Low-code IT-экосистема Никамед: ЭДО и управление договорами

СЭД Ритейл Производство Pharm Медицина ТАРМ HR

Ещё десять лет назад отдельные бизнес-процессы компании были оцифрованы на SharePoint. Каждое подразделение работало автономно, без обмена данными с другими отделами. Уже тогда в Никамед задумались о том, чтобы уйти от фрагментированной автоматизации в сторону единой системы.

Автоматизация 70−80% вспомогательных бизнес-процессов
Внедрение и развитие системы силами 3 сотрудников
Единая точка ввода данных

Клиент: Никамед — ведущая компания на рынке медицинских ортопедических изделий России с командой 2+ тыс. человек. Уже 30 лет реализует товары европейских брендов и собственного производства. Также развивает и управляет розничной сетью «Ортека», состоящей из 280+ ортопедических салонов по стране.

Это первый кейс о low-code IT-экосистеме Никамед.

Во втором рассказали об управлении розничной сетью и подрядчиками
Читать кейс →

Третий материал посвящен управлению оптовыми продажами и Service Desk
Читать кейс →

Запрос клиента

Развернуть гибкую и надёжную IT-экосистему с понятными интерфейсами и инструментами, настроенными под роль каждого сотрудника.
Обеспечить прозрачность процессов в компании.

Решение: самостоятельно внедрить low-code BPM

IT-департамент Никамед своими силами внедрил и продолжил развивать систему, без привлечения сторонних специалистов. Это помогло сэкономить бюджет.

Основная логика решения заключается в том, чтобы создать единое цифровое рабочее место. В интерфейсе системы у сотрудника должен быть доступ ко всем необходимым ему инструментам, будь то согласование договора, коммуникации с подрядчиком или оформление командировки.

Сегодня 70−80% вспомогательных бизнес-процессов автоматизированы на базе «Первой Формы». Системы обмениваются данными автоматически через веб-сервисы: продажи из 1С подтягиваются для расчёта скидок, сформированные документы возвращаются в 1С для проведения, данные о сотрудниках приходят из 1С:ЗУП.

Для работы в офисе пользуемся веб-версией. Для выездных задач есть мобильное приложение, где можно сфотографировать объект, заполнить карточку и поставить задачу прямо на месте.

Михаил Туркин
Руководитель отдела управления корпоративными данными
ООО «НИКАМЕД ИТ»

Автоматизация внешнего и внутреннего документооборота

Защита от ошибок и «грязных» данных

«Первая Форма» стала единой точкой ввода данных. Сотрудникам необходимо только ввести ИНН контрагента, дальше всё контролирует система: сама подтягивает информацию из сервиса Контур.Фокус и оповещает службу безопасности. Только после валидации и утверждения со стороны СБ из «Первой Формы» в 1С загружаются данные, без дублей и ошибок.

В карточке доступна вся информация по контрагенту, включая историю коммуникаций, договор и платежи.

Кейс по теме: как интеграция CRM на базе «Первой Формы», 1С и Контур.Фокус упростила управление дилерской сетью →

Проведение внутреннего тендера

Это обязательная процедура перед подписанием договора. Специалисты отдела закупок сравнивают кандидатов и представляют обоснование тендерному комитету: в карточке задачи можно посмотреть ценовую политику контрагента, ассортимент товаров и услуг.

После заседания тендерный комитет проводит согласование, за его сроками следит система. По итогам тендера может быть утверждено несколько контрагентов: это снижает зависимость от единственного поставщика.

Управление жизненным циклом договора

Проект документа можно подготовить за несколько минут. В систему загружены шаблоны типовых договоров, а данные подтягиваются из карточки контрагента. Сотруднику остаётся только выбрать нужный вариант документа и заполнить ключевые поля.

Система сама определяет, кто должен согласовать документ и к какому сроку, присылает напоминания. Она также подсказывает, кого назначить подписантом, в зависимости от типа договора и имеющихся машиночитаемых доверенностей (МЧД).

ЭЦП и МЧД в едином интерфейсе системы

Чтобы подписать документ, не нужно переходить во внешние сервисы. Уполномоченные лица ставят УКЭП прямо в системе, после чего документы автоматически отправляются контрагенту через Контур.Диадок.

Как только вторая сторона поставит подпись, договор выгрузится в 1С. BPM-система отслеживает сроки действия договоров и заранее напоминает о продлении.

Если специалист с МЧД увольняется, его доверенность надо оперативно аннулировать. Как только отдел кадров оформляет в 1С: ЗУП увольнение такого сотрудника, служба безопасности автоматически получает задачу на отзыв доверенности и передачу ответственности другому специалисту.

В «Первой Форме» можно:
формировать доверенность на основе данных в системе;
проверять полномочия и срок действия МЧД сотрудников и контрагентов;
отзывать и выпускать доверенность в автоматическом режиме;
связывать все организации компании в едином кабинете.

Узнать подробности

{$co}

Смешанный документооборот

Далеко не все контрагенты перешли на ЭДО, поэтому необходимо продолжать вести учёт бумажных документов.

Секретарь на ресепшн сканирует входящее, регистрирует в системе и назначает ответственного. Последний получает задачу со сроком и скан-копией документа. То же самое происходит и с исходящими письмами. Благодаря этому в системе всегда можно найти, что, кому и когда отправляли.

Кейс по теме: упростили обработку входящих документов производителя отделочных материалов →

Организационно-распорядительная документация (ОРД)

Чтобы запустить согласование нового приказа или регламента, специалисту отдела кадров достаточно загрузить файл и отметить задействованные отделы. Система сформирует список одобрителей и проследит за сроками.

После утверждения система сама рассылает документ сотрудникам соответствующих подразделений. А новые сотрудники в первый день получают задачу со всеми релевантными регламентами.

В системе сотрудник подтверждает ознакомление с внутренним документом при помощи ПЭП, кадровая служба может в любой момент открыть лист согласования. Напоминать лично нет необходимости, за сроками следит система.

В соответствии со статьей 22.3 Трудового кодекса РФ, сотрудники могут подписывать внутренние приказы, регламенты и некоторые другие документы простой электронной подписью (ПЭП), если это прописано в трудовом договоре или локальном нормативном акте.

Кейс по теме: автоматизировали работу с инвестиционными проектами и внутренними регламентами Корпорации развития Московской области (КРМО) →

Командировки и расходы

В «Первой Форме» сотрудник указывает даты и маршрут. Система сама считает суточные, проживание и транспорт.

На базе заявки в системе автоматически формируется приказ в 1С ЗУП. После поездки сотрудник прикладывает чеки и подтверждающие документы в систему. Авансовый отчёт формируется автоматически на основании внесённых данных и передаётся в 1С. Бухгалтеру остаётся только проверить и акцептовать.

По той же схеме оформляются административно-хозяйственные и представительские расходы.

Реестр объектов интеллектуальной собственности

Все данные по товарным знакам и объектам интеллектуальной собственности хранятся в системе. Ответственные заблаговременно получают уведомления, чтобы успеть подготовить документы и не потерять права на бренд.

Результаты внедрения low-code BPM-системы

Систему, в которой работают 1 250 сотрудников и автоматизировано более 50 бизнес-процессов, администрируют всего 3 человека.
Исключено ручное дублирование данных между системами.
Все процессы прозрачны, у каждой задачи есть ответственный, срок и статус.
В системе хранятся 750+ действующих ОРД и более 10,5 тыс. архивных. По всем из них зафиксировано, кто и когда ознакомился с документом.