Первая Форма — полезные статьи и обновления системы

Автоматизация КЭДО: как оцифровать работу с документами и не допустить ошибок

Полезные статьи
КЭДО, или кадровый электронный документооборот, — это оцифрованные процессы создания, согласования и подписания кадровых документов компании. Для них есть отдельная ИТ-среда — система КЭДО, где документы проходят по маршруту жизненного цикла.
Благодаря КЭДО подготовка и согласование документов занимают у отдела кадров намного меньше времени, да и тратиться на доставку документов не нужно.
По данным исследования аналитического центра РОСЭУ, на КЭДО уже перешли или хотят перейти около 69% крупнейших работодателей. В статье собрали особенности организации кадрового электронного документооборота, правовые нюансы и риски, плюсы системы КЭДО и советы по её внедрению.
Эксперт материала — Аида Ибрагимова, эксперт «Первой Формы» по кадровому делопроизводству. Отвечает за оформление кадровых документов, консультирует по юридическим вопросам, помогает внедрять в компании новые практики и инструменты КЭДО.
Содержание
Как работает КЭДО
Правовая база КЭДО
Какие задачи помогает решать КЭДО
Какие преимущества получает бизнес от внедрения КЭДО
Как КЭДО может работать с полным циклом HRM-функций
Какие проблемы бывают при переходе на КЭДО и как их решать
Почему сейчас самое время рассмотреть внедрение электронного документооборота
Часто задаваемые вопросы

Как работает КЭДО

Классическая схема подписания документов через систему КЭДО выглядит так:
Шаг 1Шаг 2Шаг 3Шаг 4
Кадровик заводит в систему или создаёт по шаблону документКадровик отправляет документ на подпись руководителю, например, гендиректору. Также кадровик сам может подписать документ, если у него есть на это право.Подписанный документ направляется на изучение и подпись сотруднику.После подписания документ отправляется в структурированный электронный архив.

Таким образом, благодаря КЭДО вы:
  • перестанете тратить время и средства на покупку бумаги, аренду складов и пересылку документов;
  • будете быстрее искать документы в архиве, если нужно из него что-то изъять;
  • уменьшите риск не пройти налоговую проверку из-за путанницы в документах, подписантах и датах.
При этом у КЭДО есть свои особенности, которые важно учитывать при работе. Рассмотрим их подробнее.

Правовая база КЭДО

Ведение кадрового электронного документооборота регулируют статьи 22.1, 22.2, 22.3 Трудового кодекса. Согласно первой статье, проводить по КЭДО можно далеко не все документы. Собрали их перечень в таблицу.
Можно проводить по КЭДОНельзя проводить про КЭДО
✅ Трудовой договор

✅ Личная карточка сотрудника

✅ Электронная трудовая книжка — если сотрудник согласен

✅ Правила внутреннего трудового распорядка

✅ Положение об оплате труда

✅ Расчётный лист

✅ Штатное расписание

✅ График отпусков

✅ Согласие сотрудников на обработку ПД

✅ Табель учёта рабочего времени

✅ Положение о ПД		 ❌Акт о несчастном случае на производстве

❌ Приказ (распоряжение) об увольнении работника

❌ Журнал инструктажей по охране труда

Акт о несчастном случае, приказ об увольнении и журнал инструктажей не переводят в ЭДО, потому что их используют, например, при расследовании несчастных случаев на производстве. Так закон защищает работника как более слабую сторону — чтобы у работодателя не было возможности подправить документ задним числом.

Чтобы перевести компанию на КЭДО, вам также нужно подготовить определённые документы, вот их минимальный перечень:

  • Положение о КЭДО. В нём указывают сведения о сервисе, объясняют, как получить к нему доступ, прописывают документы и категории сотрудников, которых переводят на новый формат.
  • Уведомление о переходе. В нём для штатных работников нужно прописать, что компания внедряет КЭДО и что у сотрудника есть право не переходить на новый формат.
  • Согласие на использование КЭДО. Его подписывают новые сотрудники, у которых есть хотя бы минимальный стаж. Сотрудники, которые до этого официально нигде не работали, переходят на КЭДО автоматически.
Так электронные документы сравняются по силе с бумажными.

Как подписывать электронные документы

Работодателю для подписания понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись, а вот сотрудникам достаточно усиленной неквалифицированной. Вот в чём их различия:
Вид подписиОписаниеДля кого
Простая электронная подпись (ПЭП)Не защищает документ от изменений после подписи. Подходит для внутренних документов: заявлений на отпуск, приказов о работе в выходные дни.

