Заменили Microsoft Dynamics CRM в крупной торгово-производственной компании за три месяца

CRM Производство Холдинги

У компании было три месяца, чтобы заменить Microsoft Dynamics CRM, перенести все данные и подключить пользователей. После отключения старой системы данные были бы утеряны.

Рассказываем, как мы прошли путь внедрения новой CRM вместе со специалистами компании.

Альтернатива Microsoft Dynamics CRM — «Первая Форма»

Когда сотрудники отдела продаж работали в MS Dynamics, им хотелось многое изменить. К новому ПО у них было 5 главных требований:

✅ Объединить работу по всем направлениям бизнеса внутри одного решения.

✅ Одновременно вести в CRM и клиентов, и их строительные объекты.

✅ Уйти от информационной перегрузки пользователей, так как раньше они видели активность абсолютно по всем проектам.

✅ Интегрировать систему с Контур. Фокусом и Яндекс Картами.

✅ Внедрить решение на русском языке.

Юлия Пуртова, директор по автоматизации:

В «Первой Форме» клиента привлекла возможность настроить их уникальные процессы, а также создать цифровую экосистему на базе одного решения.

Мы можем разместить всё на одной платформе — CRM, СЭД, видеозвонки, корпоративный портал. Плюс, мы провели демонстрацию на живых площадках и клиент сразу понимал, какой результат получит.

Миграция с Microsoft Dynamics на отечественную платформу за 3 месяца

В CRM-системе нужно было настроить как стандартные, так и отраслевые процессы торгово-производственной компании. С low-code технологиями сделать это просто. Но было одно «но» — жёсткие временные рамки.

Мы разделили работу на три условных этапа — перенос данных из Dynamics CRM, создание MVP и усовершенствование функций.

Функциональные возможности «Первой Формы» для замены Dynamics CRM

Стандартные функции CRM:

база данных контактов,
управление продажами,
контроль работы менеджеров,
интеграция с IP-телефонией и электронной почтой,
воронка продаж,
отчёты и прогнозы,
автоматизация workflow — оповещения, напоминания, автозаполнение договоров.

Специфические функции:

кастомный канбан по строящимся объектам,
справочник цен конкурентов,
возможность работы с множеством позиций одновременно,
автоматический расчёт цен с учётом НДС разных стран,
подбор количества машин под объём поставки и другие.

База контрагентов. Мы перенесли в систему всю базу контрагентов — это 40 тысяч карточек. В карточке мы объединили всю информацию по клиенту: юридические данные, контакты, проведённые и запланированные встречи и звонки, ответственные сотрудники и так далее.

В Microsoft Dynamics, чтобы завести в систему клиента, сотрудники тратили минимум 15 минут. На проект уходило ещё больше — 30 минут. Сейчас всё занимает 2−3 минуты.

Скоро мы добавим интеграцию с Контур. Фокус, чтобы автоматически загружать актуальные данные о партнёрах и получать оповещения о потенциальных рисках.

Авторасчёт НДС. Российское подразделение нашего клиента работает и на соседние страны — Туркменистан, Азербайджан, Армению, Грузию, Киргизию, Казахстан. Ставки НДС у них различаются, поэтому мы настроили автоматический расчёт налогов — для каждой страны в системе проставлен коэффициент, отражающий ставку НДС.

Узнать больше о возможностях CRM в «Первой Форме» ➡️

Анализ цен на полках. Чтобы реагировать на изменения рынка и сохранять конкурентоспособность, нужно мониторить цены на аналогичную продукцию других компаний. Поэтому представители клиента постоянно посещают магазины, где представлены их материалы, и фиксируют цены конкурентов.

В Microsoft Dynamics им приходилось долго составлять сравнительные отчёты, а теперь можно сразу вносить данные в систему. В «Первой Форме» достаточно найти нужную позицию и вбить цену.

После замены Microsoft Dynamics сотрудники больше не вводят цену дважды, за упаковку и за кубический метр. Достаточно внести данные в один столбец — во втором цена рассчитается автоматически.

Множественный выбор. Одним из недостатков CRM Microsoft Dynamics клиент считал единичный выбор. Чтобы сделать заявку или отчёт из тридцати пунктов, приходилось добавлять каждую позицию по отдельности. Мы это учли – в «Первой Форме» есть опция множественного выбора.

Кастомный канбан. Наш клиент работает с торговыми сетями и с застройщиками. Поэтому в CRM менеджерам нужно было работать не только с конкретными клиентами, но и с их объектами — стройками. Мы разработали инструмент, где представлены объекты и стадия работы с ними.

Фильтрация и сортировка. В канбане есть фильтры. Можно ввести в поиске «реновация» и вывести объекты, которые содержат это слово.

Также используются теги. Например, можно сделать сортировку по внутреннему тегу «Заморожен» — на экране появятся карточки строительных проектов, по которым нет запланированных встреч и прочих активностей.

Хотите перейти на российскую CRM и автоматизировать работу отдела продаж?
Запишитесь на демо-встречу и мы подробно ответим на все вопросы и покажем возможности системы
Запланировать демо

{$co}

Ручной ввод данных сведён к минимуму. В таблицу встроено 10 формул. Сотрудник может сделать скидку на отдельной строчке или применить сразу ко всему списку. Считать вручную, сколько транспорта надо для доставки заказа, тоже не надо. Благодаря опции «Объём выбранной машины» можно рассчитать, сколько машин нужно, чтобы отвезти этот заказ.

Разграничение прав доступа. Кто-то занимается только теплоизоляцией, кто-то работает исключительно с материалами для огнезащиты — направлений продаж в компании много. Поэтому мы разграничили права доступа — теперь менеджер видит только те позиции, с которыми он работает.

Отчёты. Их не надо формировать вручную — мы вывели всё на понятные дашборды. Отчёты сотрудников из разных отделов будут отличаться по наполнению. Вот, что увидит отдел продаж:

Отчётность по сделкам
Отчёт по активности отдела
Отчёт по активности конкретного исполнителя
Соотношения сделок по разным параметрам
Тотал по сделкам

Узнать больше о возможностях CRM в «Первой Форме» ➡️

Результат: переезд с Microsoft Dynamics CRM за 3 недели, MVP за 3 месяца

В итоге клиенту удалось в сжатые сроки получить CRM-систему, отвечающую их потребностям и особенностям работы с производством и продажей материалов.

Через три недели, как только мы перенесли данные, в системе уже работали пользователи. При этом они сразу начали использовать мобильное приложение 1 F Mobile.

После онбординга команда клиента отметила, что в системе им всё понятно на интуитивном уровне. В отличие от Microsoft Dynamics, в «Первой Форме» всё на русском языке, что команда считает важным плюсом.