Первая Форма — полезные статьи и обновления системы

Проекты в ТЭК: как эффективно управлять, как и какую СУПД выбрать для автоматизации

Полезные статьи Добывающая промышленность
У проектной деятельности в топливно-энергетическом секторе немало особенностей. Это и быстро меняющиеся условия, и менеджмент рисков, и масштабность проектов. Разбираемся, как система управления проектной деятельностью (СУПД) помогает учитывать все эти факторы, и рассказываем, как правильно её выбрать.
Алёна Тереханова
Руководитель проектов в «Первой Форме»

Содержание

Проектное управление в ТЭК: что нужно учитывать
Как эффективно управлять проектами в топливно-энергетическом секторе
Обзор «Первой Формы» — СУПД для ТЭК
Как предприятия ТЭК управляют проектами и решают другие бизнес-задачи с помощью СУПД: реальные примеры
Подводим итоги: какие результаты получат компании от внедрения СУПД
FAQ

Проектное управление в ТЭК: что нужно учитывать

Современные методы управления проектной деятельностью в топливно-энергетическом комплексе (ТЭК) повышают эффективность и устойчивость предприятий отрасли. Но перед тем, как выбрать грамотную стратегию, необходимо учесть такие факторы, как:

Быстро меняющиеся условия. Сюда можно отнести технологические изменения и новые экологические требования, которые нужно учитывать при планировании и реализации инициатив. И вот некоторые примеры:
Технологические изменения:

1) Сегодня ТЭК занимает третье место среди остальных секторов экономики по уровню готовности к внедрению искусственного интеллекта.

2) Постоянно развиваются возобновляемые источники энергии. Так, в 2024 году в России запустили пять солнечных электростанций общей мощностью 300 МВт в Республиках Бурятия и Калмыкия, Забайкальском крае и Астраханской области.

3) В Энергетической стратегии немало внимания уделяется развитию энергосбережения и повышению энергоэффективности в ТЭК. Среди планов до 2035 года в этом направлении можно отметить:

  • совершенствование нормативной правовой базы, включая запрет на производство и использование энергетически неэффективной техники, оборудования, зданий и технологических процессов.
  • обмен опытом и распространение лучших практик энергосбережения и повышения энергоэффективности.
Новые экологические требования:

1) Продолжается работа над повышением экологичности производств угля. В 2025 году планируют усовершенствовать систему статистической отчётности в сфере экологической безопасности в этой отрасли. В частности, планируется внести некоторые изменения в правила проведения рекультивации и консервации земель.

2) Согласно Энергетической стратегии, до 2035 года должны принять новые меры по защите окружающей среды. Среди которых:

  • создание национальной системы мониторинга и отчётности о выбросах парниковых газов, в том числе от объектов энергетики;
  • реализация государственного регулирования парниковых газов и другого антропогенного воздействия предприятий ТЭК на климат с учётом международных обязательств со стороны России.
Законодательная регламентация. Нормативных правовых актов, регулирующих эту сферу, очень много, постоянно появляются новые. Компаниям необходимо следить за изменениями и взаимодействовать с регулирующими органами.
Так, в 2025 году рассмотрят поправки в 187 ФЗ от 26 июля 2017 года «О безопасности критической информационной инфраструктуры Российской Федерации». Законопроект предлагает уполномочить Правительство Р Ф устанавливать требования к программному обеспечению (ПО). Также в закон планируют добавить перечень объектов КИИ в ТЭК, которые должны будут соблюдать требования Правительства. Среди которых может быть и переход на отечественное ПО.
Отсутствие единого подхода. На сегодня в ТЭК не существует единого подхода в управлении инициативами, поэтому компании могут самостоятельно выбирать наиболее подходящие им методологии, ориентируясь на успешный международный и российский опыт в этом направлении.

