Первая Форма — полезные статьи и обновления системы

ТАРМ для бизнеса: зачем внедрять типовые автоматизированные рабочие места

ТАРМ Полезные статьи Холдинги HRM Цифровое рабочее место

Типовое автоматизированное рабочее место (ТАРМ)#nbsp;— это цифровое пространство, настроенное так, чтобы сотрудник мог эффективно выполнять обязанности, соответствующие его роли.

ТАРМ стандартизирует процессы, поэтому задачи получается выполнять быстрее и#nbsp;без ошибок.

У#nbsp;каждого отдела в#nbsp;компании может быть своё типовое автоматизированное рабочее место. Его можно масштабировать на#nbsp;любое количество пользователей.

В#nbsp;статье:

Типовые компоненты ТАРМ
Преимущества использования ТАРМ
Как ТАРМ меняет рабочие процессы: 3 примера
Индивидуальная настройка ТАРМ под потребности сотрудников
Технологии, лежащие в#nbsp;основе ТАРМ
Особенности внедрения ТАРМ в#nbsp;крупных предприятиях
Часто задаваемые вопросы

Типовые компоненты ТАРМ

Раньше под ТАРМ понимали офисное и#nbsp;специализированное#nbsp;ПО и#nbsp;технологическую инфраструктуру#nbsp;— ПК, сервера, устройства для считывания смарт-карт и#nbsp;даже удобное кресло. Сейчас#nbsp;же ТАРМ#nbsp;— это скорее цифровое рабочее место, которое содержит всё, необходимое для работы, и#nbsp;позволяет выполнять задачи из#nbsp;любой точки.

В#nbsp;основе ТАРМ лежат типовые компоненты:

Из этих компонентов состоят автоматизированные бизнес-процессы. Например:

Определённый набор автоматизированных бизнес-процессов, в свою очередь, и формирует ТАРМ для отдела или подразделения компании.

Так, ТАРМ для бухгалтерии автоматизирует процессы расчёта заработной платы, ведения управленческой отчётности, начисления отпускных и других выплат.

А компоненты, из которых эти процессы строятся — те же задачи, чаты, календарь, файловое хранилище, дашборды с аналитикой из 1С и так далее.

Давайте посмотрим ещё несколько примеров:

	Компоненты	Процессы
ТАРМ для#nbsp;HR-специалистов	Портал, ВКС, чаты, шаблоны документов, задачи, диаграмма отпусков, календарь, база знаний	Рассылка объявлений. Публикация регламентов. Приём запросов сотрудников. Проведение опросов и#nbsp;анкетирований. Проведение собеседований. Оформление кадровых документов. Онбординг сотрудников. Оформление отпусков и#nbsp;больничных.
ТАРМ для#nbsp;менеджеров проектов	Задачи, канбан, календарь, дашборды, диаграмма Ганта, табель трудозатрат, ВКС, чаты, база знаний	Бронирование специалистов. Управление проектами и#nbsp;задачами. Командная работа над#nbsp;проектом. Отслеживание плановых и#nbsp;фактических результатов и#nbsp;сроков. Сквозной процесс с#nbsp;отделом продаж.
ТАРМ для маркетинга	Канбан, календарь, база знаний, чаты, дашборды, встроенный редактор, хранилище файлов, мобильное приложение	Подготовка контента. Организация вебинаров. Согласование материалов. Взаимодействия с#nbsp;другими отделами. Аналитика. Реклама.
ТАРМ для отдела продаж	Канбан, IP-телефония, ВКС, чаты, задачи, чек-листы, дашборды	Приём заявок и#nbsp;регистрация клиентов. Отслеживание активностей по#nbsp;клиенту. Ведение по#nbsp;воронке продаж. Планирование и#nbsp;распределение звонков по#nbsp;менеджерам. Переговоры с#nbsp;клиентами. Оформление договоров. Сквозной процесс с#nbsp;проектным управлением.

Таким образом, из набора типовых компонентов мы можем создать и автоматизировать цифровые рабочие места для всей компании.

