Первая Форма — полезные статьи и обновления системы

Как повысить эффективность деловых коммуникаций с помощью корпоративного мессенджера

Полезные статьи
Корпоративные мессенджеры созданы для того, чтобы ускорить и упростить коммуникацию внутри команд. По прогнозам Market Intelo, до 2033 года среднегодовой темп роста рынка таких платформ будет составлять 11,4%.

В материале разбираемся, почему для деловых коммуникаций лучше выбирать корпоративный, а не публичный мессенджер, рассматриваем кейсы компаний и решения на российском рынке.
Максим Тимонов
Дизайн-директор «Первой Формы». Отвечает за пользовательский опыт корпоративного мессенджера 1F Teams
Олег Юшин
Директор по искусственному интеллекту «Первой Формы». Повышает эффективность корпоративных коммуникаций с помощью внедрения технологий ИИ

Содержание:

Зачем компаниям корпоративный мессенджер: разбираем кейсы
Чем корпоративный мессенджер отличается от публичного
Как выбрать мессенджер: обзор российского рынка
Как искусственный интеллект повышает эффективность мессенджеров
Коротко о главном
FAQ
Корпоративный мессенджер — это специализированная программа для внутренней коммуникации между сотрудниками компании, а в некоторых случаях и для общения с клиентами. С её помощью они могут переписываться, создавать чаты, проводить видеоконференции и делиться файлами.

В отличие от популярных публичных мессенджеров подобные корпоративные инструменты прежде всего направлены на обеспечение защиты информации, бесшовную интеграцию с рабочими процессами и соответствие внутренним стандартам и потребностям конкретного бизнеса.
Узнать больше о продукте
{$co}

Зачем компаниям корпоративный мессенджер: разбираем кейсы

Корпоративный мессенджер — это не просто чат, а инструмент для более быстрой, организованной и защищённой работы всей команды. С его помощью можно:

Централизовать рабочие процессы. Такая платформа объединяет всё общение команды в едином пространстве. Больше не нужно переключаться между почтой, различными мессенджерами и звонками. Вся история переписки, файлы и обсуждения хранятся в одном месте, что делает рабочий процесс прозрачным и управляемым.
АНО «Диалог Регионы». Организация использует корпоративный мессенджер 1F Teams с 2021 года. Каждый день около 2 500 сотрудников пользуются платформой для общения, проведения встреч, вебинаров и обучающих мероприятий с внешними участниками, а также для постановки задач и контроля над их исполнением.
Ускорить коммуникацию и принятие решений. Мгновенные сообщения приходят на смену громоздким цепочкам писем — будь то переписка между офисом и производством, запрос к аутсорсеру или срочный вопрос выездного сотрудника.

Обращение через @роль или @отдел моментально доставляет вопрос нужному специалисту или всей команде сразу. А если нужно решить всё быстро, то собрать команду за пару секунд можно в видеозвонке прямо из чата, не переключаясь в сторонние сервисы. Каждый участник процесса получает ответ здесь и сейчас, а не спустя несколько часов.
Сеть магазинов «Спортмастер». Руководители компании ежемесячно приходили с проверками в магазины и логистические центры, и этот процесс нужно было упростить и ускорить.

Благодаря внедрению мобильного приложения на базе BPM-системы «Первая Форма» сократилось:

  • время проведения аудитов — на 40%;
  • время сбора и агрегации данных для отчётов — на 70%;
  • количество нарушений — на 70%;
  • время исправления замечаний — на 70%.
Управлять структурой и доступностью сотрудников. Встроенный справочник с организационной структурой даёт полную ясность: понятно, кто чем занимается и к кому идти за решением вопроса. Календарь занятости в реальном времени отражает статус каждого сотрудника: на встрече, в отпуске, на больничном. Никакой неопределённости — всегда понятно, к кому можно обратиться и когда ждать ответа.

Управлять онбордингом и доступами. Новый сотрудник с первого дня получает адресную книгу, автоматический доступ во все нужные чаты — в соответствии со своей должностью. Если у него меняются должность или отдел, то доступы обновляются автоматически. Ничего не нужно настраивать вручную.

