Первая Форма — полезные статьи и обновления системы

Государственные проекты: как эффективно управлять и какую ИСУП использовать для автоматизации

Полезные статьи
Проектная деятельность в госсекторе имеет немало особенностей. Это и широкий круг заинтересованных сторон, и привлечение бюджетных средств, и подотчётность перед вышестоящими органами. Разбираемся, как информационная система управления проектами (ИСУП) помогает учитывать все эти нюансы и рассказываем, как правильно её выбрать.
Юлия Пуртова

Директор департамента проектной деятельности «Первой Формы». Специализируется на бизнес-анализе и управлении проектами.

Содержание

Особенности проектного управления в госсекторе: что нужно учитывать

Коммерческие и государственные проекты похожи между собой — для достижения результатов могут использоваться одинаковые подходы, методологии и инструменты. Но всё же отличий немало. Например, в госсекторе инициативы направлены на улучшение жизни общества, а не на увеличение прибыли конкретной компании. Давайте рассмотрим и другие особенности проектной деятельности в госорганах:
Законодательная регламентация. Госорганы часто сталкиваются с более жёсткими правовыми рамками, которые могут приводить к дополнительным издержкам.
Широкий круг заинтересованных сторон. Государственные инициативы могут затрагивать интересы разных ведомств и структур, поэтому менеджеры должны обладать сильными коммуникативными навыками, чтобы их учесть.
Финансирование. Госпроекты реализуются за счёт средств бюджета, а сумму ежегодно определяет Министерство финансов. Менеджерам важно уметь планировать и оптимизировать расходы.
Прозрачность. Некоторые частные компании публикуют паспорта проектов (иначе — дорожные карты) в открытом доступе, но чаще всего эта информация конфиденциальна. В госсекторе напротив — такие документы всегда должны находиться в открытом доступе.
Создавать паспорт или дорожную карту — навык, который необходим любому менеджеру проектов. Как это правильно сделать, чтобы достичь поставленных целей, можно прочитать здесь.
Подотчётность перед вышестоящими органами власти. Каждый месяц проектный офис составляет отчёты для вышестоящих органов власти, где фиксируются достижения показателей. Также необходимо отчитываться и перед другими ведомствами и структурами, которые задействованы на проекте.
Система для управления госпроектами «Первая Форма»
Управляйте бюджетом и рисками, составляйте отчёты для вышестоящих органов власти в специализированном решении российского производства.

Изучить подробнее
{$co}

Как построить эффективный проектный менеджмент в госсекторе

Каждая инициатива по-своему уникальна: отличаются цели, ожидаемые результаты, бюджеты и сроки. И чтобы она соответствовала требованиям и целям, госорганы используют комплексную систему управления проектами (КСУП).
КСУП — это комплекс мер, которые позволяют выстроить структуру проектного офиса, подобрать методологию управления проектом в госсекторе и выбрать необходимую ИСУП. Остановимся подробнее на каждом из этих пунктов.

Проектный офис в госсекторе: как он должен выглядеть

Для управления инициативами нужен проектный офис. Как он формируется и чем должен заниматься на национальном, региональном и ведомственном уровнях, описано в постановлении Правительства Р Ф № 1288 от 31 октября 2018 года «Об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации».
Согласно этому документу у государственных инициатив обязательно должны быть руководители, а вот администраторов назначают только на проектах национального и регионального уровней, ведомственного — если возникнет такая необходимость.
Чтобы построить эффективный проектный менеджмент в госсекторе, директор департамента проектной деятельности «Первой Формы» Юлия Пуртова предлагает следующую структуру проектного офиса:
  • Управляющий комитет. Мониторит инициативы и оценивает заявки на корректировки.
  • Руководитель портфеля. Руководит портфелем проекта, мониторит текущее состояние инициатив в портфеле и собирает аналитику для управляющего комитета.
  • Руководитель проекта. Управляет инициативой, предоставляет данные для руководителя портфеля, формирует запросы на корректировки.
  • Функциональный заказчик. Ставит задачи и принимает работы.
  • Рабочая группа. Выполняет задачи в рамках проектов и портфелей.

