Первая Форма — полезные статьи и обновления системы

SRM-система: зачем нужна, как внедрить и как выбрать вендора

Полезные статьи
Успех закупочных процессов зависит от того, насколько они прозрачны, как быстро компания принимает решения и эффективно работает с данными. Всего этого можно достичь только с правильно подобранной SRM-системой. В материале разберёмся, как она работает, как её внедрить и выбрать подходящего вендора, чем она может быть полезна бизнесу и причём тут искусственный интеллект.
Наталья Климентьева
Заместитель руководителя отдела проектных работ «Первой Формы». Управляет проектами внедрения SRM-систем для крупного бизнеса.

Содержание

Зачем бизнесу SRM-система
Как она работает
Кейсы: замена функций SAP Ariba, SRM + СЭД для ритейлера, консолидация заявок на закупку НТП
Как искусственный интеллект повышает эффективность SRM
Как понять, что вашему бизнесу необходима SRM-система
Типичные ошибки при автоматизации закупочных процессов
Как внедрить SRM-систему и выбрать подходящего вендора
Подводим итоги: экономический эффект от внедрения SRM
FAQ
SRM (Supplier Relationship Management) — это цифровая платформа для управления взаимоотношениями с поставщиками. С её помощью компании оптимизируют закупки, повышают качество поставляемой продукции и снижают затраты.

Типы SRM-систем:


Комплексные специализированные. С глубокой проработкой закупочных процессов.

Универсальные low-code платформы. Гибко и быстро настраиваются под запросы компаний.

Нишевые. Например, их используют для госзакупок, но их нельзя назвать универсальными или специализированными.

Зачем бизнесу нужна SRM-система

SRM-системы могут быть одинаково полезны для компаний из разных отраслей. С их помощью ритейлеры оптимизируют цепочки поставок товаров, производственные компании — закупку запчастей для производственных линий, IT-компании — поставку комплектующих и программного обеспечения (ПО). При этом абсолютно любая компания может автоматизировать процесс закупок для внутренних нужд: канцелярских товаров, оргтехники или спецодежды.
Наталья Климентьева
Заместитель руководителя отдела проектных работ «Первой Формы»
Ориентируясь на наш опыт внедрения SRM-решений, цифровые платформы не просто позволяют бизнесу следить за закупками, а ускоряют этот процесс в 2−3 раза, при этом не теряя точности и результативности.
Давайте посмотрим, какие ещё процессы в закупках может улучшить бизнес благодаря SRM-системам:

Оптимизировать взаимодействие с поставщиками. Информационная система (ИС) помогает вести переговорные кампании, управлять документооборотом и контролировать договорные обязательства, а также формировать стратегию взаимодействия с поставщиками.

Снизить затраты и повысить эффективность снабжения. Платформа помогает сегментировать поставщиков, классифицировать по рентабельности и рискам, вести их реестр, анализировать цены и условия, позволяя выбирать наиболее выгодные предложения на рынке.

Повысить качество продукции и услуг. Платформа позволяет отслеживать качество товаров и оценивать поставщиков, что приводит к более высоким стандартам конечной продукции.

Снизить риски в цепочке поставок. Благодаря инструментам аналитики можно предвидеть и минимизировать риски, связанные с задержками поставок, изменениями на рынке или проблемами с качеством.
Хотите ускорить процесс закупок в два раза?

Формируйте заявки, проводите тендеры и общайтесь с поставщиками в едином информационном пространстве.
Попробовать
{$co}

Как работает SRM-система

Как правило, классическая схема работы с закупками товарной и нетоварной продукции в SRM-системе состоит из пяти основных шагов:

Шаг 1: формирование потребности

Сотрудник/менеджер по закупкам формирует задачу, указывает потребности и обоснование, а далее направляет их на согласование руководству/директору по закупкам.

Шаг 2: оформление заявки

После согласования сотрудник/менеджер по закупкам создаёт заявку, где он может выбрать уже согласованные потребности, таким образом консолидируя потребности всех отделов. В эту задачу копируется вся номенклатура, указывается общее количество товаров и подсчитывается общая сумма. Далее заявка отправляется на согласование заинтересованным сторонам.

Шаг 3: запрос и оценка предложений поставщиков

После согласования заявка публикуется на портале и запрашиваются предложения поставщиков, система автоматически оценивает их по разным параметрам. После этого формируется сводный отчёт по предложениям.
Перед тем, как поставщик сможет отправить предложение, ему нужно создать личный кабинет в системе, заполнить анкету и получить одобрение от компании.