Держать под контролем безопасность данных. В отличие от разрозненных инструментов или публичных мессенджеров, корпоративные решения обеспечивают шифрование переписки, контроль доступа и хранение данных на серверах компании. Администраторы могут управлять правами пользователей, а все данные остаются под контролем бизнеса, а не третьих сторон.

Если сотрудник уходит из компании, то его учётная запись мгновенно блокируется. Никаких рисков утечки информации: корпоративные данные остаются там, где должны быть.
Фонд «Сколково». Компания «Первая Форма» разработала для «Сколково» единое мобильное приложение SkolCity. Его используют сотрудники, арендаторы, управляющая компания, а также те, кто учится или работает в Международной гимназии.

Для каждого пользователя предусмотрены свои права доступа. При этом все данные находятся под надёжной защитой. Приложение поддерживает двухфакторную аутентификацию и вход по отпечатку пальца или FaceID. Если пользователь потеряет телефон, то его учётную запись в приложении можно будет заблокировать удалённо.
Централизуйте рабочие процессы, ускоряйте коммуникацию и принятие решений в едином защищённом пространстве — 1F Teams

Чем корпоративный мессенджер отличается от публичного

Публичный мессенджер доступен любому пользователю и не даёт бизнесу полного контроля над данными и инфраструктурой. Корпоративный, напротив, создан для рабочих задач и гибко вписывается в инфраструктуру компании: может работать как во внутренней закрытой сети, так и через интернет — в зависимости от того, какой доступ компания сочтёт нужным открыть.
Рассмотрим подробнее, почему для деловых коммуникаций лучше выбирать корпоративный мессенджер:

Безопасность. В публичных мессенджерах все данные хранятся на серверах третьих сторон, и никто не даст гарантий, что переписка сотрудников не окажется уязвимой.

Корпоративный мессенджер разворачивается на серверах компании или в защищённом облаке. Это даёт компании:

  • полный контроль над данными и перепиской;
  • защиту от утечек и корпоративного шпионажа;
  • возможность настроить шифрование под собственные стандарты.

Интеграция с бизнес-процессами. Корпоративный мессенджер — это не просто чат, его можно подключить к любым корпоративным системам, начиная от таск-трекеров, решений для управления проектами до КЭДО, CRM и пр.

Брендирование. Корпоративный мессенджер можно оформить в стиле вашей компании, с собственными логотипом, фирменными цветами и названием. Это повышает лояльность сотрудников и укрепляет корпоративную культуру.

Кастомизация. Публичный мессенджер работает по правилам его создателей, а корпоративный — по правилам компании. Кастомизация позволяет:

  • настроить ролевой доступ;
  • создать гибкую структуру чатов и каналов;
  • добавить собственные функции;
  • управлять правами администраторов и политиками безопасности.

Как выбрать корпоративный мессенджер: обзор российского рынка

При выборе корпоративного мессенджера советуем обращать внимание на:

  • обеспечение безопасности и контроля над данными;
  • функции платформы;
  • возможность интеграций;
  • стоимость и возможность масштабирования при росте команды.
Максим Тимонов
Дизайн-директор «Первой Формы»
Один из самых важных пунктов — безопасность. Она важна и для бизнеса, и для госструктур. Поэтому я бы советовал отдавать предпочтение решениям, где есть возможность размещения на ваших серверах. Так вы сможете контролировать защиту данных: они будут храниться внутри вашей компании.
Для того, чтобы сделать выбор было проще, предлагаем изучить карту IT-лидеров от CNewsMarket:

Мессенджер 1F Teams от «Первой Формы»: краткий обзор основных функций

Корпоративный мессенджер 1F Teams стал лидером на российском рынке по версии IaaSSaaSPaaS. Рейтинг составляли, исходя из рыночных характеристик, функциональных возможностей и уровня цен.

Предлагаем изучить краткий обзор функций этого мессенджера.
Более подробный обзор и сравнение функций с Microsoft Teams и другими мессенджерами →

Чаты

В 1F Teams чаты — это не просто переписка, а стартовая точка для рабочих процессов. Вы можете создавать личные и групповые чаты, общаться с коллегами через текстовые сообщения, аудио- и видеосвязь, обмениваться файлами и ставить реакции.

