Академия Ростеха: автоматизация внешнего и внутреннего документооборота

Образование Госучреждения СЭД

Мы уже рассказывали, почему в Академии Ростеха решили расширить автоматизацию и перейти на единую систему. Для старта работ выбрали документооборот, а затем постепенно запускали новые направления.

С момента основания Академии её услугами воспользовались более 100 тысяч сотрудников предприятий Ростеха. Обучение проводилось для разных специалистов: бухгалтеров, финансистов, специалистов по гособоронзаказу, HR-сотрудников и представителей рабочих специальностей.

Каждый курс сопровождается множеством документов: договорами, приказами, учебными планами, ведомостями и сертификатами. На старте Академия Ростеха автоматизировала документооборот с помощью системы Tessa. Позже, когда масштабы деятельности выросли, приняли решение перейти на «Первую Форму».

Миграция прошла безболезненно — за счёт встроенных механизмов импорта удалось быстро перенести все договоры и файлы за предыдущие два года в систему.

Что автоматизировано в «Первой Форме»

Электронная канцелярия
Договоры
Реестр первичных документов для обмена с контрагентами
Служебные записки
Распорядительные документы
Решения учёного совета

Электронная канцелярия

Электронная канцелярия охватывает весь жизненный цикл документа: от его создания или получения до исполнения и архивирования. Когда приходит или отправляется новое письмо, система автоматически присваивает документу уникальный номер. Чтобы потом найти нужный файл, достаточно ввести его номер или ключевое слово.

На основе поступившего документа секретарь назначает исполнителей, описывает задачу и устанавливает сроки. Система сама отслеживает выполнение и отправляет напоминания.

Подробнее о системе электронного документооборота на базе BPMS
Узнать подробнее

{$co}

Договорная работа

В «Первую Форму» уже загружены шаблоны, составленные специалистами Академии Ростеха. Сотрудникам нужно только выбрать подходящий вариант и заполнить ключевые поля. Часть договоров формируются сразу с факсимиле.

Система сама определяет, кто должен проверить договор и к какому сроку, а также напоминает, если кто-то задерживает проверку. Это помогает быстрее завершить согласование.

Реестр документов для обмена с контрагентами

Все документы по сделке теперь собраны в одном месте: договор, дополнительные соглашения, счета-фактуры, поступления. Система анализирует эти документы, отслеживает сроки выполнения обязательств и присылает напоминания о том, что пора выписать акт.

При подготовке документов к сдаче в архив система автоматически формирует опись. Сотрудник составляет и выгружает печатную форму одним кликом. Это помогает сэкономить время и убедиться, что все необходимые документы в наличии.

Служебные записки

Рассмотрение и согласование теперь происходит в «Первой Форме». Сотрудники создают соответствующую задачу в системе, которая автоматически отправляется на одобрение руководителю.

Распорядительные документы

Поиск нужного приказа или распоряжения занимает секунды. Сотрудник вводит в поисковую строку ключевое слово, фамилию или дату, а система показывает ему все подходящие документы. Если нужна бумажная копия, можно быстро распечатать её прямо из системы.

Когда требуются изменения, сотрудник просто открывает документ в системе и вносит правки во встроенном редакторе. Новая версия сохраняется автоматически, при этом остаются доступными прежние варианты. Всегда можно отследить, кто и когда вносил правки.

В 2024 году появилась возможность подписывать приказы при помощи КЭП прямо в системе.

Управление внутренними запросами

В BPM-системе автоматизирована работа с заявками сотрудников. Они могут сообщить об ошибках или запросить доработку информационных систем, включая саму «Первую Форму», оформить запрос на размещение контента на сайтах Академии и в информационных рассылках, публикацию материалов в системе дистанционного обучения. Также сотрудники могут оставить обращения в отдел кадров и бэк-офис.

Система сама назначает ответственных, а сотрудники-заказчики могут отслеживать статус обращения.

Решения учёного совета

Поскольку Академия Ростеха — это центр обучения и развития, в составе организации есть учёный совет. Он определяет направления обучения, участвует в подборе кадров, определяет стратегию развития Академии.

По итогам заседаний составляется протокол. В этом документе указано, кто присутствовал, какие вопросы обсуждали и что решили. Готовить с нуля ничего не надо, учёному секретарю достаточно заполнить несколько полей в системе. По готовности председатель совета визирует протокол электронной подписью в «Первой Форме».

Все протоколы собраны в едином реестре. У каждого из них есть статус — действующий или нет. Это помогает быстро понять, какие решения сейчас в силе.

Что ещё Академия Ростеха автоматизировала в «Первой Форме»