Первая Форма — полезные статьи и обновления системы

Корпоративный портал: зачем внедрять и какие инструменты предусмотреть

Полезные статьи ТАРМ
Корпоративный портал — это веб-ресурс, который даёт сотрудникам компании доступ ко всем корпоративным сервисам и внутренней информации.
Его можно сравнить с виртуальным офисом, где сотруднику расскажут новости, запишут на обучение, помогут с оформлением документов и напомнят о важных задачах.
В «Первой Форме» корпоративный портал — это один из главных инструментов организации цифровых рабочих мест. Посмотрим, как он работает.

Навигация по материалу

Зачем нужен корпоративный портал
Корпоративный портал в крупных компаниях: 3 примера
Как создать эффективный корпоративный портал на базе «Первой Формы»
Часто задаваемые вопросы

Зачем нужен корпоративный портал

Единое информационное пространство

В крупной компании новости часто локализуются в отделах и подразделениях, а остальные сотрудники могут упустить важное. Корпоративный портал аккумулирует и систематизирует все данные.

Внутренние коммуникации

Корпортал объединяет всех сотрудников компании. На нём можно обмениваться знаниями, проводить интерактивы для поддержки корпоративной культуры.

Личный кабинет сотрудника

Здесь можно разместить индивидуальные показатели KPI и прогресс по ним, подробную информацию о мотивации, отчёт о зарплатных начислениях, цели компании.

Для себя мы ещё настроили интерактивные списки скорых отпусков и дней рождений коллег. С ними можно заранее запланировать задачи и придумать поздравления именинникам.

Автоматизация процессов

Портал значительно сокращает время на рутинные действия, такие, как бронирование переговорных или оформление отпусков. На нём можно создать шаблоны нужных форм, настроить запрос подписей у согласующих и интеграции с календарями и 1С.
Для одного из наших клиентов мы автоматизировали согласование отпусков более, чем 2 тыс. сотрудников. Они формируют заявки на портале, затем руководители, изучив сводный график отпусков в своих командах, согласуют или корректируют даты.

Информация попадает в отдел кадров и подгружается в 1С. Это избавляет их от необходимости сводить в одну таблицу данные из разрозненных Excel-файлов.

Оперативная аналитика

Дашборды на портале помогают руководителям всегда быть в курсе актуальных показателей бизнеса: финансовых результатов, закрытых вовремя задач, ожидаемой прибыли. Так они могут быстрее принимать управленческие решения.
Себе мы настроили дашборды с информацией по всем отделам. Из них можно узнать, какие проекты в работе, когда выпуск новой версии системы, сколько запросов прислали в техподдержку и многое другое. Есть диаграммы, таблицы, списки — любое удобное представление.

Онбординг и обучение персонала

На корпоративном портале можно публиковать ссылки на материалы базы знаний и сообщать о новых инструкциях. Для новичков можно разместить оргструктуру компании с контактами сотрудников, чтобы онбординг проходил проще.
Для себя мы связали оргструктуру со статьями базы знаний о том, чем занимается каждый отдел и к кому с какими вопросами можно прийти. Наш новый копирайтер быстро оценила эту фишку — она позволяет быстрее находить экспертов для статей и интервью.

Центр самообслуживания

С его помощью можно сообщить об отсутствии, оставить заявку в АХО или IT-отдел, заказать неторговую продукцию.
У корпоративного портала «Первой Формы» гораздо больше функций, чем можно описать в статье
Отправьте заявку, и мы расскажем о них на примере ваших задач на демо-встрече.
Отправить заявку
{$co}

Корпоративный портал в крупных компаниях: 3 примера

«Световые Технологии»: портал для централизации заявок в ИТ-отдел

Клиент постепенно автоматизировал процессы в «Первой Форме». Главной задачей было организовать работу с заявками пользователей в IT-отдел, и мы разработали портал, где можно:
  • подать заявку в любое подразделение;
  • посмотреть аналитические данные;
  • отправить идеи для развития компании;
  • узнать показатели своего отдела по закрытым в срок задачам и многое другое.
Сейчас «Первую Форму» ежедневно используют около 550 сотрудников: подразделения в восьми городах России, филиалы в некоторых европейских странах и даже в Индии. В системе автоматизировано около 60 бизнес-процессов, а инструменты доступны на корпоративном портале.
Прочитать кейс полностью
Здесь можно больше узнать о BPM-системе в «Световых Технологиях», а также о впечатлениях сотрудников компании от единого корпоративного пространства.
Читать
{$co}

