Первая Форма — полезные статьи и обновления системы

Внедрение КЭДО: как оцифровать работу с документами и не допустить ошибок

Полезные статьи
КЭДО, или кадровый электронный документооборот, — это оцифрованные процессы создания, согласования и подписания кадровых документов компании. Для них есть отдельная ИТ-среда — система КЭДО, где документы проходят по маршруту жизненного цикла.
Материал обновлён 17 февраля 2025 года
Благодаря КЭДО подготовка и согласование документов занимают у отдела кадров намного меньше времени, да и тратиться на доставку документов не нужно.
По данным исследования аналитического центра РОСЭУ, на КЭДО уже перешли или хотят перейти около 69% крупнейших работодателей. В статье собрали особенности организации кадрового электронного документооборота, правовые нюансы и риски, плюсы системы КЭДО и советы по её внедрению.
Эксперт материала — Аида Ибрагимова, эксперт «Первой Формы» по кадровому делопроизводству. Отвечает за оформление кадровых документов, консультирует по юридическим вопросам, помогает внедрять в компании новые практики и инструменты КЭДО.

Содержание

Как работает КЭДО
Какие документы подписывают в КЭДО
Какие задачи помогает решать
Какие преимущества получает бизнес. Объясняем на примерах из кейсов компаний
Как КЭДО может работать с полным циклом HRM-функций
Как ИИ-агенты повышают эффективность КЭДО
Как внедрить КЭДО: пошаговая инструкция
Какие проблемы бывают при переходе и как их решать
Почему стоит перейти на КЭДО уже сегодня
Часто задаваемые вопросы

Как работает КЭДО

Классическая схема подписания документов через систему КЭДО выглядит так:
Шаг 1Шаг 2Шаг 3Шаг 4
Кадровик заводит в систему или создаёт по шаблону документКадровик отправляет документ на подпись руководителю, например, гендиректору. Также кадровик сам может подписать документ, если у него есть на это право.Подписанный документ направляется на изучение и подпись сотруднику.После подписания документ отправляется в структурированный электронный архив.

Таким образом, благодаря КЭДО вы:
  • перестанете тратить время и средства на покупку бумаги, аренду складов и пересылку документов;
  • будете быстрее искать документы в архиве, если нужно из него что-то изъять;
  • уменьшите риск не пройти налоговую проверку из-за путанницы в документах, подписантах и датах.
При этом у КЭДО есть свои особенности, которые важно учитывать при работе. Рассмотрим их подробнее.

Какие документы подписывают в КЭДО

Ведение кадрового электронного документооборота регулируют статьи 22.1, 22.2, 22.3 Трудового кодекса. Согласно первой статье, проводить по КЭДО можно далеко не все документы. Собрали их перечень в таблицу.
Можно проводить по КЭДОНельзя проводить про КЭДО
✅ Трудовой договор

✅ Личная карточка сотрудника

✅ Электронная трудовая книжка — если сотрудник согласен

✅ Правила внутреннего трудового распорядка

✅ Положение об оплате труда

✅ Расчётный лист

✅ Штатное расписание

✅ График отпусков

✅ Согласие сотрудников на обработку ПД

✅ Табель учёта рабочего времени

✅ Положение о ПД		 ❌Акт о несчастном случае на производстве

❌ Приказ (распоряжение) об увольнении работника

❌ Журнал инструктажей по охране труда

Акт о несчастном случае, приказ об увольнении и журнал инструктажей не переводят в ЭДО, потому что их используют, например, при расследовании несчастных случаев на производстве. Так закон защищает работника как более слабую сторону — чтобы у работодателя не было возможности подправить документ задним числом.

Виды подписей

Работодателю для подписания понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись, а вот сотрудникам достаточно усиленной неквалифицированной. Вот в чём их различия:
Вид подписиОписаниеДля кого
Простая электронная подпись (ПЭП)Не защищает документ от изменений после подписи. Подходит для внутренних документов: заявлений на отпуск, приказов о работе в выходные дни.

При этом трудовые договоры, приказы о переводе и о дисциплинарных взысканиях ею подписывать нельзя.		Линейные сотрудники
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)Подходит для внутреннего и внешнего документооборотов, так как показывает изменения в документе.

