Первая Форма — полезные статьи и обновления системы

ТАРМ для бизнеса: зачем внедрять типовые автоматизированные рабочие места

ТАРМ Полезные статьи Холдинги HRM Цифровое рабочее место
Типовое автоматизированное рабочее место (ТАРМ) — это цифровое пространство, настроенное так, чтобы сотрудник мог эффективно выполнять обязанности, соответствующие его роли.
ТАРМ стандартизирует процессы, поэтому задачи получается выполнять быстрее и без ошибок.
У каждого отдела в компании может быть своё типовое автоматизированное рабочее место. Его можно масштабировать на любое количество пользователей.
В статье:

Типовые компоненты ТАРМ
Преимущества использования ТАРМ
Как ТАРМ меняет рабочие процессы: 3 примера
Индивидуальная настройка ТАРМ под потребности сотрудников
Технологии, лежащие в основе ТАРМ
Особенности внедрения ТАРМ в крупных предприятиях
Часто задаваемые вопросы

Типовые компоненты ТАРМ

Раньше под ТАРМ понимали офисное и специализированное ПО и технологическую инфраструктуру — ПК, сервера, устройства для считывания смарт-карт и даже удобное кресло. Сейчас же ТАРМ — это скорее цифровое рабочее место, которое содержит всё, необходимое для работы, и позволяет выполнять задачи из любой точки.
В основе ТАРМ лежат типовые компоненты:
Из этих компонентов состоят автоматизированные бизнес-процессы. Например:
Определённый набор автоматизированных бизнес-процессов, в свою очередь, и формирует ТАРМ для отдела или подразделения компании.
Так, ТАРМ для бухгалтерии автоматизирует процессы расчёта заработной платы, ведения управленческой отчётности, начисления отпускных и других выплат.
А компоненты, из которых эти процессы строятся — те же задачи, чаты, календарь, файловое хранилище, дашборды с аналитикой из 1С и так далее.
Давайте посмотрим ещё несколько примеров:
КомпонентыПроцессы
ТАРМ для HR-специалистовПортал, ВКС, чаты, шаблоны документов, задачи, диаграмма отпусков, календарь, база знаний
  • Рассылка объявлений.

  • Публикация регламентов.

  • Приём запросов сотрудников.

  • Проведение опросов и анкетирований.

  • Проведение собеседований.

  • Оформление кадровых документов.

  • Онбординг сотрудников.

  • Оформление отпусков и больничных.
ТАРМ для менеджеров проектовЗадачи, канбан, календарь, дашборды, диаграмма Ганта, табель трудозатрат, ВКС, чаты, база знаний
  • Бронирование специалистов.

  • Управление проектами и задачами.

  • Командная работа над проектом.

  • Отслеживание плановых и фактических результатов и сроков.

  • Сквозной процесс с отделом продаж.
ТАРМ для маркетингаКанбан, календарь, база знаний, чаты, дашборды, встроенный редактор, хранилище файлов, мобильное приложение
  • Подготовка контента.

  • Организация вебинаров.

  • Согласование материалов.

  • Взаимодействия с другими отделами.

  • Аналитика.

  • Реклама.
ТАРМ для отдела продажКанбан, IP-телефония, ВКС, чаты, задачи, чек-листы, дашборды
  • Приём заявок и регистрация клиентов.

  • Отслеживание активностей по клиенту.

  • Ведение по воронке продаж.

  • Планирование и распределение звонков по менеджерам.

  • Переговоры с клиентами.

  • Оформление договоров.

  • Сквозной процесс с проектным управлением.

Таким образом, из набора типовых компонентов мы можем создать и автоматизировать цифровые рабочие места для всей компании.

Преимущества использования ТАРМ

Главная цель внедрения ТАРМ — повысить производительность труда. Это достигается за счёт унификации и контроля всех рабочих процессов со стороны ПО.
Сотрудники действуют по согласованному алгоритму, а система помогает контролировать дедлайны, вовремя вовлекать в задачи руководителя и держать в курсе всех ответственных.
Вот ещё несколько преимуществ типовых автоматизированных рабочих мест:
  • Автоматизация рутинных действий. Сотрудники больше не тратят время на подготовку отчётов и оформление документов, а руководители — на попытки выяснить у подчинённых статус задач.
  • Централизация всех процессов. Единая рабочая система позволяет экономить на покупке лицензий к множеству отдельных сервисов. Например, в «Первой Форме» все инструменты для организации ТАРМ доступны по одной пользовательской лицензии. Даже ВКС и чаты, которые минимизируют риск потери важных файлов в переписках и утечки информации.
  • Высокий уровень безопасности. Платформу для ТАРМ можно разместить в закрытом контуре, что помогает избежать взломов и потери всех данных из-за сбоев облачных решений. А ролевой доступ к разделам системы позволяет обезопасить важные файлы от случайного изменения или удаления.
  • Широкие аналитические возможности. Все данные о важных бизнес-показателях хранятся в одной системе и их можно легко использовать для составления детальных отчётов.

Как ТАРМ меняет рабочие процессы: 3 примера

Оптимизируйте работу с процессным подходом и ТАРМ

Получите pdf-версию книги Олега Вишнякова «Преимущество повторяемости» и 6 советов от экспертов «Первой Формы»

Получить книгу
{$co}

Эффективный контроль обращений для комплаенс-менеджеров ДРТ

После внедрения ТАРМ в подразделение, которое отвечает за комплаенс-менеджмент в компаниях клиентов ДРТ, результативность работы с обращениями выросла. Команде ДРТ система помогает маршрутизировать обращения и анонимизировать данные, а комплаенс-офицерам клиентов — контролировать сроки и обсуждать расследование нарушений в безопасных чатах.
Также у каждой роли появились преднастроенные дашборды, с которыми можно отслеживать скорость и качество расследований.
Прочитать кейс полностью
ДРТ: комплаенс-менеджмент. Как с помощью автоматизации снизить репутационные риски компании
Читать
{$co}

Быстрое открытие новых торговых точек для «Вкусвилл»

У команды развития «Вкусвилл» не было единого пространства для работы. Из-за этого согласования по почте затягивались, менеджеры часто обсуждали одни и те же локации; команды, контролирующие работы по благоустройству точек, не были синхронизированы.
После внедрения ТАРМ у каждого отдела появились инструменты для комфортной работы на своём этапе. У выездных менеджеров есть интерактивная карта и чек-лист для проверки помещений, согласующим приходят уведомления, система помогает следовать процессу. В результате «Вкусвилл» смог эффективнее расширить торговую сеть.
Прочитать кейс полностью
«ВкусВилл»: автоматизировали процесс открытия новых торговых точек
Читать
{$co}

Стандартизация переговорной кампании для крупной сети DIY-гипермаркетов

Раньше менеджеры вручную собирали данные о поставках и продажах за прошлый год, согласовывали условия и допустимые пределы торга с поставщиками. Подготовка шла бессистемно, сотрудники перерабатывали, а руководители тратили время на выяснение статусов и сроков.
С ТАРМ подготовка к переговорам стала быстрее и проще. Теперь система сама создаёт задачу на анализ результатов и подтягивает в неё данные о работе с поставщиком. Менеджер вносит согласованные условия, а система выдаёт чек-лист и напоминает зафиксировать результаты. В зависимости от итогов формируется предложение или дополнительное согласование.
Прочитать кейс полностью
Упростили переговорную кампанию с поставщиками для DIY-ритейлера
Читать
{$co}

Индивидуальная настройка ТАРМ под потребности сотрудников

На базе одной BPM-системы можно настроить уникальные ТАРМ под точечные потребности бизнеса. Если процессы изменятся, ТАРМ также можно будет перестроить благодаря low-code конструктору, с которым справится даже сотрудник без технического бэкграунда.
У нашего клиента, страховой компании «Уралсиб Страхование», сложный процесс согласования документов. Под каждый тип есть своя матрица, в процессе формируются листы согласования и внесённых замечаний. Также сотрудники могут запросить мнение у других специалистов компании.
А у нас в «Первой Форме» документооборот несколько проще. Себе мы не настраивали лист замечаний и запрос мнений, но у нас также можно отклонить согласование и вернуть документ на этап подготовки. А в случае, если руководитель в отпуске, согласование автоматически делегируется заместителю.

