Первая Форма — полезные статьи и обновления системы

Какой должна быть HRM-система в 2025 году: возможности, цены, обзор рынка

Полезные статьи IT Торговля HoReCa HRM ТАРМ
Если компания активно растёт или, наоборот, проходит период оптимизации, HR-отделу будет полезнее сфокусироваться на стратегическом планировании или перераспределении человеческих ресурсов. И реализовать это возможно, внедрив HRM-систему, которая позволит менеджерам по работе с персоналом тратить меньше времени на выполнение рутинных задач.
Давайте посмотрим, какой должна быть HRM-система в 2025 году, изучим российский рынок и кейсы крупных компаний, а также узнаем, что уже умеет искусственный интеллект в этой сфере.
Материал обновлён 30 июня 2025 года
Ирина Власова
Тимлид отдела бизнес-анализа «Первой Формы». Управляет проектами внедрения HRM-систем для крупных компаний.
Олег Юшин
Директор по искусственному интеллекту «Первой Формы». Совершенствует бизнес-процессы компаний с помощью ИИ-агентов.

Содержание:

Зачем внедрять HRM-систему
Какой должна быть HRM-система в 2025 году: основные возможности
Как искусственный интеллект повышает эффективность HRM
Кейсы компаний: как «Спортмастер» увеличил скорость обработки заявок в 2 раза
HRM-системы: обзор российского рынка
Подводим итоги: что вы получите и сколько сэкономите
FAQ
HRM (Human Resource Management) и HCM (Human Capital Management) помогают управлять персоналом и увеличивать потенциал сотрудников.

HRM ориентирован на оперативное управление процессами. Он помогает эйчарам и кадровым специалистам управлять административными задачами: кадровым учётом, соблюдением законодательства, зарплатами, льготами и отпусками.

HCM отвечает за стратегическое управление человеческим капиталом. Он помогает планировать человеческие ресурсы, управлять инвестициями в обучение и развитие персонала, анализировать эффективность и вовлечённость сотрудников.

Традиционно их используют вместе, чтобы сформировать комплексный подход к управлению персоналом, который позволит компании:

  • сократить издержки;
  • рационально использовать ресурсы;
  • повысить прозрачность и скорость внутренних процессов;
  • создать необходимые условия для роста и мотивации сотрудников.

Зачем внедрять HRM-систему

За последние несколько лет автоматизация HR-процессов стала одним из главных трендов на российском и мировом рынке. Сегодня более 70% крупных российских компаний используют цифровые HR-решения.

Внедрение HRM-систем помогает оптимизировать ресурсы, повышать эффективность сотрудников и сокращать затраты. Давайте посмотрим, какие ключевые процессы может усовершенствовать HRM-система в крупной компании.

Автоматизация работы HR-департамента и отдела кадров

Внедрение специализированного ПО и переход на КЭДО (кадровый электронный документооборот) поможет сократить расходы на:

  • наём, особенно массовый;
  • ФОТ профильных отделов (за счёт автоматизации рутинных операций и сокращения трудозатрат);
  • бумагу (за счёт перевода «в цифру» работы с документами).
Согласно исследованиям «СберРешений», автоматизация кадровых процессов экономит организациям до 3 млн рублей в год, уменьшает время работы над задачами до 70%, а оптимизация стоимости HR-функции по сопровождению кадровых процессов снижается до 95%.
Мировая практика также подтверждает экономическую выгоду внедрений: крупные компании получают 100% возврат инвестиций и экономят до тысячи часов в год, ускоряя процессы найма, онбординга и управления персоналом.
Хотите оптимизировать ресурсы HR-департамента и сократить затраты компании?

Нанимайте сотрудников и проводите онбординг, ведите кадровый учёт, оценивайте и планируйте карьерные треки персонала, собирайте аналитику в едином информационном пространстве.
Попробовать
{$co}

Управление человеческим капиталом (HCM)

Существует общее представление, что рынок труда в 2025 году ориентирован на кандидата. Однако последнее исследование hh.ru показывает более сложную структуру рынка из-за разной ситуации в отраслях.
Например, по оценкам экспертов, оптимизация в IT продолжится вплоть до конца 2025 года — компании будут снижать ФОТ.

