Первая Форма — полезные статьи и обновления системы

Зачем автоматизировать проектное управление. Тренды, обзор систем, кейсы компаний

Полезные статьи
64,1% респондентов опроса Академии бизнеса Б1 считают, что внедрение технологий искусственного интеллекта повысит качество управления проектами. Давайте разберёмся, зачем вообще нужно автоматизировать проектное управление и как в этом помогает ИИ, изучим рынок ИСУП и рассмотрим кейсы крупных компаний.
Наталья Климентьева
Заместитель руководителя отдела проектных работ «Первой Формы». Помогает бизнесу стать управляемым и предсказуемым: снижает хаос и превращает набор задач в работающую систему.
Олег Юшин
Директор по искусственному интеллекту «Первой Формы». Помогает бизнесу повысить качество управления проектами с помощью технологий ИИ.

Содержание:

Зачем автоматизировать проектное управление: 5 причин
Что должна уметь ИСУП в 2025 году
ИИ в проектном управлении: больше результата при меньших усилиях
Как компании автоматизируют проектное управление: реальные кейсы
Обзор рынка: сравнение российских и зарубежных ИСУП
Подводим итоги: как выбрать систему управления проектами
FAQ

Зачем автоматизировать проектное управление: 5 причин

Автоматизация проектного управления — это не про замену проектного офиса софтом, а про создание управляемости и отказ от рутины.

ИСУП (информационная система управления проектами) помогает проджект-менеджерам меньше «тушить пожары», а больше управлять рисками и ресурсами. Компания в свою очередь получает предсказуемые сроки, прозрачность и экономию затрат. Особенно это важно для крупных компаний, где много параллельных инициатив, сложная матрица ресурсов и высокие риски из-за сбоев.

Давайте изучим пять основных причин для автоматизации проектного управления:

Предсказуемость сроков и качества

Единые стандарты планирования, регулярные проверки и прогнозы задают общий ритм, в котором отклонения автоматически видны заранее.
Команда понимает, что и к какому моменту должно быть сделано и по каким критериям принимается результат, поэтому сроки и качество перестают «плавать».
Ещё больше об инструментах проектного управления:
Роадмап: что это такое, в чём польза и как разработать
Как управлять потоком задач с помощью канбан-доски

Экономия времени на рутинных задачах

Интеграции с другими системами, шаблоны, регламенты, автоматические отчёты сокращают количество уточняющих сообщений, встреч и ручных согласований. Информация находится в одном месте и оформляется единообразно.

Прозрачность для стейкхолдеров

Единая система статусов и отчётов даёт всем участникам одно и то же понимание состояния проектов. Решения принимаются на основе актуальных фактов (сроки, бюджет, риски, эффект), а не предположений — сразу видно, где требуется вмешательство.

Управление ресурсами

С помощью ИСУП можно отслеживать загрузку команд, выстраивать приоритетность задач и избегать перегрузки сотрудников. Это позволяет заранее согласовывать переносы сроков, изменение объёма работ или усиление команды.
Ещё больше об управлении ресурсами можно прочитать здесь.

Управление рисками и изменениями

Прозрачные правила работы с рисками — единая шкала оценки, пороги эскалации, назначение ответственных — превращают «сюрпризы» в управляемые события. Формальный порядок внесения изменений с оценкой влияния на сроки, стоимость и объём удерживает требования под контролем и предотвращает скрытый рост задач.
Хотите автоматизировать рутину и лучше управлять рисками?

Используйте ИСУП «Первая Форма» и управляйте инициативами любого масштаба: планируйте проекты из 10 тысяч задач, используйте шаблоны, работайте с канбан-досками и выстраивайте гибкую иерархию, получайте отчёты по состоянию одной инициативы и портфеля в реальном времени.
Попробовать
{$co}

Что должна уметь ИСУП в 2025 году

Давайте разберёмся, что обязательно должно уметь делать современное ПО (программное обеспечение) для управления проектами в 2025 году.

Управление жизненным циклом инициативы

ИСУП должна помогать создавать дорожные карты проекта, интерактивные паспорта, делать их наглядными и понятно структурировать всю работу. Также важно, чтобы вы могли:

  • создавать и сохранять все документы по проекту по принятым регламентам;
  • собирать полезную информацию и опыт в базе знаний;
  • следить за статусами проектов и инцидентами;
  • анализировать итоги работы и готовить понятные отчёты.

Управление задачами

ИСУП должна позволять:

  • ставить задачи и следить за их выполнением;
  • устанавливать ограничения и зависимости;
  • управлять авторасчётом бонусов, бюджета и штрафов;
  • настраивать напоминания и эскалацию.

Управление ресурсами

Система должна быть устроена так, чтобы проектный офис мог планировать и распределять бюджет, управлять сроками и ресурсами. Например:

  • разрабатывать финансовые паспорта;
  • планировать расходы и составлять график платежей;
  • получать предупреждения о потенциальных проблемах с бюджетом;
  • контролировать ресурсы;
  • подключать любые внешние системы вроде Active Directory, Контур. Диадок или трекеров времени.

Управление проектным офисом

У проектного офиса должна быть возможность настроить оргструктуру, справочник сотрудников и выстроить гибкую иерархию. ИСУП должна позволять участникам проекта общаться в едином информационном пространстве. Например:

  • вести коммуникацию в чатах, задачах и ВКС;
  • планировать встречи через встроенный календарь;
  • обмениваться документами;
  • управлять правами доступа;
  • вести совместную работу над документами.

Управление рисками

ИСУП должна позволять эффективно управлять рисками. Пользователи должны иметь возможность:

  • сравнивать реальные результаты с первоначальными планами;
  • следить за рисками через цветовые индикаторы;
  • получать отчёты по проектам и портфелям в реальном времени;
  • визуализировать данные на дашбордах;
  • расставлять приоритеты и следить за дедлайнами;
  • настраивать мониторинги и разрабатывать планы изменений.
Диаграмма Ганта, базовые планы, автоматизация задач. Обзор нового проектного управления в «Первой Форме»

Раньше клиенты «Первой Формы» управляли проектами в MS Project. Рассказываем, какие функции обновлённой ИСУП позволяют планировать работу по привычным алгоритмам.
Читать подробнее
{$co}

Искусственный интеллект в проектном управлении: больше результата при меньших усилиях

Как показывает опрос Capterra, в котором приняли участие 2500 руководителей проектов по всему миру, уже 46% из них используют искусственный интеллект в управлении инициативами, что приводит к повышению производительности и снижает риски. 90% проджект-менеджеров сообщают об окупаемости инструментов ИИ.

Кроме того, прогнозируется, что среднегодовой темп роста мирового рынка ИИ в управлении проектами будет составлять 17,3% и достигнет 5,7 миллиардов долларов к 2028 году. А исследования Gartner показывают, что к 2030 году ИИ заменит 80% традиционных функций управления проектами.
Олег Юшин
Директор по искусственному интеллекту «Первой Формы»
Это не означает, что менеджеры проектов исчезнут как таковые. Искусственный интеллект «усилит» проектные офисы, забирая на себя рутинные задачи, и команды смогут сосредоточиться на стратегических задачах для бизнеса.
Те компании, которые не начнут использовать технологии ИИ в управлении проектами прямо сейчас, рискуют серьёзно отстать от своих конкурентов на рынке.
Также набирают популярность и ИИ-агенты. По оценке топ-менеджеров крупных компаний, к 2027 году внедрение агентов станет важным фактором роста операционной эффективности бизнеса.
AI-агенты — это автономные цифровые помощники, которые способны:

  • анализировать корпоративную информацию;
  • принимать решения без участия человека;
  • подключать к задачам сотрудников;
  • обучаться в процессе, чтобы улучшить свои навыки;
  • действовать для достижения поставленных целей.
Читать подробнее
{$co}
Специалисты «Первой Формы» сделали ИИ-агентов доступными для всех — для их внедрения больше не нужны технические навыки. Создавать таких помощников можно прямо из должностных инструкций.
Например, в проектном управлении можно настроить автономных AI-ассистентов, которые будут:

  • периодически проводить Health Check проектов в портфеле;
  • предсказывать риски и сигнализировать о них;
  • собирать информацию из разных источников;
  • подсказывать, как лучше распределить ресурсы;
  • следить за сроками выполнения задач;
  • по графику оценивать задачи и переписки;
  • сверяться с планами ответственных сотрудников;
  • генерировать отчёты;
  • предлагать варианты решений на основе анализа данных.
Хотите повысить качество управления проектами?

Наймите автономных цифровых помощников — специалисты «Первой Формы» настроят ИИ-агентов под ваши бизнес-процессы.
Попробовать
{$co}

Как компании автоматизируют проектное управление: реальные кейсы

Исследования IJPM показали, что ИСУП повышают производительность проектных команд до 40% благодаря автоматизации рутинных задач. Кроме того, такие системы позволяют эффективнее управлять рисками и снижать затраты.
Наталья Климентьева
Заместитель руководителя отдела проектных работ «Первой Формы»
Без автоматизации крупные компании теряют прозрачность, контроль и предсказуемость: растут просрочки и бюджеты, множатся ручные ошибки, а спор о «верной версии» статуса съедает время. В итоге портфель инициатив ведётся вслепую, и каждый новый проект добавляет хаоса и стоимости вместо ценности.
Давайте посмотрим, как крупные компании из разных сфер автоматизировали проектное управление, и что из этого вышло.
Инжиниринговая компания. Раньше компания вела проекты по-старинке — через обычные таблицы Excel и текстовые файлы, без специальных программ для управления проектами. Как итог: руководители получали неактуальные данные о ходе проектов, проблемы с бюджетом и сроками, ошибки в документах.

Внедрённая ИСУП позволила:

  • согласовывать документы и контролировать субподрядчиков;
  • управлять рисками с помощью централизации данных в единой системе и актуальной отчётности — руководство теперь всегда в курсе статусов всех проектов и может оперативно отреагировать на возможные проблемы;
  • следить за расходом средств и избегать превышения лимитов.
НИИ электроэнергетики. Автоматизация проектного управления позволила:

  • автоматически заводить задачи при создании новых проектов — для каждого типа инициативы предусмотрен свой набор;
  • рассчитывать дату окончания инициативы;
  • автоматически менять статусы этапов проекта при выполнении связанных задач;
  • вести приёмку работ и формировать закрывающие документы;
  • планировать загрузку сотрудников с учётом отпусков.
Центр современного искусства. До автоматизации подготовка к мероприятиям не была стандартизирована — этапы подготовки не планировали, информация по проектам хранилась в разных местах, коммуникацию вели в разных мессенджерах и по электронной почте.

Благодаря внедрению ИСУП в центре:

  • упростили годовое планирование мероприятий — сотрудники составляют планы и корректируют сроки в единой системе;
  • объединили управление мероприятиями и бронирование локаций;
  • ускорили процесс планирования мероприятий с помощью шаблонов с типовыми задачами.

Обзор рынка: сравнение возможностей российских и зарубежных ИСУП

В 2025 году «Первая Форма» заняла второе место в рейтинге ИСУП от CNewsMarket. Система получила максимальное количество баллов по функциональным возможностям и архитектурным решениям.

Эксперты CNewsMarket отмечают интересную тенденцию. Три года назад на рынке ИСУП лидировали такие зарубежные решения, как Microsoft Project, Oracle и Atlassian. Однако итоги 2024 года показали, что российское ПО теперь активно выбирают не только государственные организации, но и крупный бизнес.
Предлагаем вам изучить сравнение возможностей зарубежных и российских ИСУП:
Скачать полную версию сравнения можно здесь.

Подводим итоги: как правильно выбрать ИСУП

Выбирая платформу для управления проектами, советуем обратить внимание на репутацию компании-разработчика, его опыт внедрений и цены, а также на:

Интерфейс и функции. Разберитесь, какие возможности есть у ИСУП, можно ли там вести проекты любых масштабов, поддерживает ли она портфели и программы. Проверьте, легко ли команде будет в ней работать, есть ли мобильная версия.
Обратите внимание на производительность и масштабируемость ИСУП, можно ли её быстро расширить без привлечения разработчиков.

Советуем присмотреться к low-code платформам — такой подход позволяет быстрее внедрить решение и легко адаптировать его под разные сценарии.
Читать подробнее
{$co}
Совместимость с другими системами. Проверьте, сможет ли новая система работать с теми инструментами, которые вы уже используете. Например, с Контур. Диадок, Active Directory или кадровой учётной системой.

Защита информации. Изучите, как система защищает данные и соответствует ли она требованиям безопасности. Это особенно важно, если вы работаете с конфиденциальной информацией.

Поддержка и обновления. Обратите внимание на качество технической поддержки и как часто выходят обновления — это поможет системе оставаться современной и стабильной.

Обязательно протестируйте систему вместе с командой. Так вы найдёте неточности и сможете лучше настроить систему под свои задачи.
Хотите легко и быстро внедрить ИСУП, которая будет соответствовать вашим требованиям?

Используйте систему управления проектами на базе low-code BPMS «Первая Форма».
Попробовать
{$co}

FAQ

Какую ИСУП предлагает «Первая Форма»?

Это «коробка» на базе low-code BPM-системы, где уже настроены все процессы. Команда «Первой Формы» может адаптировать их под вашу специфику и расширить набор инструментов.

Через ИСУП вы сможете управлять портфелем проектов и инициативами любого масштаба. Узнать подробности можно здесь.

Можно ли расширить ИСУП?

Конечно, low-code подход позволяет легко и быстро масштабировать систему без привлечения разработчиков, если возникнет такая необходимость.

Кроме того, вы можете автоматизировать не только проектное управление, но и любые другие бизнес-процессы. Например: документооборот, закупки, продажи, HR-процессы и пр.

Доступна ли мобильная версия?

Да, и там доступны те же функции, что и в веб-версии. Узнать подробности можно здесь.

Способна ли ИСУП заменить такие зарубежные решения, как Microsoft Project, Jira, Redmine, Trello?

Да, решение полностью их заменяет.

Сколько стоит ИСУП?

Итоговая цена зависит из стоимости лицензий, объёма работ и технической поддержки. Узнать подробности можно здесь.

Как быстро можно запустить ИСУП?

Зависит от сложности процесса и объёма работы. В среднем внедрить «коробку» без дополнительных настроек можно за 2−4 недели.

Можно ли интегрировать ИСУП с другими системами?

Да, с любыми внешними системами с помощью REST API.

Можно ли развивать систему самостоятельно?

Да, для этого нужно пройти обучение.