Так он попадает в базу контрагентов и получает доступ к личному кабинету, где он видит информацию о его менеджере, анкетах, договорах, закрывающих документах и рекламациях.

Шаг 4: организация и проведение закупки

После того, как запрос предложений завершён и поставщик выбран, система автоматически формирует проект договора, который отправляется на согласование всем заинтересованным сторонам.

Шаг 5: закрытие заявки

В эту задачу автоматически подтягиваются закрывающие документы, счета по договору, рекламации и информация об оплате. Например, если компания не оплатила счёт, то ответственному сотруднику поступит уведомление.

Преимущества автоматизации. Кейсы: замена SAP Ariba, SRM + СЭД для ритейлера, консолидация заявок на закупку НТП

Согласно исследованию McKinsey, компании с развитым управлением взаимоотношениями с поставщиками превосходят своих конкурентов по темпам роста в два раза. Как правило, бизнес, который использует ручное управление закупками или разрозненные инструменты, сталкивается с разными проблемами, которые снижают эффективность процессов и увеличивают риски.
Наталья Климентьева
Заместитель руководителя отдела проектных работ «Первой Формы»
Без правильно подобранной SRM-системы сотрудники тратят много времени на идентификацию и оценку поставщиков, что в свою очередь увеличивает риск ошибок. Отсутствие единой платформы также затрудняет отслеживание и контроль всех этапов процесса закупок, а использование разрозненных систем не позволяет проводить детальный анализ и оценку производительности поставщиков, что негативно сказывается на принятии стратегических решений.
Давайте посмотрим, что получают компании, внедряя SRM-системы в свою работу с поставщиками:
Спортмастер. Благодаря внедрённому SRM-решению консолидация заявок на закупку нетоварной продукции для сотрудников магазинов «Спортмастер» проходит быстро и без ошибок:

  • 450 магазинов в разных городах России смогли отказаться от Excel-лицензий;
  • благодаря интеграции со справочником товаров сотрудники всегда видят товары, которые доступны для заказа;
  • заявку можно сделать срочной, не дожидаясь ежемесячной консолидации;
  • ответственным за закупки приходят уже сгруппированные заявки;
  • сотрудники видят статусы своих заявок;
  • заявки невозможно пропустить из-за человеческого фактора.
ОБИ. Компания работает с сотнями поставщиков по всей стране. Раньше всю деятельность по закупкам сотрудники компании вели в Excel. Неоформленные вовремя документы из-за ошибок при их заполнении приводили к задержками поставок и цепочке неприятных последствий. После автоматизации процессов количество ошибок сократилось до 0,1%.
Международная косметическая компания. Заменили функции SAP Ariba, настроили кросс-функциональные закупки и автоматизировали работу с коммерческими предложениями (КП) поставщиков. Благодаря этому решению:

  • вся информация централизована в единой системе;
  • поставщики получили доступ к личному кабинету в системе, где они видят новые тендеры и могут сразу же на них откликнуться;
  • сотрудники самостоятельно настраивают критерии оценки поставщиков и меняют процессы без привлечения помощи IT-специалистов;
  • процесс закупок ускорился в 3−4 раза;
  • компания экономит до 5−10% бюджета на закупки.

Как искусственный интеллект повышает эффективность SRM-систем

По данным Statista, в 2024 году 72% компаний по всему миру внедрили технологии искусственного интеллекта хотя бы в один бизнес-процесс. Если говорить о закупках, то в статье американского журнала SCMR, который специализируется на анализе тенденций в управлении цепочками поставок, упоминаются разные исследования на тему использования ИИ.
Нейросети в закупках способны ускорять транзакции до 40% и снижать затраты на 30%. А различные опросы руководителей по закупкам показывают, что более 60% из них делают ставки на ИИ для того, чтобы повысить эффективность и ускорить принятие решений. Они уверены, что искусственный интеллект совершит революцию в их сфере в ближайшие годы, делая процесс закупок более гибким.
Более того, в 2025 году стали набирать популярность ИИ-агенты. В отчёте компании Deloitte говорится, что с каждым годом бизнес всё чаще будет использовать агентов в работе. По их прогнозу, 25% компаний, которые сегодня используют генеративные нейросети, развернут агентов уже в 2025 году, а к 2027 году этот показатель вырастет до 50%.
ИИ-агент — это система на основе искусственного интеллекта, которая способна автономно принимать решения на основе корпоративных данных и предпринимать действия, чтобы достичь конкретных целей.