Эту информацию подтверждает и сооснователь сервиса поиска работы Careerspace Арина Хромова. По её мнению, за последние три года в России дефицит кадров наблюдался именно в рабочих профессиях.
Поэтому для крупных компаний на российском рынке сейчас одновременно важно:
Удерживать существующих сотрудников
  • собирать аналитику по вовлечённости через опросы, индексы и данные в реальном времени;
  • формировать стратегии развития кадров, которые принесут максимальную выгоду;
  • создавать персонализированное обучение на основе интересов и потребностей сотрудников;
  • мониторить текучесть кадров — анализировать причины увольнений и предсказывать риски ухода сотрудников с помощью технологий искусственного интеллекта.
Оптимизировать человеческие ресурсы
  • анализировать эффективность сотрудников, выявлять узкие места и предлагать корректирующие меры;
  • эффективно управлять ресурсами — минимизировать избыточные расходы, прогнозировать кадровые потребности и адаптироваться к изменяющимся бизнес-целям;
  • гибко планировать графики работы сотрудников и перераспределять ресурсы в зависимости от текущих задач.
Эффективно реализовать эти процессы поможет комплексная HRM-система.

Управление корпоративной культурой

Крупные компании понимают, что корпоративная культура — это не лозунги о ценностях, а единые правила и нормы, по которым работают сотрудники. Это и способы коммуникации, и принципы принятия решений, и фреймворки работы, и мотивация сотрудников.

Когда все работают в одном офисе, то это легко поддерживать, но при распределённой команде или филиальной сети — нет. Оцифрованная корпоративная культура поможет организации:

  • сформировать единые правила и стандарты взаимодействия через цифровые инструменты;
  • упростить внутренние коммуникации, снижая затраты времени и ресурсов на согласование процессов;
  • поддерживать вовлечённость сотрудников, мотивируя их работать продуктивнее.
Перейти к главе с кейсами внедрения HRM-решений →

Какой должна быть HRM-система в 2025 году: основные возможности

Как правило, в обязательные возможности HRM-системы должны входить:

Наём сотрудников

Чтобы ускорить процессы найма, в системе должны быть доступны:

  • управление процессом подбора сотрудников;
  • генерация документов по шаблонам;
  • возможность фиксировать требования к кандидатам и вести базу резюме;
  • формирование карточек кандидатов, планирование дат собеседований и других активностей с ними;
  • возможность общения в едином пространстве с инициаторами поиска и потенциальными сотрудниками — через комментарии в карточках, чаты и ВКС;
  • процессы КЭДО;
  • интеграция со сторонними системами, такими как 1С, HRLink, СБИС и др.

Адаптация новых сотрудников

Исследование «КОРУС Консалтинг» показывает, что 57% российских компаний теряют деньги на адаптации персонала. Без хорошо организованного онбординга 18% дорогостоящих специалистов уйдут из компании раньше, чем закончится испытательный срок.

Чтобы сделать онбординг эффективным, система должна позволять:

  • автоматически создавать учётную запись нового сотрудника;
  • гибко настраивать процесс — автоматически ставить ознакомительные задачи, планировать контрольные точки, организовывать тестирования, встречи с руководителем и эйчаром;
  • отслеживать KPI на период адаптации.

Кадровые процессы

В HRM-системе можно автоматизировать кадровый документооборот (КЭДО). Решение поможет управлять кадровыми документами в компании: приёмом на работу, переводом и увольнением, цифровыми личными делами, отпусками, командировками, отсутствиями и пр.

Всё это ускоряет кадровые процессы в компании, поэтому, по данным аналитического центра РОСЭУ, на КЭДО уже перешли или хотят перейти около 69% крупнейших российских работодателей.