Как это сделать, читайте в следующей главе →
Оценка рисков. Инициативы в этой сфере больше остальных подвержены природным и техническим рискам. Компаниям необходимо разрабатывать стратегические планы по их минимизации и управлять потенциальными угрозами, включая аварии и стихийные бедствия. В контексте ТЭК это особенно актуально, так как любые сбои могут иметь масштабные экономические последствия.
Масштабность проектов и долгосрочное планирование. Предприятия ТЭК реализуют много масштабных инициатив: строительство и модернизацию объектов, освоение новых месторождений и развитие инфраструктуры. Такие проекты требуют больших инвестиций, координации множества подрядчиков и долгосрочного планирования ресурсов.
Среди таких инициатив можно отметить запуск трёх энергоблоков ТЭС «Ударная» в Краснодарском крае общей мощностью 562 МВт в 2024 году. Общая сумма инвестиций составила 55 миллиардов рублей.
Разнообразие проектов. Помимо крупных инициатив, в ТЭК реализуют проекты средней и малой сложности. Например: автоматизируют бизнес-процессы, улучшают экологические практики, повышают энергоэффективность, обучают персонал и разрабатывают ПО. Здесь проектному офису необходимо учитывать, что такие инициативы требуют более гибкой и адаптивной стратегии управления.
Сотрудничество между разными подразделениями. В работе над проектами задействованы специалисты разных подразделений. Инженеры разрабатывают и реализуют техническую часть, финансовый отдел управляет бюджетом, отдел закупок отвечает за ресурсы и оборудование, юристы контролируют соблюдение требований и контрактов. Проджект-менеджерам нужно уметь грамотно выстраивать коммуникацию между департаментами.
Работа с подрядчиками. Компании часто привлекают к инициативам внешние и собственные дочерние подрядные организации. Здесь важно уметь чётко формулировать задачи и результаты, оценивать квалификацию, опыт и репутацию компаний, разрабатывать грамотные контракты, проводить регулярные встречи и обмениваться информацией для синхронизации действий, а также постоянно мониторить выполнение работ и следить за соответствием стандартам.
Хотите повысить эффективность управления инициативами?

В этом может помочь единая корпоративная система — объединяйте всех участников проекта с помощью «Первой Формы»
Попробовать
{$co}
Недостаток кадров. В ТЭК не хватает специалистов для управления проектами. Недостаток квалифицированных кадров может затормозить внедрение инноваций и оказать негативное влияние на конкурентоспособность компаний. Поэтому важным направлением становится образование и профессиональная подготовка кадров.

Как эффективно управлять проектами в ТЭК

Внедрение проектного управления — сложный и затратный процесс. Однако только так можно избежать возможных сбоев и аварийных ситуаций. И чтобы проектный менеджмент был эффективным, необходимо правильно подобрать методологию управления проектами и выбрать СУПД, которая бы учитывала особенности топливно-энергетического сектора. Давайте разберёмся, как это сделать.

Какую методологию использовать при управлении проектами в ТЭК

Перед тем, как выбрать методологию, рекомендуем обратить внимание на пять популярных международных и российских стандартов, на которые могут опираться компании из разных секторов экономики для управления инициативами любых масштабов, длительности и сложности:
ГОСТ Р 54 869 — 2011 Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом
Документ разработала АНО «Центр стандартизации управления проектами». Стандарт устанавливает требования к управлению инициативой от её старта до завершения.
PMBOK
Комплекс знаний по проектному управлению разработал американский Институт управления проектами. Здесь собраны разные методологии, инструменты и техники для эффективного руководства инициативами.
ISO 10 006 «Менеджмент качества. Руководящие указания по менеджменту качества в проектах»
В стандарте содержатся указания по менеджменту качества в проектах, где используется метод PDCA (планирование-действие-проверка-корректировка) и риск-ориентированное мышление.
APM Body of Knowledge
Стандарт разработала крупнейшая в Европе профессиональная ассоциация по управлению проектами из Великобритании. Это комплекс знаний, состоящий из определений, ссылок и терминов, которые могут использовать начинающие и опытные специалисты.
Organizational Project Management Maturity Model
Разработка американского Института управления проектами, с помощью которого компании могут оценить зрелость управления инициативами. Стандарт состоит из базы лучших практик, результатов и ключевых показателей эффективности.
Выбирая методологию будущего проекта, опирайтесь на общую стратегию управления компании, условия и свойства отдельной инициативы, а также учитывайте опыт и квалификацию команды. В таком случае выбранная модель будет эффективно реализована.
Алёна Тереханова
Руководитель проектов в «Первой Форме»
Самые популярные модели, которые используют компании топливно-энергетического сектора, для управления проектами — Waterfall и Agile.

