Первая Форма — полезные статьи и обновления системы

Автоматизация управленческого учёта: как мы упростили жизнь своим финансистам с помощью ТАРМ в BPM-системе

Полезные статьи Страхование Финансы Консалтинг Добывающая промышленность ТАРМ
Всем привет! Меня зовут Юлия Пуртова. Шесть лет я#nbsp;работаю бизнес-аналитиком. За#nbsp;это время я#nbsp;изучила устройство многих крупных компаний и#nbsp;могу немножко предугадывать. Ну, например, я#nbsp;знаю, что когда мы#nbsp;дойдём до#nbsp;финансового отдела, мне расскажут про две беды#nbsp;— управленческую отчётность и#nbsp;расчёт заработной платы.

Эти вопросы мы#nbsp;рассматривали практически в#nbsp;каждой комплексной автоматизации. Так было с#nbsp;КСК ГРУПП, «Диалогом Регионы» и#nbsp;страховым домом ВСК.

В «Первой Форме», где я#nbsp;работаю сейчас, мне тоже пришлось поработать над удобством этих процессов. В#nbsp;этой статье я#nbsp;хочу рассказать, как именно мы#nbsp;реализовали для#nbsp;себя бизнес-процессы финансового отдела.

Содержание

  1. Интегрируемся с 1С
  2. Поддерживаем разнообразие отчётов в дикой природе финансовом отделе
  3. Настраиваем дриллдаун — залог прозрачности
  4. Используем приятные фишки
  5. Освобождаем людей от ручного расчёта зарплаты
  6. Необязательный, но эффектный и эффективный

Шаг 1. Интегрируемся с 1С, чтобы формировать управленческую отчётность автоматически

Часто отчётность по#nbsp;доходам и#nbsp;расходам в#nbsp;компании ведётся в#nbsp;1С, и#nbsp;это в#nbsp;принципе удобно. А#nbsp;вот с#nbsp;управленческой возникают проблемы.

  • Во-первых, нужно автоматизировать управленку в#nbsp;соответствии с#nbsp;учётной политикой. Вероятно, эту фразу сейчас поняли только финансисты, но#nbsp;именно от#nbsp;правильно выстроенной учётной политики зависит корректность расчётов.

  • Во-вторых, управленка интересна топам, руководителям отделов и#nbsp;другим менеджерам. Но#nbsp;всех их#nbsp;в#nbsp;учётную систему не#nbsp;запустишь. Вообще финансист мог#nbsp;бы выгрузить им#nbsp;какие-то эксели. Но#nbsp;на#nbsp;это нужно время, это отвлекает, а#nbsp;у#nbsp;менеджеров в#nbsp;любом случае не#nbsp;будет актуальной информации онлайн.
Нам#nbsp;же важно, чтобы управление финансами компании было прозрачным на#nbsp;долгой дистанции. Все в#nbsp;компании должны иметь возможность узнать, откуда берутся те#nbsp;или иные цифры. Поэтому первым делом мы#nbsp;интегрировали нашу BPM-систему с#nbsp;учётной, в#nbsp;нашем случае это 1С Бухгалтерия, и#nbsp;настроили связи и#nbsp;зависимости.

Это позволило нам вести учёт не#nbsp;только в#nbsp;разрезе контрагента, но#nbsp;и#nbsp;по проектам. Например, система автоматически уведомляет нас, когда приходит оплата авансового счёта. И#nbsp;даёт нам отмашку, что можно стартовать проект.

Чтобы интеграция с#nbsp;1С была быстрой и#nbsp;удобной, мы#nbsp;используем модуль, который позволяет легко настраивать взаимодействие систем для#nbsp;сбора данных.

Далее мы#nbsp;завели учётную политику. Это правила, по#nbsp;которым наши доходы и корпоративные#nbsp;расходы распределяются на#nbsp;центры финансовой ответственности. Теперь вся наша управленка собирается автоматически на#nbsp;основе информации из#nbsp;учётной системы и#nbsp;BPM-системы в#nbsp;режиме онлайн.

Шаг 2. Поддерживаем разнообразие отчётов в дикой природе финансовом отделе

В#nbsp;принципе наша корпоративная low-code платформа позволяет настроить любые отчёты, главное чтобы исходные данные для#nbsp;них были в#nbsp;системе.

Отчёты могут быть самыми разными по#nbsp;форме или содержанию. Главное, они должны быть удобны и#nbsp;понятны потребителям#nbsp;— как финансистам, так и#nbsp;обычным людям.
Важные цифры в системе можно выделить цветом, все отклонения будут подсвечиваться в#nbsp;автоматическом режиме, а#nbsp;в#nbsp;случае чрезвычайной ситуации ответственные получат уведомления.

Шаг 3. Готовим прозрачную отчётность для финансового директора

Вы#nbsp;могли обратить внимание, что цифры в#nbsp;отчётах выглядят как ссылки, и#nbsp;это так. Они кликабельные. На#nbsp;каждую цифру можно кликнуть и#nbsp;проследить, откуда она взялась#nbsp;— вплоть до#nbsp;конкретного счёта или оплаты, а#nbsp;также посмотреть всю связку документов.

Например, договор#nbsp;— проект#nbsp;— задачи от#nbsp;клиента в#nbsp;техподдержку. Можно даже найти исполнителей, прочитать обсуждение и#nbsp;приложенные документы. Всё связано.
Такой прозрачности удалось достичь, потому что все наши бизнес-процессы ведутся в#nbsp;единой системе. У#nbsp;нас автоматизированы CRM, проектное управление, документооборот, HR#nbsp;и#nbsp;так далее.

Шаг 4. Настраиваем любимые отчёты нашего финансового отдела

На#nbsp;самом деле в#nbsp;нашем решении много фишек, но#nbsp;я#nbsp;расскажу про те, которые любят в#nbsp;финотделе.

  • Автоматическая сборка и#nbsp;отправка отчёта. Мы#nbsp;можем сделать так, чтобы отчёт сам собирался и#nbsp;отправлялся руководителю в#nbsp;нужный день и#nbsp;час. Это моя любимая фишка, потому мне нравится смотреть на#nbsp;радость в#nbsp;глазах пользователей, которые избавились от#nbsp;этой рутины. Система ведь не#nbsp;просрочит отправку и#nbsp;не#nbsp;разозлит этим директора 🙂

  • Выгрузка в#nbsp;Excel. Многие вещи всё-таки удобно делать в#nbsp;Excel. Например, в#nbsp;xlsx удобно отправить отчёт кому-то на#nbsp;стороне или поиграться со#nbsp;сводными таблицами. Поэтому у#nbsp;нас всё-таки есть кнопка «скачать в#nbsp;Excel».

  • Фильтры. Это, конечно, банально и#nbsp;просто, но. Очень удобно, когда ты#nbsp;в#nbsp;два клика можешь вывести данные за#nbsp;третий квартал 2019 года. Или оплаты по#nbsp;клиенту ООО#nbsp;«Ромашка».
Если вы#nbsp;тоже захотели автоматизировать работу финансов или любого другого подразделения, приходите к#nbsp;нам на консультацию. Разберём вашу ситуцию и#nbsp;найдём решение.

Шаг 5. Автоматизируем расчёт зарплат

У#nbsp;нас много специалистов с#nbsp;разными KPI и#nbsp;системами поощрения. Мотивация разработчика будет отличаться от#nbsp;мотивации менеджера по#nbsp;работе с#nbsp;клиентами, и#nbsp;это нужно учитывать при расчёте зарплаты.

Раньше руководителям отделов каждый месяц приходилось самим анализировать и#nbsp;собирать в#nbsp;Excel отчёт по#nbsp;каждому сотруднику. Они отправляли его в#nbsp;финотдел, а#nbsp;там уже формировали выплаты. В#nbsp;результате руководители выпадали на#nbsp;пару дней, и#nbsp;с#nbsp;этим мы#nbsp;мириться не#nbsp;хотели.
Поэтому мы автоматизировали расчёт заработных плат для всей компании. В каждом отделе для каждой роли мы настроили алгоритмы и формулы, по которым система сама считает все важные показатели. Например, количество отработанных часов, достижение плановых показателей и так далее. А главное, система сама учитывает больничные и отпуска сотрудников. Руководителю не нужно держать это в уме.

Например, для менеджера по продажам система автоматически посчитает план и факт на основе данных, которые он сам внёс в CRM. Если же речь идёт о сотруднике отдела внедрения, выплата будет зависеть от отработанных часов.
Кстати, в#nbsp;личном кабинете каждого сотрудника есть дашборд, на#nbsp;котором можно посмотреть зарплату, бонусы по#nbsp;проектам и#nbsp;план и#nbsp;факт по#nbsp;ним в#nbsp;реальном времени.

Всё максимально прозрачно и#nbsp;удобно, а#nbsp;финансовой команде не#nbsp;приходится по#nbsp;сто раз отвечать на#nbsp;одни и#nbsp;те#nbsp;же вопросы.

Шаг 6. Аналитика и документооборот для финотдела

Финансовая аналитика#nbsp;— это не#nbsp;только скучные таблицы. Мы#nbsp;хотели, чтобы информацию можно было отображать в#nbsp;виде ярких и#nbsp;разнообразных графиков, диаграмм, индикаторов. Из#nbsp;различных виджетов собирается настоящая приборная панель финансиста или любого другого менеджера.

Аналогично, нажимая на#nbsp;кликабельные данные, он#nbsp;может быстро просмотреть детализацию и#nbsp;дойти до#nbsp;любых документов в#nbsp;системе. Например, открыть договор или счёт, уточнить интересующий вопрос в#nbsp;комментариях или позвонить ответственному менеджеру по#nbsp;ВКС.
Материал создан на#nbsp;основе статьи из#nbsp;личного блога Юлии Пуртовой на#nbsp;портале VC.ru

Ещё по теме: как «Первая Форма» помогает крупным российским бизнесам оптимизировать работу