Среди обязательных возможностей КЭДО можно отметить:

  • создание документов и автоматическое движение по их жизненному циклу;
  • поддержка электронных подписей;
  • интеграцию со сторонними сервисами, например, 1С;
  • ведение кадрового резерва и воинского учёта;
  • электронный архив;
  • единое пространство для взаимодействия.
Хотите автоматизировать кадровый документооборот?

Команда «Первой Формы» индивидуально настроит матрицы согласования, использование ЭП и шаблоны документов со своими маршрутами жизненного цикла.
Попробовать
{$co}

Обучение и профессиональное развитие

Представим, что у нас есть менеджер по продажам Иван, который хочет вырасти до руководителя отдела. В системе HR-специалист формирует его план развития, куда входят перформанс-ревью, тренинги по управлению, переговорам и другим навыкам, необходимым для перехода на новую должность.

Иван проходит обучение, его результаты фиксируются и оцениваются. Все данные остаются в системе, где их можно проанализировать, а затем принять решение о повышении.

Поэтому в системе обязательно должны быть такие возможности, как:

  • формирование персональных планов развития для каждого сотрудника;
  • периодическая оценка персонала;
  • разработка учебно-методических материалов и курсов обучения;
  • создание задач в рамках плана развития;
  • оценка результатов.

Укрепление корпоративной культуры

HRM-система позволяет связать ключевые метрики (OKR, KPI) и инструменты обратной связи (опросы, eNPS), чтобы не просто транслировать корпоративные ценности компании, но и делать их измеримыми, доступными и понятными для каждого сотрудника.

Среди обязательных возможностей тут можно отметить инструменты:

  • внутренней коммуникации — чаты, ВКС;
  • обратной связи — анкетирование, опросы, eNPS;
  • мониторинга вовлечённости сотрудников;
  • оценки эффективности сотрудников — KPI.
  • управления по разным методологиям — OKR, водопад, Agile, Канбан;
  • управления проектами — дорожные карты, планы, диаграммы Ганта.

Сервисы для сотрудников и личный кабинет

Личный кабинет и сервисы нужны для того, чтобы упростить и ускорить решение рабочих и организационных вопросов — они сэкономят время, а также дадут персоналу больше самостоятельности и возможностей. У сотрудника обязательно должен быть доступ к:

  • базе знаний;
  • всем доступным сервисам — заказу справок, пропусков, оргтехники;
  • собственным финансам — расчётным листкам, начислениям, бонусам;
  • кадровым документам;
  • результатам выполнения KPI;
  • информации о корпоративных мероприятиях;
  • единой среде взаимодействия через чаты, ВКС и группы.

Корпоративный портал

Корпоративный портал — это централизованная платформа для взаимодействия сотрудников и управления рабочими процессами.

Здесь сотрудник должен иметь возможность:

  • ознакомиться с оргструктурой компании и всеми контактами;
  • следить за новостной лентой и публикациями, объявлениями, поздравлениями;
  • общаться в чатах, ставить лайки, оставлять комментарии и реакции к ним;
  • организовывать ВКС;
  • следить за задачами, трудозатратами и KPI;
  • пользоваться доступными сервисами;
  • получать оперативную аналитику на дашбордах.

Всё это доступно на корпоративном портале «Первой Формы», который в 2025 году занял второе место в рейтинге CNewsMarket.

Подробнее о рейтинге →

Как искусственный интеллект повышает эффективность HRM-систем

По данным Statista, в 2024 году 72% компаний по всему миру внедрили технологии искусственного интеллекта (ИИ) хотя бы в один бизнес-процесс. Если говорить об HR-процессах, то в ближайшие несколько лет рынок ИИ в сфере HR будет стремительно расти.

Ещё в феврале 2022 года крупнейшая организация по управлению персоналом SHRM провела опрос среди HR-специалистов, который показал, что 16% корпораций уже используют автоматизацию или ИИ в HR, а 85% опрошенных сотрудников сообщили об экономии времени и повышении эффективности.