Агенты действуют самостоятельно по графику или триггерам, следуя заложенной «должностной инструкции». Модули И И вовлекают в процесс сотрудников, принимают решения на основе анализа имеющихся данных, обучаются и гибко выполняют различные задачи в рамках своей роли. Например, роли специалиста по документообороту или секретаря.
Изучить подробнее
{$co}
В «Первой Форме» разработали новую методологию автоматизации бизнес-процессов, которая преобразует должностные инструкции в алгоритмы для ИИ-агентов. С помощью ПО пользователи могут генерировать алгоритмы из существующих инструкций и создавать агентов, готовых к выполнению задач. Это позволяет отказаться от привлечения специалистов по ИИ, делая автоматизацию доступной.
Например, в работе с поставщиками AI-агенты «Первой Формы» могут:

  • предсказывать повышение цен на товары, анализируя исторические данные;
  • изучать рекламации по поставщикам и на их основе рекомендовать условия договоров;
  • выполнять роль персонального ассистента — отвечать на вопросы поставщиков, исходя из внутренних правил и базы знаний компании;
  • изучать КП и предоставлять анализ по ним, объясняя, почему-то или иное КП стоит принять или отклонить.
Хотите повысить эффективность закупочных процессов, сократить время на выполнение рутинных задач и снизить затраты?

Наймите виртуальных сотрудников, способных автономно решать задачи менеджеров среднего звена. «Первая Форма» обучит ИИ-агентов для работы в ваших бизнес-процессах.
Попробовать
{$co}

Как понять, что вашему бизнесу необходима SRM-система

Для удобства составили чек-лист, по которому вы можете проверить, нуждается ли ваша компания в SRM-системе. Если вы отметили для себя хотя бы один пункт, то это повод задуматься об автоматизации закупочных процессов:

Часто возникают проблемы с обработкой заявок

В вашей компании заявки на закупку долго обрабатываются, теряются, дублируются или проходят через большое количество согласований.

Часто сталкиваетесь с ошибками из-за человеческого фактора

В процессе закупок регулярно возникают ошибки в данных, неправильно указываются спецификации, объёмы, сроки поставки и условия оплаты.

Есть сложности в отслеживании и анализе расходов, сборе аналитики

Отсутствует прозрачная система учёта закупок, сложно получить актуальную аналитику по поставщикам, ценам и категориям расходов, а составление отчётов требует большого количества ручной работы.

Отсутствует единое информационное пространство для коммуникации с поставщиками

Коммуникация ведётся через разные каналы, история переговорных кампаний централизованно не сохраняется, а информация о поставщиках хранится разрозненно — в почте, таблицах Excel, на бумажных носителях или в памяти отдельных сотрудников.

Отсутствует система распределения нагрузки между сотрудниками

В отделе закупок нет прозрачного механизма назначения задач: они распределяются хаотично, сложно оценить текущую нагрузку каждого сотрудника.

Типичные ошибки при внедрении SRM-системы

Несмотря на все потенциальные преимущества, автоматизация закупок сопряжена с рисками и ошибками. Компании часто недооценивают сложность внедрения таких ИС, пренебрегают экспертизой и сталкиваются с проблемами интеграции.
Наталья Климентьева
Заместитель руководителя отдела проектных работ «Первой Формы»
Исходя из нашего опыта, при внедрении SRM-решений компании допускают следующие ошибки:

  • игнорируют change management (управление изменениями) и не учитывают пользовательский опыт;
  • неверно выбирают метрики успешности;
  • пытаются автоматизировать 100% процессов на старте;
  • недостаточно анализируют требования — неверно определяют собственные потребности, что приводит их к выбору неподходящего решения;
  • недооценивают важность обучения сотрудников и поставщиков;
  • выбирают вендора, основываясь только на цену, а не функциональность и соответствие бизнес-процессам.
Компании, которые учтут эти ошибки, смогут избежать многих проблем и увеличить отдачу от инвестиций в автоматизацию закупочных процессов.

Как внедрить SRM-систему и выбрать подходящего вендора, минимизируя риск ошибок

В 2025 году фонд «Сколково» и аналитический центр TAdviser провели исследование российских SRM-систем, которое состояло из:

  • глубинных интервью с заказчиками;
  • опросов разработчиков;
  • демонстраций продуктов.

По результатам демо-сессии, «Первая Форма» заняла второе место по количеству баллов среди всех платформ, а в группе low-code решений получила высшую оценку.