Преимущества использования ТАРМ

Главная цель внедрения ТАРМ#nbsp;— повысить производительность труда. Это достигается за#nbsp;счёт унификации и#nbsp;контроля всех рабочих процессов со#nbsp;стороны#nbsp;ПО.

Сотрудники действуют по#nbsp;согласованному алгоритму, а#nbsp;система помогает контролировать дедлайны, вовремя вовлекать в#nbsp;задачи руководителя и#nbsp;держать в#nbsp;курсе всех ответственных.

Вот ещё несколько преимуществ типовых автоматизированных рабочих мест:

Автоматизация рутинных действий. Сотрудники больше не#nbsp;тратят время на#nbsp;подготовку отчётов и#nbsp;оформление документов, а#nbsp;руководители#nbsp;— на#nbsp;попытки выяснить у#nbsp;подчинённых статус задач.

Централизация всех процессов. Единая рабочая система позволяет экономить на#nbsp;покупке лицензий к#nbsp;множеству отдельных сервисов. Например, в#nbsp;«Первой Форме» все инструменты для организации ТАРМ доступны по#nbsp;одной пользовательской лицензии. Даже ВКС и#nbsp;чаты, которые минимизируют риск потери важных файлов в#nbsp;переписках и#nbsp;утечки информации.

Высокий уровень безопасности. Платформу для ТАРМ можно разместить в#nbsp;закрытом контуре, что помогает избежать взломов и#nbsp;потери всех данных из-за сбоев облачных решений. А#nbsp;ролевой доступ к#nbsp;разделам системы позволяет обезопасить важные файлы от#nbsp;случайного изменения или удаления.

Широкие аналитические возможности. Все данные о#nbsp;важных бизнес-показателях хранятся в#nbsp;одной системе и#nbsp;их#nbsp;можно легко использовать для составления детальных отчётов.

Как ТАРМ меняет рабочие процессы: 3 примера

Оптимизируйте работу с процессным подходом и ТАРМ

Получите pdf-версию книги Олега Вишнякова «Преимущество повторяемости» и 6 советов от экспертов «Первой Формы»

Получить книгу

{$co}

Эффективный контроль обращений для комплаенс-менеджеров ДРТ

После внедрения ТАРМ в#nbsp;подразделение, которое отвечает за#nbsp;комплаенс-менеджмент в#nbsp;компаниях клиентов ДРТ, результативность работы с#nbsp;обращениями выросла. Команде ДРТ система помогает маршрутизировать обращения и#nbsp;анонимизировать данные, а#nbsp;комплаенс-офицерам клиентов#nbsp;— контролировать сроки и#nbsp;обсуждать расследование нарушений в#nbsp;безопасных чатах.

Также у#nbsp;каждой роли появились преднастроенные дашборды, с#nbsp;которыми можно отслеживать скорость и#nbsp;качество расследований.

Прочитать кейс полностью
ДРТ: комплаенс-менеджмент. Как с помощью автоматизации снизить репутационные риски компании
Читать

{$co}

Быстрое открытие новых торговых точек для «Вкусвилл»

У#nbsp;команды развития «Вкусвилл» не#nbsp;было единого пространства для работы. Из-за этого согласования по#nbsp;почте затягивались, менеджеры часто обсуждали одни и#nbsp;те#nbsp;же локации; команды, контролирующие работы по#nbsp;благоустройству точек, не#nbsp;были синхронизированы.

После внедрения ТАРМ у#nbsp;каждого отдела появились инструменты для комфортной работы на#nbsp;своём этапе. У#nbsp;выездных менеджеров есть интерактивная карта и#nbsp;чек-лист для проверки помещений, согласующим приходят уведомления, система помогает следовать процессу. В#nbsp;результате «Вкусвилл» смог эффективнее расширить торговую сеть.

Прочитать кейс полностью
«ВкусВилл»: автоматизировали процесс открытия новых торговых точек
Читать

{$co}

Стандартизация переговорной кампании для крупной сети DIY-гипермаркетов

Раньше менеджеры вручную собирали данные о#nbsp;поставках и#nbsp;продажах за#nbsp;прошлый год, согласовывали условия и#nbsp;допустимые пределы торга с#nbsp;поставщиками. Подготовка шла бессистемно, сотрудники перерабатывали, а#nbsp;руководители тратили время на#nbsp;выяснение статусов и#nbsp;сроков.

С#nbsp;ТАРМ подготовка к#nbsp;переговорам стала быстрее и#nbsp;проще. Теперь система сама создаёт задачу на#nbsp;анализ результатов и#nbsp;подтягивает в#nbsp;неё данные о#nbsp;работе с#nbsp;поставщиком. Менеджер вносит согласованные условия, а#nbsp;система выдаёт чек-лист и#nbsp;напоминает зафиксировать результаты. В#nbsp;зависимости от#nbsp;итогов формируется предложение или дополнительное согласование.

Прочитать кейс полностью
Упростили переговорную кампанию с поставщиками для DIY-ритейлера
Читать

{$co}

Индивидуальная настройка ТАРМ под потребности сотрудников

На#nbsp;базе одной BPM-системы можно настроить уникальные ТАРМ под точечные потребности бизнеса. Если процессы изменятся, ТАРМ также можно будет перестроить благодаря low-code конструктору, с#nbsp;которым справится даже сотрудник без технического бэкграунда.

У#nbsp;нашего клиента, страховой компании «Уралсиб Страхование», сложный процесс согласования документов. Под каждый тип есть своя матрица, в#nbsp;процессе формируются листы согласования и#nbsp;внесённых замечаний. Также сотрудники могут запросить мнение у#nbsp;других специалистов компании.

А#nbsp;у#nbsp;нас в#nbsp;«Первой Форме» документооборот несколько проще. Себе мы#nbsp;не#nbsp;настраивали лист замечаний и#nbsp;запрос мнений, но#nbsp;у#nbsp;нас также можно отклонить согласование и#nbsp;вернуть документ на#nbsp;этап подготовки. А#nbsp;в#nbsp;случае, если руководитель в#nbsp;отпуске, согласование автоматически делегируется заместителю.

Технологии, лежащие в основе ТАРМ

Интеграция с другими системами

Есть сервисы, без которых компаниям тяжело обойтись. Это и#nbsp;1С, и#nbsp;BI-решения, и#nbsp;внешние ERP-системы. ТАРМ может выступать агрегатором данных из#nbsp;всех этих продуктов, чтобы сотрудник мог работать с#nbsp;ними в#nbsp;едином понятном интерфейсе.

За#nbsp;интеграции в#nbsp;«Первой Форме» отвечает богатое автогенерируемое REST API. Для Active Directory, Exchange Server и#nbsp;многих других продуктов есть готовые коннекторы, а#nbsp;если нужна специфическая интеграция, можно добавить кастомные API.

ДРТ (бывший Deloitte) автоматизировала в#nbsp;«Первой Форме» бронирование сотрудников на#nbsp;долгосрочные проекты. Компания также пользуется SAP для фиксации трудозатрат и#nbsp;найма сотрудников. Интеграция позволяет менеджерам букировать специалистов в#nbsp;«Первой Форме» и#nbsp;отправлять отчёты в#nbsp;SAP для обработки и#nbsp;запуска других процессов.

On-premises или в SaaS

Многие компании выбирают для платформы ТАРМ облачные пространства крупных провайдеров. Их#nbsp;мощности помогают автоматизировать больше процессов и#nbsp;обрабатывать больше данных, что выгодно для бизнесов.

Но#nbsp;мы всё#nbsp;же рекомендуем размещать решение в#nbsp;закрытом контуре. Даже самые зарекомендовавшие себя облака могут быть взломаны, сервера могут сломаться, и#nbsp;тогда вы#nbsp;потеряете все данные.

Защита данных и безопасный доступ в ТАРМ

Типовые автоматизированные рабочие места отличаются тонкой настройкой прав и#nbsp;доступов. Это позволяет обезопасить чувствительные данные и#nbsp;в#nbsp;случае утечки отследить её#nbsp;источник.

Подключение к#nbsp;системе ТАРМ тоже можно обезопасить. Многие компании выбирают для этого двухфакторную аутентификацию, смарт-карты, токены и#nbsp;преднастроенные VPN-сервисы. Уровень безопасности может быть разным в#nbsp;зависимости от#nbsp;внутренних правил компании.

