Первая Форма — полезные статьи и обновления системы

Что такое BPM-система и зачем её внедрять, если у вас уже есть CRM или ERP

Полезные статьи
BPM-система (Business Process Management System) — это инструмент для компаний, которые хотят оптимизировать и автоматизировать бизнес-процессы. Например, документооборот, управление продажами и закупками, работу с персоналом, поддержку или проектное управление.
Материал обновлён 8 сентября 2025 года
Вот пример: представьте рабочий стол обычного руководителя не очень диджитализированной компании из реального сектора. Например, они производят трубы и называются «Трубзавод».
За день стол руководителя заваливают документами на подпись, отчётами, заявлениями на отпуск и договорами на согласование. В лучшем случае — всё отправляют на почту. Тогда он разгребает онлайн-завал.
BPMS всё упрощает. Стоит один раз смоделировать в ней процесс, как дальше она сама будет отправлять документы по маршрутам, отслеживать сроки и присылать напоминания.
В этом материале разбираемся, что представляет собой такая система и какие задачи решает, чем она отличается от CRM и ERP и причём тут искусственный интеллект.
Если хотите изучить кейсы по внедрению BPM-систем, переходите к соответствующей главе →
Евгения Бушуева
Заместитель директора департамента проектной деятельности в «Первой Форме». Помогает компаниям быстро автоматизировать бизнес-процессы.
Олег Юшин
Директор по искусственному интеллекту «Первой Формы». Совершенствует бизнес-процессы компаний с помощью ИИ-агентов.

Содержание:

Какие задачи решает BPMS
Из чего она состоит
Принцип работы BPMS
Тренды 2025 года: как ИИ меняет BPM-системы
Как компании автоматизируют бизнес-процессы: разбираем реальные кейсы
BPM, ERP, CRM: в чём разница и какую систему выбрать
Подводим итоги: как выбрать подходящую систему
FAQ

Какие задачи решает BPM-система

1️⃣ Регламентировать процесс, автоматизировать его и сделать эффективнее

Вернёмся к нашему примеру — «Трубзаводу». Раньше у них не было единой процедуры для согласования договора. Черновик отправляли коллегам на почту, кто-то терял письмо, кто-то долго не отвечал, а потом посылал всё переделывать. Несколько раз забывали ставить в копию юриста и нажили серьёзные проблемы.
Когда процесс перевели в новое решение, всё изменилось:
Сначала система отправляет договор юристу, а после его правок запускает параллельное согласование с определённой группой коллег. В таком виде процесс стал быстрее в три раза.

Система фиксирует, кто сколько времени потратил на работу и как быстро согласовал документ. Можно скачать отчёт и увидеть слабые места бизнес-процесса. Так, в «Трубзаводе» поняли, что одного юриста им мало — специалист Николай работал по 10−13 часов в день.

2️⃣ Экономить время на рутинных задачах

Иван работает в отделе продаж «Трубзавода». Раньше он сам составлял план звонков на день, искал в почте письма, чтобы вспомнить историю клиента, вручную заполнял коммерческие предложения и договоры. Теперь часть его обязанностей взяла на себя CRM-система на базе BPMS.

Система напоминает о звонке, хранит историю по клиенту в одном месте, за пару кликов формирует любой документ с реквизитами из карточки компании. Теперь у Ивана появилось больше времени и сил, чтобы повысить конверсию продаж.
Хотите автоматизировать рутину и сосредоточиться на стратегических задачах?

