Первая Форма — полезные статьи и обновления системы

Оценка поставщиков: как выбирать надежных поставщиков и не терять контроль после закупки

Полезные статьи Торговля Производство Строительство Холдинги ТАРМ
В закупках цена часто становится главным аргументом, особенно когда предложения схожи по срокам и условиям. Но на выбор влияет не только сумма: важно, работала ли компания с этим поставщиком раньше, были ли срывы и нет ли рисков, которые могут перекрыть экономию.
Казалось бы, достаточно собрать коммерческие предложения, сравнить условия и выбрать победителя. Но если КП, комментарии комиссии, замечания проверяющих и результаты прошлых поставок остаются в разных местах, закупщик все равно возвращается к ручной работе: поднимает старые материалы и заново выясняет, почему тогда приняли такое решение.
В статье разберем, как автоматизировать оценку поставщиков и как в этом могут помочь ИИ-агенты.

Как оценивать поставщиков

Критерии оценки поставщика зависят от этапа работы с поставщиком:
  • на старте проверяют, можно ли в принципе работать с поставщиком и по каким категориям товаров или услуг;
  • в конкретной закупке сравнивают цену, сроки, условия оплаты, опыт и соответствие техническому заданию;
  • перед согласованием победителя ответственные службы проверяют юридические, финансовые и репутационные риски;
  • после поставки или выполнения работ фиксируют, как поставщик выполнил договор.

Что проверить до закупки

Нового поставщика может предложить инициатор закупки, найти закупщик или категорийный менеджер. Поводом может быть конкретная заявка, пересмотр закупочной категории, подготовка годового или квартального плана, запуск нового направления, рост цен у текущих контрагентов или риск перебоев с поставками.
Перед запросом КП или приглашением в процедуру закупщик проверяет базовые сведения: кто поставщик, что он поставляет, есть ли нужные документы и к каким категориям закупок его можно допустить. Обычно поставщик заполняет анкеты и предоставляет пакет документов. После проверки данных в компании принимают решение.
Кейс Никамед

«Первая Форма» стала единой точкой ввода данных по контрагентам. Сотрудник вводит ИНН поставщика, а система подтягивает информацию из Контур.Фокуса и отправляет данные на проверку в службу безопасности.

Только после проверки и утверждения со стороны СБ данные контрагента загружаются из системы в 1С — без дублей и ручного переноса. В карточке поставщика остаются сведения по контрагенту, история коммуникаций, договоры и платежи.

Полная версия кейса ЭДО и управление договорами →
Требования к поставщику зависят от того, что он будет поставлять или делать. Для офисных товаров может хватить анкеты, реквизитов и базовой проверки юрлица. Для перевозок, строительства, поставки оборудования, сырья, медицинских изделий или работ на объекте обычно нужны дополнительные подтверждения: лицензии, сертификаты, разрешения, подтверждение опыта, допуски к работам или авторизационные письма производителя.

Как сравнивать поставщиков для конкретной закупки

Обычно поставщики присылают КП в разных форматах. Перед оценкой закупщик приводит предложения к сопоставимому виду: проверяет цену, доставку, срок, условия оплаты, гарантию и состав поставки. Если в предложении не хватает данных, он запрашивает уточнения у поставщика.
После этого КП сравнивают по основным критериям: цене, срокам, условиям оплаты, гарантии, опыту по похожим поставкам и соответствию техническому заданию. Техническую часть обычно смотрит инициатор или профильный эксперт: он понимает, допустима ли замена позиции, хватает ли характеристик, не произойдет ли критической потери качества.
Критерии показывают, что именно сравнивают, а веса — что важнее для этой закупки или категории. Их лучше фиксировать до сравнения КП: для регулярной поставки сырья значимы стабильность качества и срок, для оборудования — гарантия, сервисное обслуживание и подтвержденный опыт похожих поставок. Участники оценки ставят баллы по критериям, из этих оценок складывается рейтинг предложений. Комментарии к баллам помогают объяснить, почему поставщик получил такую оценку и какие условия повлияли на итог.
Кейс косметической компании

В соответствии с антикоррупционной политикой компании все договоры с поставщиками заключались только после проведения внутреннего тендера.

Каждое полученное КП оценивает комиссия из представителей отделов закупки и финансов. Для этого в «Первой Форме» настроен список критериев: загруженность другими заказами от компании, специализация, сроки оказания услуг и так далее. При этом решение остаётся гибким — к любому тендеру можно добавить дополнительные параметры оценки.

По каждому из них сотрудники из комиссии проставляют балл и пишут комментарий. У каждого критерия есть свой вес: например, «опыт и референсы» — это 20% от всей оценки. При этом вес можно менять в ручном режиме, главное, чтобы в итоге получилось 100%.

Когда все оценки проставлены, система автоматически выстраивает рейтинг предложений поставщиков на основе полученных баллов. Далее процесс переходит на этап рассмотрения ответственными лицами: руководителями подразделений-инициаторов закупки, финансовым директором и комплаенс-менеджером. На этом этапе они оценивают предложенные условия и репутацию поставщика и принимают финальное решение.

Полная версия кейса автоматизации внутренних тендеров →
Кейс торгово-производственной компании

Раньше специалисты по закупкам вручную рассылали письма поставщикам и сравнивали КП. Приходилось тратить много времени, чтобы сопоставить все условия. Одна компания предлагает хорошие цены, но уже загружена заказами по другим проектам. У другой продукция дороже, но зато и сроки поставки в разы меньше.

Теперь запрос поставщикам формируется на основе ТЗ прямо из «Первой Формы», а каждое КП сотрудник оценивает по нескольким критериям: загруженность другими заказами от компании, коммуникация по технической части и с менеджером, специализация, сроки поставки, технический риск, цена и производственный цикл.

В системе прописаны критерии и возможные варианты ответов. Для каждого ответа присвоен вес. Например, у поставщика сейчас в работе есть заказы от нас — 0 баллов; заказов нет, поставщик свободен — 1 балл.

Полная версия кейса автоматизации разработки новых изделий →
После такого сравнения понятно, почему поставщик оказался выше или ниже в рейтинге: какие критерии повлияли на балл, где были спорные условия и почему предложение прошло дальше или проиграло.
Как может помочь ИИ-агент

  • Агент изучает и анализирует КП на основании регламента, автоматически определяет ответственного менеджера и самостоятельно отправляет документ на доработку контрагенту, если возникает такая необходимость.
  • Агент за минуты приводит условия предложений поставщиков к единой форме, ранжирует поставщиков по совокупному скорингу и подготавливает сравнительную таблицу с рекомендациями и обоснованиями для менеджера.

Статья по теме: Как повысить эффективность закупок с помощью технологий ИИ →

Где нужен контроль рисков

Предложение может подходить по цене и срокам, но перед выбором победителя или подписанием договора у ответственных служб могут возникнуть вопросы:
  • Юристы проверяют, кто подпишет договор со стороны поставщика и нет ли спорных условий.
  • Финансы смотрят предоплату, отсрочку и лимиты.
  • СБ или комплаенс-служба могут проверить конфликт интересов, репутацию поставщика и ограничения по внутренней политике компании.
В крупных компаниях первичная проверка поставщика включает в себя требования антикоррупционной политики. Например, в регламентах компании Coca-Cola HBC отдельно описан конфликт интересов: поставщик должен раскрыть, если кто-то из его персонала состоит в родстве с сотрудником Coca-Cola HBC или есть другая связь, которая может повлиять на решение по закупке. Из-за такого стоп-фактора компанию могут отправить на дополнительное согласование, допустить с ограничениями или отказаться от её услуг.
В регламентах также указано, что поставщики не должны дарить сотрудникам подарки, оплачивать обеды или развлечения, если это может выглядеть как попытка повлиять на выбор. Деньги и подарочные карты также запрещены.
Статья по теме: Корпоративный комплаенс, или как превратить политики в работающие процессы →

Оценка качества работы поставщика

После поставки товара или оказания услуги закупки фиксируют, как поставщик сработал на практике: прошла ли приемка без споров, были ли рекламации и задержки, возникали ли вопросы к качеству или закрывающим документам, как поставщик реагировал на замечания. Из этого складывается рабочая история поставщика, которую учитывают при следующих закупках.
Периодическую оценку проводят по результатам поставок за квартал, полгода или год. Смотрят количество заказов, соблюдение сроков, рекламации, качество закрывающих документов, замечания закупок и инициаторов.
В крупных компаниях регулярно проводятся внутренние аудиты, в рамках которых могут проверить любую закупку: соблюдали ли регламент, не было ли конфликта интересов, почему выбрали конкретного поставщика и не привело ли решение к лишним затратам.
Подробнее о SRM-системе для комплексной работы с поставщиками в отделе закупок
Узнать подробнее
{$co}
Оценка поставщиков работает, когда ее результат влияет на закупочные решения: кого пригласить, чье КП выбрать, какие риски проверить, какие условия согласовать и что учесть после договора.