Можно подписывать: приказы; инструкции; заявления; справки; договоры – трудовой, о материальной ответственности, ученический; приказы о взысканиях; уведомления об изменении условий трудового договора.		Все сотрудники
Квалифицированная электронная подпись (КЭП)Имеет полную юридическую силу, необходима для подписания документов от лица компании. Руководители и кадровики (по доверенности, если нужно подписывать документы от лица работодателя).
Выпускать подписи для сотрудников можно прямо в «Первой Форме» — например, так сделал «Спортмастер». Мы интегрировали BPM-систему с кадровой платформой и Удостоверяющим Центром «Крипто Про», чтобы автоматизировать процесс и упростить его для сотрудников.
Узнать подробности
{$co}

Какие задачи помогает решать КЭДО

КЭДО оптимизирует работу и помогает управлять документами эффективнее. Вот как можно использовать КЭДО:

Оцифровать отпуска и больничные листы

Это избавляет от необходимости хранить бумажные документы и упрощает доступ к информации. Система самостоятельно рассчитывает количество дней отпуска, интегрируется с учётной системой для быстрого оформления и закрытия больничного, автоматически принимает и интегрирует эти данные в общий кадровый учёт. Это минимизирует ошибки и ускоряет процесс оформления.

Упростить запрос документов и подачу заявлений

В «Первой Форме» на корпоративном портале можно настроить формы для запроса и создания разных документов по шаблону. Созданный документ проходит по цепочке согласований, которую вы настроили, а потом его подписывают электронной подписью. Все документы доступны 24/7 в едином реестре, где можно увидеть статус, например, своего заявления или договора. Благодаря прозрачности сотрудникам комфортнее работать в компании: административные процессы отнимают меньше времени и требуют более простых действий.

Зафиксировать шаблоны документов и маршруты согласования

КЭДО облегчает процесс создания, редактирования и управления документами благодаря встроенным шаблонам. Эти шаблоны можно разработать с учётом конкретных запросов компании и автоматически делать по ним новые документы. Если их нужно кому-то перенаправить или с кем-то согласовать, например, заявление на отпуск должен подписать руководитель, можно настроить отдельный процесс. Так процедура проходит быстрее, а контролировать её становится легче.

Какие преимущества получает бизнес. Объясняем на примерах из кейсов компаний

Разберём на примерах.

Для отдела кадров: упрощение рутины

КЭДО ускоряет работу кадровиков, в том числе упрощает их взаимодействие с сотрудниками, которые работают удалённо. С такой системой меньше времени уходит на обработку документации, например, заявлений на отпуск, а ещё становится меньше ошибок.
Фонд «Сколково» перевёл в КЭДО закрывающие документы для экспертов — часть из них не всегда живёт в России. До этого приходилось каждый месяц тратить силы, деньги и время на отправку документов почтой или курьерской доставкой. Теперь эксперты сами скачивают приложение, создают себе электронную подпись и подписывают документы.

В приложении для «Сколково» доступен не только КЭДО — система автоматизирует разные процессы. Например, через «Первую Форму» обрабатывают заявки в диспетчерском центре, бронируют переговорки, оформляют пропуски на парковку.
Узнать больше о SkolCity
{$co}

Для сотрудников: прозрачность процессов

Сотрудники компании тоже чувствуют себя лучше от внедрения КЭДО. Через систему они могут следить за статусом своих документов. Например, можно проверить, на каком этапе находится заявление на отпуск, и не дёргать сотрудников отдела кадров. Это добавляет, с одной стороны, автономность сотрудникам, а с другой — прозрачность процессам.
В компании «АЛИАНТА ГРУПП» внедрение СЭД с КЭДО позволило объединить в одном месте многие процессы, например, согласование договоров, приём и исполнение приказов. Теперь видно, кто и когда брал задачу в работу, запрашивали ли дополнительную информацию, в каком статусе она сейчас. Всего мы автоматизировали 20 бизнес-процессов для разных отделов, это существенно экономит деньги компании.
Узнать подробности
{$co}

Для бизнеса: экономия ресурсов

На уровне организации КЭДО позволяет:
  • значительно уменьшить затраты на расходники;
  • упростить доступ к необходимым документам;
  • ускорить процесс согласования и подписания документов;
  • оптимизировать рабочие процессы;
  • повысить контролируемость процессов.
У одного из наших клиентов, ресторанного холдинга с заведениями по всей России, кадровые процессы не были автоматизированы. Чтобы оформить командировку сотрудника, секретари уточняли все детали в мессенджере. Если в командировку ехало сразу несколько человек, периодически случались ошибки.