Какую методологию управления проектами нужно использовать в госсекторе

То же постановление № 1288, о котором мы упоминали выше, определяет жизненный цикл госпроекта, который состоит из четырёх этапов: инициирования, подготовки, реализации и завершения. Это в свою очередь соответствует общемировому стандарту по управлению проектами — PMBoK. Рассмотрим, что это такое.
PMBoK (Project Management Body of Knowledge) — это комплекс знаний по проектному управлению. В нём содержатся разные методики, инструменты и техники, которые помогают эффективно руководить инициативами. Благодаря им менеджеры предусматривают и оценивают риски, принимают решения и разрабатывают паспорта (дорожные карты).
В первых вариантах PMBoK подробно описывалась методология Waterfall — каскадная модель управления проектами. Но со временем PMBoK стал базой знаний, который включает в себя разные методики. Например, отдельные элементы Agile — гибкой модели проектного управления. Уже сегодня PMBoK объединяет лучшие практики.
— Выбирайте методологию, исходя из общей стратегии управления, свойств и условий конкретной государственной инициативы, — делится Юлия Пуртова.

ИСУП для госсектора: зачем нужна и как выбрать

Сейчас работа по многим государственными инициативам ведётся разрозненно. Участники общаются в разных мессенджерах и по электронной почте, ведут документооборот, составляют отчёты и хранят данные в разных системах. Из-за этого может снижаться эффективность проектной деятельности. Решить эту проблему может правильно подобранная ИСУП.
ИСУП — это программное обеспечение, которое используют для управления проектами: планируют задачи, распределяют бюджет и ресурсы, управляют рисками и изменениями.
Благодаря автоматизации процессов госорганы:
  • Улучшат коммуникацию между участниками. Стейкхолдеры — руководители, сотрудники разных ведомств и структур, подрядчики — будут общаться и вести документооборот в единой системе.
  • Соберут базу знаний. Все данные по жизненному циклу проекта будут храниться в едином пространстве. И любой участник рабочей группы сможет с ними ознакомиться.
  • Сократят время на подготовку отчётов. Проектному офису больше не придётся тратить время на составление ежемесячных отчётов для вышестоящих органов власти: данные будут собираться и отправляться автоматически.
  • Повысят общую эффективность. Правильно подобранная ИСУП обеспечит прозрачность, поможет эффективнее управлять рисками и бюджетом, ускорит принятие решений при реализации стратегических инициатив и программ развития.
Внедрять и сопровождать ПО могут штатные сотрудники госорганов или сторонние подрядчики. Но перед этим советуем ответственно подойти к выбору системы, так как у госпроектов есть свои особенности.
— Оптимальным вариантом станет low-code платформа. Это быстрее и дешевле, чем разработка решения с нуля. Что ещё важно: развивать платформу можно самостоятельно, — советует Юлия Пуртова.

Обзор платформы для управления госпроектами «Первая Форма»

В 2023 году корпоративная BPM-система «Первая Форма» сталалидером российского рынка low-code платформ. Команда компании автоматизирует любые процессы под запросы клиентов — от КЭДО и HR-процессов до корпоративных коммуникаций и проектного управления.
Управлять госпроектом на платформе можно с помощью любой методологии. Можно настраивать роли, права доступа и уведомления для разных участников, подключать к системе экспертов и подрядчиков.
При проектировании системы можно учесть специфику вашей проектной деятельности.
Пользователи могут:
  • настраивать многоуровневые схемы согласования любой сложности для документов и решений;
  • управлять долгосрочными программами, фиксировать риски и корректирующие мероприятия;
  • использовать инструменты для анализа и фиксации оценки результативности инициатив;
  • настраивать процессы и шаблоны, которые соответствуют требованиям законодательства и внутренним регламентам.
Изучить подробнее →
Рассмотрим основные функциональные возможности платформы.

Как устроен жизненный цикл госпроекта

Давайте изучим, какие основные возможности доступны в «Первой Форме» на каждом этапе проекта:
  • Инициирование. Можно создавать интерактивные паспорта с возможностью перехода на конкретные этапы и задачи: согласовывать инициативу, фиксировать цели, сроки, ответственных.
  • Подготовка. Пользователи могут формировать структуру инициативы, автоматизировать планирование задач для сотен исполнителей из рабочей группы, устанавливать ключевые показатели, фиксировать контрольные точки и риски.
  • Реализация. Можно формировать проектную документацию в соответствии с регламентами, вести защищённую базу знаний, получать закрывающие документы от подрядчиков в личном кабинете, устанавливать процент выполнения задач, настраивать показатели, управлять трудозатратами, отмечать контрольные точки и следить за их достижением, а также гибко управлять инициативой.
  • Завершение. На этом этапе участники оценивают результаты, готовят и распространяют итоговые отчёты, обсуждают обратную связь от исполнителей и заказчиков, планируют дальнейшие шаги по внедрению новых инициатив. Всё это можно будет сделать в едином информационном пространстве.

