Первая Форма — полезные статьи и обновления системы

Цифровое рабочее место руководителя: как оптимизировать процессы с помощью инструментов тайм и таск-менеджмента

Полезные статьи IT HoReCa Медицина Госучреждения Холдинги
«Первая Форма»#nbsp;— это корпоративная BPM-система, которая направлена на#nbsp;эффективное выполнение рабочих задач. Вы#nbsp;можете управлять ресурсами проектов, подбирать и#nbsp;назначать специалистов на#nbsp;задачи, следить за#nbsp;трудозатратами и#nbsp;вовремя корректировать корпоративные процессы. Рассмотрим эти функции подробнее.
Содержание
Календарь на#nbsp;замену Calendly и#nbsp;Google
Автоматизация работы с#nbsp;видеовстречами
Инструменты для планирования времени
Контроль сроков задач руководителя и#nbsp;подчинённых
Согласование отпусков и#nbsp;больничных
Автоматический механизм замещения с доступом ко всем задачам
Анализ трудозатрат за#nbsp;прошлый квартал

Календарь на замену Calendly и Google

В#nbsp;календаре каждого сотрудника видны встречи и#nbsp;важные точки в проектах, на#nbsp;которых он#nbsp;задействован: дедлайны, даты согласования документов, клиентских презентаций и#nbsp;другое. О#nbsp;приближении срока система напомнит пушем, а#nbsp;если сотрудник не#nbsp;успеет выполнить задачу, отреагирует действиями, которые вы#nbsp;зададите#nbsp;— например, сообщит руководителю.

Автоматизация работы с видеовстречами и сохранение видеозаписей

Для удалённых команд в#nbsp;«Первой Форме» есть встроенная ВКС, в#nbsp;которой можно проводить собрания на#nbsp;100+ человек. Создать созвоны на#nbsp;всех участников можно не#nbsp;только из#nbsp;календаря, но#nbsp;и#nbsp;из чатов и#nbsp;задач. Встречу можно поставить на#nbsp;запись, а#nbsp;система пришлёт её#nbsp;всем участникам.
В#nbsp;системе есть помощник по#nbsp;планированию: он#nbsp;показывает занятые слоты каждого. Вы#nbsp;можете не#nbsp;узнавать у#nbsp;коллег индивидуально, когда есть свободная минута.
На#nbsp;звонки можно приглашать внешних участников. В#nbsp;системе есть двухсторонняя интеграция с#nbsp;Exchange и#nbsp;CalDAV, и#nbsp;встречи, созданные в#nbsp;«Первой Форме», отображаются в корпоративном#nbsp;календаре Outlook и#nbsp;наоборот.

Инструменты для планирования трудозатрат каждого специалиста

«Первая Форма» помогает подбирать специалистов на проекты и#nbsp;распределять их#nbsp;время. Есть две опции#nbsp;— автоматическое и#nbsp;ручное планирование.
  • В#nbsp;режиме автоматического планирования система закладывает заранее установленный срок на#nbsp;типовую задачу. При этом она учитывает доступные свободные часы человека.
Например, на#nbsp;написание инструкции нужно 20 человеко-часов, а#nbsp;у#nbsp;нас есть две недели. Тогда система запланирует по#nbsp;два часа в#nbsp;день на#nbsp;работу. Автоплан всегда можно проверить и#nbsp;скорректировать.
  • В#nbsp;режиме ручного планирования часы специалиста может распределить или он#nbsp;сам, или его руководитель, или другой коллега с#nbsp;правами.
Фактические трудозатраты тоже можно вносить вручную#nbsp;— через табель в#nbsp;личном кабинете, или автоматически, если интегрировать тайм-трекер. Потом эти данные можно использовать для анализа процессов.
Также в#nbsp;системе есть уведомления о#nbsp;превышении нормы отработанных часов в#nbsp;день. Если сотрудник будет вносить в#nbsp;систему более восьми часов несколько дней, «Первая Форма» просигнализирует#nbsp;— пора снизить нагрузку.