При этом трудовые договоры, приказы о переводе и о дисциплинарных взысканиях ею подписывать нельзя.		Линейные сотрудники
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)Подходит для внутреннего и внешнего документооборотов, так как показывает изменения в документе.

Можно подписывать: приказы; инструкции; заявления; справки; договоры – трудовой, о материальной ответственности, ученический; приказы о взысканиях; уведомления об изменении условий трудового договора.		Все сотрудники
Квалифицированная электронная подпись (КЭП)Имеет полную юридическую силу, необходима для подписания документов от лица компании. Руководители и кадровики (по доверенности, если нужно подписывать документы от лица работодателя).
Выпускать подписи для сотрудников можно прямо в «Первой Форме» — например, так сделал «Спортмастер». Мы интегрировали BPM-систему с кадровой платформой и Удостоверяющим Центром «Крипто Про», чтобы автоматизировать процесс и упростить его для сотрудников.
Узнать подробности
{$co}

Какие задачи помогает решать КЭДО

КЭДО оптимизирует работу и помогает управлять документами эффективнее. Вот как можно использовать КЭДО:

Оцифровать отпуска и больничные листы

Это избавляет от необходимости хранить бумажные документы и упрощает доступ к информации. Система самостоятельно рассчитывает количество дней отпуска, интегрируется с учётной системой для быстрого оформления и закрытия больничного, автоматически принимает и интегрирует эти данные в общий кадровый учёт. Это минимизирует ошибки и ускоряет процесс оформления.

Упростить запрос документов и подачу заявлений

В «Первой Форме» на корпоративном портале можно настроить формы для запроса и создания разных документов по шаблону. Созданный документ проходит по цепочке согласований, которую вы настроили, а потом его подписывают электронной подписью. Все документы доступны 24/7 в едином реестре, где можно увидеть статус, например, своего заявления или договора. Благодаря прозрачности сотрудникам комфортнее работать в компании: административные процессы отнимают меньше времени и требуют более простых действий.

Зафиксировать шаблоны документов и маршруты согласования

КЭДО облегчает процесс создания, редактирования и управления документами благодаря встроенным шаблонам. Эти шаблоны можно разработать с учётом конкретных запросов компании и автоматически делать по ним новые документы. Если их нужно кому-то перенаправить или с кем-то согласовать, например, заявление на отпуск должен подписать руководитель, можно настроить отдельный процесс. Так процедура проходит быстрее, а контролировать её становится легче.

Какие преимущества получает бизнес от внедрения КЭДО

Разберём на примерах.

Для отдела кадров: упрощение рутины

КЭДО ускоряет работу кадровиков, в том числе упрощает их взаимодействие с сотрудниками, которые работают удалённо. С такой системой меньше времени уходит на обработку документации, например, заявлений на отпуск, а ещё становится меньше ошибок.
Фонд «Сколково» перевёл в КЭДО закрывающие документы для экспертов — часть из них не всегда живёт в России. До этого приходилось каждый месяц тратить силы, деньги и время на отправку документов почтой или курьерской доставкой. Теперь эксперты сами скачивают приложение, создают себе электронную подпись и подписывают документы.

В приложении для «Сколково» доступен не только КЭДО — система автоматизирует разные процессы. Например, через «Первую Форму» обрабатывают заявки в диспетчерском центре, бронируют переговорки, оформляют пропуски на парковку.
Узнать больше о SkolCity
{$co}

Для сотрудников: прозрачность процессов

Сотрудники компании тоже чувствуют себя лучше от внедрения КЭДО. Через систему они могут следить за статусом своих документов. Например, можно проверить, на каком этапе находится заявление на отпуск, и не дёргать сотрудников отдела кадров. Это добавляет, с одной стороны, автономность сотрудникам, а с другой — прозрачность процессам.
В компании «АЛИАНТА ГРУПП» внедрение СЭД с КЭДО позволило объединить в одном месте многие процессы, например, согласование договоров, приём и исполнение приказов. Теперь видно, кто и когда брал задачу в работу, запрашивали ли дополнительную информацию, в каком статусе она сейчас. Всего мы автоматизировали 20 бизнес-процессов для разных отделов, это существенно экономит деньги компании.
Узнать подробности
{$co}

Для бизнеса: экономия ресурсов

На уровне организации КЭДО позволяет:
  • значительно уменьшить затраты на расходники;
  • упростить доступ к необходимым документам;
  • ускорить процесс согласования и подписания документов;
  • оптимизировать рабочие процессы;
  • повысить контролируемость процессов.
У одного из наших клиентов, ресторанного холдинга с заведениями по всей России, кадровые процессы не были автоматизированы. Чтобы оформить командировку сотрудника, секретари уточняли все детали в мессенджере. Если в командировку ехало сразу несколько человек, периодически случались ошибки.