Более того, в 2025 году стали набирать популярность ИИ-агенты. В отчёте компании Deloitte говорится, что с каждым годом бизнес всё чаще будет использовать агентов в работе. По их прогнозу, 25% компаний, которые сегодня используют генеративные нейросети, развернут агентов уже в 2025 году, а к 2027 году этот показатель вырастет до 50%.
ИИ-агент — это система на основе искусственного интеллекта, которая способна автономно принимать решения на основе корпоративных данных и предпринимать действия, чтобы достичь конкретных целей.

Агенты действуют самостоятельно по графику или триггерам, следуя заложенной «должностной инструкции». Модули И И вовлекают в процесс сотрудников, принимают решения на основе анализа имеющихся данных, обучаются и гибко выполняют различные задачи в рамках своей роли. Например, роли специалиста по документообороту или секретаря.
Изучить подробнее
{$co}
В «Первой Форме» разработали новую методологию автоматизации бизнес-процессов, которая преобразует должностные инструкции в алгоритмы для ИИ-агентов. С помощью ПО пользователи могут генерировать алгоритмы из существующих инструкций и создавать агентов, готовых к выполнению задач. Это позволяет отказаться от привлечения специалистов по ИИ, делая автоматизацию доступной.

Например, в HRM-системе команда «Первой Формы» может настроить AI-агентов, которые будут:

  • делать первичную проверку резюме, отсеивать неподходящих кандидатов и подсвечивать моменты, на которые стоит обратить внимание;
  • разрабатывать требования к кандидату, искать их на сервисах по поиску работы и формировать ранжированный список;
  • составлять вопросы для проведения интервью, делать его скоринг и анализировать полученные данные для принятия финального решения;
  • мониторить текучесть кадров — анализировать причины увольнений и предсказывать риски ухода сотрудников.
Кроме того, агенты могут помочь:

  • адаптироваться новым сотрудникам — сопровождать онбординг, отвечать на вопросы по регламенту компании, контролировать прохождение вводного обучения;
  • планировать отпуска и обучение персонала;
  • управлять рисками в командах;
  • в развитии и оценке персонала.
Хотите повысить эффективность управления персоналом и сократить время на выполнение рутинных задач?

Наймите виртуальных сотрудников, способных автономно решать задачи менеджеров среднего звена. «Первая Форма» обучит ИИ-агентов для работы в ваших бизнес-процессах.
Попробовать
{$co}

Кейсы крупных компаний: как «Спортмастер» увеличил скорость обработки заявок в 2 раза

Бизнесу не всегда бывает достаточно классической HRM-системы. Например, если у вас много филиалов или дочерних компаний, где кадровые процессы отличаются, нужно гибкое решение.

Давайте посмотрим, как три крупные компании из разных отраслей автоматизировали HR и кадровые процессы на базе BPM-системы «Первая Форма».
Спортмастер. Магазины сети есть во всех городах России, суммарно в них работают тысячи человек. Каждый день они заказывают справки, оформляют командировки, отпуска или больничные, запрашивают новую технику. Обработка этих заявок тратила много трудовых ресурсов.

Команда «Первой Формы» запустила для сети единый портал, через который любой сотрудник может подать заявку в нужную службу. В системе более 650 кнопок, с помощью которых можно максимально чётко сформулировать запрос. Статус заявки, срок выполнения и контакты ответственного тоже можно посмотреть на портале.

В результате команда «Спортмастера» увеличила скорость обработки заявок от сотрудников в два раза — с 41 до 19 минут.
Производитель продуктов питания. Крупная группа компаний в отрасли пищевой промышленности решила создать единую корпоративную среду для устойчивого развития.

Автоматизацию бизнес-процессов начали с HR-департамента — теперь во всех компаниях холдинга появится единое решение, где эйчары смогут проводить найм, онбординг и офбординг, составлять индивидуальные планы развития сотрудников и формировать для них задачи в рамках этих планов.