Waterfall отлично подойдёт для реализации крупных инициатив — каскадная модель отличается своей простотой и структурированностью.

Для развивающихся направлений, оптимизации процессов или разработки ПО лучше выбирать Agile, потому что в проектах средней и малой сложности особенно важны гибкость и адаптивность. Но здесь может понадобиться дополнительное обучение команды.

В каких-то случаях потребуется разработка гибридных моделей, которые объединяют в себе несколько методологий, для достижения оптимальных результатов. Это могут быть инициативы, которые подвержены частым изменениям. Например, реконструкция или модернизация объектов ТЭК.

СУПД для ТЭК: зачем нужна и как выбрать

Несмотря на то, что сегодня в ТЭК нет единого подхода в управлении инициативами, следует обратить внимание на один из главных документов отрасли — «Энергетическую стратегию Российской Федерации», утверждённую распоряжением Правительства Р Ф от 9 июня 2020 года № 1523-р. В документе немало внимания уделяется цифровизации процессов на отечественном ПО.
Алёна Тереханова
Руководитель проектов в «Первой Форме»
Топливно-энергетический сектор — один из ключевых отраслей страны, и его функционирование напрямую влияет на стабильность и развитие экономики в целом. Именно поэтому в Энергетической стратегии упоминается цифровизация процессов. Ведь грамотно подобранные СУПД позволят эффективнее управлять инцииативами, а значит, помогут сделать эту отрасль более устойчивой.
Благодаря автоматизации процессов компании топливно-энергетического сектора:

  • Снизят затраты. СУПД поможет точнее планировать и контролировать бюджет, а также сократить издержки на проектную деятельность.

  • Будут точнее соблюдать НПА. Это будет возможно благодаря автоматическим отчётам и мониторингам, а автоматический контроль качества поможет отслеживать стандарты и требования в реальном времени.

  • Оптимизируют управление рисками. Использование аналитических инструментов позволят быстрее выявлять и устранять потенциальные риски.

  • Улучшат коммуникацию. Все участники инициативы — руководители, специалисты, подрядчики — смогут вести документооборот и общаться в единой информационной среде. Это повысит прозрачность и ускорит принятие решений.

  • Оптимизируют управление персоналом. Автоматизация процессов освободит сотрудников компании от ручного труда и даст им возможность сфокусироваться на стратегических задачах. Кроме того, в некоторых системах уже появились ИИ-агенты, которые помогают персоналу справляться с рутиной быстрее и эффективнее, что может частично закрыть проблему недостатка кадров в проектном управлении ТЭК.
Внедрять и сопровождать СУПД могут штатные сотрудники или сторонние организации. Но перед этим рекомендуем ответственно подойти к выбору системы, так как у инициатив топливно-энергетического сектора немало индивидуальных особенностей.
Алёна Тереханова
Руководитель проектов в «Первой Форме»
Предпочтительным вариантом может стать low-code платформа. Это быстрее и дешевле, чем разработка решения с нуля. При этом развивать такую систему можно самостоятельно.

Обзор «Первой Формы» — СУПД для ТЭК

«Первая Форма» — корпоративная BPM-система, которая стала лидером российского рынка low-code платформ. Команда компании автоматизирует любые бизнес-процессы под запросы клиентов из разных секторов экономики — от ЭДО и CRM до корпоративных коммуникаций и проектного управления.
Управлять проектами на платформе можно с помощью любой методологии, а при проектировании системы команда «Первой Формы» может учесть особенности проектной деятельности конкретной организации.
Например, проектный офис компаний топливно-энергетического сектора может:

  • управлять проектами любой длительности, сложности и масштаба;
  • настраивать процессы, которые будут соответствовать законодательству и регламентам безопасности;
  • управлять рисками с помощью инструментов прогнозирования и анализа;
  • оценивать квалификацию, опыт и репутацию подрядных организаций;
  • общаться со специалистами разных подразделений, включая подрядчиков, в едином информационном пространстве;
  • управлять ресурсами — бюджетом и трудозатратами;
  • частично закрыть проблему кадрового голода в проектном управлении с помощью ИИ-агентов.