Мы оцифровали этот процесс. HR-специалистам остаётся только заполнить шаблон заявки на командировку, а дальше всё сделает система. Обсуждение проходит в той же карточке задачи, финансовые процессы автоматизированы.
Изучить кейс подробнее
{$co}

Для госучреждений: соответствие правовым требованиям

Для государственных организаций КЭДО значительно упрощает обмен информацией между различными подразделениями и внешними структурами. Автоматизация КЭДО позволяет не держать в голове все тонкости оформления и тратить меньше времени и ресурсов на оформление рутинных бумаг, например, приказов о командировках. При этом вся история работы с документом остается в системе — если что-то пошло не так, можно быстро выяснить, в чем было дело.
В одном из госучреждений, филиалы которого есть во всех регионах страны, начали использовать «Первую Форму» для формирования графика отпусков.

Раньше кадровики присылали Excel-файл, сотрудник согласовывал даты с руководителем, тот сводил их в единую таблицу и отдавал в головной офис. Там кадровикам нужно было проверить все таблицы, исправить ошибки, а затем загрузить в 1С. В компании больше 2 тыс. сотрудников в разных городах, и потому это был очень трудоёмкий процесс.

После запуска «Первой Формы» все сотрудники получают задачу на заполнение графика отпусков. Количество доступных дней автоматически подгружается из 1С. Система не даёт сделать ошибку — например, забыть про обязательный двухнедельный отпуск. А если понадобится перенести даты, система автоматически проведёт задачу через всех согласующих.

Теперь согласовать и утвердить график отпусков можно за 5 дней, хотя на процесс выделяют около двух недель.

Как КЭДО может работать с полным циклом HRM-функций

В «Первой Форме» можно автоматизировать не только документооборот, но и полный цикл HR-процессов.
Представим, что в HRM внесли задачу на подбор сотрудника в отдел продаж. Когда кандидат согласован, система создаёт задачу на подготовку договора, из которой можно одной кнопкой сгенерировать печатную форму по шаблону. Далее система проводит её по матрице согласования — присылает всем ответственным уведомления, что нужно посмотреть и поставить акцепт на документ, контролирует сроки, возвращает задачу на предыдущие шаги, если кто-то отклонил подпись. Если все хорошо, система отправляет документ в Контур. Диадок или HR-Link на подписание.
Чтобы всё работало бесшовно и быстро, «Первая Форма» напрямую интегрируется с разными сервисами, например 1С, HR-Link, «Контуром» и корпоративными HR-системами. Все процессы происходят в одном месте — сотрудникам не приходится переключаться на разные системы и осваивать интерфейсы.
Хотите автоматизировать кадровый электронный документооборот? Узнайте больше о функциях «Первой Формы» для работы с документами.
Перейти к КЭДО
{$co}

Как ИИ-агенты повышают эффективность КЭДО

С 2025-го года в «Первой Форме» можно внедрять ИИ-агентов.

ИИ-агент — это система на основе искусственного интеллекта, которая способна автономно принимать решения на основе корпоративных данных и предпринимать действия, чтобы достичь конкретных целей.

Агенты действуют самостоятельно по графику или триггерам, следуя заложенной «должностной инструкции». Модули И И вовлекают в процесс сотрудников, принимают решения на основе анализа имеющихся данных, обучаются и гибко выполняют различные задачи в рамках своей роли. Например, роли специалиста по документообороту или секретаря.

В «Первой Форме» разработали новую методологию автоматизации бизнес-процессов, которая преобразует должностные инструкции в алгоритмы для ИИ-агентов. С помощью программного обеспечения пользователи могут генерировать алгоритмы из существующих инструкций и создавать ИИ-агентов, готовых к выполнению задач. Это позволяет отказаться от привлечения специалистов по ИИ, делая автоматизацию доступной.
Хотите повысить эффективность работы с документами, сократить время на выполнение рутинных задач и минимизировать ошибки?

Наймите виртуальных сотрудников, способных автономно решать задачи менеджеров среднего звена. «Первая Форма» обучит ИИ-агентов для работы в ваших бизнес-процессах.
Попробовать
{$co}

Как внедрить КЭДО: пошаговая инструкция

Внедрение КЭДО требует продуманного подхода.
Team Lead отдела бизнес-анализа «Первой Формы» Тимофей Мишланов специализируется на автоматизации кадровых процессов в компаниях и для удобства составил пошаговую инструкцию.

Шаг 1: соберите рабочую группу

Если вы соберёте команду из разных специалистов, поставите им задачи и будете отслеживать прогресс, то переход на КЭДО станет более плавным для компании и сотрудников, а также увеличит ваши шансы на успех в интеграции новой системы. В рабочую группы могут войти:

  • специалисты отдела кадров: чтобы учесть нормы трудового законодательства;
  • юристы: чтобы разработать необходимые документы;
  • ИТ-специалисты или внешние подрядчики: чтобы интегрировать систему с другими программами, которые используют в компании;
  • HR-специалисты: чтобы донести сотрудникам необходимость внедрения КЭДО.

