Первая Форма — полезные статьи и обновления системы

Корпоративный портал: зачем внедрять и какие инструменты предусмотреть

Полезные статьи ТАРМ
Корпоративный портал#nbsp;— это веб-ресурс, который даёт сотрудникам компании доступ ко#nbsp;всем корпоративным сервисам и#nbsp;внутренней информации.
Его можно сравнить с#nbsp;виртуальным офисом, где сотруднику расскажут новости, запишут на#nbsp;обучение, помогут с#nbsp;оформлением документов и#nbsp;напомнят о#nbsp;важных задачах.
В «Первой Форме» корпоративный портал#nbsp;— это один из#nbsp;главных инструментов организации цифровых рабочих мест. Посмотрим, как он#nbsp;работает.

Навигация по#nbsp;материалу

Зачем нужен корпоративный портал
Корпоративный портал в#nbsp;крупных компаниях: 3 примера
Как создать эффективный корпоративный портал на#nbsp;базе «Первой Формы»
Часто задаваемые вопросы

Зачем нужен корпоративный портал

Единое информационное пространство

В#nbsp;крупной компании новости часто локализуются в#nbsp;отделах и#nbsp;подразделениях, а#nbsp;остальные сотрудники могут упустить важное. Корпоративный портал аккумулирует и#nbsp;систематизирует все данные.

Внутренние коммуникации

Корпортал объединяет всех сотрудников компании. На#nbsp;нём можно обмениваться знаниями, проводить интерактивы для поддержки корпоративной культуры.

Личный кабинет сотрудника

Здесь можно разместить индивидуальные показатели KPI и#nbsp;прогресс по#nbsp;ним, подробную информацию о#nbsp;мотивации, отчёт о#nbsp;зарплатных начислениях, цели компании.

Для себя мы#nbsp;ещё настроили интерактивные списки скорых отпусков и#nbsp;дней рождений коллег. С#nbsp;ними можно заранее запланировать задачи и#nbsp;придумать поздравления именинникам.

Автоматизация процессов

Портал значительно сокращает время на#nbsp;рутинные действия, такие, как бронирование переговорных или оформление отпусков. На#nbsp;нём можно создать шаблоны нужных форм, настроить запрос подписей у#nbsp;согласующих и#nbsp;интеграции с#nbsp;календарями и#nbsp;1С.
Для одного из#nbsp;наших клиентов мы#nbsp;автоматизировали согласование отпусков более, чем 2 тыс. сотрудников. Они формируют заявки на#nbsp;портале, затем руководители, изучив сводный график отпусков в#nbsp;своих командах, согласуют или корректируют даты.

Информация попадает в#nbsp;отдел кадров и#nbsp;подгружается в#nbsp;1С. Это избавляет их#nbsp;от#nbsp;необходимости сводить в#nbsp;одну таблицу данные из#nbsp;разрозненных Excel-файлов.

Оперативная аналитика

Дашборды на#nbsp;портале помогают руководителям всегда быть в#nbsp;курсе актуальных показателей бизнеса: финансовых результатов, закрытых вовремя задач, ожидаемой прибыли. Так они могут быстрее принимать управленческие решения.
Себе мы#nbsp;настроили дашборды с#nbsp;информацией по#nbsp;всем отделам. Из#nbsp;них можно узнать, какие проекты в#nbsp;работе, когда выпуск новой версии системы, сколько запросов прислали в#nbsp;техподдержку и#nbsp;многое другое. Есть диаграммы, таблицы, списки#nbsp;— любое удобное представление.

Онбординг и обучение персонала

На#nbsp;корпоративном портале можно публиковать ссылки на#nbsp;материалы базы знаний и#nbsp;сообщать о#nbsp;новых инструкциях. Для новичков можно разместить оргструктуру компании с#nbsp;контактами сотрудников, чтобы онбординг проходил проще.
Для себя мы#nbsp;связали оргструктуру со#nbsp;статьями базы знаний о#nbsp;том, чем занимается каждый отдел и#nbsp;к#nbsp;кому с#nbsp;какими вопросами можно прийти. Наш новый копирайтер быстро оценила эту фишку#nbsp;— она позволяет быстрее находить экспертов для статей и#nbsp;интервью.