В групповых чатах также доступны:

  • треды — обсуждение конкретных тем внутри общего чата, чтобы не терять контекст;
  • адресные упоминания;
  • переходы в задачи;
  • настройка ролевого доступа и прав — администраторы могут управлять составом участников, закреплять важные сообщения.

Видеоконференцсвязь

Модуль ВКС — это часть мессенджера 1F Teams, и он вошёл в тройку лидеров рейтинга ВКС от CNewsMarket. Эксперты отметили, что ВКС от «Первой Формы» — полноценный аналог Microsoft Teams и Zoom. Причём по некоторым возможностям платформа даже превосходит зарубежных вендоров. Например, у Microsoft Teams в мобильной или веб-версии доступна только часть функций, тогда как у 1F Teams варианты для всех устройств полностью идентичны.

В 1F Teams вы можете общаться с командой или проводить вебинары с высоким качеством видео (FHD и 4K). Количество участников не ограничено — всё зависит от возможностей ваших серверов. Здесь также доступны:

  • запись встреч, транскрибирование и их краткое содержание;
  • демонстрация экрана и вайтборд для совместной работы;
  • модерация, управление лобби и переговорными комнатами;
  • приглашение внешних участников и пр.

Календарь

Календарь в 1F Teams — это не просто расписание, а инструмент управления встречами с глубокой интеграцией в коммуникации и задачи. Здесь доступны:

  • двусторонняя синхронизация с Exchange;
  • автоматическое создание ВКС-ссылок;
  • интеграция с задачами и чатами;
  • бронирование слотов для встреч;
  • статусы;
  • просмотр событий;
  • уведомления и пр.

Управление задачами

В мессенджере можно управлять задачами: назначать ответственных и сроки. Главное преимущество заключается в том, что переписки, звонки и встречи сосредоточены внутри задачи. Вам не нужно создавать отдельные чаты и комнаты ВКС.

Внутри каждой задачи можно:

  • вести переписку, не создавая отдельный чат;
  • планировать и проводить звонки;
  • автоматически сохранять запись и транскрипцию встречи;
  • планировать звонки в календаре с указанием ВКС;
  • просматривать историю переписок и видеоконференций.

Ещё больше об управлении задачами →

Лента

В ленте отображаются: сообщения, обращения, объявления, активность по задачам, приглашения на встречи. Это помогает держать команду в курсе событий и укреплять корпоративную культуру.

База знаний

Вы можете создавать Wiki-страницы для регламентов, настраивать процессы согласования и связывать их с задачами. Ссылки на базу знаний открываются без перехода в другую систему, а при отправке номера страницы в сообщении автоматически подтягивается превью.

Мобильное приложение

Возможности 1F Teams в веб-версии и мобильном приложении ничем не отличаются. Вы получаете корпоративный мессенджер в кармане и сможете общаться и решать рабочие задачи, даже находясь в командировке. Кроме того, мобильное приложение можно брендировать и разместить в Google Play и Apple Store.
Общайтесь в чатах и ВКС, управляйте задачами и формируйте базу знаний в мобильной и веб-версии 1F Teams

Как искусственный интеллект повышает эффективность корпоративных мессенджеров

Как показали исследования McKinsey, уже практически все компании на рынке вкладывают средства в искусственный интеллект, а 92% из них планируют дополнительно увеличить инвестиции в ближайшие три года.

Кроме того, всё более популярными становятся ИИ-агенты. По прогнозам Gartner, в 2028 году 33% всех корпоративных приложений на рынке будут включать такие модули.
ИИ-агенты — это автономные цифровые помощники, которые способны:

  • анализировать корпоративные данные;
  • самостоятельно выполнять задачи и принимать решения;
  • при необходимости привлекать к работе людей;
  • постоянно совершенствоваться в процессе работы.
Команда «Первой Формы» сделала агентов доступными для всех — алгоритмы для ИИ-помощников можно сгенерировать из обычных должностных инструкций. Причём сделать это можно, не имея глубоких технических знаний. Это так же просто, как вайб-кодинг, где код вместо разработчиков пишут агенты.

