Первая Форма — полезные статьи и обновления системы

Канбан для вашей команды: как эффективно управлять потоком задач

Полезные статьи
По данным Института управления проектами, 70% компаний, которые используют визуальные инструменты для проектного управления, сообщают об улучшении согласованности действий команды. Разбираемся, причём тут Kanban, показываем кейсы и рассказываем, почему управлять потоком задач лучше в единой корпоративной системе.
Максим Тимонов
Дизайн-директор, отвечает за продукт и клиентский опыт. Использует Kanban-методологию в управлении отделом. На базе исследований и обратной связи спроектировал обновление канбана «Первой Формы».

Содержание:

Как могут использовать Kanban разные команды
Какие инструменты используют в Канбан-методологии
Как работает канбан-доска
По каким метрикам отслеживать результаты работы
Kanban как часть единой корпоративной системы
Подводим итоги: что получает бизнес
FAQ
Kanban — это визуальная методология управления проектами, часть agile-философии. Она поддерживает принципы адаптивного планирования и позволяет разделить работу на конкретные задачи, визуализировать этапы, определить исполнителя, сроки и приоритеты. В России эта методика стала популярна благодаря сервису Trello, который сейчас недоступен в стране.

Применять Канбан можно в разных бизнес-процессах, включая разработку ПО, маркетинг, управление клиентами и производственные процессы. Методология подойдёт для любой сферы, где важны визуализация и контроль над потоком задач.

Как могут использовать Kanban разные команды: разбираем кейсы

Исследование сервиса Kanbanize в 2022 показало, что команды, которые используют Kanban в рабочих процессах, повысили свою эффективность на 20% и сократили время выполнения задач на 40%.

Давайте посмотрим, как могут использовать данную методологию разные отделы.

Отдел разработки

Разработчики могут управлять выпуском обновлений, отслеживать прогресс и выявлять узкие места. Основные колонки на канбан-доске могут выглядеть так:

  • сбор требований;
  • разработка;
  • код-ревью;
  • тестирование;
  • развёртывание.

Отдел маркетинга

Канбан помогает управлять контентом, следить за продвижением задач и координировать команду. Колонки могут быть разделены на:

  • сбор информации;
  • копирайт;
  • редактура;
  • согласование с экспертом;
  • публикация;
  • дистрибуция.
Как планировать производство контента с помощью канбан-доски

Наша команда маркетинга не использует Trello и управляет контентом с помощью канбана в «Первой Форме». Сотрудники видят, на каком этапе находится материал, кто из редакторов более загружен и какие новые задачи дали внутренние заказчики.
Изучить подробнее
{$co}

Отдел продаж

С помощью Kanban-методологии можно оптимизировать процесс продаж, позволяя отслеживать статус каждого клиента или сделки. Например, с помощью доски можно следить за клиентскими переговорами. Основные статусы сделок могут быть отражены в колонках:

  • новый контакт;
  • переговоры;
  • отправка коммерческого предложения;
  • заключение договора;
  • сделка завершена.

Отдел закупок

Канбан позволяет следить за процессом закупок для внутренних нужд компании. Основные этапы в колонках могут выглядеть так:

  • формирование потребности;
  • оформление заявки;
  • запрос и оценка предложений поставщиков;
  • согласование условий;
  • заказ;
  • получение.

Проектный департамент

В управлении проектами Канбан помогает контролировать выполнение задач и мониторить прогресс. А основные колонки на доске могут выглядеть таким образом:

  • начальные задачи;
  • в процессе;
  • ожидание проверки;
  • внедрение;
  • завершено.
Как управлять проектами с помощью kanban-доски

У каждой проектной задачи есть маршрут жизненного цикла, который вписывается в общий проект, и атрибуты: исполнитель, даты выполнения, спецификация и другие. По ним можно найти задачи в системе и отфильтровать их — аналогично можно сделать и в Jira.

Задачи можно представить в виде канбан-доски. Количество столбиков и переходы между ними редактируются.
Изучить подробнее
{$co}

Какие инструменты используют в Канбан-методологии

В управлении задачами по методологии Канбан обычно принято использовать такие инструменты:

Канбан-доски

Это виртуальный инструмент, который используют для визуализации потока задач. Среди популярных сервисов канбан-досок можно отметить: Trello, Jira, Weeek.