Центр самообслуживания

С#nbsp;его помощью можно сообщить об#nbsp;отсутствии, оставить заявку в#nbsp;АХО или IT-отдел, заказать неторговую продукцию.
У#nbsp;корпоративного портала «Первой Формы» гораздо больше функций, чем можно описать в#nbsp;статье
Отправьте заявку, и#nbsp;мы#nbsp;расскажем о#nbsp;них на#nbsp;примере ваших задач на#nbsp;демо-встрече.
Отправить заявку
{$co}

Корпоративный портал в крупных компаниях: 3 примера

«Световые Технологии»: портал для централизации заявок в ИТ-отдел

Клиент постепенно автоматизировал процессы в#nbsp;«Первой Форме». Главной задачей было организовать работу с#nbsp;заявками пользователей в#nbsp;IT-отдел, и#nbsp;мы#nbsp;разработали портал, где можно:
  • подать заявку в#nbsp;любое подразделение;
  • посмотреть аналитические данные;
  • отправить идеи для развития компании;
  • узнать показатели своего отдела по#nbsp;закрытым в#nbsp;срок задачам и#nbsp;многое другое.
Сейчас «Первую Форму» ежедневно используют около 550 сотрудников: подразделения в#nbsp;восьми городах России, филиалы в#nbsp;некоторых европейских странах и#nbsp;даже в#nbsp;Индии. В#nbsp;системе автоматизировано около 60 бизнес-процессов, а#nbsp;инструменты доступны на#nbsp;корпоративном портале.
Прочитать кейс полностью
Здесь можно больше узнать о#nbsp;BPM-системе в#nbsp;«Световых Технологиях», а#nbsp;также о#nbsp;впечатлениях сотрудников компании от#nbsp;единого корпоративного пространства.
Читать
{$co}

«Северная Звезда»: портал с ЭДО и средой для общения сотрудников

В#nbsp;фармацевтических компаниях документооборот должен соответствовать стандарту GMP о#nbsp;соответствии производства правилам безопасности и#nbsp;требованиям к#nbsp;качеству. Все документы должны храниться в#nbsp;защищённом архиве, доступ к#nbsp;которому должен быть под рукой.
Мы#nbsp;настроили в#nbsp;«Первой Форме» корпоративный портал с#nbsp;прямой ссылкой на#nbsp;структурированный архив. Система сама следит, чтобы сотрудники заполняли всю информацию о#nbsp;документах#nbsp;— так поиск по#nbsp;архиву становится более точным.
Все функции системы доступны как с#nbsp;ПК, так и#nbsp;со#nbsp;смартфона. Это ускорило согласования счетов, договоров и#nbsp;персональных предложений клиентам в#nbsp;10 раз. Кроме того, на#nbsp;портале есть чаты, ВКС и#nbsp;комментарии#nbsp;— они заменили сотрудникам Skype.
Прочитать кейс полностью
В#nbsp;отдельном кейсе на#nbsp;сайте мы#nbsp;собрали подробности о#nbsp;том, как «Северная Звезда» применяет «Первую Форму». Систему использует более 300 человек#nbsp;— сотрудники московского офиса, производства в#nbsp;Ленинградской области и#nbsp;локальных представительств.
Читать
{$co}

«Изотоп»: портал с доступом к шаблонам документов и быстрым согласованиям

ОАО#nbsp;«В/О «Изотоп» ─ предприятие Госкорпорации «Росатом», которое работает на#nbsp;рынках изотопной продукции, радиационной техники, медицинского оборудования. В#nbsp;компании каждый год обрабатывают около 3 тыс. документов, этот процесс нужно было автоматизировать.
Мы#nbsp;настроили портал с#nbsp;доступом к#nbsp;шаблонам, из#nbsp;которых система сама генерирует нужные документы и#nbsp;контролирует процесс их#nbsp;согласования. Там#nbsp;же можно посмотреть сводный реестр со#nbsp;статусом каждого договора, поручения или служебной записки.
Прочитать текст полностью
Все обсуждения и#nbsp;правки происходят в#nbsp;системе. Сотрудникам больше не#nbsp;нужно печатать документы и#nbsp;ждать в#nbsp;очередях у#nbsp;кабинетов согласователей, чтобы получить подпись. Подробности можно узнать в#nbsp;кейсе на#nbsp;сайте.
Читать
{$co}

Как создать эффективный корпоративный портал на базе «Первой Формы»