Шаг 2: проанализируйте текущие процессы

Без анализа автоматизация может оказаться неэффективной: так вы рискуете перенести устаревшие практики в цифровую плоскость. Поэтому для начала оцените существующие методы документооборота в компании и подумайте, какие из них вы хотите автоматизировать в первую очередь.
После этого разработайте перечень документов, которые вы хотите перенести в цифровой формат.

Шаг 3: выберите платформу

Изучите доступные решения на рынке и выберите платформу, которая лучше всего соответствует вашим требованиям и бюджету. При выборе сервиса советуем обращать внимание на:

  • Функциональность и интерфейс. Изучите возможности системы, насколько быстро в ней разберутся ваши сотрудники, есть ли мобильное приложение, можно ли её масштабировать при необходимости.
  • Возможность интеграции с другими сервисами. Убедитесь, что система может интегрироваться с инструментами и программами, которые вы используете. Например, 1С.
  • Поддержку электронных подписей. Узнайте, какие виды ЭП поддерживает платформа (ПЭП, НЭП, КЭП).
  • Обеспечение безопасности. Обратите внимание на механизмы защиты данных и соответствие системам безопасности, особенно если вы работаете с конфиденциальной информацией.
  • Техническую поддержку. Оцените уровень техподдержки и доступные обновления, чтобы система оставалась актуальной и надёжной.

Шаг 4: подготовьте сотрудников

Заранее подготовьте сотрудников к переходу на КЭДО. Проводите встречи и обучения, создайте службу поддержки и собирайте обратную связь от персонала, чтобы понять, какие проблемы возникают и как их можно решить. Это поможет улучшить процесс перехода и адаптации.

Можно внедрять КЭДО постепенно: только для одного подразделения и только для одного типа документов. Например, автоматизировать заказ справок проще и быстрее, чем процесс приёма на работу. Поэтому можно начать с автоматизации несложных процедур: так сотрудники быстрее увидят и почувствуют результат, что позволит вам снизить возможное сопротивление с их стороны.

Шаг 5: подготовьте необходимые документы

Чтобы перевести компанию на КЭДО, вам также нужно подготовить определённые документы, и вот их минимальный перечень:

Положение о КЭДО. В нём указывают сведения о сервисе, объясняют, как получить к нему доступ, прописывают документы и категории сотрудников, которых переводят на новый формат.

Уведомление о переходе. В нём для штатных работников нужно прописать, что компания внедряет КЭДО и что у сотрудника есть право не переходить на новый формат.

Согласие на использование КЭДО. Его подписывают новые сотрудники, у которых есть хотя бы минимальный стаж. Сотрудники, которые до этого официально нигде не работали, переходят на КЭДО автоматически.

Шаг 6: выдайте подписи

Выдайте электронные подписи сотрудникам, которые подписали согласие на использование КЭДО. Вид подписи зависит от категории персонала и документов, которые он будет подписывать.

Какие проблемы бывают при переходе на КЭДО и как их решать

В процессе перехода на КЭДО могут возникнуть сложности. Вот несколько примеров — и идей, как можно с этим справиться.

Правовые риски

Закон требует хранить и обрабатывать электронные документы определённым образом. Основные нормативные акты, которые регулируют этот процесс — ФЗ № 63 «Об электронной подписи» и ФЗ № 402 «О бухгалтерском учёте». При переходе на КЭДО лучше с ними ознакомиться, чтобы не нарушить:
  • требования к хранению и обработке документов;
  • правила оформления документов;
  • предписания по использованию ЭП.
Многие операторы ЭДО, например, Диадок, автоматически проверяют сроки действия ЭП и правильность оформления. Но всё равно стоит быть внимательными.

Отсутствие подходящей IT-инфраструктуры

На этапе внедрения КЭДО компаниям часто приходится адаптировать существующие IT-системы к новым требованиям кадрового документооборота. Проблемы могут быть в несовместимости программного обеспечения, недостатке оборудования или низком уровне кибербезопасности.
Решить проблему помогут два действия:
  • аудит технических ресурсов — нужно проверить, насколько системы в вашей компании готовы к интеграции с КЭДО, и, если нужно, что-то обновить;
  • надёжный поставщик КЭДО, который предложит полноценную техподдержку, включая тестирование интеграций перед запуском.