Как управлять рисками госпроекта

С помощью автоматизации процессов вы будете эффективнее управлять рисками: учитывать их при планировании, снижать и предотвращать, планировать мероприятия по их устранению и собирать аналитику.
Система позволяет применять риск-ориентированный подход в управлении инициативами. Пользователи могут:
  • проверять, соответствуют ли фактические показатели базовым планам;
  • следить за рисками с помощью цветовой индикации;
  • приоритизировать задачи и следить за дедлайнами с помощью критического пути;
  • настраивать мониторинги и составлять планы корректировок.

Как управлять сроками, бюджетом и ресурсами госпроекта

Проекты в госсекторе реализуют за счёт бюджетных средств. На платформе всё организовано таким образом, чтобы пользователи могли планировать и распределять расходы, управлять сроками и ресурсами.
В «Первой Форме» можно:
  • создавать финансовые паспорта;
  • планировать затраты и составлять платёжный календарь;
  • получать уведомления о потенциальном недоосвоении или перетрате бюджетов;
  • контролировать ресурсы: вести резерв рабочей группы на случай обнаружения проблем; выявлять конфликты интересов с другими проектами в госпрограмме;
  • настроить автоматические напоминания исполнителям и руководству из федеральных органов исполнительной власти (ФОИВ) о приближающихся дедлайнах;
  • настроить интеграции с любыми внешними системами вроде 1С и БОСС.

Как управлять рабочей группой госпроекта

Мы уже упоминали о том, что одна из особенностей государственных инициатив — многообразие заинтересованных сторон, и что зачастую вся коммуникация ведётся в сторонних мессенджерах и по электронной почте. Чтобы ничего не упустить, все участники рабочей группы смогут общаться в едином пространстве:
  • вести переписки в защищённых чатах, задачах и через встроенный почтовый клиент;
  • обсуждать ключевые вопросы по проекту через треды в групповых чатах;
  • организовывать совещания по внутренней ВКС и автоматически формировать протоколы управляющего комитета;
  • обмениваться любыми файлами, безопасно хранить их в задачах и на встроенном корпоративном диске;
  • совместно работать над документами в редакторе Р7 или Мой Офис;
  • вручную или автоматически планировать встречи во встроенном календаре в соответствии с регламентами;
  • формировать базу знаний со всей сопутствующей документацией.
Обзор российской корпоративной платформы 1F Teams
Рассказываем, как устроены корпоративный мессенджер, ВКС, календарь и совместная работа над документами в «Первой Форме».

Как отслеживать эффективность госпроекта и собирать отчёты для вышестоящих органов власти

В любой инициативе важно отслеживать её эффективность, а в госорганах ещё необходимо ежемесячно мониторить результаты и составлять отчёты для вышестоящих органов власти. Благодаря системе пользователи могут оптимизировать ресурсы и тратить на это меньше времени, снижая риск ошибок. Платформа позволяет:
  • автоматически собирать статусы от участников рабочей группы и быстро реагировать на инциденты;
  • получать регулярные сводки по портфелю проектов;
  • автоматически формировать отчёты по исполнению бюджетов, соблюдению сроков, выполнению задач и результатов;
  • отправлять эти данные вышестоящим органам власти;
  • использовать дашборды для контроля KPI и показателей.

Мобильное приложение

Для удобства можно использовать мобильное приложение — функциональность ничем не отличается от веб-версии. Через смартфон вы точно так же сможете согласовывать документы, ставить задачи и общаться в защищённом отечественном мессенджере.
Вы легко дозвонитесь участнику рабочей группы, который находится в командировке, или сможете оперативно отправить отчёт, если сами отсутствуете на рабочем месте.
Узнать больше о мобильном софте можно здесь.

Как госорганы управляют программами и проектами: реальные примеры

В 2016 году в России официально приняли решение о внедрении проектного управления в госсекторе. С того времени многие государственные органы стали автоматизировать процессы и использовать разные ИСУП для управления программами и проектами.