«Северная Звезда»: портал с ЭДО и средой для общения сотрудников

В фармацевтических компаниях документооборот должен соответствовать стандарту GMP о соответствии производства правилам безопасности и требованиям к качеству. Все документы должны храниться в защищённом архиве, доступ к которому должен быть под рукой.
Мы настроили в «Первой Форме» корпоративный портал с прямой ссылкой на структурированный архив. Система сама следит, чтобы сотрудники заполняли всю информацию о документах — так поиск по архиву становится более точным.
Все функции системы доступны как с ПК, так и со смартфона. Это ускорило согласования счетов, договоров и персональных предложений клиентам в 10 раз. Кроме того, на портале есть чаты, ВКС и комментарии — они заменили сотрудникам Skype.
Прочитать кейс полностью
В отдельном кейсе на сайте мы собрали подробности о том, как «Северная Звезда» применяет «Первую Форму». Систему использует более 300 человек — сотрудники московского офиса, производства в Ленинградской области и локальных представительств.
Читать
{$co}

«Изотоп»: портал с доступом к шаблонам документов и быстрым согласованиям

ОАО «В/О «Изотоп» ─ предприятие Госкорпорации «Росатом», которое работает на рынках изотопной продукции, радиационной техники, медицинского оборудования. В компании каждый год обрабатывают около 3 тыс. документов, этот процесс нужно было автоматизировать.
Мы настроили портал с доступом к шаблонам, из которых система сама генерирует нужные документы и контролирует процесс их согласования. Там же можно посмотреть сводный реестр со статусом каждого договора, поручения или служебной записки.
Прочитать текст полностью
Все обсуждения и правки происходят в системе. Сотрудникам больше не нужно печатать документы и ждать в очередях у кабинетов согласователей, чтобы получить подпись. Подробности можно узнать в кейсе на сайте.
Читать
{$co}

Как создать эффективный корпоративный портал на базе «Первой Формы»

Шаг 1. Собираем требования к корпоративному порталу

Сначала нужно определить, с какими сервисами сотрудники работают чаще всего: с аналитикой, почтой, документами корпоративными объявлениями и так далее.
Желательно узнавать это не у руководителей, а у непосредственных исполнителей. Они каждый день сталкиваются с типовыми задачами. А ещё лучше, если нам удастся провести интервью с вашей командой — мы поможем сформулировать требования наиболее чётко.
Мы знаем всё о сборе требований к корпоративным системам
Подробно о том, как описывать важные процессы и интегрировать новое ПО в жизнь команды, наш дизайн-директор Максим Тимонов рассказал в отдельной статье.
Читать
{$co}

Шаг 2: Настраиваем портал

При настройке мы ориентируемся на приоритетность требований и стараемся сформировать интерфейс под ваших сотрудников.
Например, для себя на главной странице портала мы разместили новости, подборки задач и объявления. У каждого отдела при этом есть свой портал, где можно посмотреть важные для работы данные:
  • проекты в работе,
  • HR-задачи,
  • клиентов в воронке продаж и другое.
На этом этапе мы проверяем, корректно ли работают интеграции и переходы к другим функциям системы, и настраиваем ролевой доступ к контенту на портале вплоть до отдельных виджетов.

Шаг 3: Тестируем корпоративный портал с реальными сотрудниками

Если всё хорошо, мы подключаем фокус-группу из ваших сотрудников для тестирования портала. Важно, чтобы им были понятны все кнопки, названия пунктов и функции — тогда портал будет действительно полезен.
Мы можем дать тестовый доступ любому количеству сотрудников, чтобы собрать как можно больше мнений. По ним мы доводим портал до идеала и переносим его в непосредственную рабочую среду.

Шаг 4: Поддерживаем систему в процессе использования

Мы не бросаем вас один на один с новым инструментом. К нам всегда можно обратиться с вопросом или предложением по расширению функций портала.
А ещё у нас есть двухнедельный курс «Администратор „Первой Формы“»
На нём мы учим самостоятельно настраивать систему. Он подойдёт даже сотрудникам без знаний языков программирования, например, бизнес-аналитикам.
Узнать больше о курсе
{$co}

Часто задаваемые вопросы

  • Насколько безопасно внедрять корпоративный портал? Мы работаем с закрытыми чувствительными данными.
«Первую Форму» можно разместить в закрытом контуре и настроить в ней двухфакторную аутентификацию. Мы также можем интегрироваться с аппаратными решениями для входа в систему. Обезопасить сами данные можно с помощью сквозного шифрования и гибкой настройки конфиденциальности данных.
  • Можно ли интегрировать существующие IT-системы и другие инструменты с новым корпоративным порталом?
Конечно. Мы можем связать систему с любыми сервисами с открытым API. Для сложных интеграций мы можем написать дополнительные коннекторы. Узнать больше о сервисах, с которыми мы интегрировались, можно из кейсов на нашем сайте.
  • Можно ли изменить и масштабировать портал, если в компании появятся новые отделы или процессы?
Да, за простоту и гибкость настройки отвечают low-code конструктор и язык SMART. Они позволяют автоматизировать любые процессы и добавлять их в систему без её перезапуска.