У сотрудников появились личные кабинеты, корпоративный портал и сервис самообслуживания, где они могут заказать справки, расчётные листки, технику или канцелярию. Они даже могут воспользоваться помощью ИИ-ассистента, который подберёт необходимые материалы из базы знаний, если такая потребность возникнет.
Ресторанный холдинг. Раньше в компании вручную оформляли командировки и тратили много времени на подписание обходных листов при увольнении.

После автоматизации кадровых процессов компания сократила время на:

  • оформление командировок — с одного рабочего дня до 15 минут;
  • подписание обходных листов — с одного рабочего дня до двух часов.

HRM-системы: обзор российского рынка

Представляем сравнение возможностей разных HRM-систем на российском рынке и напоминаем, что выбор для автоматизации процессов управления персоналом должен зависеть от потребностей и особенностей вашего бизнеса.
Скачать полную версию сравнения можно здесь.

Подводим итоги: что вы получите и сколько сэкономите

Благодаря внедрению HRM-системы, компания:

Повысит эффективность процессов. Так, после автоматизации производительность эйчаров американской компании Dell выросла на 85% — они смогли сфокусироваться на стратегических задачах.
Снизит риск ошибок и улучшит качество данных. Coca-Cola автоматизировала аудит HR — благодаря такому решению точность данных выросла, а охват аудита составил 100%.
Повысит прозрачность процессов и контроль. Руководители получат доступ к аналитическим инструментам и отчётам, что поможет им лучше контролировать процессы и оптимизировать использование ресурсов.
Повысит лояльность сотрудников. Простое взаимодействие с HR-специалистами позитивно скажется на удовлетворённости сотрудников.
Сократит затраты. Так, автоматизация процессов сэкономила HR-команде Lenovo 6000 часов в год, а компании IBM — 12 000 часов за один квартал.
Хотите повысить производительность сотрудников, оптимизировать процессы и сократить затраты?

Нанимайте, проводите онбординг, ведите кадровый учёт, оценивайте и планируйте карьерные треки персонала, собирайте аналитику и формируйте отчёты в единой HRM-системе на базе BPMS.
Попробовать
{$co}

FAQ

Какое решение предлагает «Первая Форма»?

Это коробочное решение на базе BPMS, которое объединяет в себе HR-процессы, HCM, КЭДО и HelpDesk. Оно построено на low-code платформе — его можно быстро и легко адаптировать под конкретные запросы компании. Более подробно функциональные возможности можно изучить здесь.

Сколько времени занимает внедрение?

Коробку можно внедрить за 2−4 недели. Срок может увеличиться, если возникнет необходимость адаптировать процессы под ваши требования.

Сколько будет стоить внедрение?

Всё зависит от вида лицензий и от того, где будет размещаться решение — на вашем сервере или в облаке:

Можно ли интегрировать HRM-систему с другими системами?

Да, одно из основных преимуществ HRM-систем на базе BPMS — это возможность интегрироваться с с другими решениями по API: учётными системами, сервисами подбора персонала и многим другим. Например, с 1С, HRLink и СБИС.

Как обеспечивается безопасность?

Здесь доступно шифрование данных и режим конфиденциальности, разграничение прав доступа и двухфакторная аутентификация.

Есть ли мобильная версия?

Да, там доступны те же возможности, что и в веб-версии. Узнать больше о мобильном приложении можно здесь.

Можно ли развивать систему самостоятельно?

Да, вы можете пройти обучение и развивать платформу самостоятельно.

Как можно измерять ROI от внедрения HRM-системы?

ROI можно оценить через ряд показателей, таких как:

  • сокращение времени на HR-процессы;
  • уменьшение ошибок и затрат;
  • увеличение продуктивности персонала;
  • улучшение качества данных для принятия решений.

Также следует учитывать менее очевидные преимущества, например, повышение удовлетворённости работой и снижение текучести кадров.