Первая Форма — полезные статьи и обновления системы

Управление ресурсами проекта. Как контролировать трудозатраты, бюджеты и сроки в ИСУП

Полезные статьи Производство Добывающая промышленность IT
Ресурсы проекта — это не только оборудование, но и сырьё, труд персонала, бюджет. По данным опросов, 78% компаний отмечают рост производительности и стандартизацию процессов после внедрения управления ресурсами, ещё 70% говорят об улучшении обслуживания клиентов.

Чтобы достичь этого, компании используют специализированное ПО — ERP-системы — и универсальные BPM-платформы, которые позволяют реализовать работу над проектами и оцифровать сквозные бизнес-процессы. Мы рассмотрим, как выстроить грамотное управление ресурсами и автоматизировать его в российской ИСУП.

Содержание

Виды ресурсов проекта
4 задачи компании, решаемые грамотным ресурсным управлением
Инструменты и методы для управления ресурсами проекта
Как выстроить управление ресурсами в проектном менеджменте
Как автоматизировать процесс управления ресурсами в ИСУП
Обзор системы для управления ресурсами на базе «Первой Формы»
Как российские компании управляют ресурсами в ИСУП на базе BPM-системы: кейсы
Итоги: какую пользу система управления ресурсами проекта принесёт крупному бизнесу
Ирина Власова

Тимлид в отделе бизнес-анализа «Первой Формы». Автоматизирует сложные отраслевые процессы
Наталья Климентьева

Руководитель проектов в «Первой Форме». Реализует проекты со множеством интеграций для промышленных компаний

Виды ресурсов проекта

Ресурсы делятся на пять видов:
Человеческие ресурсы. Это сотрудники и эксперты, выполняющие задание. Управление ими включает:
  • Назначение на работы.
  • Учёт затраченных часов.
  • Контроль и выравнивание загрузки.
  • Оценку эффективност и прогнозирование будущих ресурсных трат на проекты.
Управление регламентируется Трудовым кодексом РФ, раздел 5: работодатель должен отслеживать количество отработанных часов, чтобы на их основе рассчитывать зарплату, премии и доплаты за переработки. Формат учёта зависит от правил внутреннего распорядка. В проектной деятельности также учитывается результативность работы.

Финансовые ресурсы. Управление включает бюджетирование, контроль расходов и денежных потоков и анализ финансовых рисков. Документация должна соответствовать ФЗ «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ и ФЗ «Об аудиторской деятельности» № 307-ФЗ — они определяют формат отчётности и проверок.

Материально-технические ресурсы. К ним относятся оборудование, инструменты, сырьё, которые нужно использовать в проекте. Некоторые методологи также добавляют в этот список электроэнергию. Управление материально-техническими ресурсами связано с планированием закупок, контролем сырьевой базы, техобслуживанием и логистикой.
Управление материально-техническими ресурсами влияет на стоимость продукции. Например, в 2025 году российские виноделы повысили отпускные цены в среднем на 10% из-за удорожания бочек, пробок, стекла и этикеток.

Временные ресурсы. Управление временем включает разработку календарного плана проекта, определение критического пути и контроль сроков.

Информационные ресурсы. Это данные и знания, необходимые для реализации проекта. Работу с ними регулирует ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» № 149-ФЗ:
  • Определяет требования к защите информации.
  • Влияет на организацию информационных систем.
  • Регулирует доступ к информации и её конфиденциальность.
Эффективное управление проектом предполагает комплексный подход к работе со всеми типами ресурсов. Это позволяет оптимизировать процессы, снизить риски и реализовать проект в срок и с максимальной прибылью.
Управляйте трудовыми и материально-техническими ресурсами в «Первой Форме»

Отслеживайте простои и перетраты, формируйте расписания, создавайте заявки на закупку и многое другое.
Узнать больше
{$co}