Изучить систему управления проектами →
Рассмотрим основные возможности платформы в проектном управлении ТЭК.

Жизненный цикл проекта

Как правило, жизненный цикл инициативы состоит из четырёх этапов: запуска, подготовки, реализации и завершения. Давайте посмотрим, какие основные возможности доступны в «Первой Форме» на каждом из этих этапов:
Запуск. На этом этапе пользователи могут создавать интерактивные паспорта (дорожные карты) с возможностью перехода на конкретные этапы и задачи, а также объединять инициативы в портфели для мониторинга на уровне холдинга.
Как правильно создавать дорожную карту можно прочитать здесь.
Подготовка. Здесь можно: формировать структуру инициативы; создавать задачи (в том числе, и для подрядных организаций); устанавливать ключевые показатели; фиксировать контрольные точки и риски.
Реализация. На данном этапе пользователи могут: настраивать показатели; использовать разные инструменты для управления рисками и ресурсами; отслеживать прогресс проекта и выполнение задач; вести базу знаний; получать документы от подрядчиков и контрагентов в личном кабинете; а также гибко корректировать план, если это будет необходимо.
Завершение. На завершающем этапе участники проводят ретроспективу инициативы: анализируют результаты, составляют и рассылают отчёты, обсуждают обратную связь и дальнейшие шаги по внедрению новых проектов. Всё это можно будет сделать в единой информационной среде.

Мобильное приложение

Для удобства пользователи могут использовать мобильное приложение — его возможности ничем не отличаются от веб-версии. Вы сможете дозвониться сотруднику, который находится в командировке, или оперативно отправить необходимый документ, если сами отсутствуете на рабочем месте.
Через смартфон:

  • топ-менеджер сможет отслеживать ключевые показатели и подписывать документы;
  • руководитель проектов — общаться с командой в защищённом отечественном мессенджере и оперативно реагировать на критические ситуации;
  • подрядчики смогут отчитываться о выполненных задачах, задавать вопросы и эскалировать проблемы;
  • рабочие — следить за графиком работы, задавать вопросы руководству, изучать и подписывать документы.
Узнать больше о мобильном приложении можно здесь.

ИИ-агенты

С 2025-го года в «Первой Форме» появилась возможность внедрять ИИ-агентов.
ИИ-агент — это система на основе искусственного интеллекта, которая способна автономно принимать решения на основе корпоративных данных и предпринимать действия, чтобы достичь конкретных целей.

Агенты действуют самостоятельно по графику или триггерам, следуя заложенной «должностной инструкции». Модули И И вовлекают в процесс сотрудников, принимают решения на основе анализа имеющихся данных, обучаются и гибко выполняют различные задачи в рамках своей роли. Например, роли специалиста по документообороту или ассистента.
В «Первой Форме» разработали новую методологию автоматизации бизнес-процессов, которая преобразует должностные инструкции в алгоритмы для ИИ-агентов. С помощью ПО пользователи могут генерировать алгоритмы из существующих инструкций и создавать ИИ-агентов, готовых к выполнению задач. Это позволяет отказаться от привлечения специалистов по ИИ, делая автоматизацию доступной.
Так, ИИ-агент может выступать в качестве помощника проджект-менеджера и периодически проводить Health Check инициатив в портфеле, сигнализировать о рисках и контролировать дедлайны. По расписанию он будет оценивать задачи, переписки, сверяться с планами ответственных исполнителей, анализировать информацию, а по итогам формировать отчёт в нужной форме или формулировать пакет необходимых действий.
Хотите повысить эффективность проектной деятельности и решить проблему с недостатком кадров?

Наймите виртуальных сотрудников, которые способны автономно решать задачи менеджера среднего звена. «Первая Форма» обучит ИИ-агентов для работы в ваших бизнес-процессах.
Попробовать
{$co}

Как предприятия ТЭК управляют проектами и решают другие бизнес-задачи с помощью «Первой Формы»: реальные примеры

Компании топливно-энергетического сектора используют «Первую Форму» для автоматизации разных бизнес-процессов. Давайте рассмотрим несколько кейсов:
НИИ электроэнергетики. С помощью «Первой Формы» научно-исследовательский институт электроэнергетики с филиалами в нескольких городах гибко управляет инициативами разной сложности и масштабов. Платформа позволяет:

  • автоматически создавать задачи — для каждого проекта предусмотрен собственный набор задач;
  • отслеживать их выполнение;
  • автоматически рассчитывать и устанавливать дедлайны;
  • вести внутреннюю приёмку работ и формировать закрывающие документы;
  • управлять ресурсами.