Используйте BPM-систему «Первая Форма» и автоматизируйте с её помощью любые бизнес-процессы.
Попробовать
{$co}

3️⃣Вовремя сигнализировать о проблемах

Решение не только напоминает о встречах и дедлайнах, но и отправляет полезные уведомления. Благодаря интеграции с Контур. Фокус менеджер «Трубзавода» Оксана сразу узнала о начале банкротства подрядчика и не стала продолжать с ним сотрудничество.
Благодаря интеграции «Первой Формы» с API Контур. Фокуса в BPM-системе можно автоматически загружать актуальные данные о контрагентах и получать оповещения о потенциальных рисках. Совместное решение упрощает сбор информации о партнёрах и помогает принять решение о сотрудничестве.
Изучить подробнее
{$co}

4️⃣ Подсветить важное

Система действует проактивно — собирает данные и обращает внимание руководителя на «проседания» или приоритеты. У каждой роли есть своё типовое автоматизированное рабочее место, в котором собраны виджеты с важной информацией и быстрым доступом к инструментам.

Например, на главном экране Павла, ведущего юриста в «Трубзаводе», расположен дашборд с информацией о задачах, документами на проверку и личным расписанием.

5️⃣Создать единое рабочее пространство

В «Трубзаводе» больше не работают в десятке разных программ, в которых теряют данные, договорённости и файлы. Сотрудники находятся в единой среде, где получают задачи, ведут документооборот и продажи, общаются с коллегами, проводят видеовстречи. Это ускоряет работу и повышает концентрацию внимания.

6️⃣ Меняться под внешние обстоятельства

В BPM-систему, если она построена на low-code платформе, как «Первая Форма», можно быстро вносить изменения, не привлекая разработчиков или команду вендора.

После обучения сотрудник ИТ-службы «Трубзавода» стал сам заниматься настройками. Когда компания начала активно сотрудничать с самозанятыми, он своими силами перестроил бизнес-процесс.

Из чего состоит BPM-система

Обычно решение включает следующие элементы:
  • административную панель управления;
  • ядро (BPM-движок);
  • пользовательский интерфейс процессов.
Давайте рассмотрим их по очереди.

Административная панель управления системой

Административная панель управления — это интерфейс, в которой настраиваются бизнес-процессы.
Эти системы придерживаются событийно-ориентированной архитектуры (event-driven architecture, EDA). Она позволяет реагировать на изменения из различных источников. На эти возникающие события прописывается набор реакций.

Например, сотрудница вышла замуж и сменила фамилию. Кадровик обновил данные в 1С, система отреагировала на это изменение. В учётной записи автоматически обновилась фамилия и создалась задача на подготовку нового адреса электронной почты.
В «Первой Форме» уже есть широкий набор событий. Если чего-то не хватает, это можно дописать при помощи low-code технологии.
В «Спортмастере» мы привязали выдачу и отзыв электронной подписи к смене статуса сотрудника. Если человека наняли, система автоматически создаёт задачи на получение ЭП, а при увольнении аннулирует подпись.
Само моделирование бизнес-процессов происходит в графическом редакторе.
В некоторых BPM-системах применяется язык моделирования BPMN 2.0 — это определённый набор символов, с помощью которого в визуальном редакторе составляются блок-схемы, охватывающие с первого по последний этап бизнес-процесса.
Пример такой схемы из Wikipedia. Wikimedia Commons / Author: Inikainika
«Первая Форма» использует несколько другую модель — конечного автомата (Finite-state machine, FSM). Каждый процесс представлен как последовательность статусов и переходов между ними — это называется маршрутом. Он отображается в виде схем, понятных даже без технической подготовки.
Многие настройки на маршруте можно выполнить без программирования, только выбрав нужные параметры.
Для индивидуальных решений придётся немного кодить, но это тоже решается быстро. Например, в «Первой Форме» можно пройти соответствующее обучение в Академии и делать всё самостоятельно.
«Спортмастер». Благодаря внедрённому решению сотрудники компании:

  • активно используют усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП) с 2020 года, подписывая внутренние документы компании;
  • получают ЭП самостоятельно — весь процесс занимает несколько минут;
  • больше не тратят время на заполнение и подписание документов вручную.

Ядро

Ядро или движок — это элемент, который заставляет бизнес-процессы работать по конфигурации, которую настроили в административной панели управления: запускает их, отслеживает стадии выполнения, осуществляет переходы между этапами.
Разберём эти понятия на бытовом примере. Допустим, конфигурация — это рецепт. Если следовать ему, выйдет вкусное блюдо. А сковорода и кастрюля — это движок, без них готовить не получится.

