Первая Форма — Кейсы компании

Российская система управления проектами: альтернатива MS Project и Jira. Кейс «Первой Формы»

IT Управление проектами
Крупные ИТ-компании привыкли заниматься проектным управлением в Jira или MS Project. Некоторые даже совмещали эти решения через специальные плагины. Но есть одна загвоздка — оба вендора больше не работают с Россией.

Мы же выбрали другой путь и сразу работали на своём ПО, которое ничем не уступает иностранным программам.

В этой статье покажем, как можно заменить Microsoft Project на всех этапах работы с проектом: от запуска до работы с бэклогом.
«Первая Форма» — российская продуктовая ИТ-компания. Разрабатывает, внедряет и поддерживает одноименную BPM-систему.

Автоматизирует проектное управление, СЭД, CRM, деловые коммуникации, HRM, Service Desk, корпоративный портал, работу с задачами.

Среди клиентов — ДРТ, Фонд «Сколково», «ВкусВилл», «Лэтуаль», «Спортмастер» и другие крупные компании.

«Первая Форма» объединяет все этапы работы с клиентом — от первого касания до техподдержки

В нашем проектном управлении можно выделить два направления, клиентское и внутреннее. Основное для нас — разработка решений для клиентов, поэтому сегодня поговорим именно о них.
Управление проектами связано с CRM, где мы заводим договор и прописываем стоимость услуг своих специалистов.
Сначала мы добавляем данные по договору, а затем одной кнопкой создаём паспорт проекта. В нём система автоматически делит стоимость на ставки вовлечённых специалистов и рассчитывает плановые часы на каждого.
В паспорте можно выставить атрибуты: метод ведения, сроки, сложность и так далее. Здесь же можно создать задачи, привязать их к проекту и добавить в исполнители коллег.
Чтобы забронировать сотрудника на проект, есть два метода:
  • посмотреть все производственные ресурсы и выбрать наименее загруженных специалистов. Применяем, если неизвестно, кто именно нужен на конкретную задачу.
  • оценить загрузку исполнителей точечно. Используем, когда очевидно, из какого блока требуется специалист.

В рамках проектного управления можно ставить подзадачи для смежных подразделений

Часто спрашивают: «Если раньше весь отдел работал в MS Project и Jira, то сложно ли будет переучиваться?» Далее вы увидите, что ничего сложного нет — процессы похожи, вы получаете практически аналог Microsoft Project.
Так, у каждой проектной задачи есть свой маршрут жизненного цикла, который вписывается в общий проект, и атрибуты: исполнитель, даты выполнения, привязка к проекту и отдельному клиенту, спецификация. По ним мы ищем задачи в системе и фильтруем их — вам такое должно быть привычно по работе в Jira.
Также задачи можно представить в виде Kanban-доски. Количество столбиков и переходы между ними тоже редактируются.

Отслеживаем прогресс и управляем бюджетом с помощью паспорта проекта

В нём хранятся ставки, отработанные часы, себестоимость, маржинальность проекта. Из паспорта мы можем перейти в карточки задач и посмотреть, сколько времени на них потратили коллеги.
Мы фиксируем трудозатраты в индивидуальных табелях, чтобы система корректно считала фактическую стоимость проекта и наш запас ресурсов.
Сроки и переходы между этапами контролируем в диаграмме Ганта, на которую выводятся и подзадачи тоже. Это удобнее, чем в MS Project.
Управлять проектом можно прямо с неё: перемещать сроки с автоматическим перерасчётом дат для других этапов, добавлять задачи и даже отслеживать актирование и сроки получения средств на расчётный счёт.
Статья по теме: обзор нового проектного управления в «Первой Форме» →

Автоматизация проектного управления: аналог MS Project и Jira

В «Первой Форме», как в Jira, есть визуальный редактор процессов, где указываются переходы между этапами, вовлечение специалистов, согласования и условия. Достаточно один раз настроить процесс, и система сама проконтролирует весь путь движения проекта и уведомит всех заинтересованных лиц.

Коммуникации в команде в рамках проектного управления: замена MS Project и MS Teams

В «Первой Форме» также есть комментарии к задачам. С их помощью мы точечно управляем командой проекта, обсуждаем детали, привлекаем коллег и даже делегируем всю задачу — новые участники увидят все комментарии, за это можно не переживать.
Кейс по теме: автоматизировали управление проектами и ресурсами для НИИ →
Сюда же мы прикрепляем и сопутствующие файлы, которые можно редактировать прямо в системе благодаря P7, российскому редактору. Версии тоже можно просмотреть и сравнить между собой.
Обсудить проект и уточнить детали и сроки мы можем как в комментариях, так и через встроенную ВКС.
В ВКС можно пригласить внешних пользователей со стороны клиента. Регистрироваться нигде не нужно — достаточно открыть ссылку.
Интеграция и отдельная лицензия не нужна, то есть одна система заменит и MS Project и MS Teams.
Звонок можно записать и прикрепить к задаче, чтобы затем разобрать. Нужен протокол встреч или скринкаст решения — все знают, что надо идти в раздел «Работа по проекту».
Отдельно мы выносим Устав, техзадание и календарный план-график — они отображаются в самом начале карточки.

Операционный директор может подписать документы прямо в системе

Проектные документы и акты сдачи-приёмки мы подписываем нажатием одной кнопки с помощью интегрированной ЭЦП. Действовать вслепую не приходится, так как в системе сразу отображается название акта, статус и размер выплат по нему.

Бэклог в «Первой Форме» доступен и сотрудникам, и заказчикам проекта

У наших клиентов тоже есть доступ в систему. Они могут сформировать задачу прямо в системе, выставить оценку и следить за выполнением.
Они принимают активное участие в жизни проекта и всегда в курсе статуса задачи, маршрута и оставшегося объёма работы. Когда мы завершаем определённый этап, клиент должен это подтвердить своим акцептом — так процессы становятся прозрачнее.
Из бэклога мы привязываем задачу к клиентскому проекту, чтобы она отобразилась на диаграмме Ганта. Для каждой проектной команды настраиваем в задаче свои атрибуты: запланированные трудочасы, исполнителя, метод работы над задачей.

Мы знаем, что полная замена Jira невозможна, поэтому мы оставили возможность интеграции с ней по API

Что ещё мы хотим сказать о проектном управлении в «Первой Форме»:
  • здесь уже предусмотрены все функции для управления проектами, включая чаты и ВКС,
  • есть полнофункциональное мобильное приложение,
  • система работает на Linux.
Сравнить функциональные возможности «Первой Формы» с Jira и MS Project можно с помощью таблицы:
ㅤОпция«Первая Форма»MS ProjectJira
1Поддержка типовых и нетиповых проектов+++
2Преднастройка структуры данных+-+
3Гибкая настройка ролей и прав доступа+-+
4Лёгкий импорт и экспорт проектов-+-
5RPA-роботизация+-+
6Связь задач со смежными процессами+-+
7Гант, Канбан, иерархия задач+++
8Общий доступ к созданию канбанов--+
9Отчёты, план-фактная и другая аналитика+++
10Дашборды+-+
11Управление рисками+++
12Таймшиты+++
13Инструменты финконтроля++-
14Мобильное приложение+-+
15Мессенджер, аудио- и видеосвязь+--
16СЭД+--
17CRM+--
18HR-экосистема+--
Обложка: Freepik