Первая Форма — полезные статьи и обновления системы

Управление распределённой командой: как связать задачи, документы и контроль

Полезные статьи Холдинги
В распределённой компании руководителю сложнее контролировать задачи, в которых участвуют несколько филиалов и подразделений. Пока таких задач немного, можно уточнить у исполнителя, что уже сделано и где возникла задержка. Но когда одновременно нужно следить за поручениями, согласованиями и внутренними обращениями, на такие уточнения уходит все больше времени.
В статье разберем, как организовать и автоматизировать работу между подразделениями так, чтобы руководитель видел ход выполнения, задержки и ответственных без постоянного сбора статусов.

Что такое распределённая команда и чем она отличается от удалённой

В распределённой команде сотрудники находятся в разных офисах, филиалах, магазинах или городах, но работают друг с другом: передают задачи, согласуют документы, обращаются в общие службы. При этом каждый может каждый день приходить на свое обычное рабочее место.
Удалённая работа относится к месту работы конкретного сотрудника: он работает вне офиса работодателя. Поэтому команда может быть распределённой, но не удалённой — например, когда сотрудники головного офиса и филиалов работают в своих офисах, но постоянно взаимодействуют между собой. Так устроены многие сети и компании с региональной структурой.

Что усложняет управление распределённой командой

В исследовании Atlassian 56% опрошенных специалистов отметили, что команды в их компаниях по-разному планируют и отслеживают работу. В распределённой компании к этому добавляется ещё одна сложность: задачи, документы, обращения и статусы находятся у разных сотрудников и подразделений. Чтобы понять, что происходит, руководителю приходится сводить эту информацию вручную.
Руководителю сложно контролировать поручения после совещаний. На совещании он назначает исполнителя и срок, а поручение остаётся в протоколе. Если встреч много, такие поручения оказываются разбросаны по нескольким документам. Чтобы проверить сроки и результаты, руководителю приходится снова открывать протоколы и собирать информацию.
Сотрудники тратят время на поиск документов и уточнения. Где лежит актуальный документ, что нужно подготовить и по каким требованиям — исполнитель выясняет у коллег или ищет в переписке. В результате часть рабочего времени уходит на поиск информации ещё до начала выполнения задачи.
Запросы во внутренние службы приходится собирать из разных каналов. Сотрудники пишут в HR, IT, АХО или бухгалтерию по почте, в чатах и личных сообщениях. Специалистам приходится уточнять данные и передавать запросы коллегам.
Руководитель не видит причину задержки. Если дедлайны нарушены, ему приходится писать или звонить исполнителю, чтобы узнать, что уже сделано, чего не хватает для продолжения работы и почему сложилась такая ситуация.

Как организовать работу с поручениями в распределённой команде

Руководитель назначает исполнителя, определяет срок и ожидаемый результат. Если работу нужно проверить, дополнительно указывает проверяющего.
Если такие поручения повторяются, руководитель может заранее определить, кто отвечает за выполнение и проверку в каждом подразделении. Ему не приходится каждый раз заново распределять задачи и контролировать типовой ход работы. Руководитель подключается, когда возникает задержка или требуется его решение.
Статья по теме: разбираемся, что такое система контроля исполнения поручений (СКИП) и как она помогает сэкономить время всех участников процесса →

Одно поручение для нескольких филиалов

Если одну и ту же задачу нужно выполнить в нескольких филиалах или подразделениях — например, провести проверку по единым требованиям, обновить данные или подтвердить ознакомление с новым регламентом, — руководитель выбирает нужные подразделения и ставит поручение сразу всем. Это могут быть как все филиалы, так и несколько конкретных.
По каждому подразделению отдельно видно, где поручение уже выполнено, где ещё в работе и где возникла задержка. Руководителю не приходится создавать одинаковые задачи по одной и затем собирать статусы вручную.
В «Спортмастере» вся работа с поручениями проходит в «Первой Форме»:
  • Сотрудник из головного офиса формирует задачу внутри системы. Описывает её, выбирает магазины, где её должны выполнить, устанавливает период проведения и дедлайн для отчёта. Система сама выбирает, кому адресовать поручение, в зависимости от магазина.
  • Задача сразу же появляется в системе у всех ответственных сотрудников магазина — менеджера или директора. Также поручение дублируется на почту.
  • После выполнения задачи сотрудник должен прислать подтверждение, обычно это фото с результатом. Например, перед акцией магазин должен сфотографировать оформление торгового зала.

