Автоматизация учебных заведений на примере гимназии Сколково: приложение для учеников, учителей и родителей

Мы уже рассказывали, как в Фонде «Сколково» решили создать мобильное приложение SkolCity — единое окно доступа к сервисам иннограда. Для старта работ выбрали Международную Гимназию, а затем постепенно запускали новые направления.

В этом кейсе мы подробно разберём приложение для Гимназии: покажем его интерфейс, расскажем о функционале — расписании занятий, контроле посещений, документообороте для учебного заведения и других возможностях.

• Интеграция с 1С, CRM, платежной системой банка ВТБ, биллингом, системой контроля транспортных средств, СКУД
• Мобильное приложение SkolCity

Зачем учебному заведению своё приложение

Сейчас в Международной гимназии инновационного центра «Сколково» учатся более 700 детей — с младшей группы детского сада до 11 класса. Многие перешли сюда из государственных школ, где привыкли пользоваться образовательными сервисами Госуслуг.

Чтобы быть конкурентоспособной, Гимназия должна не просто предоставить аналогичные возможности, а повысить их уровень. Поэтому в «Сколково» решили создать собственное мобильное приложение.

Нам нужен был удобный, оперативный и качественный канал для взаимодействия с родителями. Мы не хотели полагаться на сторонние мессенджеры или электронную почту, поэтому решили сделать собственное мобильное приложение, которое будет развиваться под нашим контролем и под наши задачи.

Мария Коссе
Заместитель директора по цифровому образованию Международной гимназии «Сколково»

Для проекта рассматривали разные платформы, но выбрали «Первую Форму». К этому моменту наша система уже несколько лет автоматизировала в «Сколково» работу диспетчерской для ремонтной службы и некоторые административные сервисы. В «Сколково» решили создавать единую ИТ-среду.

Статья по теме: 5 причин внедрить корпоративное мобильное приложение →

Интерфейс и функционал SkolCity для родителей

Главный экран приложения будет разным у педагогов и родителей. Приложение автоматически покажет необходимые для роли пользователя сервисы.

На главном экране SkolCity пользователи могут увидеть:

• Оформление разового пропуска для автомобиля. «Первая Форма» сразу проверяет формат введенного госномера и не даёт сохранить некорректные данные. Благодаря интеграции с системой контроля транспортных средств шлагбаум автоматически открывается для машин с оформленным пропуском. Когда авто подъезжает к КПП, комплекс распознаёт её номер и сверяет со списком заявок.

• Электронный дневник. «Дневник.ру» — это сервис, где родители могут следить за успеваемостью детей. Перейти в него из SkolCity можно за пару кликов.

• Календарь событий. Администрация Гимназии вносит туда предстоящие мероприятия, чтобы родители могли заранее с ними ознакомиться и добавить напоминание в календарь смартфона.

• Заказ справки об обучении. Раньше родителю приходилось дважды посещать школу: первый раз — написать заявление на выдачу справки, второй раз — забрать документ. Теперь всё решается за один визит: достаточно заполнить заявку в приложении, а когда справка будет готова, на телефон придет push-уведомление. Так же просто решается вопрос с переходом на дистанционное обучение.

Администрация Гимназии регулярно публикует объявления и новости. Но бывают особо важные поводы, о которых нужно быстро оповестить всех родителей. Например, сработала пожарная тревога, всех учеников и сотрудников эвакуировали. На этот случай можно воспользоваться экстренной рассылкой push-уведомлений и вывести сообщение на главный экран.

Остальные новости публикуются в новостной ленте. Там обычно рассказывают об экскурсиях, праздниках, выставках, волонтерских программах, достижениях учеников и учителей.

Информационный блок в приложении

Договор на основное образование и дополнительные занятия. Чтобы ребенок стал учеником Гимназии, он должен пройти вступительные испытания, а родители — заключить договор на обучение. Как только документ подписан, для папы или мамы автоматически создаётся учетная запись и предоставляется доступ в мобильное приложение.

В Гимназии действуют льготы на обучение. Например, родители-участники экосистемы «Сколково» могут рассчитывать на сниженную стоимость обучения. Проверить, сколько действует льгота, можно в соответствующем разделе. Информация автоматически подгружается из базы данных 1С.

Контроль посещаемости и безопасность. Личные профили всех детей семьи, которые учатся в Гимназии, находятся в разделе «Дети».

В вестибюле Гимназии установлен турникет со встроенной системой контроля и управления доступом (СКУД). Чтобы попасть в здание, каждый ученик пользуется личным пропуском. Когда ребенок выходит или заходит — на телефон родителя приходит push-уведомление. Также информацию о перемещении ребенка можно посмотреть в его профиле.

С помощью чекбокса «Самостоятельный выход» родитель разрешает или запрещает покидать школьное здание в одиночку. Без его согласия открыть турникет и выйти самому не получится.

ФИО и телефон человека, которому разрешено забрать детей из Гимназии, вносят в раздел «Доверенные лица».

Оплата обучения в мобильном приложении

Ежемесячно родителям выставляют счёт: в нем указывается информация о текущих начислениях как по основному, так и по дополнительному образованию, сумме и дате последней оплаты.

«Первая Форма» интегрирована с собственной системой биллинга «Сколково», поэтому оплатить обучение можно прямо из приложения. Останется только ввести данные карты.

Если возникла задолженность, то администрация оповестит об этом родителя через SkolCity. В сервисе «Сумма к оплате» также можно посмотреть, сколько сейчас нужно заплатить.

Если у родителей есть вопросы по поводу возникшей задолженности, они могут запросить баланс по лицевому счету. Гимназии обрабатывает эту заявку и выгружает pdf-файл с начислениями и списаниями.

Узнать больше о возможностях мобильного приложения на базе BPM-системы →

Цифровые сервисы и подписание документов со смартфона

Для семейного автопарка родители не должны заказывать пропуска каждый день, можно оформить временный — на период учебы ребенка. Для этого надо один раз сделать заявку для каждой машины. Тут действует тот же принцип, как и с разовыми пропусками: шлагбаум автоматически откроется для автомобиля, госномер которого отправили через SkolCity.

Попасть в здание Гимназии можно только по специальной карточке-пропуску ID. Чтобы заказать его для себя, доверенного лица или ребенка, достаточно заполнить заявку в сервисе «Пропуск ID».

Если ребенок заболел или не может присутствовать на занятиях по другим причинам, администрацию нужно предупредить. Звонить классному руководителю или создавать путаницу в WhatsApp-чате не придётся, надо только заполнить заявку в приложении.

В случае подтвержденной справкой болезни можно вернуть деньги за пропущенные дни — для этого предусмотрена «Заявка на перерасчет ДОП».

Подписать документы тоже можно дистанционно, через SkolCity. По регламенту Гимназии подпись в мобильном приложении юридически значимая.

Чаты родителей с педагогами и администрацией

Родители, учителя, наставники, психологи и администрация Гимназии общаются во встроенных чатах, групповых и персональных. Это аналог популярных мессенджеров, только интегрированный в единую среду.

У каждого класса и группы детского сада есть групповой чат. Если надо что-то обсудить персонально, то родитель, учитель или административный персонал могут написать в отдельном чате.

Интерфейс и функционал SkolCity для учителей и администрации

Педагоги и администрация Гимназии тоже активно используют мобильное приложение. Они общаются с родителями в общих и индивидуальных чатах, публикуют новости и делают экстренные рассылки, заполняют календарь событий, обрабатывают заявления, оформляют заявки для Управляющей компании и других городских служб через форму «Сообщить о проблеме» и так далее.

Многие наши сотрудники никогда не работали с бизнес-приложениями. SkolCity стало их первым подобным опытом. Тем не менее, все они смогли быстро освоить систему и сейчас с удовольствием ей пользуются.

Мария Коссе
Заместитель директора по цифровому образованию Международной гимназии «Сколково»

Другие кейсы:

• SkolCity: приложение для тех, кто живёт в городе будущего
• SkolCity: приложение для тех, кто работает в «Сколково»
• Фонд «Сколково»: подписание документов в мобильном приложении
• Roadmap SkolCity — приложения для тех, кто живёт, работает и учится в городе будущего