«Первая Форма» создала решения, которые позволили госорганам эффективно управлять рисками, бюджетом, ресурсами и изменениями, контролировать процессы, мониторить показатели, готовить отчёты для вышестоящих органов и согласовывать решения. Рассмотрим несколько примеров.
Госпрограмма «Цифровая экономика РФ». Программа охватывала пять направлений развития экономики и технологий. По каждому из них был создан паспорт: выделены цели и задачи, намечены ключевые вехи. А на их основе разработан комплекс из 800 мероприятий, взаимосвязанных по срокам.

Благодаря автоматизации процессов появилась возможность:
  • обеспечить прозрачность и контроль выполнения мероприятий на всех уровнях;
  • сократить время на подготовку отчётности и принятие управленческих решений;
  • повысить эффективность взаимодействия участников: коммуникация велась в едином информационном пространстве;
  • создать инструмент для оперативной корректировки планов реализации программы.
Госпрограмма «Реформа контрольной и надзорной деятельности». Эта программа рассчитана на восемь лет. На базе «Первой Формы» была создана распределённая система управления, которая охватывала более 20 взаимосвязанных проектов и несколько сотен пользователей. Всё это было сделано менее чем за 10 месяцев.

Среди особенностей этого кейса можно отметить: риск-ориентированный подход в управлении инициативой, сложную иерархическую структуру, мониторинг исполнения, возможность создания агрегированных задач на контрольно-надзорные органы и контроль их выполнения.

Система быстро и успешно адаптировалась ко всем изменениям, которые были внесены за это время в структуру и регламенты самой госпрограммы. А качество решения полностью устроило пользователей всех уровней — от исполнителей до руководства проектного офиса.

Подводим итоги: какие результаты получат госорганы от внедрения ИСУП

Проектная деятельность в госсекторе имеет свои особенности: жёсткие правовые рамки, многообразие заинтересованных сторон, привлечение бюджетных средств, подотчётность перед вышестоящими органами власти.
Поэтому для того чтобы построить эффективный проектный менеджмент в этой отрасли, необходимо использовать особые подходы и инструменты в управлении. Среди которых — правильно подобранная ИСУП.
Благодаря автоматизации процессов госорганы смогут:
  • эффективно использовать выделенные бюджетные средства;
  • сократить время принятия решений при реализации стратегических инициатив и программ развития;
  • прозрачно управлять портфелем проекта и составлять отчёты без ручного труда;
  • улучшить взаимодействие участников инициативы: исполнителей, руководителей и стейкхолдеров;
  • повысить качество своей работы и сделать её более прозрачной.

FAQ

Какие задачи участников госпроекта решит ИСУП?

Куратор проекта:
  • сократит участие в текущих процессах и освободит время для стратегических задач;
  • будет вовремя узнавать о потенциальных рисках;
  • сможет контролировать достижение целевых показателей на дашбордах.
Руководитель проектного офиса и менеджер проекта будут:
  • использовать инструменты для планирования этапов, контрольных точек и задач;
  • контролировать ресурсы, исполнение бюджетов и выполнение мероприятий;
  • получать стандартизированные отчёты.
Сотрудники органов власти или госкорпораций смогут:
  • получать и выполнять поручения в одной ИСУП;
  • вести архив проектной документации;
  • общаться в едином пространстве;
  • эскалировать проблемы на руководителей.

Каким требованиям должна соответствовать ИСУП для управления инициативами в государственных органах и корпорациях?

ИСУП должна быть российского производства и находиться в реестре ПО, соответствовать принятым нормативным правовым актам и размещаться в закрытом контуре.
Кроме того, Минцифры планирует ужесточить нормы попадания в реестр. И один из новых критериев: совместимость ПО с двумя российскими ОС.
«Первая Форма» соответствует этим требованиям и поддерживает Astra Linux и РЕД ОС.

Можно ли ли в «Первой Форме» настроить интеграцию с другими системами?

Да, настроить интеграцию можно с любыми внешними системами по REST API. Например, подключить дополнительные почтовые сервисы, геолокацию, сервисы выдачи электронных подписей и пр.

Можно ли настраивать и развивать платформу самостоятельно?

Да, вы можете пройти обучение и развивать платформу самостоятельно.
Ищите ИСУП, которая будет соответствовать специфике госсектора? Создавайте паспорт проекта, управляйте рисками и бюджетом, собирайте отчёты для вышестоящих органов власти в специализированном решении российского производства «Первая Форма».

Попробовать
{$co}