Контроль сроков собственных задач

BPM-систему мы#nbsp;развивали в#nbsp;том числе и#nbsp;с#nbsp;оглядкой на#nbsp;наших руководителей. Добавляли то, что облегчит им#nbsp;и#nbsp;контроль работы подчинённых, и#nbsp;рутинные задачи.
Сориентироваться помогает интерфейс «Мои задачи». Его можно настроить «под себя», например, как таблицу. Показывать можно статус, дату создания и#nbsp;дедлайн, заказчика задачи. Если у#nbsp;поручений задан повышенный или пониженный приоритет, в#nbsp;списке они распределятся от#nbsp;важного к#nbsp;второстепенному.
По#nbsp;всем ключевым точкам BPM-система присылает уведомления. Также можно запланировать автосоздание задач в#nbsp;рамках одного проекта. Например, на#nbsp;техническую диагностику системы у#nbsp;клиента.
Даже если вся команда поменяется, «Первая Форма» сама назначит исполнителями тех, кто сейчас работает на#nbsp;проекте. Даты ключевых событий также можно переносить, и#nbsp;тогда система сама двигает другие дедлайны.

Контроль задач подчинённых на всех их проектах

У#nbsp;руководителей есть отдельный раздел «Задачи подчинённых», где отображается занятость команды. Отсюда можно перейти в#nbsp;любую задачу или зайти в#nbsp;профиль заказчика и#nbsp;написать ему в#nbsp;личные сообщения вопросы.
Движение по#nbsp;жизненному циклу задач можно автоматизировать. Система будет переводить проект на#nbsp;следующий этап и#nbsp;подключать новых исполнителей, когда будет загружен определённый документ или выполнено другое действие.

Согласование отпусков и больничных без бумажной волокиты

«Первая Форма» автоматизирует подготовку и#nbsp;согласование графика отпуска: больше не#nbsp;нужно бегать к#nbsp;каждому сотруднику с#nbsp;таблицей и#nbsp;в#nbsp;календаре отслеживать пересечения. Сотрудники могут указать желаемые даты в#nbsp;системе, и#nbsp;она выведет все тайминги отпусков на#nbsp;графике. В#nbsp;случае пересечения с#nbsp;коллегами отпуск можно отклонить.
Также в#nbsp;системе можно задать различные проверки: например, чтобы сотрудники не#nbsp;могли уехать в#nbsp;командировку, будучи в#nbsp;отпуске. Если какое-то правило будет нарушено, система пришлёт уведомление.
В «Первой Форме» можно настроить двухстороннюю интеграцию со#nbsp;многими учётными системами#nbsp;— 1С ЗУП, Босс-Кадровик и#nbsp;другими. Система может как отправлять туда данные об отсутствии сотрудников, так и#nbsp;принимать информацию, например, о#nbsp;накопленных днях отпуска.

Автоматический механизм замещения с доступом ко всем задачам

На#nbsp;время отсутствия можно указать в#nbsp;личном кабинете заместителя. Если этого не#nbsp;сделать, BPM-система выберет на#nbsp;эту роль сотрудника на#nbsp;той#nbsp;же должности по#nbsp;заданным критериям. Заместитель получает те#nbsp;же#nbsp;права и#nbsp;автоматически отмечается в#nbsp;комментариях, если обратиться к#nbsp;отсутствующему. Действия заместителя логируются, и#nbsp;если он#nbsp;где-то ошибётся, это можно отследить.

Анализ трудозатрат за прошлый квартал (точно сделает вас эффективнее в следующем)

Фиксация плановых и#nbsp;фактических трудозатрат позволяет автоматически формировать различные отчёты: план-фактный анализ, статистику загрузки людей, отчёты с#nbsp;разбивкой по#nbsp;типам задач и#nbsp;многое другое.
Аналитика доступна в#nbsp;системе в#nbsp;разных видах: дашбордов с#nbsp;оперативными данными в#nbsp;виде графиков и#nbsp;диаграмм, таблиц на#nbsp;множество строк и#nbsp;колонок. Любой отчёт можно выгрузить в#nbsp;Excel или PDF#nbsp;— на#nbsp;случай, если нужно будет его показать клиенту или инвестору.
Также в#nbsp;«Первой Форме» есть функция автоформирования и#nbsp;отправки отчётов. Например, можно запланировать, чтобы гендиректор каждую пятницу в#nbsp;12.00 получал отчёт по#nbsp;загрузке и#nbsp;выполненным заданиям, а#nbsp;сами руководители при этом будут выполнять другие задачи.
Продукты из#nbsp;статьи: