Первая Форма — полезные статьи и обновления системы

Система контроля исполнения поручений (СКИП): как повысить скорость выполнения задач и сэкономить время всех участников процесса

Полезные статьи Цифровое рабочее место
Поручение обсудили на совещании, продолжили в переписке, результат прислали отдельным файлом — руководителю приходится заново собирать контекст, чтобы понять, что сделано и закрыт ли вопрос. По данным исследования Morning Consult, 34% управленцев ежедневно тратят более часа на уточнение у сотрудников статусов задач.

В статье разберем, как устроен контроль исполнения поручений, что меняется благодаря автоматизации и как внедрить это в своей организации.

Почему ручной контроль исполнения поручений перестаёт работать

Часть поручений не попадает в реестр. Если поручение дали на совещании или в переписке и не внесли сразу в общий список или таблицу, про него могут попросту забыть.
Реестр быстро устаревает. Срок перенесли, сменился исполнитель, поручение вернули на доработку — все изменения нужно вручную вносить в реестр. Если этого не сделать сразу, реестр теряет актуальность.
Можно пропустить дедлайн. Даже если все поручения занесены в реестр, за десятками дедлайнов трудно следить вручную. Таблицу нужно регулярно пересматривать, иначе приближающийся срок или просрочку можно заметить не сразу.
Трудно всё время оставаться в контексте. Срок могли перенести в почте, промежуточный результат прислать в мессенджер, а замечания оставить в комментариях в файле. Через несколько недель уже не всегда понятно, почему изменился дедлайн, что успели сделать и на чём остановились.

Как устроен контроль исполнения поручений

Руководитель формулирует поручение, назначает исполнителя, определяет срок и результат, который нужно получить. Если поручение дано в резолюции к документу или зафиксировано в протоколе совещания, вместе с ним сохраняют исходный документ или протокол.

Структура поручения:
  • содержание поручения;
  • исполнитель;
  • срок;
  • ожидаемый результат;
  • кто проверяет результат;
  • основание поручения.
Контроль срока и проверка результата — разные вещи. Исполнитель может уложиться в дедлайн, но выполнить поручение не полностью или с ошибками. В таком случае руководитель возвращает результат на доработку, а поручение снимают с контроля только после принятия результата.

Если над поручением работают несколько сотрудников, руководитель назначает одного ответственным за общий результат. Он координирует работу остальных, собирает результаты и передаёт итог на проверку.

Как автоматизация меняет контроль поручений

Система контроля исполнения поручений (СКИП) — общее название решений для постановки поручений и контроля их исполнения. Это может быть отдельная система, модуль СЭД, BPM-платформы или другой корпоративной системы.
По мере приближения дедлайна система напоминает исполнителю о поручении. Если срок нужно перенести, исполнитель указывает причину, а руководитель согласует новый срок.
При просрочке система уведомляет руководителя или запускает эскалацию. После выполнения исполнитель передаёт результат на проверку. Если есть замечания, поручение возвращают на доработку. После принятия результата снимают с контроля.

Типовые сценарии применения СКИП

Поручения по итогам совещаний. Поручение сохраняют вместе с протоколом, поэтому при проверке видно, на основании какого решения оно появилось.
Внедрение системы контроля исполнения поручений (СКИП) IEK Group

После завершения совещания в «Первой Форме» можно назначить поручение любому сотруднику. Система помогает следовать принципам SMART при создании: обязательно — заполнить поля ответственного исполнителя и сроков выполнения, дополнительно — конкретные цифры, документы или действия, которые обозначат успешное завершение задачи. Например, «согласовать договор с юристами» или «подготовить презентацию нового проекта к 1 марта».

Если постановщик и исполнитель задачи работают в разных отделах, применяется система двойного подтверждения:
  • заказчик проверяет, правильно ли сформулирована задача.
  • когда задача выполнена, заказчик оценивает, достигнута ли поставленная цель, и проставляет цифровую подпись.

Полная версия кейса автоматизации планирования совещаний, постановки поручений и контроля их выполнения →
Поручения для филиалов и розничной сети. Головной офис ставит одно поручение сразу нескольким точкам и отдельно контролирует выполнение по каждой из них. Результат можно подтвердить фотоотчётом, файлом или комментарием.
Автоматизация постановки и контроля выполнения поручений «Спортмастер»

В системе всегда можно отследить актуальный статус поручения. Если раньше головному офису требовалось несколько часов, чтобы узнать, как идут работы в отдалённом магазине, то теперь это делается в два клика. Менеджер может открыть «Первую Форму» и посмотреть, какие магазины уже выполнили задачи, у кого возникли проблемы, а кто ещё не приступил к выполнению.

Полная версия кейса автоматизации постановки поручений и контроля их выполнения →
Поручения по итогам проверок и аудитов. Замечание по результатам проверки сразу становится поручением на устранение с ответственным и сроком.
Автоматизация аудита торговых точек и логистических центров «Спортмастер»

Руководители «Спортмастера» каждый месяц приходят с проверками на объекты — директора отделений посещают магазины, а руководители логистики — логистические центры.

Проверяющий заполняет чек-лист в приложении, а все данные сразу попадают в единую систему. Если по какому-то из пунктов выявилось несоответствие, проверяющий сразу ставит задачу с конкретными сроками на устранение. Исполнитель устанавливается автоматически, в соответствии с ролью. Но проверяющий может и проставить его вручную.

Сотрудники получают уведомление в системе, директор магазина или логистического центра — письмо, где собраны все замечания по итогам проверки.

Полная версия кейса мобильное приложение для аудита розничной сети →
Повторяющиеся поручения. Для однотипных поручений можно настроить автоматическое создание по расписанию с заранее указанными исполнителем и сроком.
Администрирование встреч и контроль поручений в «Первой Форме» теперь можно передать ИИ-агенту. Он создаёт протоколы, анализирует их и компилирует информацию, которая касается конкретного пользователя.

На основе этого он формирует список поручений, сверяет его с уже существующими в системе задачами, актуализирует их или создаёт новые со специальной пометкой, чтобы сотрудник мог их отфильтровать. Готовый список задач со ссылками и краткие итоги встреч агент присылает пользователю.
Подробнее
{$co}

Как внедрить СКИП в компании

Начинать лучше с одного типа поручений или одного подразделения. Так правила контроля можно проверить на практике и скорректировать до расширения на другие подразделения и типы поручений.

Разберите текущий порядок работы. Зафиксируйте, где руководители обычно дают поручения, кто следит за сроками, как согласуют перенос срока и кто принимает результат. Отдельно отметьте ситуации, в которых поручения теряются, сроки приходится проверять вручную, а причины переносов и договорённости остаются в переписке.

Определите, кто отвечает за правила контроля. Руководитель функции или владелец процесса решает, кто может давать поручения, кто отвечает за результат, кто согласует перенос срока и кто принимает результат. ИТ-служба настраивает систему с учётом этих правил.

Настройте выбранный тип поручений. Проверьте, как работают перенос срока, эскалация, замещения и права доступа. Для поручений из резолюций и протоколов в системе сохраняют связь с исходным документом.

После запуска проверьте, осталось ли что-то вне системы. Если сотрудники по-прежнему ведут часть поручений в таблицах, согласуют переносы по почте, а результаты присылают в мессенджере, настройки стоит пересмотреть. После этого можно подключать другие подразделения и типы поручений.
Подробнее о том, какие возможности есть у BPM-системы «Первая Форма»

Больше о том, как система масштабируется и кастомизируется под потребности разных бизнесов
Смотреть
{$co}