Подробнее об исследовании →
«Первая Форма» — это не только вендор, но и интегратор SRM-решений. Поэтому на основе опыта компании мы создали пошаговую инструкцию, которая поможет грамотно внедрить ИС, минимизируя риск ошибок.

Шаг 1: соберите рабочую группу

Внедрение SRM-системы — это комплексный проект, который затрагивает разные бизнес-процессы компании, а не только работу отдела закупок. Поэтому если вы соберёте команду из разных специалистов, поставите им задачи и будете отслеживать прогресс, то это увеличит ваши шансы на успех.

Конечно, всё зависит от специфики деятельности компании, но в состав рабочей группы могут входить:

  • руководитель проекта — для координации работы команды;
  • представители отдела закупок — для экспертизы, согласования и тестирования системы;
  • IT-специалисты — для оценки рисков и интеграции с другими системами;
  • финансовые специалисты — для настройки контроля бюджетов в системе;
  • юристы — для проверки законодательных требований и настройки шаблонов договоров для поставщиков;
  • представители вендора SRM-системы — для консультаций по возможностям платформы и адаптации решения под специфику компании;
  • HR-специалисты — для того чтобы донести сотрудникам необходимость внедрения системы.

Шаг 2: проанализируйте текущие процессы

Проанализируйте существующие закупочные процессы и взаимодействие с поставщиками, определите ключевые области, которые требуют улучшения и которые вы хотите автоматизировать в первую очередь.

Без проведения аудита автоматизация может оказаться неэффективной: вы рискуете перенести устаревшие практики в цифровую плоскость. Более того анализ поможет вам обнаружить системные проблемы, которые ранее были незаметны.

Шаг 3: определите метрики успешности

Определите ключевые метрики успешности. Благодаря этому вы сможете объективно оценить эффективность внедрения, обосновать инвестиции для своего руководства и получите возможность своевременной корректировки процессов.

Измерять успешность внедрения можно, используя:

  • операционные метрики — время цикла закупки, трудозатраты и количество ошибок;
  • финансовые метрики — экономия на закупках, снижение внеплановых закупок, стоимость обработки одной заявки;
  • метрики работы с поставщиками — время оценки и выбора поставщиков; доля поставщиков, использующих систему; своевременность поставок;
  • метрики качества и соответствия — уровень соблюдения закупочной политики, прозрачность процессов, удовлетворённость внутренних заказчиков.
Пример: как установить и зафиксировать метрику по количеству ошибок

  1. Подсчитайте среднее количество исправлений в документах за месяц.
  2. Пропишите цель. Например: сократить количество ошибок на 60%.
  3. Фиксируйте результаты: ведите журнал ошибок и корректировок до и после внедрения SRM-системы.

Шаг 4: подготовьте сотрудников

Заранее подготовьте персонал к внедрению SRM-системы — проводите встречи и обучения, собирайте обратную связь от сотрудников. Это поможет улучшить процесс внедрения и адаптации.

Автоматизируйте процессы постепенно: выберите одну категорию закупок или внедряйте только по одному модулю. Так, вы можете начать с автоматизации закупок офисных принадлежностей — риски в этом процессе минимальны, но это позволит отработать базовые процессы в системе. Или же попробуйте в первый месяц внедрить только сбор потребностей — дайте сотрудникам время, чтобы привыкнуть к интерфейсу и логике системы, прежде чем двигаться дальше.

Благодаря такому подходу персонал быстрее увидит и почувствует результат, что позволит вам снизить возможное сопротивление с их стороны.

Шаг 5: подготовьте текущих поставщиков компании

Заранее проинформируйте текущих поставщиков о планах: отправьте официальные уведомления за 1−2 месяца; обсудите сроки, этапы и планируемые изменения; подчеркните преимущества внедрения SRM-системы для них самих. Особое внимание уделите поставщикам, от которых критически зависит ваш бизнес.

Не игнорируйте важность обучения и поддержки: проведите вебинары и создайте инструкции по использованию платформы, организуйте линию поддержки или рассмотрите вендора, который использует в своих решениях технологии искусственного интеллекта. Например, персональные ИИ-ассистенты могут отвечать на вопросы поставщиков — так вы сэкономите на затратах для создания отдельной поддержки.

Внедряйте инновации постепенно: начните с более лояльных и технически продвинутых поставщиков, соберите обратную связь и внесите необходимые корректировки, а позже используйте успешные примеры как образец для остальных.