Мы оцифровали этот процесс. HR-специалистам остаётся только заполнить шаблон заявки на командировку, а дальше всё сделает система. Обсуждение проходит в той же карточке задачи, финансовые процессы автоматизированы.
Изучить кейс подробнее
{$co}

Для госучреждений: соответствие правовым требованиям

Для государственных организаций КЭДО значительно упрощает обмен информацией между различными подразделениями и внешними структурами. Автоматизация КЭДО позволяет не держать в голове все тонкости оформления и тратить меньше времени и ресурсов на оформление рутинных бумаг, например, приказов о командировках. При этом вся история работы с документом остается в системе — если что-то пошло не так, можно быстро выяснить, в чем было дело.
В одном из госучреждений, филиалы которого есть во всех регионах страны, начали использовать «Первую Форму» для формирования графика отпусков.

Раньше кадровики присылали Excel-файл, сотрудник согласовывал даты с руководителем, тот сводил их в единую таблицу и отдавал в головной офис. Там кадровикам нужно было проверить все таблицы, исправить ошибки, а затем загрузить в 1С. В компании больше 2 тыс. сотрудников в разных городах, и потому это был очень трудоёмкий процесс.

После запуска «Первой Формы» все сотрудники получают задачу на заполнение графика отпусков. Количество доступных дней автоматически подгружается из 1С. Система не даёт сделать ошибку — например, забыть про обязательный двухнедельный отпуск. А если понадобится перенести даты, система автоматически проведёт задачу через всех согласующих.

Теперь согласовать и утвердить график отпусков можно за 5 дней, хотя на процесс выделяют около двух недель.

Как КЭДО может работать с полным циклом HRM-функций

В «Первой Форме» можно автоматизировать не только документооборот, но и полный цикл HR-процессов.
Представим, что в HRM внесли задачу на подбор сотрудника в отдел продаж. Когда кандидат согласован, система создаёт задачу на подготовку договора, из которой можно одной кнопкой сгенерировать печатную форму по шаблону. Далее система проводит её по матрице согласования — присылает всем ответственным уведомления, что нужно посмотреть и поставить акцепт на документ, контролирует сроки, возвращает задачу на предыдущие шаги, если кто-то отклонил подпись. Если все хорошо, система отправляет документ в Контур. Диадок или HR-Link на подписание.
Чтобы всё работало бесшовно и быстро, «Первая Форма» напрямую интегрируется с разными сервисами, например 1С, HR-Link, «Контуром» и корпоративными HR-системами. Все процессы происходят в одном месте — сотрудникам не приходится переключаться на разные системы и осваивать интерфейсы.
Хотите автоматизировать кадровый электронный документооборот? Узнайте больше о функциях «Первой Формы» для работы с документами.
Перейти к КЭДО
{$co}

Какие проблемы бывают при переходе на КЭДО и как их решать

В процессе перехода на КЭДО могут возникнуть сложности. Вот несколько примеров — и идей, как можно с этим справиться.

Правовые риски

Закон требует хранить и обрабатывать электронные документы определённым образом. Основные нормативные акты, которые регулируют этот процесс — ФЗ № 63 «Об электронной подписи» и ФЗ № 402 «О бухгалтерском учёте». При переходе на КЭДО лучше с ними ознакомиться, чтобы не нарушить:
  • требования к хранению и обработке документов;
  • правила оформления документов;
  • предписания по использованию ЭП.
Многие операторы ЭДО, например, Диадок, автоматически проверяют сроки действия ЭП и правильность оформления. Но всё равно стоит быть внимательными.

Отсутствие подходящей IT-инфраструктуры

На этапе внедрения КЭДО компаниям часто приходится адаптировать существующие IT-системы к новым требованиям кадрового документооборота. Проблемы могут быть в несовместимости программного обеспечения, недостатке оборудования или низком уровне кибербезопасности.
Решить проблему помогут два действия:
  • аудит технических ресурсов — нужно проверить, насколько системы в вашей компании готовы к интеграции с КЭДО, и, если нужно, что-то обновить;
  • надёжный поставщик КЭДО, который предложит полноценную техподдержку, включая тестирование интеграций перед запуском.