Пользовательский интерфейс процессов

Пользовательский интерфейс процессов (User Interface for processes, UI for processes) — это способ общения между людьми и BPM-системой.
Согласно рекомендациям по проектированию, пользовательский интерфейс должен быть:

  • интуитивно понятным, с легко узнаваемыми элементами дизайна;
  • одинаково удобным во всех вариантах — и в десктопе, и в приложении;
  • с быстрой реакцией на действия пользователя и информативной обратной связью;
  • с ощущением, что всё необходимое уже под рукой.
В «Первой Форме» есть несколько вариантов пользовательских интерфейсов: веб-версия, десктоп и мобильное приложение.

Принцип работы BPMS

Изначально решение — это пустой холст, на котором моделируются бизнес-процессы. Для каждого задаются:

  • маршруты жизненного цикла;
  • автоматизации и ключевые параметры;
  • ответственные сотрудники и условия, по котором система будет привлекать их к работе, и многое другое.
Для этого в «Первой Форме есть набор специализированных инструментов:

  • блочный конструктор процессов;
  • собственный язык SMART, на котором можно писать скрипты для более сложных автоматизаций, и возможность дополнить их кодом на языке LUA;
  • гибкая кастомизация форм под потребности бизнеса;
  • автогенерируемые версионируемые REST API, которые отвечают за интеграцию стороннего ПО: учётных систем вроде 1С, Контур. Фокуса, HRLink и пр.
В идеале настройка бизнес-процессов должна быть интуитивно понятной, чтобы с ней могли справиться даже сотрудники без специализированных компетенций.

«Первая Форма» — это low-code BPM-система, которая гибко настраивается, что позволяет автоматизировать процессы любой сложности без привлечения разработчиков.
Когда всё настроено, система берёт на себя многие рутинные задачи. Она отправляет документы и напоминания, отслеживает сроки и статусы, подсвечивает важные действия.

Например, может показать, на каком этапе работы должен подключиться отдел закупок. А если процесс запускается регулярно, решение само создаст типовые задачи.

Тренды 2025 года: как ИИ меняет BPM-системы

Исследование PEX Network показало, что искусственный интеллект — ключевой фактор в развитии BPMS. 57% компаний на мировом рынке уже используют или планируют внедрить ИИ в BPM-системы.

Кроме того, в 2025 году стали набирать популярность ИИ-агенты. Исследования Deloitte показали, что 25% компаний, которые сегодня используют генеративные нейросети, начнут внедрять агентов уже в 2025 году, а к 2027 году этот показатель вырастет до 50%.
ИИ-агент — это система на основе ИИ, которая способна автономно принимать решения на основе корпоративных данных и предпринимать действия, чтобы достичь конкретных целей.

Агенты действуют самостоятельно по графику или триггерам, следуя заложенной «должностной инструкции». Модули И И вовлекают в процесс сотрудников, принимают решения на основе анализа имеющихся данных, обучаются и гибко выполняют различные задачи в рамках своей роли. Например, роли менеджера по продажам, сотрудника технической поддержки или секретаря.
В «Первой Форме» разработали новую методологию автоматизации бизнес-процессов, которая преобразует должностные инструкции в алгоритмы для ИИ-агентов. С помощью программного обеспечения пользователи могут генерировать алгоритмы из существующих инструкций и создавать ИИ-агентов, готовых к выполнению задач. Это позволяет отказаться от привлечения специалистов по ИИ, делая автоматизацию доступной.