За два дня до дедлайна система отправляет исполнителю напоминание. Статус поручения обновляется автоматически, ничего не нужно запрашивать дополнительно.

Полная версия кейса автоматизации постановки и контроля выполнения поручений →

Как обеспечить работу филиалов по актуальным регламентам

В распределённой компании одни и те же регламенты и шаблоны используют сотрудники разных филиалов и подразделений. При этом каждому нужен свой набор документов: сотруднику магазина — инструкции для точки, бухгалтерии — свои шаблоны и правила, региональному руководителю — регламенты по работе подразделений.

Сотрудник работает с нужными документами прямо в задаче

Если для выполнения задачи нужен регламент, шаблон или форма отчёта, сотрудник видит их вместе с задачей. Ему не приходится искать файл отдельно или уточнять у коллег, какой документ использовать.
Например, при проверке торговой точки сотрудник работает с действующей инструкцией, требованиями к проверке и формой отчёта.

После обновления регламента сотрудники работают по новой редакции

Когда головной офис меняет инструкцию, положение или шаблон, сотрудникам нужна уже новая редакция. В рабочих задачах они используют актуальный документ, а не версию, которую сохранили раньше.
Если новый регламент требует ознакомления, головной офис видит, кто уже с ним ознакомился. Ему не приходится отдельно рассылать документ по филиалам и собирать подтверждения вручную.
Чтобы запустить согласование нового приказа или регламента, специалисту отдела кадров Никамед достаточно загрузить файл и отметить задействованные отделы. Система сформирует список одобрителей и проследит за сроками.

После утверждения система сама рассылает документ сотрудникам соответствующих подразделений. А новые сотрудники в первый день получают задачу со всеми релевантными регламентами.

В системе сотрудник подтверждает ознакомление с внутренним документом при помощи ПЭП, кадровая служба может в любой момент открыть лист согласования. Напоминать лично нет необходимости, за сроками следит система.

В соответствии со статьей 22.3 Трудового кодекса РФ, сотрудники могут подписывать внутренние приказы, регламенты и некоторые другие документы простой электронной подписью (ПЭП), если это прописано в трудовом договоре или локальном нормативном акте.

Полная версия кейса low-code IT-экосистема Никамед →

Как помогает ИИ-агент

Когда документов много, сотрудник может не знать точное название нужного регламента или раздел, где искать ответ. ИИ-агент находит информацию по смыслу вопроса и даёт ссылку на исходный документ.
Агент работает в рамках прав пользователя и не обращается к документам, к которым у сотрудника нет доступа.
Больше о возможностях ИИ-агентов
Узнать подробнее
{$co}

Как организовать внутренние обращения в распределённой компании

В распределённой компании сотруднику часто приходится обращаться не к коллеге в соседнем кабинете, а к специалисту, который находится в другом офисе, филиале или городе. Если сотрудники пишут во внутренние службы по почте, в чатах и личных сообщениях, специалистам приходится собирать обращения из разных каналов, уточнять недостающую информацию и передавать запросы коллегам. Самому сотруднику при этом сложно понять, кто занимается его вопросом и когда ждать результата.

Сотрудник не ищет сам нужного специалиста

Чтобы получить справку, запросить доступ или заказать оборудование, сотрудник выбирает нужный ему тип обращения. Ему не нужно знать, кто именно отвечает за эту работу и в каком подразделении находится исполнитель.
При подаче обращения сотрудник сразу указывает информацию, без которой специалист не сможет выполнить запрос. Например, при заказе монитора — нужный размер экрана и способ получения техники. Специалист получает заявку, с которой можно начать работу без дополнительной переписки.

Несколько служб работают вместе без ручной координации

Некоторые внутренние услуги требуют участия нескольких подразделений. Например, при приёме нового сотрудника HR оформляет документы, IT выдаёт доступы, АХО готовит рабочее место, служба безопасности — пропуск.
Без автоматизации HR приходится отдельно обращаться в каждую службу, следить за сроками и выяснять, что уже сделано. С автоматизацией HR запускает работу один раз: каждое подразделение получает свою задачу, а HR видит, что уже готово, что ещё в работе и где возникла задержка.

