие настройки на#nbsp;маршруте можно выполнить без программирования, только выбрав нужные параметры.

Для#nbsp;индивидуальных решений придётся немного кодить, но#nbsp;это тоже решается быстро. Мы, например, проводим соответствующее обучение за#nbsp;две недели.

Ядро BPM-системы

Ядро BPM-системы (BPM-движок)#nbsp;— это элемент, который заставляет бизнес-процессы работать по#nbsp;этой конфигурации: запускает их, отслеживает стадии выполнения, осуществляет переходы между этапами.
Разберём эти понятия на#nbsp;бытовом примере. Допустим, конфигурация#nbsp;— это рецепт. Если следовать ему, выйдет вкусное блюдо. А#nbsp;сковорода и#nbsp;кастрюля#nbsp;— это BPM-движок, без них готовить не#nbsp;получится.

Пользовательский интерфейс процессов

Пользовательский интерфейс процессов (User Interface for processes, UI#nbsp;for processes)#nbsp;— это способ общения между людьми и#nbsp;BPM-системой.
Согласно рекомендациям по#nbsp;проектированию, пользовательский интерфейс должен быть:
  • интуитивно понятный, с#nbsp;легко узнаваемыми элементами дизайна;
  • одинаково удобный во#nbsp;всех вариантах#nbsp;— и#nbsp;десктоп, и#nbsp;приложение;
  • с#nbsp;быстрой реакцией на#nbsp;действия пользователя и#nbsp;информативной обратной связью;
  • с#nbsp;ощущением, что всё необходимое уже под рукой.
В «Первой Форме» есть несколько вариантов пользовательских интерфейсов: веб-версия, десктоп и мобильное приложение.


BPM, ERP, CRM: в чём разница и какую систему выбрать

Все три системы помогают бизнесу, но#nbsp;относятся к#nbsp;разным классам и#nbsp;применяются для#nbsp;разных целей.

СRM-система

СRM-система автоматизирует только работу отделов, связанных с#nbsp;продажами и#nbsp;клиентами. Других бизнес-процессов она не#nbsp;касается.
В CRM-системе сотрудники могут получить полную информацию о#nbsp;клиенте, обработать заявку из#nbsp;любого источника, отправить рассылку об#nbsp;акции, а#nbsp;руководители#nbsp;— проверить KPI отдела и#nbsp;его загруженность.
Доработать готовую CRM-систему «под себя» силами вендора#nbsp;— трудно и#nbsp;дорого.

ERP-система

ERP-система —#nbsp;это идеальное#nbsp;ПО для#nbsp;планирования ресурсов на#nbsp;производстве. Оно помогает ответить на#nbsp;вопросы: «Сколько продукции должно быть выпущено, когда и#nbsp;что для#nbsp;этого нужно?». А#nbsp;ещё учитывает все финансовые транзакции и#nbsp;показывает реальное положение дел в#nbsp;компании.
В#nbsp;ERP-системе смотрят, сколько сырья ещё надо заказать, как много свободного места осталось на#nbsp;складе, как изменилась себестоимость готового продукта.
В ERP-систему входят разные модули, независимые друг от друга:
  • финансы#nbsp;— казначейство, бюджетирование, финконтроль и#nbsp;учёт всех транзакций;
  • производство#nbsp;— организация и#nbsp;управление качеством;
  • управление активами компании;
  • контроль сбыта и#nbsp;логистики;
  • управление поставками и#nbsp;складскими операциями.
Внедрение ERP-системы#nbsp;— дорогостоящий процесс, занимающий от#nbsp;полугода до#nbsp;трёх лет. Его можно сравнить с#nbsp;мечтой об#nbsp;идеальном браке: «чтобы один раз и#nbsp;на#nbsp;всю жизнь». Любые изменения и#nbsp;доработки проходят как второе внедрение.

BPM-система

BPM-система автоматизирует сквозные бизнес-процессы в#nbsp;компании, то#nbsp;есть те, где задействованы разные отделы.
К#nbsp;таким процессам относятся:
BPM-система подойдёт компании из#nbsp;любой отрасли, интегрируется с#nbsp;другими IT-продуктами#nbsp;— от#nbsp;1С до#nbsp;геосервисов, а#nbsp;также создает единое цифровое пространство для#nbsp;сотрудников.
Им#nbsp;не#nbsp;придётся работать сразу в#nbsp;нескольких системах, а#nbsp;рутинные операции будут автоматизированы.


С чего начинать цифровизацию бизнеса

Теперь преимущества автоматизации и#nbsp;устройство BPM-системы понятны. Остаётся последний вопрос#nbsp;— как оцифровать бизнес.

Не автоматизируйте бизнес-процессы, по которым не работаете

Если сотрудники игнорируют регламенты, то#nbsp;после автоматизации тоже найдут способ работать по-своему. Так, как им#nbsp;удобно.
Например, компания автоматизировала продажи. Нужно было строго соблюдать правила: одинаково заполнять карточки клиентов, вносить итоги каждой сделки, даже проигранной. Менеджеры правилам не#nbsp;следовали и#nbsp;система превратилась в#nbsp;Excel-таблицу. Нельзя было отследить конверсию, проанализировать этапы сделок, понять, почему приходят отказы.

Начните с того, что у вас «болит»

Нет универсального совета, что начать обязательно стоит с#nbsp;СЭД или CRM. В#nbsp;2016 году «Сколково» внедрили «Первую Форму» исключительно для#nbsp;автоматизации работы Центральной диспетчерской службы. А#nbsp;три года спустя создали мобильное приложение SkolCity с#nbsp;доступом ко#nbsp;всем сервисам Инновационного Центра. Стартовали с#nbsp;Международной Гимназии, потом подключили жилые кварталы и#nbsp;Технопарк.
Можно выбрать и#nbsp;другой вариант#nbsp;— автоматизировать отдельные бизнес-процессы. Например, только согласование платежей или открытие новых торговых точек.

Найдите подходящую платформу и получите консультацию

Будет#nbsp;ли конкретное#nbsp;ПО решать ваши задачи станет ясно после презентации платформы и#nbsp;встречи со#nbsp;специалистом компании. Мы#nbsp;показываем систему на#nbsp;реальных площадках, а#nbsp;затем проводим консультацию с#nbsp;бизнес-аналитиком.
Допустим, вы#nbsp;вели всё в#nbsp;отдельных табличках Excel, а#nbsp;теперь хотите единую систему. Бизнес-аналитик расскажет, с#nbsp;чего лучше начать, соберёт функциональные требования для#nbsp;будущего решения, а#nbsp;если нужно#nbsp;— даст советы по#nbsp;организации процесса.
Итогом станет подробное коммерческое предложение по#nbsp;лицензиям, внедрению, техподдержке и#nbsp;обучению#nbsp;— с#nbsp;описанием доступных вариантов, указанием стоимости и#nbsp;сроков.

Соберите проектную команду

В#nbsp;проектную команду обычно входят:
  • руководитель проекта (РП);
  • функциональные заказчики;
  • технические специалисты.
Например, если вы#nbsp;обсуждаете проверку договоров, на#nbsp;встрече с#nbsp;интегратором должны быть юристы, руководитель проекта и#nbsp;технический директор.
Руководитель проекта максимально вовлекается в#nbsp;процесс на#nbsp;всех этапах внедрения. Он#nbsp;должен взять на#nbsp;себя организационные вопросы, тестирование группой сотрудников, контроль сроков, общение с#nbsp;коллегами и#nbsp;интегратором.
Функциональные заказчики глубоко понимают бизнес-процессы. Они рассказывают о#nbsp;том, как сейчас выстроена работа в#nbsp;их#nbsp;подразделении, делятся проблемами и#nbsp;своим видением их#nbsp;решения.
Технические специалисты решают с#nbsp;командой интегратора практически вопросы, например, где на#nbsp;сервере развернуть систему Обычно в#nbsp;этой роли выступают сисадмины, обслуживающие сервера, админы смежных систем, ответственные за#nbsp;телефонию или почту.
Руководителю важно понимать, что участники проектной команды на#nbsp;какое-то время могут «просесть» в#nbsp;эффективности по#nbsp;личным показателям. Внедрение новой системы требует времени и#nbsp;сил, но#nbsp;стоит вложенных ресурсов.

Внедрите решение

На#nbsp;этапе внедрения вы#nbsp;снова встречаетесь с#nbsp;бизнес-аналитиком. Он#nbsp;проводит более подробное интервью, изучает все имеющиеся данные и#nbsp;составляет#nbsp;ТЗ для#nbsp;отдела внедрения.
После события могут развиваться по#nbsp;двум сценариям#nbsp;— по Waterfall, водопадной модели разработки, или Agile, итеративной модели, когда работа над проектом разбита на#nbsp;короткие циклы. Это самый длинный этап внедрения в#nbsp;проекте и#nbsp;самый короткий в#nbsp;статье. В#nbsp;разных компаниях он#nbsp;проходит по-разному, просто готовьтесь, что он#nbsp;точно займёт пару месяцев.

Пресекайте саботаж, но разрешите критику

Люди не#nbsp;любят новое, поэтому будьте готовы к#nbsp;сопротивлению. Показывайте личный пример, соберите команду единомышленников из#nbsp;самых мотивированных коллег, определите переходный период с#nbsp;конкретными сроками.

Поощряйте дельные комментарии и#nbsp;предложения. Например, если коллега предложил упростить оформление заявки на#nbsp;доставку, доработайте несколько полей в#nbsp;шаблоне своими силами. Благодаря low-code процесс не#nbsp;займёт много времени, а#nbsp;команде будет приятно, что вы#nbsp;к#nbsp;ним прислушались.
Подробнее о том, как не провалить автоматизацию бизнеса

Сколько стоит внедрение BPM-системы

Стоимость внедрения складывается из#nbsp;нескольких частей. Обычно это выглядит так:
  • пользовательские лицензии;
  • работы по#nbsp;внедрению;
  • дополнительные опции#nbsp;— разработка уникального функционала «на#nbsp;заказ», разработка мобильного приложения, техподдержка.
Изучить стоимость услуг
Сумма рассчитывается индивидуально, в#nbsp;зависимости от#nbsp;потребностей вашего бизнеса и#nbsp;сложности настраиваемых процессов.


Примеры автоматизации бизнесов из разных отраслей

«ВкусВилл»: с 2018 года быстро открывают магазины с помощью автоматизированной платформы с интерактивной картой

OBI: автоматизировали работу пяти отделов и свели ошибки до 0,1%

СК УРАЛСИБ Страхование: ускорили согласование документов на 20% и настроили электронный архив с ролевым доступом

«Спортмастер»: автоматизировали работу с поручениями из центрального офиса в филиалы и магазины по всей стране

Международная гимназия «Сколково»: приложение для родителей и педагогов с удобными цифровыми сервисами

«Световые Технологии»: автоматизация 60+ процессов компании в «Первой Форме»

Мясокомбинаты: освободили от бумажных документов и ускорили согласования на 30%


Читать больше историй