Технологии, лежащие в основе ТАРМ

Интеграция с другими системами

Есть сервисы, без которых компаниям тяжело обойтись. Это и 1С, и BI-решения, и внешние ERP-системы. ТАРМ может выступать агрегатором данных из всех этих продуктов, чтобы сотрудник мог работать с ними в едином понятном интерфейсе.
За интеграции в «Первой Форме» отвечает богатое автогенерируемое REST API. Для Active Directory, Exchange Server и многих других продуктов есть готовые коннекторы, а если нужна специфическая интеграция, можно добавить кастомные API.
ДРТ (бывший Deloitte) автоматизировала в «Первой Форме» бронирование сотрудников на долгосрочные проекты. Компания также пользуется SAP для фиксации трудозатрат и найма сотрудников. Интеграция позволяет менеджерам букировать специалистов в «Первой Форме» и отправлять отчёты в SAP для обработки и запуска других процессов.

On-premises или в SaaS

Многие компании выбирают для платформы ТАРМ облачные пространства крупных провайдеров. Их мощности помогают автоматизировать больше процессов и обрабатывать больше данных, что выгодно для бизнесов.
Но мы всё же рекомендуем размещать решение в закрытом контуре. Даже самые зарекомендовавшие себя облака могут быть взломаны, сервера могут сломаться, и тогда вы потеряете все данные.

Защита данных и безопасный доступ в ТАРМ

Типовые автоматизированные рабочие места отличаются тонкой настройкой прав и доступов. Это позволяет обезопасить чувствительные данные и в случае утечки отследить её источник.
Подключение к системе ТАРМ тоже можно обезопасить. Многие компании выбирают для этого двухфакторную аутентификацию, смарт-карты, токены и преднастроенные VPN-сервисы. Уровень безопасности может быть разным в зависимости от внутренних правил компании.
✅ В «Первой Форме» за безопасность данных отвечают:
  • детальная настройка ролей вплоть до отображения значений в полях;
  • полная и выборочная конфиденциальность данных;
  • сквозное шифрование переписок, файлов и информации о проектах.
✅ Доступ к системе можно защитить с помощью:
  • двухфакторной аутентификации через Telegram или по Email;
  • авторизации в системе по почте и мобильному телефону, в том числе и по отличному от того, что указан в профиле специалиста;
  • защищённых ссылок для подключения к ВКС внешних пользователей;
  • интеграции с аппаратными решениями для цифровой безопасности.

Особенности внедрения ТАРМ в крупных предприятиях

Основа крупного бизнеса — сквозные процессы, в которые вовлечены разные отделы. Им мало настроить автономные рабочие места — нужно, чтобы сотрудники могли быстро подключаться к задачам других подразделений.
Кроме того, компании объединяют сотрудников в разных городах, привлекают к работе подрядчиков и партнёрские сети. Важно, чтобы система была доступна им всем.
Это можно реализовать в «Первой Форме»:
  • В систему можно подключать внешних пользователей, и у них будет ограниченный набор функций и доступов.
  • А сквозное взаимодействие автоматизировано за счёт размещения всех процессов в едином контуре.

Часто задаваемые вопросы

  • В какой степени можно настроить ТАРМ «Первой Формы» под конкретного сотрудника?
Обычно не требуется настраивать ТАРМ под сотрудника, мы исходим из роли и особенностей работы группы специалистов. Но систему можно настроить и под конкретного сотрудника. Например, если он совмещает разные должности.
  • Может ли сотрудник удобно переключаться между несколькими ролями в системе?
Да, мы можем настроить гибкий ролевой доступ к дашбордам и функциям разных специалистов. Такую систему мы реализовали для Фонда «Сколково». Пользователи их мобильного приложения могут объединять несколько ролей: снимать апартаменты, водить детей в Гимназию и арендовать офис в Технопарке.
  • Может ли ТАРМ адаптироваться под изменения в бизнес-процессах?
Конечно. Система очень гибкая и настраивается в режиме онлайн. Например, в эпоху коронавируса мы быстро внедрили процесс бронирования мест в офисе в системе. А после и вовсе перенесли в неё все очные процессы.
  • Можно ли настроить ТАРМ в мобильном приложении?
Да, конечно. Мобильное приложение «Первой Формы» настраивается и может как повторять функции веб-версии, так и дополнять их. Например, для одного нашего клиента мы настроили приложение как сканнер штрихкодов. С его помощью сотрудники ведут электронный архив документов.
  • Можно ли подписывать документы КЭП и НЭП в ТАРМ?
Да, в системе можно подписывать документы квалифицированной и неквалифицированной электронной подписью. Кроме того, система поддерживает интеграцию Контур. Доверенностью для выпуска и хранения МЧД.