Например, команда «Первой Формы» может настроить ИИ-агентов, которые будут формировать рекомендации по работе с конкретными клиентом для отдела продаж, мониторить текучесть кадров для эйчаров или оценивать благонадёжность контрагентов для отдел закупок.
Наймите на работу AI-агента, который способен автономно выполнять задачи менеджера среднего звена

Как крупные компании автоматизируют бизнес-процессы: разбираем реальные кейсы

BPM-система + процессный подход = максимальная эффективность
Получите pdf-версию книги Олега Вишнякова «Преимущество повторяемости» и 6 советов от экспертов «Первой Формы»
Получить книгу
{$co}
В 2025 году «Первая Форма» вошла в топ-3 BPM-систем на российском рынке. Компания настраивает любые бизнес-процессы под запросы клиентов — от корпоративных коммуникаций, управления проектами, CRM и SRM до КЭДО и HR-процессов.

Рассказываем, как российские компании — клиенты «Первой Формы» — используют платформу в работе.

Как «ВкусВилл» ускорил открытие новых магазинов

Чаще всего в компании уже выработан процесс открытия новых торговых точек. Нужно подобрать и подготовить помещение, нанять сотрудников, всё проверить. Этапов много, и все они требуют внимательности и слаженной работы всех вовлечённых сотрудников.
Дополнительные сложности возникают, если у компании нет стандартизированного единого рабочего пространства. Письма теряются на почте у согласователей, до подрядчиков не дописаться, одни и те же точки рассматриваются по несколько раз.
Так было у нашего клиента «ВкусВилла». Мы перенесли весь процесс открытия точек в «Первую Форму», теперь они могут:

  • изучить интерактивную карту местности и выбрать наилучшую локацию;
  • согласовать выбор или отметить помещение как неподходящее;
  • вовремя привлекать нужных специалистов к работе;
  • проверить готовую точку по чек-листу и многое другое.
В результате выросла скорость открытия точек — теперь в сети «ВкусВилл» более 1,2 тыс. магазинов.

Как резиденты и жители «Сколково» используют супер-апп для комфортной жизни

Проект SkolCity стартовал в 2019 году, его первыми пользователями стали администрация, учителя и родители учеников Международной Гимназии. В приложении публиковали новости, сообщали о чрезвычайных ситуациях, обсуждали события из школьной жизни учеников и предупреждали об отсутствии на уроках.
Далее в приложении появились сервисы для других ролей. Теперь с его помощью можно:

  • выбирать, бронировать и оплачивать аренду апартаментов;
  • оформить ребёнка в Международную Гимназию, следить за его успеваемостью, выписывать пропуска и справки;
  • вызывать такси и клининг;
  • бронировать переговорные комнаты и оборудование в Технопарке и многое другое.
Пользователи могут совмещать несколько ролей и так открывать новые сервисы. Приложение постоянно развивается, в нём появляются новые услуги и функции. Например, если на улице вечер буднего дня, приложение предложит вам заказать такси до дома.

BPM, ERP, CRM: в чём разница и какую систему выбрать

Все три системы помогают бизнесу, но относятся к разным классам и применяются для разных целей.
ХарактеристикаCRM-системаERP-системаBPM-система
Основное назначениеУправление взаимоотношениями с клиентами и автоматизация продажУправление и планирование ресурсов компании; охват всех аспектов бизнесаАвтоматизация сквозных бизнес-процессов, включающих взаимодействие различных отделов
Разделы примененияПродажи, маркетинг, обслуживание клиентовФинансы, производство, логистика, управление активамиПроекты, продажи, документооборот, HR, коммуникации, маркетинг, работа с клиентами
Основные функцииУправление информацией о клиентах, обработка заявок, маркетинговые рассылки, анализ KPIФинансовый учёт и контроль, планирование производства, управление запасами, контроль логистикиПостановка и контроль поручений, документооборот, коммуникации сотрудников, HR процессы, управление клиентами и закупками, автоматизация поддержки, база знаний, проектное управление
Время и стоимость внедренияОтносительно быстро и недорого (несколько месяцев)Очень долгий и дорогой процесс (от полугода до трех лет)Среднее время и стоимость внедрения (зависит от сложности процессов)
Возможность доработокТрудно и дорого доработать под нужды компанииДоработки проходятся как второе внедрение, трудно изменяемая системаВысокая гибкость, легко адаптируется под индивидуальные требования компании
ИнтеграцииОграниченные интеграции, в основном для маркетинга и продажВключает модули для разных областей, но требует значительных ресурсов для интеграцииХорошая интеграция с различными IT-продуктами, создаёт единое цифровое пространство

