Первая Форма — полезные статьи и обновления системы

Цифровое рабочее место руководителя: как оптимизировать процессы с помощью инструментов тайм и таск-менеджмента

Полезные статьи IT HoReCa Медицина Госучреждения Холдинги
«Первая Форма» — это корпоративная BPM-система, которая направлена на эффективное выполнение рабочих задач. Вы можете управлять ресурсами проектов, подбирать и назначать специалистов на задачи, следить за трудозатратами и вовремя корректировать корпоративные процессы. Рассмотрим эти функции подробнее.
Содержание
Календарь на замену Calendly и Google
Автоматизация работы с видеовстречами
Инструменты для планирования времени
Контроль сроков задач руководителя и подчинённых
Согласование отпусков и больничных
Автоматический механизм замещения с доступом ко всем задачам
Анализ трудозатрат за прошлый квартал

Календарь на замену Calendly и Google

В календаре каждого сотрудника видны встречи и важные точки в проектах, на которых он задействован: дедлайны, даты согласования документов, клиентских презентаций и другое. О приближении срока система напомнит пушем, а если сотрудник не успеет выполнить задачу, отреагирует действиями, которые вы зададите — например, сообщит руководителю.

Автоматизация работы с видеовстречами и сохранение видеозаписей

Для удалённых команд в «Первой Форме» есть встроенная ВКС, в которой можно проводить собрания на 100+ человек. Создать созвоны на всех участников можно не только из календаря, но и из чатов и задач. Встречу можно поставить на запись, а система пришлёт её всем участникам.
В системе есть помощник по планированию: он показывает занятые слоты каждого. Вы можете не узнавать у коллег индивидуально, когда есть свободная минута.
На звонки можно приглашать внешних участников. В системе есть двухсторонняя интеграция с Exchange и CalDAV, и встречи, созданные в «Первой Форме», отображаются в корпоративном календаре Outlook и наоборот.

Инструменты для планирования трудозатрат каждого специалиста

«Первая Форма» помогает подбирать специалистов на проекты и распределять их время. Есть две опции — автоматическое и ручное планирование.
  • В режиме автоматического планирования система закладывает заранее установленный срок на типовую задачу. При этом она учитывает доступные свободные часы человека.
Например, на написание инструкции нужно 20 человеко-часов, а у нас есть две недели. Тогда система запланирует по два часа в день на работу. Автоплан всегда можно проверить и скорректировать.
  • В режиме ручного планирования часы специалиста может распределить или он сам, или его руководитель, или другой коллега с правами.
Фактические трудозатраты тоже можно вносить вручную — через табель в личном кабинете, или автоматически, если интегрировать тайм-трекер. Потом эти данные можно использовать для анализа процессов.
Также в системе есть уведомления о превышении нормы отработанных часов в день. Если сотрудник будет вносить в систему более восьми часов несколько дней, «Первая Форма» просигнализирует — пора снизить нагрузку.

Контроль сроков собственных задач

BPM-систему мы развивали в том числе и с оглядкой на наших руководителей. Добавляли то, что облегчит им и контроль работы подчинённых, и рутинные задачи.
Сориентироваться помогает интерфейс «Мои задачи». Его можно настроить «под себя», например, как таблицу. Показывать можно статус, дату создания и дедлайн, заказчика задачи. Если у поручений задан повышенный или пониженный приоритет, в списке они распределятся от важного к второстепенному.
По всем ключевым точкам BPM-система присылает уведомления. Также можно запланировать автосоздание задач в рамках одного проекта. Например, на техническую диагностику системы у клиента.
Даже если вся команда поменяется, «Первая Форма» сама назначит исполнителями тех, кто сейчас работает на проекте. Даты ключевых событий также можно переносить, и тогда система сама двигает другие дедлайны.

Контроль задач подчинённых на всех их проектах

У руководителей есть отдельный раздел «Задачи подчинённых», где отображается занятость команды. Отсюда можно перейти в любую задачу или зайти в профиль заказчика и написать ему в личные сообщения вопросы.
Движение по жизненному циклу задач можно автоматизировать. Система будет переводить проект на следующий этап и подключать новых исполнителей, когда будет загружен определённый документ или выполнено другое действие.

Согласование отпусков и больничных без бумажной волокиты

«Первая Форма» автоматизирует подготовку и согласование графика отпуска: больше не нужно бегать к каждому сотруднику с таблицей и в календаре отслеживать пересечения. Сотрудники могут указать желаемые даты в системе, и она выведет все тайминги отпусков на графике. В случае пересечения с коллегами отпуск можно отклонить.
Также в системе можно задать различные проверки: например, чтобы сотрудники не могли уехать в командировку, будучи в отпуске. Если какое-то правило будет нарушено, система пришлёт уведомление.
В «Первой Форме» можно настроить двухстороннюю интеграцию со многими учётными системами — 1С ЗУП, Босс-Кадровик и другими. Система может как отправлять туда данные об отсутствии сотрудников, так и принимать информацию, например, о накопленных днях отпуска.

Автоматический механизм замещения с доступом ко всем задачам

На время отсутствия можно указать в личном кабинете заместителя. Если этого не сделать, BPM-система выберет на эту роль сотрудника на той же должности по заданным критериям. Заместитель получает те же права и автоматически отмечается в комментариях, если обратиться к отсутствующему. Действия заместителя логируются, и если он где-то ошибётся, это можно отследить.

Анализ трудозатрат за прошлый квартал (точно сделает вас эффективнее в следующем)

Фиксация плановых и фактических трудозатрат позволяет автоматически формировать различные отчёты: план-фактный анализ, статистику загрузки людей, отчёты с разбивкой по типам задач и многое другое.
Аналитика доступна в системе в разных видах: дашбордов с оперативными данными в виде графиков и диаграмм, таблиц на множество строк и колонок. Любой отчёт можно выгрузить в Excel или PDF — на случай, если нужно будет его показать клиенту или инвестору.
Также в «Первой Форме» есть функция автоформирования и отправки отчётов. Например, можно запланировать, чтобы гендиректор каждую пятницу в 12.00 получал отчёт по загрузке и выполненным заданиям, а сами руководители при этом будут выполнять другие задачи.
Продукты из статьи: