Первая Форма — полезные статьи и обновления системы

Как управлять контрактами. Выбираем решение и рассматриваем кейсы компаний

Полезные статьи
По оценкам World Commerce & Contracting, неэффективное управление контрактами обходится компаниям в 9,2% от их годового дохода. Решить эту проблему можно с помощью автоматизации. Давайте посмотрим, как и какую систему выбрать для управления контрактами, разберём кейсы и изучим, что уже умеют технологии ИИ в этом направлении.
Екатерина Маренич
Тимлид в отделе бизнес-анализа «Первой Формы». Помогает компаниям эффективно управлять контрактами и документооборотом
Олег Юшин
Директор по искусственному интеллекту «Первой Формы». Совершенствует управление контрактами с помощью внедрения технологий ИИ

Содержание:

СЭД и CLM: что выбрать
Как работает СЭД 3.0: управление жизненным циклом контрактов по шагам
Как ИИ-агенты помогают управлять контрактами
Как компании управляют контрактами с помощью СЭД 3.0: кейсы
Подводим итоги: что получают компании от автоматизации
FAQ
Система управления контрактами — это программный инструмент или комплекс инструментов, с помощью которого можно управлять жизненным циклом контрактов, собирать аналитику, отслеживать обязательства и сроки, а также снижать операционные и юридические риски.

В качестве решений можно использовать СЭД (система электронного документооборота), CLM (Contract Lifecycle Management) или BPMS (Business Process Management System).
Узнать больше о продукте
{$co}

СЭД и CLM: что выбрать

Компании часто стоят перед выбором, какое решение будет наиболее эффективным для управления контрактами. Давайте сравним основные доступные варианты на рынке:
Екатерина Маренич
Тимлид в отделе бизнес-анализа «Первой Формы»
Сегодня для большинства крупных компаний оптимальным вариантом для управления контрактами будет СЭД 3.0 на базе low-code BPMS. Помимо универсальности СЭД, специфики и мощности CLM с её дашбордами и глубокой аналитикой, бизнес получает технологии искусственного интеллекта и гибкость настройки, которые в первых двух вариантах недоступны.

Выбирая такую платформу, компания принимает стратегическое решение, которое даёт ей конкурентное преимущество через операционную эффективность. Такая платформа будет расти вместе с вашей командой и сможет легко адаптироваться под любые изменения на рынке. И для этого не понадобятся разработчики и астрономические бюджеты.
Хотите объединить универсальность СЭД и специфику CLM в одном решении?

Управляйте жизненным циклом контрактов, контролируйте исполнение обязательств и сроков, собирайте аналитику в СЭД 3.0 на базе low-code BPMS «Первая Форма».
Попробовать
{$co}

Как работает СЭД 3.0: управление жизненным циклом контрактов по шагам

Давайте рассмотрим по шагам, как в СЭД 3.0 выглядит классический цикл управления контрактами:

Шаг 1: создание

Работа начинается с создания карточки контракта, где фиксируются необходимые реквизиты: контрагент, юрлицо, тип договора, сумма, валюта, сроки действия, ответственные сотрудники и другие параметры.

К карточке прикрепляются сам контракт, приложения, дополнительные соглашения и сопутствующие документы. За счёт этого она становится единой точкой доступа ко всей информации, а данные не теряются в почте, папках или мессенджерах.

Создавать и прикреплять файлы можно вручную, или система может сделать это самостоятельно по заранее сформированным шаблонам.

Шаг 2: согласование и маршрутизация

После создания контракт направляется по заранее настроенному маршруту согласования: в процессе могут участвовать все заинтересованные стороны.

Система помогает соблюдать регламент, фиксировать комментарии, работать с версиями документа и автоматически переводить контракт на следующий этап после выполнения нужных условий. Участники процесса получают автоматические уведомления, а история согласования сохраняется в карточке.

Шаг 3: утверждение и хранение

После согласования контракт передаётся на утверждение ответственным лицам, которые подписывают его с помощью электронной подписи. Если это внешний документооборот, то после этого файл может автоматически направляться контрагенту через сервис ЭДО. Например, Диадок или СБИС.

В системе можно хранить финальную версию документа, подписанные экземпляры и связанные материалы. Это упрощает доступ к актуальной редакции контракта и снижает риск работы с устаревшими файлами. Вся история изменений и согласований остаётся доступной внутри единого процесса.

Вы можете настроить правила хранения, сроки, а если компания ведёт бумажный документооборот — отрегулировать процесс выдачи оригиналов с заявками и контролем сроков.

Шаг 4: контроль исполнения обязательств и сроков

После подписания работа с контрактом не заканчивается. СЭД 3.0 помогает контролировать исполнение договорных обязательств: отслеживать сроки действия контракта, даты пролонгации, этапы поставки, оплаты, закрывающие документы и другие контрольные точки.

Система может напоминать о важных событиях, уведомлять ответственных о приближении сроков и помогать не упускать критичные действия. За счёт этого контрактная работа становится управляемой не только на этапе согласования, но и на этапе исполнения.

Шаг 5: сбор аналитики

Все данные по контрактам накапливаются в системе и могут использоваться для аналитики. Компания может оценивать, сколько документов находится в работе, на каких этапах чаще возникают задержки, как быстро проходят согласования, какие документы требуют больше всего доработок и где появляются риски срывов сроков.

Это помогает не только управлять отдельными контрактами, но и видеть общую картину по договорной деятельности компании, находить узкие места и повышать эффективность процессов.

Шаг 6: актуализация или завершение договора

Если условия контракта меняются, то к карточке можно привязать дополнительные соглашения, новые версии документов и связанные материалы.

Если договор подходит к завершению, то система помогает не пропустить сроки продления или корректно закрыть работу по нему.

В результате договорный процесс остаётся управляемым на всём протяжении его жизненного цикла — от первого согласования до завершения обязательств.

Как ИИ-агенты помогают управлять контрактами

По мнению аналитиков Future Market Insights, платформы управления контрактами, изначально использующие технологии искусственного интеллекта являются центральным элементом отрасли, фактически разделяя рынок на традиционные инструменты управления документами и интеллектуальные платформы для анализа контрактов.

Кроме того, всё более популярными становятся ИИ-агенты. Gartner прогнозирует, что к 2028 году 33% всех корпоративных программных приложений будут включать агентный ИИ.
ИИ-агент — это автономный помощник, который может анализировать корпоративные данные компании и самостоятельно решать задачи, чтобы достичь определённых целей. Такие модули могут подключать к работе сотрудников и обучаться в процессе.
Команда «Первой Формы» создала инновационное решение для автоматизации рабочих процессов: создавать агентов можно на основе должностных инструкций. Причём сделать это можно самостоятельно без привлечения специалистов по ИИ.

Например, в управлении контрактами можно настроить агентов, которые будут:

  • автоматически извлекать ключевые данные из контрактов — агент за минуты изучает документ и автоматически отмечает сроки действия, суммы платежей, штрафы или обязательства сторон;
  • проверять контракты на соответствие стандартам компании и предупреждать о несоответствиях;
  • выявлять проблемные условия договоров, которые могут привести к финансовым рискам или штрафным санкциям;
  • сравнивать версии документов и отслеживать изменения, оценивая, насколько они существенны для бизнеса;
  • формировать отчёты;
  • осуществлять интеллектуальный поиск по базе контрактов;
  • собирать предиктивную аналитику и прогнозировать риски на основе исторических данных;
  • генерировать типовые контракты и дополнения — агент за считанные минуты создаёт шаблоны, с учётом последних изменений в законодательстве и корпоративной политике.
Олег Юшин
Директор по искусственному интеллекту «Первой Формы»
Это лишь отдельные примеры того, что такие агенты способны делать в управлении контрактами. Каждый из таких кейсов можно настроить под уникальные потребности компании.

При этом глубокие технические знания не требуются — «Первая Форма» представляет собой конструктор, где агентам можно добавлять любые возможности, инструменты и интеграции. И всё это могут сделать администраторы системы.

Как компании управляют контрактами с помощью СЭД 3.0: кейсы

Согласно исследованиям Future Market Report, рынок систем управления контрактами будет расти с каждым годом на 8,5%.
Екатерина Маренич
Тимлид в отделе бизнес-анализа «Первой Формы»
На рынке сегодня можно найти множество разных решений для автоматизации управления контрактами, и их количество с каждым годом будет только расти. Оптимальным вариантом тут может стать low-code BPM-система, так как внедрять и поддерживать её гораздо проще и дешевле, чем классическую разработку.
Давайте рассмотрим несколько примеров, как крупные компании — клиенты «Первой Формы» — используют СЭД 3.0 на базе low-code BPMS в управлении контрактами и документами, и что это им дало.
Международная сеть косметических магазинов. Ежедневно в компании обрабатывали тысячи документов, а без электронного архива невозможно было обеспечить их хранение и быстрый поиск в случае необходимости.

После автоматизации сотрудники:

  • оперативно согласовывают документы и проверяют правильность их оформления;
  • отслеживают актуальность документов в течение их жизненного цикла;
  • с помощью мобильных приложений распознают штрих-коды при создании бумажной версии документов;
  • устанавливают сроки хранения документов на основе интеграции с 1С;
  • оперативно находят в электронном архиве нужные для работы файлы.
Производитель коммунальной техники. Компания вела весь документооборот вручную, но из-за широкой географии документы постоянно терялись, а правки не учитывались. Однажды из-за этого главный инженер пропустил согласование по крупному контракту, и компания не смогла выполнить его условия.

Теперь в компании благодаря автоматизации:

  • контролируют процесс согласования всех документов;
  • ежемесячно согласовывают около 60 договоров;
  • экономят трудозатраты сотрудников.

Решение внедрили за 6 месяцев, а ROI проекта (по прямой экономии трудозатрат на согласование договоров) составил +49%.
Академия Ростеха. В академии регулярно проводится обучение для разных специалистов. И каждый курс сопровождается множеством документов: договорами, приказами, учебными планами, ведомостями и сертификатами.

Управлять таким большим потоком информации решили с помощью СЭД 3.0 на базе low-code BPM-системы «Первая Форма». Сотрудники академии автоматически:

  • управляют жизненным циклом документов — от создания и согласования файлов до составления описи и сдачи в архив;
  • используют шаблоны для составления договоров и контролируют исполнение обязательств по ним;
  • оставляют внутренние запросы в бэк-офис.

Подводим итоги: что получают компании, автоматизируя управление контрактами

Системы управления контрактами превращают работу с контрактами в управляемый процесс с понятными правилами, сроками, ответственными и полным спектром данных. Это позволяет компаниям:

Снижать затраты. Это возможно благодаря автоматизации рутинных задач.

Ускорять работу и повышать эффективность. Контракты согласовываются и подписываются быстрее, без задержек из-за ручных процессов.

Так, компания TechGlobal Inc. за 24 месяца сократила время работы по контрактам на 65%, сэкономила 8,5 млн долларов в год и улучшила соблюдение условий контрактов на 90%.

Минимизировать ошибки. Система контролирует каждый этап и не допускает пропущенных согласований или потерянных документов.

Обеспечивать прозрачность и контроль. Статус каждого контракта виден в режиме реального времени.

Управлять рисками. Своевременные уведомления о сроках и обязательствах помогают избежать нарушений условий контрактов.

Улучшать взаимодействие между департаментами. Юристы, финансисты и менеджеры работают в единой среде, без цепочек писем и разрозненных файлов.

Опрос World Commerce & Contracting показал, что компании, которые используют системы управления контрактами, улучшили взаимодействие между юридическим отделом и отделами закупок и финансов.
Хотите ускорить работу по контрактам, снизить риски и затраты?

Управляйте жизненным циклом контрактов, контролируйте исполнение обязательств и сроков, собирайте аналитику в СЭД 3.0 на базе low-code BPMS «Первая Форма».
Попробовать
{$co}

FAQ

Какое решение предлагает «Первая Форма» для управления контрактами?

Это коробочное решение СЭД 3.0, которое подойдёт для управления контрактами и документооборотом компании в целом. Оно построено на базе low-code BPM-системы, поэтому платформу можно быстро и легко адаптировать под конкретные запросы компании. Подробнее ознакомиться с продуктом можно здесь.

Есть ли мобильная версия?

Да, и она полностью дублирует веб-версию по функциям. Подробнее ознакомиться с продуктом можно здесь.

Сколько времени займёт внедрение?

Средние сроки внедрения «коробки» без дополнительных настроек составляют от 2 до 4 недель. Всё остальное зависит от сложности процесса и объёма работ.

Сколько стоит СЭД 3.0?

Цена складывается из стоимости лицензий, объёма работ и технической поддержки. Подробнее ознакомиться с ценами можно здесь.

Можно ли настроить интеграцию с другими платформами?

Да, настроить интеграцию можно с любыми внешними системами по REST API. Например, это могут быть 1С, Диадок или СБИС.

Как обеспечивается безопасность?

На платформе используются:

Где размещается решение?

Доступны два варианта:

  • On-Premises (на сервере компании);
  • SaaS (в облаке).

Можно ли настроить систему самостоятельно?

Да, это возможно после прохождения обучения.