Этот же институт использует платформу для ведения внутреннего и внешнего документооборота. Благодаря этому решению более эффективными стали: поиск документов и писем, процесс согласования договоров; работа с заявками на оплату.
Энергетический холдинг. Разработчик и поставщик энергоэффективных решений использует платформу для организации процессов и коммуникации восьми отделов. Благодаря этому решению компания наладила взаимодействие между удалёнными подразделениями, которые работают над сотней проектов в разных точках России. Процессы стали прозрачными, а сотрудники могут гибко вести работу над проектами, прописывая роли пользователей и регламенты работы в карточках инициатив.

Подводим итоги: какие результаты получат компании ТЭК от внедрения СУПД

Проектная деятельность в сфере энергетики имеет свои особенности: соблюдение правовых рамок, масштабность и разнообразие проектов, быстро меняющиеся условия.
Поэтому чтобы построить эффективный проектный менеджмент в этой отрасли, необходимо уметь грамотно подбирать методологию управления проектами и систему управления проектной деятельностью.
В частности, благодаря автоматизации процессов компании топливно-энергетического сектора смогут:

  • более качественно управлять инициативами за счёт прозрачности процессов;
  • корректировать планы проекта, учитывая состояние рынка;
  • снизить последствия рисков и оперативно разрабатывать корректирующие меры;
  • ускорить согласование решений и документов;
  • соблюдать дедлайны благодаря мониторингу и напоминаниям;
  • улучшить коммуникацию между головным офисом, разными подразделениями и подрядчиками.

FAQ

Что могут делать разные участники проекта с помощью СУПД?

Топ-менеджер сможет:

  • отслеживать общее состояние портфеля проектов и проверять их на соответствие ключевым показателям эффективности;
  • анализировать влияние инициатив на достижение бизнес-целей и принимать стратегические решения;
  • оценивать финансовые показатели с помощью сводных отчётов и дашбордов.

Руководитель проекта сможет:

  • планировать этапы инициативы, ставить задачи и контролировать их выполнение;
  • контролировать бюджет и сроки, снижать риски с помощью интерактивного паспорта;
  • управлять ресурсами;
  • собирать архив документов и базу знаний.

Главный инженер сможет:

  • следить за дедлайнами и контролировать качество выполненных работ;
  • получать регламентированные стандартизированные отчёты;
  • контролировать риски и разрабатывать планы корректирующих действий;
  • мониторить эффективность процессов.

Позволяет ли платформа формировать отчёты по соблюдению экологических норм и стандартов безопасности?

Да, система формирует любые отчёты из имеющихся данных. Также пользователи могут настроить регулярную отправку отчётов руководству.

Может ли помочь платформа в организации работы на удалённых объектах?

Да, команда «Первой Формы» может настроить типовые автоматизированные рабочие места. Аналогичную функциональность можно реализовать и в мобильном приложении.

Как обеспечивается безопасность данных в «Первой Форме»?

Это полностью российская разработка, которая входит в реестр отечественного ПО и защищена по госстандартам. Здесь доступно шифрование данных и режим конфиденциальности, разграничение прав доступа и двухфакторная аутентификация.

Можно ли в «Первой Форме» настроить интеграцию с другими системами?

Да, настроить интеграцию можно с любыми внешними системами по REST API. Например, подключить Контур. Фокус для проверки компаний, СБИС — для обмена документами, карты, эквайринговые сервисы, логистические системы и пр.

Можно ли настраивать и развивать платформу самостоятельно?

Да, вы можете пройти обучение и развивать платформу самостоятельно.
Ищите СУПД, которая будет соответствовать специфике топливно-энергетического сектора?

Создавайте паспорт проекта, управляйте рисками и формируйте отчёты в специализированном решении российского производства «Первая Форма».
Попробовать
{$co}