Автоматизация отчётности на конкретных примерах. Два случая, когда она очень нам помогла

Мы#nbsp;создали отчёт, который показывает вклад каждого отдела в#nbsp;финансовый результат. Теперь все работают хорошо, а#nbsp;если плохо, то#nbsp;это сразу видно. Меня зовут Юля Пуртова, я#nbsp;директор по#nbsp;автоматизации в#nbsp;«Первой Форме», и#nbsp;я#nbsp;расскажу, как у#nbsp;нас это устроено, чтобы вы#nbsp;смогли повторить всё у#nbsp;себя.

Начать надо с#nbsp;того, что мы#nbsp;вспомним, чем занимается «Первая Форма». Мы#nbsp;автоматизируем процессы крупного бизнеса#nbsp;— от#nbsp;управления продажами до#nbsp;согласования отпусков#nbsp;— и#nbsp;это повышает эффективность компаний. Естественно, сами у#nbsp;себя мы#nbsp;тоже всё автоматизируем, и#nbsp;отчёт, о#nbsp;котором пойдёт речь,#nbsp;— это лишь крупица в#nbsp;нашей BPM-системе.

Так вот, наш сводный отчёт#nbsp;— это большая таблица, куда система автоматически подтягивает данные из корпоративных#nbsp;бизнес-процессов: CRM, СЭД, проектного управления, технической поддержки, разработки и#nbsp;так далее. Они обрабатываются, и#nbsp;на#nbsp;отчёте отображается финансовый результат компании.

Все вычисления система тоже проводит сама#nbsp;— например, рассчитывает себестоимость или подставляет ставку человекочаса за#nbsp;нужный период. Это как HAL 9000 из#nbsp;«Космической Одиссеи», только захватывать власть он#nbsp;не#nbsp;собирается.

Все показатели таблицы кликабельные, а#nbsp;ячейки подсвечиваются разным цветом. Если мы#nbsp;видим красный показатель, то#nbsp;можем «провалиться» в#nbsp;него вплоть до#nbsp;финансовых документов и#nbsp;выяснить, что пошло не#nbsp;так.

Расскажу несколько примеров, как он#nbsp;нам помог в#nbsp;рутинных процессах.

Однажды наш финансовый директор заметила, что красным стал показатель общей прибыли компании. Стали разбираться, и#nbsp;оказалось, что это из-за волны найма. У#nbsp;новых сотрудников уходило слишком много времени, чтобы влиться и#nbsp;начать эффективно выполнять обязанности.

Чтобы решить проблему, мы#nbsp;пересмотрели процесс онбординга: мы#nbsp;«высушили» материал#nbsp;— сделали его коротким и#nbsp;по#nbsp;делу, расписали четкий план на#nbsp;каждую неделю для нового сотрудника и#nbsp;даже создали корпоративную «Академию Первой Формы», которую сейчас активно развиваем. Это сработало.

По#nbsp;результатам за#nbsp;квартал разрыв между расходами и#nbsp;доходами выровнялся.

Как#nbsp;бы ни#nbsp;хотелось от#nbsp;этого избавиться, работа с#nbsp;отчётами#nbsp;— часть жизни. Недавно у#nbsp;нас прошла стратсессия и#nbsp;я#nbsp;вспомнила, как два года назад мы#nbsp;собирали и#nbsp;анализировали результаты всего отдела в#nbsp;Excel. Времени уходило очень много, в#nbsp;глазах был песок, мозг отказывался делать что-то, кроме табличек.

Сквозная корпоративная аналитика упростила жизнь всем руководителям и#nbsp;подтолкнула нас к#nbsp;тому, что нам нужны такие#nbsp;же инструменты для оперативного контроля. У#nbsp;каждого отдела появились индивидуальные дашборды. Например, наш маркетинговый директор следит за#nbsp;ростом посещаемости сайта, а#nbsp;коммерческий#nbsp;— за#nbsp;выполнением плана по#nbsp;звонкам и#nbsp;ещё уймой показателей.

В#nbsp;итоге, мы#nbsp;совсем не#nbsp;тратим время на#nbsp;подготовку отчётов. Зато их#nbsp;можно посмотреть в#nbsp;любой момент при необходимости, а#nbsp;в#nbsp;случае каких-то отклонений система даже уведомит всех причастных.

Звучит хорошо, а#nbsp;где подвох? Система агрегирует и#nbsp;компонует только те#nbsp;данные, что в#nbsp;неё каким-то образом попали. К#nbsp;сожалению, она не#nbsp;умеет читать мысли и#nbsp;предугадывать события. Поэтому, чтобы дашборд корректно отображал наш результат, нам нужно каждый день вносить данные по#nbsp;бизнес-процессам, фиксировать статусы и#nbsp;результаты коммуникаций.

Эти данные могут быть разными для разных бизнес-процессов: например, где-то важна дата заключения договора, где-то срок SLA на#nbsp;разбор ошибки, а#nbsp;где-то фактическое количество отработанных сотрудником часов.

«Первая Форма» помогает нам в#nbsp;этом: проверяет, заполнил#nbsp;ли человек нужное поле, напоминает о#nbsp;необходимости внести в#nbsp;систему результат звонка или зафиксировать отработанное время (например, присылает напоминалки-репортинги), и#nbsp;даже проверяет соответствует#nbsp;ли сумма в#nbsp;счёте сумме по#nbsp;договору. Для нас главное результат, и#nbsp;он#nbsp;зависит от#nbsp;участия каждого сотрудника.