Так, например, в корпоративном мессенджере можно развернуть автономных ИИ-ассистентов, которые будут:

  • искать ключевую информацию в переписках;
  • делать транскрибацию и составлять саммари встреч;
  • искать информацию и отвечать на вопросы сотрудников, опираясь на внутреннюю базу знаний;
  • автоматически выявлять и ставить задачи из переписок и встреч, назначать исполнителей и дедлайны;
  • анализировать корпоративные обсуждения — отслеживать, какие темы обсуждаются чаще всего, где возникают задержки или что приходится согласовывать по несколько раз;
  • сигнализировать о «зависаниях» в коммуникации — затянувшихся согласованиях, игнорируемых сообщениях или бесконечных напоминаниях.
Олег Юшин
Директор по искусственному интеллекту «Первой Формы»
Это лишь часть примеров, и любой из них можно настроить под определённые потребности компании. Агентам можно добавлять любые функции и интеграции.

Коротко о главном

Корпоративный мессенджер давно перестал быть просто чатом — это инвестиция в скорость, безопасность и управляемость бизнеса. Собрали главное из материала:

Бизнес получает единую среду для работы

Общение, задачи, встречи, документы и знания — всё собрано в едином защищённом пространстве. Команда работает быстрее, а процессы становятся прозрачными и управляемыми.

Мессенджер играет по вашим правилам

В отличие от публичных аналогов, корпоративное решение настраивается под нужды компании: фирменный стиль, гибкие права доступа, интеграция с рабочими процессами и полный контроль над инфраструктурой.

Технологии ИИ меняют правила игры

Встроенные инструменты ИИ берут на себя рутину: транскрибируют встречи, ставят задачи, отвечают на вопросы и сигнализируют о проблемах в коммуникации ещё до того, как они стали критичными.

Безопасность — это не опция, а необходимость

Корпоративные данные и переписка сотрудников не должны храниться на чужих серверах. Шифрование, двухфакторная аутентификация и управление доступами — это базовые требования, которые публичные мессенджеры просто не могут обеспечить.

Правильный выбор решает всё

При выборе мессенджера важно смотреть не только на уровень безопасности, но и на функциональность, стоимость, возможности интеграций и масштабирования, чтобы инструмент рос вместе с компанией.
Хотите вести коммуникацию в едином защищённом пространстве?

Используйте платформу 1F Teams: общайтесь в чатах, проводите онлайн-встречи, управляйте задачами и формируйте базу знаний.
Попробовать
{$co}

FAQ

Какое решение предлагает «Первая Форма»?

1F Teams — это коробочное решение для совместной работы команды и видеоконференций. Вы можете работать с задачами, общаться в чатах и проводить онлайн-встречи в едином защищённом пространстве. Более подробная информация →

Есть ли мобильная версия?

Да, и там доступны те же функции, что и в веб-версии. Более подробная информация →

Как обеспечивается безопасность?

1F Teams можно разместить на ваших серверах либо на отдельном сервере, который для вас создаст команда «Первой Формы». Это обеспечит безопасность ваших корпоративных данных, поскольку они будут храниться внутри вашей компании.

Кроме того, на платформе используются:

  • двухфакторная аутентификация;
  • сквозное шифрование данных E2EE, SRTP/DTLS и TLS;
  • режим конфиденциальности;
  • разграничение прав доступа.

Можно ли настроить интеграцию с другими системами?

Да, с любыми внешними системами по REST API. Например: Outlook, Exchange, календари Яндекс или Google.

Как внедрить ИИ-агентов?

ИИ-агенты — это часть платформы. По запросу команда «Первой Формы» адаптирует их под ваши бизнес-процессы.

Как быстро можно внедрить 1F Teams?

Сроки зависят от сложности процесса, который вы хотите автоматизировать, и объёма работы. В среднем срок внедрения коробочного решения составляет от 14 дней.

Сколько это стоит?

Если я захочу автоматизировать другие бизнес-процессы компании, нужно ли разворачивать новую платформу?

Нет, развивать процессы можно здесь же. Для этого понадобится приобрести полнофункциональные лицензии.