Автоматизация отчётности на конкретных примерах. Два случая, когда она очень нам помогла

Мы создали отчёт, который показывает вклад каждого отдела в финансовый результат. Теперь все работают хорошо, а если плохо, то это сразу видно. Меня зовут Юля Пуртова, я директор по автоматизации в «Первой Форме», и я расскажу, как у нас это устроено, чтобы вы смогли повторить всё у себя.

Начать надо с того, что мы вспомним, чем занимается «Первая Форма». Мы автоматизируем процессы крупного бизнеса — от управления продажами до согласования отпусков — и это повышает эффективность компаний. Естественно, сами у себя мы тоже всё автоматизируем, и отчёт, о котором пойдёт речь, — это лишь крупица в нашей BPM-системе.

Так вот, наш сводный отчёт — это большая таблица, куда система автоматически подтягивает данные из корпоративных бизнес-процессов: CRM, СЭД, проектного управления, технической поддержки, разработки и так далее. Они обрабатываются, и на отчёте отображается финансовый результат компании.

Все вычисления система тоже проводит сама — например, рассчитывает себестоимость или подставляет ставку человекочаса за нужный период. Это как HAL 9000 из «Космической Одиссеи», только захватывать власть он не собирается.

Все показатели таблицы кликабельные, а ячейки подсвечиваются разным цветом. Если мы видим красный показатель, то можем «провалиться» в него вплоть до финансовых документов и выяснить, что пошло не так.

Расскажу несколько примеров, как он нам помог в рутинных процессах.

Однажды наш финансовый директор заметила, что красным стал показатель общей прибыли компании. Стали разбираться, и оказалось, что это из-за волны найма. У новых сотрудников уходило слишком много времени, чтобы влиться и начать эффективно выполнять обязанности.

Чтобы решить проблему, мы пересмотрели процесс онбординга: мы «высушили» материал — сделали его коротким и по делу, расписали четкий план на каждую неделю для нового сотрудника и даже создали корпоративную «Академию Первой Формы», которую сейчас активно развиваем. Это сработало.

По результатам за квартал разрыв между расходами и доходами выровнялся.

Как бы ни хотелось от этого избавиться, работа с отчётами — часть жизни. Недавно у нас прошла стратсессия и я вспомнила, как два года назад мы собирали и анализировали результаты всего отдела в Excel. Времени уходило очень много, в глазах был песок, мозг отказывался делать что-то, кроме табличек.

Сквозная корпоративная аналитика упростила жизнь всем руководителям и подтолкнула нас к тому, что нам нужны такие же инструменты для оперативного контроля. У каждого отдела появились индивидуальные дашборды. Например, наш маркетинговый директор следит за ростом посещаемости сайта, а коммерческий — за выполнением плана по звонкам и ещё уймой показателей.

В итоге, мы совсем не тратим время на подготовку отчётов. Зато их можно посмотреть в любой момент при необходимости, а в случае каких-то отклонений система даже уведомит всех причастных.

Звучит хорошо, а где подвох? Система агрегирует и компонует только те данные, что в неё каким-то образом попали. К сожалению, она не умеет читать мысли и предугадывать события. Поэтому, чтобы дашборд корректно отображал наш результат, нам нужно каждый день вносить данные по бизнес-процессам, фиксировать статусы и результаты коммуникаций.

Эти данные могут быть разными для разных бизнес-процессов: например, где-то важна дата заключения договора, где-то срок SLA на разбор ошибки, а где-то фактическое количество отработанных сотрудником часов.

«Первая Форма» помогает нам в этом: проверяет, заполнил ли человек нужное поле, напоминает о необходимости внести в систему результат звонка или зафиксировать отработанное время (например, присылает напоминалки-репортинги), и даже проверяет соответствует ли сумма в счёте сумме по договору. Для нас главное результат, и он зависит от участия каждого сотрудника.