Шаг 1. Собираем требования к корпоративному порталу

Сначала нужно определить, с#nbsp;какими сервисами сотрудники работают чаще всего: с#nbsp;аналитикой, почтой, документами корпоративными объявлениями и#nbsp;так далее.
Желательно узнавать это не#nbsp;у#nbsp;руководителей, а#nbsp;у#nbsp;непосредственных исполнителей. Они каждый день сталкиваются с#nbsp;типовыми задачами. А#nbsp;ещё лучше, если нам удастся провести интервью с#nbsp;вашей командой#nbsp;— мы#nbsp;поможем сформулировать требования наиболее чётко.
Мы#nbsp;знаем всё о#nbsp;сборе требований к#nbsp;корпоративным системам
Подробно о#nbsp;том, как описывать важные процессы и#nbsp;интегрировать новое#nbsp;ПО в#nbsp;жизнь команды, наш дизайн-директор Максим Тимонов рассказал в#nbsp;отдельной статье.
Читать
{$co}

Шаг 2: Настраиваем портал

При настройке мы#nbsp;ориентируемся на#nbsp;приоритетность требований и#nbsp;стараемся сформировать интерфейс под ваших сотрудников.
Например, для себя на#nbsp;главной странице портала мы#nbsp;разместили новости, подборки задач и#nbsp;объявления. У#nbsp;каждого отдела при этом есть свой портал, где можно посмотреть важные для работы данные:
  • проекты в#nbsp;работе,
  • HR-задачи,
  • клиентов в#nbsp;воронке продаж и#nbsp;другое.
На#nbsp;этом этапе мы#nbsp;проверяем, корректно#nbsp;ли работают интеграции и#nbsp;переходы к#nbsp;другим функциям системы, и#nbsp;настраиваем ролевой доступ к#nbsp;контенту на#nbsp;портале вплоть до#nbsp;отдельных виджетов.

Шаг 3: Тестируем корпоративный портал с реальными сотрудниками

Если всё хорошо, мы#nbsp;подключаем фокус-группу из#nbsp;ваших сотрудников для тестирования портала. Важно, чтобы им#nbsp;были понятны все кнопки, названия пунктов и#nbsp;функции#nbsp;— тогда портал будет действительно полезен.
Мы#nbsp;можем дать тестовый доступ любому количеству сотрудников, чтобы собрать как можно больше мнений. По#nbsp;ним мы#nbsp;доводим портал до#nbsp;идеала и#nbsp;переносим его в#nbsp;непосредственную рабочую среду.

Шаг 4: Поддерживаем систему в процессе использования

Мы не бросаем вас один на один с новым инструментом. К нам всегда можно обратиться с вопросом или предложением по расширению функций портала.
А#nbsp;ещё у#nbsp;нас есть двухнедельный курс «Администратор „Первой Формы“»
На#nbsp;нём мы#nbsp;учим самостоятельно настраивать систему. Он#nbsp;подойдёт даже сотрудникам без знаний языков программирования, например, бизнес-аналитикам.
Узнать больше о#nbsp;курсе
{$co}

Часто задаваемые вопросы

  • Насколько безопасно внедрять корпоративный портал? Мы#nbsp;работаем с#nbsp;закрытыми чувствительными данными.
«Первую Форму» можно разместить в#nbsp;закрытом контуре и#nbsp;настроить в#nbsp;ней двухфакторную аутентификацию. Мы#nbsp;также можем интегрироваться с#nbsp;аппаратными решениями для входа в#nbsp;систему. Обезопасить сами данные можно с#nbsp;помощью сквозного шифрования и#nbsp;гибкой настройки конфиденциальности данных.
  • Можно#nbsp;ли интегрировать существующие IT-системы и#nbsp;другие инструменты с#nbsp;новым корпоративным порталом?
Конечно. Мы#nbsp;можем связать систему с#nbsp;любыми сервисами с#nbsp;открытым API. Для сложных интеграций мы#nbsp;можем написать дополнительные коннекторы. Узнать больше о#nbsp;сервисах, с#nbsp;которыми мы#nbsp;интегрировались, можно из кейсов на#nbsp;нашем сайте.
  • Можно#nbsp;ли изменить и#nbsp;масштабировать портал, если в#nbsp;компании появятся новые отделы или процессы?
Да, за#nbsp;простоту и#nbsp;гибкость настройки отвечают low-code конструктор и#nbsp;язык SMART. Они позволяют автоматизировать любые процессы и#nbsp;добавлять их#nbsp;в#nbsp;систему без её#nbsp;перезапуска.