4 задачи компании, решаемые грамотным ресурсным управлением

Каждая задача расходует ресурсы бизнеса, и неэффективное распределение создаёт долгосрочные проблемы. Грамотное управление ресурсами помогает:
Предотвращать простои. Это критично для проектов с жёсткими дедлайнами и для производств с ограниченным сроком годности сырья: фарминдустрии, пищевой промышленности.
Контролировать бюджеты и отслеживать потенциальные перерасходы. Менеджеры вовремя замечают проблемы и принимают меры, например, привлекают на проект аутсорсеров. Это снижает затраты при сохранении качества и увеличивает конечную прибыль.
Реализовывать проекты в срок. Удовлетворённость клиентов и их LTV увеличиваются, у компании появляется возможность выстраивать долгосрочную стратегию развития.
LTV (Lifetime Value) — это пожизненная ценность клиента, то есть деньги, которые он приносит компании от первой покупки и до последней.
Делать работу команды продуктивнее и качественнее. Когда есть чёткое распределение ресурсов на задачи, исполнители лучше понимают объём работ и могут эффективнее планировать рабочее время.

Инструменты и методы для управления ресурсами проекта

Эффективное управление ресурсами требует комплексного подхода и различных инструментов. Рассмотрим ключевые из них, объединив по функциональным категориям.

Инструменты планирования ресурсов

Ресурсный план

Ресурсный план — документ, описывающий необходимые ресурсы, сроки их использования и способы получения. Он связан с:
  • дорожной картой проекта, где обозначается стратегия,
  • общим планом проекта, который разбивает работу на конкретные этапы и задачи,
  • паспортом проекта, где кратко описываются цель, сроки, бюджет и участники.
План составляется методом последовательного уточнения: сначала определяются общие категории ресурсов, затем они детализируются до конкретных единиц с указанием сроков.

Матрица RACI

Матрица RACI — это аблица задач, исполнителей и их ролей, распределяющая ответственность по четырём типам ролей:
  • R (Responsible) — исполнитель задачи или подзадачи, который самостоятельно выполняет все работы.
  • A (accountable) — ответственный за всю задачу и её завершение в срок. Он не обязательно выполняет её сам.
  • C (consult) — эксперт, консультирующий команду. Он не выполняет задачу и не несёт за неё ответственность.
  • I (informed) — участник проекта, которого информируют о ходе задачи, так как результат влияет на его дальнейшую работу.
Матрица строится по принципу единой ответственности: для каждой задачи должен быть только один ответственный (A), что минимизирует риск размывания.

Инструменты отслеживания ресурсов

Табели трудозатрат

Табели трудозатрат — главный инструмент управления человеческими ресурсами. Они помогают учитывать рабочее время сотрудников, анализировать их эффективность, контролировать бюджет проекта. Также во многих компаниях их используют при расчёте зарплаты и премий.

Расписание контрольных точек

Согласно мировому стандарту управления проектами PMI, расписание контрольных точек (Milestone Schedule) — это перечень, который отражает логические связи между этапами проекта. Благодаря ему менеджер знает, какие стадии и когда должен пройти проект, чтобы успешно завершиться, и может эффективно контролировать сроки.
Контрольные точки проекта и связанные с ними результаты можно отслеживать с помощью автоматизированной диаграммы Ганта. В ней можно выстроить порядок задач, условия для перехода на новый этап, уведомления. Так менеджер сможет лучше контролировать работу и быстро реагировать на изменения.

Инструменты контроля ресурсов

Сводные финансовые отчёты

Сводные отчёты нужны для контроля финансовых аспектов: бюджета, фактических расходов, прогнозов. Они позволяют выявлять отклонения и принимать корректирующие меры. Для анализа используется метод освоенного объёма (Earned Value Management), сопоставляющий фактические затраты с выполненными работами и плановыми показателями.
Финансовые отчёты эффективны в сочетании с другими инструментами управления. Например, данные из табелей трудозатрат могут автоматически отражаться в отчётах, и у компании будут актуальные сведения о расходах на персонал.

Диаграмма Ганта

Мы уже упоминали диаграмму Ганта как инструмент планирования, но это также полезный инструмент визуального контроля распределения ресурсов во времени. На производстве диаграмма позволяет наглядно отслеживать загрузку оборудования и персонала и других ресурсов, выявляя перегрузки или простои.