Колонки и дорожки

Колонки — это вертикальные разделы на канбан-доске, которые обозначают этапы выполнения задач. Дорожки — горизонтальные разделы, которые помогают разграничить задачи по приоритетам или исполнителям.

Как правило, на доске можно создавать любое количество колонок и дорожек.

Карточки

В карточках описываются задачи. Например: название, описание, исполнитель, дедлайн, приоритет, этап выполнения, комментарии, вложения. Карточки можно перемещать по колонкам и дорожкам.

Если одну доску используют для управления несколькими проектами, то карточки могут быть разных цветов.

WIP-лимиты

Их используют для того, чтобы ограничить количество задач для команды. Обычно лимиты устанавливают на колонку с текущими задачами.

Каденции или ритуалы

Каденции — это регулярные планёрки в рамках рабочих процессов, которые проводят с определённой периодичностью: каждый день/неделю/месяц/квартал.

На них оценивают прогресс, обсуждают стратегию, текущие задачи и планируют новые.
Хотите управлять задачами с помощью методологии Kanban?

Постройте идеальный процесс для вашего отдела в «Первой Форме»: кастомизируйте карточки, настраивайте маршруты, оптимизируйте ресурсные затраты.
Попробовать
{$co}

Как работает канбан-доска

Создали для вас пошаговую инструкцию, которая поможет понять, как работает канбан-доска.

Шаг 1

Создайте основные колонки. Если вы впервые работаете по данной методологии, можете начать с самых простых колонок: «Запланировано», «В работе», «Готово».

Шаг 2

Подготовьте карточки. Напишите задачи на карточках, включая основную информацию: название, исполнитель, дедлайн. Можете использовать разноцветные карточки, чтобы выделить приоритетные задачи.

Шаг 3

Разместите задачи. Поместите все карточки в колонку «Запланировано».

Шаг 4

Установите WIP-лимиты. Чтобы избежать перегрузок у команды, можно установить предел на количество задач в каждой колонке.

Шаг 5

Перемещайте задачи. По мере выполнения каждой задачи перемещайте карточки в колонках, отражая прогресс.

Шаг 6

Проводите каденции и анализируйте результаты. Проводите встречи для обсуждения текущего прогресса, выявления проблем и планирования дальнейших действий.

Анализируйте эффективность и вносите изменения для улучшения рабочего потока. Например, следите за скоростью переноса задач из колонки в колонку. Если какой-то этап задерживает процесс, то стоит пересмотреть подходы к работе или выделить дополнительные ресурсы.

По каким метрикам отслеживать результаты работы

Используя любую методику, важно отслеживать метрики, которые могли бы помочь оценить результаты работы. Это помогает оптимизировать процесс, своевременно реагировать на проблемы и принимать обоснованные решения.

Давайте посмотрим, какие метрики и для чего необходимо отслеживать, когда вы работаете по методологии Kanban.

Cycle Time или время цикла

Эта метрика помогает оценить скорость выполнения задач. Вы фиксируете время от начала работы над задаче до её завершения.
Что важно знать: не учитывается время, когда задача находится в очереди на выполнение.

Lead Time или время выполнения

Нужно отслеживать для того чтобы грамотно планировать ресурсы и понимать общую эффективность процесса. Вы фиксируете время с момента создания задачи и до её завершения.
Что важно знать: учитывается время ожидания в очереди.

WIP (work in progress)

Это число задач, которые находятся в работе. Следите за этими показателями для того чтобы избежать перегрузки команды.

Throughput или коэффициент завершения

Это количество задач, которые выполнила команда за определённый период времени: день, неделю, месяц, квартал. Метрика помогает измерить производительность команды и прогнозировать дедлайны для будущих проектов.

Коэффициент дефектов

За количеством исправленных ошибок следят для того чтобы контролировать качество выполнения задач.

Kanban как часть единой корпоративной системы

Команды, которые ведут канбан-доски, обсуждают задачи, собирают аналитику и формируют отчёты в разрозненных системах рискуют:

  • потерять нужные данные;
  • постоянно допускать ошибки из-за несогласованности информации;
  • замедлить процесс принятия решений, поскольку на сбор и синхронизацию данных нужно больше времени.