Пробелы в организации

Перед переходом на КЭДО обычно планируют, как будут преобразованы бизнес-процессы и каким образом сотрудники будут вовлечены в это. На этапе подготовки есть несколько шагов.
Разработать план введения КЭДО. Он включает в себя календарный план-график проекта, определение ролей и ответственности, а также методы оценки прогресса и эффективности внедрения системы. Особое внимание следует уделить планированию этапов тестирования и сбора обратной связи — это позволит своевременно корректировать процесс в соответствии с потребностями организации.
Продумать коммуникационную стратегию. Нужно заранее подумать о том, как представить преимущества КЭДО и цели его внедрения перед сотрудниками, как разъяснить изменения в процессах работы.
Подготовить обучение и поддержку сотрудников.
У «Первой Формы» есть мобильное приложение. Оно упростит сотрудникам работу с КЭДО, а если захотите автоматизировать и другие процессы — то и с ними. Вот что вы сможете делать в приложении:

  • работать с задачами и процессами — как в веб-версии;
  • просматривать документы;
  • оформлять больничные и командировки;
  • отслеживать дедлайны и встречи;
  • общаться по видеосвязи, в чате или прямо в задаче;
  • получать уведомления.
Присмотреться к «Первой Форме»
{$co}

Почему сейчас самое время рассмотреть внедрение электронного документооборота

Есть несколько причин перейти на КЭДО сейчас, даже если раньше вы отказывались от этого решения. Вот они:
  • технологии обеспечивают нужный уровень безопасности — порой даже лучше, чем бумажные архивы;
  • закон поддерживает цифровизацию бизнес-процессов — например, с 22 ноября 2021 года необязательно издавать приказ о приёме на работу, достаточно трудового договора;
  • становится всё больше распределённых команд или компаний с филиалами в разных городах и странах — КЭДО поможет централизовать, унифицировать и ускорить оформление и подписание документов;
  • это выгодно экономически — можно не тратиться на печать, хранение и обработку бумажных документов, а если часть документооборота остаётся «в бумаге», можно наладить их учёт.
Кроме того, 24 апреля 2024 года Минцифры заявило о планах переводить на КЭДО госкомпании. Раньше в эксперименте участвовали только органы исполнительной власти. Если эксперимент пройдёт успешно, КЭДО может стать обязательным для всех компаний, а значит, пришло время об этом задуматься.
Запишитесь на демонстрацию возможностей «Первой Формы» — специалист расскажет про КЭДО и другие сервисы, а также ответит на любые ваши вопросы.
Узнать больше
{$co}

Часто задаваемые вопросы

1️⃣ Какие технические требования необходимы для внедрения КЭДО в компании?

Для внедрения КЭДО необходимы сервер для размещения данных, рабочие станции сотрудников, доступ к интернету и соответствующее программное обеспечение. Важно также обеспечить интеграцию с другими системами учёта и управления на предприятии, например, с 1С или любой другой ERP-системой. «Первая Форма» с этим поможет.

2️⃣ Как КЭДО взаимодействует с другими системами и платформами, такими как 1С, Контур, HR-Link?

КЭДО от «Первой Формы» легко интегрируется с большинством современных корпоративных и бухгалтерских систем благодаря API-методам. Это позволяет обеспечить единую информационную среду, где данные синхронизированы и актуальны.

3️⃣ Разрешено ли законодательно хранить кадровые документы в электронном виде?

Да, законодательство ряда стран, включая Россию, позволяет хранить кадровые документы в электронной форме, при условии соблюдения требований к защите и обработке персональных данных.

4️⃣ Как происходит процесс аутентификации и защиты данных?

Аутентификация в КЭДО обычно проходит через логин и пароль, с возможностью использования электронной подписи для подтверждения документов. Защита данных обеспечивается с помощью шифрования, регулярных бэкапов и соблюдения политик конфиденциальности.

5️⃣ Каковы основные этапы и сроки внедрения КЭДО в компанию?

Внедрение КЭДО обычно проходит в несколько этапов: анализ текущих процессов, выбор и адаптация решения, тестирование системы, обучение персонала и полный запуск. Сроки могут варьироваться от нескольких месяцев до года, в зависимости от размера организации и сложности интеграции. В «Первой Форме» на некоторых проектах удаётся запустить MVP уже через несколько недель.

6️⃣ При покупке «Первой Формы» за КЭДО нужно будет платить отдельно?

Все процессы в «Первой Форме» доступны по одной лицензии — вы платите за неё, а не за отдельные модули. Посмотрите на наши тарифы.