Автоматизация ресторана Twins Garden: в два раза ускорили согласование платежей

Мобильное приложение HoReCa

Московский ресторан Twins Garden под управлением бренд-шефов Ивана и Сергея Березуцких получил две звезды гида «Мишлен» и занимает 19 строчку в рейтинге World’s 50 Best Restaurants. Рассказываем, как BPM-система «Первая Форма» помогла им в короткие сроки автоматизировать и ускорить работу с платежами.

Проблема: долгие согласования платежей и учёт закупок в Excel

Раньше учёт закупок в Twins Garden вели практически в ручном режиме. По поводу любого платежа сотрудники писали руководству в WhatsApp. Обычно требовалось согласование управляющего, бренд-шефа и генерального директора, но иногда хватало «ОК» хотя бы от одного из них — единой схемы одобрения в ресторане тогда еще не было.

Согласованный безналичный платёж сотрудники проводили и вручную вносили в Excel-реестр. А для оформления наличных платежей собирали чеки, готовили отчётные документы и отправляли их в бухгалтерию по электронной почте. Процесс был длинный и неудобный.

После смены основного владельца в Twins Garden решили обратить внимание на систему автоматизации ресторана и обратились в «Первую Форму». Решающим фактором выбора стало полнофункциональное мобильное приложение 1F Mobile, в котором можно настроить те же процессы, что и в веб-версии low-code платформы.

Решение: автоматизация работы с платежами в ресторане

Для Twins Garden критически важной была скорость запуска новой системы, поэтому мы работали в режиме экспресс-внедрения.

В рамках экспресс-внедрения мы выделяем несколько несложных, но важных процессов, и запускаем их с нуля за пару недель. Бонусом заказчик получает продуманную среду для коммуникаций внутри компании, работы с документами, планирования и контроля текущих задач. Всё это сразу доступно в веб-версии ВРМ-системы и бесплатном мобильном приложении.

Юлия Пуртова
руководитель отдела бизнес-анализа «Первой Формы»

Low-code решение для Twins Garden мы настроили за три недели и провели небольшое обучение для сотрудников.

Теперь каждый платёж оформляется в ВРМ-системе как отдельная задача. Сотрудник отправляет запрос на согласование платежа, а система автоматически запрашивает подписи у определённого списка согласующих.

После одобрения система автоматически добавляет задачу в реестр «заявок на оплату». Там консолидируются все платежи, которые бухгалтер легко проводит 1С за один раз и закрывает задачу. После этого автоматически закрываются и все заявки от сотрудников.

Для согласования наличных платежей мы настроили отдельную категорию. Сотрудник создаёт задачу и отмечает, когда ему нужно выдать деньги, для чего, в какой валюте.

Когда выдачу наличных согласуют, в BPM-системе автоматически появится задача «Авансовый отчет». Туда сотрудник будет вкладывать чеки, отмечая дату, сумму и другие параметры платежа.

Система сама сформирует авансовый отчет, куда подтянет данные по сотруднику и все чеки. В задаче можно отметить бухгалтера, и он заберёт готовый отчёт. Мобильное приложение ресторана включает весь этот функционал.

Результат: автоматизация ресторана ускорила процессы в два раза

С появлением «Первой Формы» процессы ускорились как минимум вдвое. В системе автоматизированы наличные и безналичные платежи и сопутствующие задачи — согласование, авансовые отчеты, формирование реестров, финансовый контроль. Сотрудники убедились, что работать в системе несложно, удобно и это действительно экономит время.

Марина Селдушева
финансовый контролёр Twins Garden

Автоматизация кафе: читать кейс →