Если же канбан-доска является частью единой корпоративной системы, то карточка может стать основой любого проекта, даже крупного. Вы сможете вести в ней коммуникацию, планировать ресурсы и дедлайны, формировать нужные документы, добавлять сотрудников из других отделов, связывать её с CRM-системой или базой знаний.
Благодаря такому решению вы получите определённые преимущества:

  • Централизованный доступ. Все участники команды будут видеть актуальную информацию в реальном времени, что положительно скажется на прозрачности процессов и коммуникации.

  • Улучшение синхронизации данных. Сотрудники не потеряют нужные данные, перестанут допускать ошибки и будут быстрее и точнее принимать решения.

  • Качественная аналитика. Вы упростите доступ к аналитическим инструментам, что повысит общую эффективность и продуктивность команды.

  • Повышение безопасности. У единой корпоративной системы более строгие правила защиты информации и контроль доступа.

  • Удобство управления. Вы получите лёгкость обновления и отслеживания задач по всей компании.
Хотите снизить вероятность ошибок и ускорить процессы в разных командах?

Управляйте задачами, планируйте ресурсы, собирайте аналитику и общайтесь с командой в единой корпоративной системе «Первая Форма».
Попробовать
{$co}

Подводим итоги: что получает бизнес от использования Канбана

Внедрение Kanban-методологии может быть выгодно бизнесу по нескольким причинам:

1) Повышение эффективности. Визуализация рабочих процессов и WIP-лимиты помогают сотрудникам фокусироваться на ключевых задачах и сокращать время выполнения.
Согласно исследованию Института управления проектами, компании, которые используют Kanban, сократили время выхода продуктов на рынок до 30%.

2) Снижение затрат. Благодаря оптимизации процессов компании сократят издержки и будут более эффективно использовать имеющиеся ресурсы.

Так, музыкальный сервис Spotify сократил сроки поставки продукции на 30%.
3) Повышение прозрачности. Сотрудники видят текущий статус задач — это уменьшает неопределённость и даёт им больше контроля над своими задачами, что способствует более равномерному распределению нагрузки и снижению стресса.

По данным института Gallup, компании, которые внедрили Kanban, сообщают о снижения уровня выгорания среди сотрудников на 15 %.
Хотите повысить эффективность процессов и снизить затраты?

Используйте Kanban-методологию, работая в единой корпоративной системе «Первая Форма».
Попробовать
{$co}

FAQ

Какое решение предлагает «Первая Форма?

Это low-code BPM-система, где можно автоматизировать любые бизнес-процессы — от управления проектами до закупок. Управлять потоком задач можно в любом удобном для вас формате, в том числе, через канбан-доски.

В новой сборке «Первой Формы» мы обновили функциональность канбана, узнать больше об этом можно здесь.

Есть ли мобильная версия?

Да, там доступны те же возможности, что и в веб-версии. Узнать больше о мобильном приложении можно здесь.

Какие возможности есть у канбан-доски «Первой Формы»?

Канбан-доска подходит для управления потоками задач любой команды. Можно создавать карточки, колонки и дорожки, настраивать WIP-лимиты, проводить каденции и отслеживать метрики.

Карточки на доске можно группировать, фильтровать, свободно перемещать и кастомизировать.

Более подробно возможности можно изучить здесь.

Может ли решение «Первой Формы» заменить Trello?

Да, канбан-доска «Первой Формы» успешно заменяет Trello. Вы можете обратиться к нам с любым запросом, и наша команда организует переезд с иностранного ПО, не останавливая ваши рабочие процессы.

Можно ли настроить интеграцию с другими системами?

Да, настроить интеграцию можно с любыми внешними системами по REST API.

Как обеспечивается безопасность?

Здесь доступно шифрование данных и режим конфиденциальности, разграничение прав доступа и двухфакторная аутентификация.

Где размещается решение?

Доступны оба варианта: On-premises (на вашем сервере) и SaaS (в облаке).

Можно ли настроить платформу самостоятельно?

Да, вы можете пройти обучение и развивать платформу самостоятельно.