Как выстроить управление ресурсами в проектном менеджменте

Рассмотрим управление ресурсами на примере запуска линейки энергоэффективных окон с повышенной шумоизоляцией.
Шаг 1. Анализ рынка и определение цели. Изучаем тренды, конкурентов и потребности клиентов. Выявляем растущий спрос на энергоэффективные окна с улучшенной шумоизоляцией и решаем запустить четыре типа продукции: для квартир, частных домов, офисов и торговых помещений. Шумоизоляция на 20% выше аналогов. Срок — 12 месяцев.
Шаг 2. Формирование структуры проекта: подготовка (исследования и планирование), разработка продукта, подготовка производства, тестирование и сертификация, запуск производства и вывод на рынок. Для каждого этапа определяем контрольные точки и результаты.
Шаг 3. Определение конкретных задач:
  • маркетинговое исследование целевых сегментов;
  • разработка технических спецификаций;
  • проектирование продуктовой линейки;
  • подбор материалов и комплектующих;
  • создание прототипов;
  • лабораторное тестирование;
  • сертификация;
  • модернизация производственной линии новыми комплектующими под продукт;
  • обучение персонала;
  • запуск производства;
  • организация логистики и сбыта.
Шаг 4. Оценка ресурсов. Основное производственное оборудование уже имеется, его нужно модернизировать:
НаименованиеКол-воСтоимость (млн руб.)Срок использования
Трудовые ресурсы
Инженеры-конструкторы710.5Весь срок проекта
Технологи производства57.5С 3 по 12 месяц
Специалисты по контролю качества44С 6 по 12 месяц
Эксперты по энергоэффективности34.5С 2 по 9 месяц
Инженеры-акустики23С 3 по 8 месяц
Менеджеры по закупкам22.5С 2 по 11 месяц
Маркетологи23С 1 по 12 месяц
Материально-технические ресурсы
Модернизация существующих производственных линий2 линии28.5С 5 по 9 месяц
Дооснащение линии для сборки энергосберегающих стеклопакетов1 линия12.8С 6 по 10 месяц
Обновление ПО для проектирования и моделирования1 комплект1.2С 1 по 12 месяц
Дополнительное оборудование для тестирования шумоизоляции1 комплект5.4С 4 по 12 месяц
Модернизация испытательной лаборатории350 кв.м3.2С 4 по 12 месяц
Оптимизация складских помещений5000 кв.м1.8С 6 по 12 месяц
Материалы и комплектующие
Комплектующие для прототипов и тестовых партийРазличные виды45С 3 по 10 месяц
Прочие расходы
Сертификация и тестирование-15С 7 по 11 месяц
Маркетинг и продвижение-18С 1 по 12 месяц
Обучение персонала-7С 5 по 11 месяц
ИТОГО174.62

Шаг 5. Анализ доступности ресурсов и распределение. В штате есть 18 специалистов, привлекаем ещё семь. Финансовый отдел выделил бюджет. Необходимо заключить контракты с поставщиками высокотехнологичных комплектующих. Также в периоды одновременного тестирования привлекаем инженеров из смежных отделов и планируем работу в две смены.
Шаг 6. Разработка документации: календарного графика с учётом критического пути, расписания загрузки персонала, плана закупок и графика финансирования.
Шаг 7. Контроль ресурсов. Для этого внедряем автоматизированную систему, которая еженедельно собирает отчёты по выполненным задачам, трудозатратам, использованию материалов и бюджетов.
Узнайте больше об отслеживании ресурсных трат

Система позволяет управлять бронированиями и автоматически создавать отчёты о затратах.
Перейти к решению
{$co}
Шаг 8. Анализ эффективности и корректировка планов. По результатам первичных тестов выявили возможность повысить энергоэффективность на 5%. Перераспределяем ресурсы инженерного отдела для доработки, корректируем сроки закупок, сохраняя общий срок проекта. Модернизируем испытательный комплекс — это ускорило тестирование на 20%.
Шаг 9. Управление изменениями. Выявили возможность улучшить дизайн оконных профилей без изменения характеристик. Оцениваем влияние на проект, корректируем производственную документацию: чертежи, технологические карты и инструкции для производственной линии. Согласовываем с маркетингом для оценки восприятия продукта аудиторией и соответствия рыночным стандартам.
Шаг 10. Завершение и анализ. Проект завершён в срок, бюджет использован на 100%. Все четыре типа окон запущены в производство с заданными параметрами. Рекомендуется усилить взаимодействие между инженерным и производственным отделами на ранних стадиях, внедрить автоматизированное тестирование.
Процесс управления ресурсами итеративен. Каждый шаг может потребовать возврата к предыдущим этапам и корректировки планов, поэтому стоит подходить к проекту гибко.
Узнайте, как автоматизировать весь процесс управления ресурсами в BPM-системе