Пробелы в организации

Перед переходом на КЭДО обычно планируют, как будут преобразованы бизнес-процессы и каким образом сотрудники будут вовлечены в это. На этапе подготовки есть несколько шагов.
Разработать план введения КЭДО. Он включает в себя календарный план-график проекта, определение ролей и ответственности, а также методы оценки прогресса и эффективности внедрения системы. Особое внимание следует уделить планированию этапов тестирования и сбора обратной связи — это позволит своевременно корректировать процесс в соответствии с потребностями организации.
Продумать коммуникационную стратегию. Нужно заранее подумать о том, как представить преимущества КЭДО и цели его внедрения перед сотрудниками, как разъяснить изменения в процессах работы.
Подготовить обучение и поддержку сотрудников.
У «Первой Формы» есть мобильное приложение. Оно упростит сотрудникам работу с КЭДО, а если захотите автоматизировать и другие процессы — то и с ними. Вот что вы сможете делать в приложении:

  • работать с задачами и процессами — как в веб-версии;
  • просматривать документы;
  • оформлять больничные и командировки;
  • отслеживать дедлайны и встречи;
  • общаться по видеосвязи, в чате или прямо в задаче;
  • получать уведомления.
Присмотреться к «Первой Форме»
{$co}

Почему стоит перейти на КЭДО уже сегодня

Есть несколько причин перейти на КЭДО сейчас, даже если раньше вы отказывались от этого решения. Вот они:
  • технологии обеспечивают нужный уровень безопасности — порой даже лучше, чем бумажные архивы;
  • закон поддерживает цифровизацию бизнес-процессов — например, с 22 ноября 2021 года необязательно издавать приказ о приёме на работу, достаточно трудового договора;
  • становится всё больше распределённых команд или компаний с филиалами в разных городах и странах — КЭДО поможет централизовать, унифицировать и ускорить оформление и подписание документов;
  • это выгодно экономически — можно не тратиться на печать, хранение и обработку бумажных документов, а если часть документооборота остаётся «в бумаге», можно наладить их учёт.
Кроме того, 24 апреля 2024 года Минцифры заявило о планах переводить на КЭДО госкомпании. Раньше в эксперименте участвовали только органы исполнительной власти. Если эксперимент пройдёт успешно, КЭДО может стать обязательным для всех компаний, а значит, пришло время об этом задуматься.
Запишитесь на демонстрацию возможностей «Первой Формы» — специалист расскажет про КЭДО и другие сервисы, а также ответит на любые ваши вопросы.
Узнать больше
{$co}

Часто задаваемые вопросы

1️⃣ Какие технические требования необходимы для внедрения КЭДО в компании?

Для внедрения КЭДО необходимы сервер для размещения данных, рабочие станции сотрудников, доступ к интернету и соответствующее программное обеспечение. Важно также обеспечить интеграцию с другими системами учёта и управления на предприятии, например, с 1С или любой другой ERP-системой. «Первая Форма» с этим поможет.

2️⃣ Как КЭДО взаимодействует с другими системами и платформами, такими как 1С, Контур, HR-Link?

КЭДО от «Первой Формы» легко интегрируется с большинством современных корпоративных и бухгалтерских систем благодаря API-методам. Это позволяет обеспечить единую информационную среду, где данные синхронизированы и актуальны.

3️⃣ Разрешено ли законодательно хранить кадровые документы в электронном виде?

Да, законодательство ряда стран, включая Россию, позволяет хранить кадровые документы в электронной форме, при условии соблюдения требований к защите и обработке персональных данных.

4️⃣ Как происходит процесс аутентификации и защиты данных?

Аутентификация в КЭДО обычно проходит через логин и пароль, с возможностью использования электронной подписи для подтверждения документов. Защита данных обеспечивается с помощью шифрования, регулярных бэкапов и соблюдения политик конфиденциальности.

5️⃣ Каковы основные этапы и сроки внедрения КЭДО в компанию?

Внедрение КЭДО обычно проходит в несколько этапов: анализ текущих процессов, выбор и адаптация решения, тестирование системы, обучение персонала и полный запуск. Сроки могут варьироваться от нескольких месяцев до года, в зависимости от размера организации и сложности интеграции. В «Первой Форме» на некоторых проектах удаётся запустить MVP уже через несколько недель.

6️⃣ При покупке «Первой Формы» за КЭДО нужно будет платить отдельно?

Все процессы в «Первой Форме» доступны по одной лицензии — вы платите за неё, а не за отдельные модули. Посмотрите на наши тарифы.