✅ В «Первой Форме» за#nbsp;безопасность данных отвечают:

детальная настройка ролей вплоть до#nbsp;отображения значений в#nbsp;полях;
полная и#nbsp;выборочная конфиденциальность данных;
сквозное шифрование переписок, файлов и#nbsp;информации о#nbsp;проектах.

✅ Доступ к#nbsp;системе можно защитить с#nbsp;помощью:

двухфакторной аутентификации через Telegram или по#nbsp;Email;
авторизации в#nbsp;системе по#nbsp;почте и#nbsp;мобильному телефону, в#nbsp;том числе и#nbsp;по#nbsp;отличному от#nbsp;того, что указан в#nbsp;профиле специалиста;
защищённых ссылок для подключения к#nbsp;ВКС внешних пользователей;
интеграции с#nbsp;аппаратными решениями для цифровой безопасности.

Особенности внедрения ТАРМ в крупных предприятиях

Основа крупного бизнеса#nbsp;— сквозные процессы, в#nbsp;которые вовлечены разные отделы. Им#nbsp;мало настроить автономные рабочие места#nbsp;— нужно, чтобы сотрудники могли быстро подключаться к#nbsp;задачам других подразделений.

Кроме того, компании объединяют сотрудников в#nbsp;разных городах, привлекают к#nbsp;работе подрядчиков и#nbsp;партнёрские сети. Важно, чтобы система была доступна им#nbsp;всем.

Это можно реализовать в#nbsp;«Первой Форме»:

В#nbsp;систему можно подключать внешних пользователей, и#nbsp;у#nbsp;них будет ограниченный набор функций и#nbsp;доступов.

А#nbsp;сквозное взаимодействие автоматизировано за#nbsp;счёт размещения всех процессов в#nbsp;едином контуре.

Часто задаваемые вопросы

В#nbsp;какой степени можно настроить ТАРМ «Первой Формы» под конкретного сотрудника?

Обычно не#nbsp;требуется настраивать ТАРМ под сотрудника, мы#nbsp;исходим из#nbsp;роли и#nbsp;особенностей работы группы специалистов. Но#nbsp;систему можно настроить и#nbsp;под конкретного сотрудника. Например, если он#nbsp;совмещает разные должности.

Может#nbsp;ли сотрудник удобно переключаться между несколькими ролями в#nbsp;системе?

Да, мы#nbsp;можем настроить гибкий ролевой доступ к#nbsp;дашбордам и#nbsp;функциям разных специалистов. Такую систему мы#nbsp;реализовали для Фонда «Сколково». Пользователи их#nbsp;мобильного приложения могут объединять несколько ролей: снимать апартаменты, водить детей в#nbsp;Гимназию и#nbsp;арендовать офис в#nbsp;Технопарке.

Может#nbsp;ли ТАРМ адаптироваться под изменения в#nbsp;бизнес-процессах?

Конечно. Система очень гибкая и#nbsp;настраивается в#nbsp;режиме онлайн. Например, в#nbsp;эпоху коронавируса мы#nbsp;быстро внедрили процесс бронирования мест в#nbsp;офисе в#nbsp;системе. А#nbsp;после и#nbsp;вовсе перенесли в#nbsp;неё все очные процессы.

Можно#nbsp;ли настроить ТАРМ в#nbsp;мобильном приложении?

Да, конечно. Мобильное приложение «Первой Формы» настраивается и#nbsp;может как повторять функции веб-версии, так и#nbsp;дополнять#nbsp;их. Например, для одного нашего клиента мы#nbsp;настроили приложение как сканнер штрихкодов. С#nbsp;его помощью сотрудники ведут электронный архив документов.

Можно#nbsp;ли подписывать документы КЭП и#nbsp;НЭП в#nbsp;ТАРМ?

Да, в#nbsp;системе можно подписывать документы квалифицированной и#nbsp;неквалифицированной электронной подписью. Кроме того, система поддерживает интеграцию Контур. Доверенностью для выпуска и#nbsp;хранения МЧД.