Гибко настройте процессы под вашу специфику.
Узнать больше
{$co}

Как автоматизировать процесс управления ресурсами в ИСУП

Перечисленные подходы и инструменты можно использовать и на бумаге, и в цифровой системе. Но автоматизация в специализированном ПО даёт преимущества. По данным Nucleus Research, такие решения в среднем обеспечивают ROI в семь раз больше, чем вложения в их внедрение.
Кроме того, цифровизация в единой системе позволяет связать управление ресурсами с другими бизнес-процессами:
  • Учитывать отпуска, больничные и обучение сотрудников при планировании проектов.
  • Автоматически отслеживать затраты на проект и сопоставлять их с общим бюджетом.
  • Создавать заявки на закупку материалов или оборудования под потребности проекта.
  • Распределять и развивать производственные мощности.
  • Учитывать потребности клиентов при планировании и оперативно реагировать на изменения в требованиях.
  • Отслеживать соблюдение стандартов и контролировать качество.

Обзор системы для управления ресурсами на базе «Первой Формы»

«Первая Форма» — российская BPM-система, лидер рынка low-code платформ России. Решение позволяет автоматизировать все бизнес-процессы компании: взаимоотношения с клиентами, HR-процессы, подготовку внешних и внутренних документов, проектное управление и контроль ресурсов. В системе менеджеры проектов и ресурсные менеджеры могут:
  • планировать загрузку и устанавливать ограничения: на овербукинги, параллельное бронирование, привлечение к задаче двух типов ресурсов и другое;
  • справочники ресурсов, отслеживать объёмы, автоматически создавать заявки на закупки;
  • предотвращать конфликты бронирования, в том числе и с помощью автоматизации;
  • хранить документацию, ресурсные планы и прогнозы по рискам в задачах и на корпоративном диске.
Управлять ресурсами можно в трёх режимах: в рамках проекта, на внепроектных задачах и через интеграции. Рассмотрим их по отдельности.

Управление ресурсами проекта в аналоге MS Project

Менеджер задаёт ресурсы для каждой задачи на этапе планирования. Их ставки подтягиваются из встроенных справочников, а система сама рассчитывает итоговые плановые затраты по всему проекту и отдельным этапам.
При бронировании ресурса на несколько проектов менеджер получит уведомление. Решение конфликтов можно автоматизировать — система проверит приоритет задач и выберет, на какую назначить ресурс.
Данные по утилизации ресурсов отображаются в паспорте проекта и обновляются, когда исполнитель или менеджер фиксируют фактические затраты. В системе можно задать ограничения:
  • По длительности в днях. Позволяет использовать сколько угодно ресурсов, чтобы уложиться в сроки.
  • По трудозатратам в часах. Исполнитель не должен превышать установленный лимит, но срок может быть любой.
  • По бюджету в рублях. В этом случае система подстраивает срок и трудозатраты под доступные финансы.
Отслеживать загрузку можно с помощью регулярных репортингов, отчётов по букированию, онлайн-дашбордов. Если команда окажется близка к перетрате ресурсов, система также пришлёт уведомление.
Узнать больше об управлении проектами в «Первой Форме» →

Управление ресурсами вне проекта

Функцию работы с ресурсами можно использовать для ежедневных задач:
Бронирование переговорных комнат и оборудования. Забукировать помещение можно в вебе и мобильном приложении. Занятый слот отобразится на интерактивном таймлайне. Если кто-то захочет его забронировать, система предложит альтернативные варианты.
Сроки и даты бронирования можно менять перетаскиванием, при этом система учтёт выходные дни и доступные рабочие часы. Сами ресурсы можно отфильтровать — например, выбрать переговорные с большим столом и проектором.
Контроль расписания сотрудников. На таймлайн выводятся бронирования со всех проектов и задач с возможностью перехода. Карточки содержат название задачи, запланированные часы и приоритет.
Управление расписанием настраивается: можно задать доступные часы, разрешить или запретить параллельное бронирование, добавить производственный календарь и справочник местных праздников для распределённых команд.
Планирование графика отпуска. Этот процесс можно связать с HR-задачами. Тогда в конце года «Первая Форма» будет создавать сотрудникам задачу на планирование отпуска. Забронированные даты отобразятся на таймлайне, где руководитель сможет проверить пересечения, тип отсутствия (ежегодный, за неоплачиваемый, декрет) и утвердить график.
Благодаря интеграции данные автоматически отправятся в 1С: ЗУП, отделу кадров не нужно ничего синхронизировать вручную.