Подводим итоги: на что обращать внимание при выборе системы

Подготовили для вас небольшую инструкцию, которая поможет грамотно к подойти к выбору BPM-системы. Советуем обращать внимание на:

Интерфейс. Он должен быть понятным и простым для сотрудников — видны задачи, статусы, минимум кликов и ручной рутины.

Возможность быстрых изменений и масштабирования. Можно ли поменять процесс за короткий промежуток времени, не привлекая «армию» разработчиков. Это возможно, если BPMS построена на low-code платформе — такой подход сокращает сроки разработки и позволяет адаптировать процессы под разные сценарии.

Возможности интеграций. Обратите внимание, легко ли «подружить» BPMS с системами, в которых вы уже работаете.

Безопасность. Убедитесь, что система отвечает стандартам безопасности данных и позволяет гибко настраивать права доступа к данным для разных ролей.

Поддержку и обучение. Узнайте, соответствует ли техподдержка вашим требованиям и есть ли обучение для команды.

Стоимость решения. Учитывайте свой бюджет и обращайте внимание не только на стоимость лицензий, но и на цены работы по внедрению, интеграции, мобильные версии или техподдержку.

Репутацию и кейсы вендора. Изучите кейсы вендора и отзывы его клиентов, особенно из вашей отрасли.
Хотите эффективно управлять бизнес-процессами и снижать затраты?

Используйте BPM-систему «Первая Форма» и настраивайте с её помощью любые бизнес-процессы: документооборот, продажи, закупки, управление проектами и HR-процессами.
Попробовать
{$co}

FAQ

Какое решение предлагает «Первая Форма»?

BPMS, с помощью которой можно автоматизировать любые бизнес-процессы: закупки, продажи, документооборот, HR-процессы, управление проектами и пр.

Система построена на low-code платформе, что позволяет быстро и легко адаптировать её под уникальные запросы компании. Более подробную информацию можно изучить тут.

Какие возможности интеграции с уже используемыми нами системами предоставляет ваш продукт?

Можно интегрироваться с любыми системами по REST API.

Какие варианты развёртывания системы доступны?

«Первую Форму» можно развернуть в частном облаке или on-premise.

Насколько удобен и интуитивно понятен пользовательский интерфейс для сотрудников разных уровней?

Интерфейс разработан по всем правилам UI/UX дизайна. Кроме того, в системе можно настроить типовые автоматизированные рабочие места и собрать в них самые нужные для роли пользователя инструменты.

Какие возможности для аналитики и отчётности есть в системе?

Система позволяет настраивать отчёты из любых данных, которые вы в неё внесёте. Также можно настроить дашборды для аналитики с графиками, таблицами, диаграммами и другими визуальными отображениями.

Сколько стоит система?

Стоимость рассчитывается индивидуально, в зависимости от потребностей вашего бизнеса и сложности настраиваемых процессов. Подробнее изучить цены можно тут.

Что входит в техническую поддержку?

В услуги техподдержки входят:

  • обновление платформы до новых версий и консультации по функциям системы;
  • диагностика ошибок в настройках и программном коде;
  • устранение ошибок и несоответствий, если они будут выявлены;
  • регулярное обновление мобильного приложения в App Store и Google Play.

Я хочу сам настраивать и развивать систему. Это возможно?

Да, при покупке лицензий вы получаете доступ к интерфейсу администратора. Оттуда вы сможете самостоятельно настроить нужные вам процессы. Для этого у нас есть подробная документация по системе и онлайн-курс для тех, кто хочет стать администратором «Первой Формы».