Руководитель видит нагрузку и причины задержек

Руководитель IT, HR, АХО или другой внутренней службы видит, сколько обращений находится в работе, какие просрочены, какие возвращаются на уточнение и как распределена нагрузка между специалистами.
По этим данным видно, где возникают проблемы. Если один тип обращений часто возвращают на уточнение, можно проверить, какой информации не хватает специалистам. Если по отдельной услуге растёт очередь и увеличиваются сроки обработки, руководитель видит, где именно скапливаются заявки, и может разобраться в причине.
На портале «Спортмастера» больше 650 кнопок, и за каждой стоит конкретный тип обращения. Если оставить одну общую кнопку «Техническая поддержка», сотруднику придётся самому объяснять, что случилось, а специалисту — задавать дополнительные вопросы.

Ещё один важный принцип — разделение личных и общих заявок. Справку о доходах видит только сотрудник, который её запросил. А если в магазине закончилась вода в кулере, заявка появляется в общем реестре магазина. Коллеги видят, что вопрос уже передали в работу, и не создают дубли.

В реестре сотрудник отслеживает статус своих заявок. В карточке есть номер, дата создания, описание, исполнитель и срок. После отправки видно, кто занимается запросом и к какому сроку.

Полный кейс автоматизации работы с внутренними заявками сотрудников →

Как контролировать работу филиалов и подразделений

В распределённой компании руководителю приходится одновременно следить за работой нескольких филиалов, подразделений или объектов. При ручном сборе статусов координаторы опрашивают исполнителей и готовят отчёты, но к моменту обсуждения часть информации уже устаревает. В результате руководитель видит ситуацию с опозданием и может узнать о задержке уже после нарушения срока.

Видна общая картина работы

По каждому филиалу, подразделению или объекту руководитель может в любой момент проверить текущие задачи, сроки и ответственных.
При приближении дедлайна система уведомляет руководителя. Если задача ещё не завершена, он может проверить её состояние и при необходимости подключиться до нарушения срока.
Подготовка даркстора к открытию состоит из множества этапов, связанных друг с другом по срокам. Как правило, одно открытие состоит из 10−20 подзадач.

Логику выстроили по следующему принципу: дата открытия является точкой отсчёта для формирования всего графика работ. То есть дедлайны для всех промежуточных этапов рассчитываются автоматически.

Если торговая точка должна открыться 1 мая, тогда монтаж оборудования нужно начать не позднее 10 апреля, ремонт помещения — до 10 марта, заключить договор аренды — до 1 марта. Так проще отслеживать соблюдение сроков и избежать потенциальных проблем.

В головной задаче можно следить, как идёт подготовка к открытию по статусам отдельных подзадач или по диаграмме Ганта. В конце процесса в основной задаче собирается вся ключевая информация — договоры, проекты, сметы, планы и фотографии помещений, прогнозы по показателям оборота и так далее.

Полный кейс автоматизации открытиях новых дарксторов →

Видно, на каком этапе возникла задержка

Задержка может возникнуть на согласовании, при ожидании данных от другого подразделения или на проверке результата. Руководитель видит, на каком этапе возникла задержка и кто ответственный на этом этапе. Ему не приходится восстанавливать всю цепочку по звонкам и переписке.

Повторяющиеся задержки — повод пересмотреть процесс

Если один и тот же этап регулярно задерживается в разных филиалах или объектах, руководителю стоит проверить общий порядок работы. Например, согласование проходит через лишнее звено, подразделения подолгу ждут данные друг от друга или сотрудники каждый раз вручную передают задачу дальше. В таком случае можно убрать лишнее согласование или изменить порядок передачи работы между подразделениями.
В результате снижается потребность в микроменеджменте. Руководитель в любой момент может проверить состояние работы, получает уведомление при приближении дедлайна и подключается там, где требуется его решение.

Заключение

Пока работу между подразделениями можно координировать напрямую, руководитель может уточнять статусы у исполнителей и подключаться к отдельным проблемам. Когда филиалов и параллельных задач становится больше, такая координация начинает требовать всё больше внимания.
Автоматизация снимает часть этой нагрузки: руководитель подключается по отклонениям, замечает повторяющиеся проблемы и может менять общий порядок работы. Меньше времени уходит на микроменеджмент и диспетчеризацию, больше — на решения, которые влияют сразу на несколько подразделений.
Создайте единое цифровое пространство для совместной работы, управления бизнес-процессами и корпоративного общения.

Узнать подробнее
{$co}