ДРТ: система управления трудовыми ресурсами для 1.5 тысяч сотрудников с помощью BPM-системы

Управление проектами IT Страхование Финансы Консалтинг Корпоративный портал

«Деловые Решения и#nbsp;Технологии», ДРТ#nbsp;— один из#nbsp;лидеров в#nbsp;области аудита, консалтинга, управления рисками, финансового, налогового и#nbsp;юридического консультирования.

30+ лет на#nbsp;рынке.
8 офисов в#nbsp;России, Беларуси и#nbsp;Казахстане.
Более 5 тыс. проектов в#nbsp;работе одновременно.

Чтобы равномерно распределять проектную нагрузку, ДРТ нужно планировать трудовые ресурсы на 1-2 года вперёд

Раньше планирование трудозатрат было автоматизировано в#nbsp;зарубежном решении, но#nbsp;в#nbsp;2022 году компания решила перейти на#nbsp;отечественное ПО#nbsp;— «Первую Форму».

В#nbsp;BPM-системе мы#nbsp;реализовали:

✅ процесс букирования времени сотрудника через заявку и#nbsp;согласование,

✅ планирование занятости более чем 1.5 тыс. штатных специалистов,

✅ равномерное распределение букирований, при котором система показывает пересечения и#nbsp;перегрузку,

✅ учёт региональных праздников, сокращённых дней и#nbsp;периодов высокой нагрузки при бронировании специалистов из#nbsp;разных офисов, департаментов и#nbsp;даже стран,

✅ подготовку отчётов по#nbsp;трудовым ресурсам, в#nbsp;том числе необходимых для расчёта мотивации в#nbsp;рамках незавершённого производства.

«Первая Форма» прошла пентесты на#nbsp;соответствие стандартам безопасности ДРТ и#nbsp;показала себя устойчивой ко#nbsp;взломам. Доступ к#nbsp;ней есть только у#nbsp;сотрудников компании и#nbsp;нашей техподдержки.

Автоформирование букингов и сводный график упростили подачу и согласование заявок на#nbsp;бронирование сотрудников

Букинг сотрудников в системе управления трудовыми ресурсами – это процесс назначения персонала на задачи с учётом их квалификации и доступности, обеспечивающий оптимальное распределение рабочей силы и повышение эффективности работы организации.

При формировании брони на специалиста менеджеры указывают период занятости и#nbsp;тип загрузки#nbsp;— в#nbsp;процентах или в#nbsp;часах. В#nbsp;зависимости от#nbsp;этого система сама проводит расчёты и#nbsp;распределяет рабочие часы.

Предположим, что нам нужен специалист на#nbsp;пять дней. По#nbsp;договору его рабочий день составляет 8 часов, 40 часов в#nbsp;неделю. Тогда:

если указать загрузку 50%, то#nbsp;система распределит по#nbsp;периоду 20 часов#nbsp;— половину;

если указать загрузку 50 часов, то#nbsp;система даст распределить время, но#nbsp;просигнализирует, что сотрудник перегружен, и#nbsp;менеджеры смогут сами принять решение.

В#nbsp;заявку можно добавить конкретных специалистов. Их#nbsp;контакты, ставки и#nbsp;грейды подтягиваются из#nbsp;кадровой учётной системы и#nbsp;попадают в#nbsp;заявку автоматически. А#nbsp;если все сотрудники заняты, менеджер указывает в#nbsp;заявке сроки и#nbsp;пожелания по#nbsp;грейду и#nbsp;навыкам специалиста, и, когда такого человека нанимают, система переносит бронирование на#nbsp;него.

Для срочных задач есть тип бронирования, при котором система снимает с#nbsp;сотрудника все остальные букинги.

Заявку нужно согласовать. Сотрудники относятся к#nbsp;определённым проектным командам, и#nbsp;их#nbsp;непосредственные руководители принимают решение, одобрить#nbsp;ли бронирование. Для этого они могут проверить перегрузки и#nbsp;перекрёстные заявки на#nbsp;сводном графике.

Там#nbsp;же можно изменить даты бронирования, его характеристики, аннулировать бронь или добавить новую.

Система анализирует загруженность специалистов и#nbsp;распределяет забронированные часы сотрудников, учитывая десятки факторов

Сейчас в#nbsp;«Первую Форму» заведено более 1.5 тыс. сотрудников и#nbsp;5 тыс. проектов. При ежедневном долгосрочном планировании менеджеры генерируют более миллиона единиц данных, которые система должна корректно обрабатывать. Формулы и#nbsp;коэффициенты для этого мы#nbsp;занесли в#nbsp;справочники, к#nbsp;которым система обращается автоматически.

При распределении времени каждого сотрудника она учитывает десятки факторов, например, региональные праздники и#nbsp;сокращённые дни. Менеджерам нужно лишь периодически их#nbsp;актуализировать.

Из всех данных система в онлайн-режиме формирует 19#nbsp;отчётов по доступным трудовым ресурсам

В «Первой Форме» можно посмотреть одновременные бронирования, ежедневную и#nbsp;общую занятость, список проектов, в#nbsp;которые вовлечены конкретные специалисты. Чаще всего менеджеры ДРТ используют отчёт по#nbsp;незанятым сотрудникам#nbsp;— он#nbsp;показывает, сколько часов и#nbsp;у#nbsp;кого можно забронировать.

Также эти отчёты можно выгрузить в#nbsp;Excel-файлы и#nbsp;перенести в#nbsp;другую систему для контроля исполнительской дисциплины.

На#nbsp;базе «Первой Формы» мы#nbsp;реализовали для клиентов ДРТ горячую линию по#nbsp;вопросам этики и#nbsp;безопасности. Подробности#nbsp;— в#nbsp;кейсе

Корпоративный портал с новостями и базой знаний для#nbsp;всех сотрудников ДРТ

Мы#nbsp;реализовали в#nbsp;системе базу знаний и#nbsp;новости для команды ДРТ.

Если появляется новый регламент, его можно разместить в#nbsp;системе и#nbsp;оповестить сотрудников уведомлением или по#nbsp;почте.

Рабочие инструкции можно вывести на#nbsp;главный экран, чтобы они всегда были доступны.

С#nbsp;главной страницы можно задать вопрос системному администратору. Технические специалисты ДРТ прошли обучение и#nbsp;могут настраивать систему сами.

Продукты из кейса: Проектное управление, Service Desk, Портал сотрудника (1F HRM)