Управление ресурсной базой с помощью интеграций

По REST API «Первую Форму» можно связать с ПО для управления складами, тендерными площадками, учётными системами, сервисами отслеживания грузов и многими другими.
В этом случае BPM-платформа становится единым окном, позволяющим:
  • получать из 1С перечень оборудования со статусом и бронировать его под проекты в BPM-системе, при необходимости с фиксацией геолокации;
  • подключать программных роботов для отслеживания поставок и автоматически обновлять сведения в BPM;
  • интегрировать ИИ-агента для анализа и перераспределения загрузки сотрудников;
  • получать базу транспортных средств из 1С и управлять процедурами обслуживания и техосмотра в «Первой Форме» с отслеживанием состояния и так далее.
Благодаря low-code можно настроить любые алгоритмы анализа и автоматизации. Интеграции с внешним ПО расширяют эти возможности — в «Первой Форме» появляется больше данных для повышения прозрачности процессов и построения эффективной аналитики.

Как российские компании управляют ресурсами в ИСУП на базе BPM-системы: кейсы

Рассмотрим три примера использования системы.
Автоматизация управления трудовыми ресурсами для 1.5 тысяч сотрудников компании ДРТ

Раньше компания работала в иностранном решении, но в 2022 году разработчик решил уйти из России. Чтобы обезопасить данные и не прерывать процессы, управление ресурсами на проектах перенесли в «Первую Форму».

В BPM-системе реализовали:

  • букирование времени сотрудника на проекты, длительностью 1−2 года;
  • планирование занятости более чем 1.5 тыс. штатных специалистов;
  • отображение пересечений и перегрузок на интерфейсе бронирования;
  • учёт региональных праздников, сокращённых дней и периодов пиковой нагрузки;
  • автоматическую подготовку 19 типов отчётов по трудовым ресурсам.
Управление ресурсами в рамках незавершённого производства КСК ГРУПП

Менеджеры консалтинговой компании КСК ГРУПП планировали проекты и распределяли ресурсы вручную: создавали задачи, фиксировали плановые трудозатраты, сводили их с фактически потраченным временем внутренних и внешних экспертов.

Перенос этих процессов в «Первую Форму» позволил:

  • упростить контроль занятости исполнителей;
  • автоматизировать финансовые подсчёты и выплаты;
  • отслеживать показатели проекта в реальном времени;
  • отказаться от ручных операций — создания задач, формирования паспорта проекта, подготовки отчётов по букированию.
Система управления мероприятиями для культурного центра

Раньше менеджеры планировали мероприятия в отдельных Excel-таблицах, а для бронирования помещений использовали иностранный софт. Когда разработчик ушёл с российского рынка, центр решил комплексно перевести процессы в единое ПО — «Первую Форму».

В системе настроили:

  • планирование мероприятий по шаблонам;
  • календарное отображение;
  • фильтры для локаций: по размеру, техническому оснащению и другим характеристикам;
  • формирование реестров помещений;
  • бронирование штатных фотографов и видеографов и возможность сразу сформировать им брифы на съёмку.

Итоги: какую пользу система управления ресурсами проекта принесёт крупному бизнесу

Управление ресурсами проекта — это фундаментальный процесс, определяющий успех бизнес-инициатив. Он позволяет:
  • в реальном времени видеть информацию о доступных ресурсах;
  • предотвращать простои и перетраты;
  • выявлять конфликты в расписаниях;
  • анализировать и прогнозировать ресурсные затраты;
  • контролировать сквозные бизнес-процессы.
Система решает задачи всех участников проекта. Менеджеры создают и отслеживают в ней ресурсные планы, руководители команд — контролируют загруженность сотрудников, топ-менеджмент — видит влияние проектов на общий результат бизнеса.
Распределяйте ресурсы на проектные и внепроектные задачи в специализированной системе «Первая Форма»
Попробовать
{$co}