Шаг 6: составьте список функциональных требований к SRM-системе

Разрабатывая список, включите отделы, которые будут использовать систему, чтобы учесть их потребности.

Шаг 7: выберите вендора

Изучите доступные решения на рынке, учитывая ваши требования и бюджет. Проведите демонстрации с представителями разных поставщиков. При выборе платформы советуем обращать внимание на:

Функциональность и интерфейс. Изучите возможности системы, насколько быстро в ней разберутся сотрудники и поставщики, можно ли при необходимости её кастомизировать и масштабировать, есть ли мобильная версия.

При этом учитывайте, что платформа должна уметь быстро и гибко адаптироваться под все изменения, которые сегодня происходят в сфере закупок. Поэтому лучше всего обратить внимание на low-code платформы — такой подход сокращает сроки разработки и позволяет быстро адаптировать систему под разные сценарии.
Возможность интеграций. Убедитесь, что система может интегрироваться с инструментами и программами, которые вы используете. Например, с ERP (1С и SAP) и СЭД.

Возможность импортозамещения. Если вы используете иностранное ПО, например, SAP Ariba, и ищете ему замену среди отечественных разработчиков, убедитесь, что платформа сможет заменить необходимые вам функции, и узнайте, как будет организован переезд.

Обеспечение безопасности. Обратите внимание на механизмы защиты данных и соответствие системам безопасности, особенно если вы работаете с конфиденциальной информацией. Предусмотрите гибкую настройку уровней доступа к данным для разных пользователей.

Техническую поддержку и обновления. Оцените уровень техподдержки и доступные обновления, чтобы система оставалась актуальной и надёжной.
Протестируйте систему вместе с ключевыми сотрудниками и поставщиками. Это поможет вам выявить ошибки и оптимизировать настройки.

Шаг 9: следите за обновлениями и новыми функциями системы

Постоянное улучшение и адаптация SRM-системы помогут максимально эффективно управлять взаимоотношениями с поставщиками.

Подводим итоги: какой экономический эффект получат компании от внедрения SRM

Компании, которые делают ставку на ручное управление или разрозненные инструменты в закупочных процессах, часто сталкиваются с ошибками в данных из-за человеческого фактора, не получают актуальную аналитику, затягивают процесс обработки заявок и выбирают не тех поставщиков.

Если компания осознанно подойдёт к выбору SRM-решения, то благодаря автоматизации процессов она:

  • получит экономический эффект в виде снижения затрат на закупки и уменьшения операционных расходов;
  • перестанет сталкиваться со сбоями в поставках из-за невозможности отследить финансовое состояние поставщиков;
  • сократит правовые риски — система позволит следить за соблюдением законодательства и стандартов;
  • уменьшит стратегические риски — ИС поможет лучше адаптироваться к технологическим и рыночным изменениям.
Ищите SRM-систему, которое бы соответствовала потребностям вашего бизнеса?

Управляйте потребностями и заявками, общайтесь с поставщиками, проводите тендеры, ведите документооборот и собирайте аналитику в low-code решении российского производства «Первая Форма».
Попробовать
{$co}

FAQ

Какое решение предлагает «Первая Форма» в автоматизации закупочных процессов?

Это SRM-система, построенная на low-code платформе — её можно быстро и легко адаптировать под конкретные запросы компании. Более подробно возможности платформы можно изучить здесь.

Может ли SRM-решение «Первой Формы» заменить зарубежные продукты?

Да. Например, SRM-система уже успешно заменяет функции SAP Ariba. Вы можете обратиться к нам с любым запросом, и наша команда организует переезд с иностранного ПО, не останавливая ваши рабочие процессы.

Есть ли мобильная версия?

Да, там доступны те же возможности, что и в веб-версии. Узнать больше о мобильном приложении можно здесь.

Можно ли настроить интеграцию с другими системами?

Да, настроить интеграцию можно с любыми внешними системами по REST API. Например, это может быть интеграция с ERP (1С, SAP), СЭД и пр.

Как обеспечивается безопасность?

Это полностью российская разработка, которая входит в реестр отечественного ПО. Здесь доступно шифрование данных и режим конфиденциальности, разграничение прав доступа и двухфакторная аутентификация.

Где размещается решение?

Доступны оба варианта: On-premises (на вашем сервере) и SaaS (в облаке).

Можно ли настроить систему самостоятельно?

Да, вы можете пройти обучение и развивать платформу самостоятельно.