Импортозаместили Jira до того, как это стало мейнстримом. Обзор проектного управления в «Первой Форме»

Перейти с#nbsp;Jira на#nbsp;«Первую Форму»#nbsp;— легко. Показываем и#nbsp;рассказываем, как у#nbsp;нас всё устроено, от#nbsp;лица руководителя проекта.

Если вы#nbsp;хотите увидеть систему вживую, заполните форму. Мы#nbsp;проведём демонстрацию и#nbsp;ответим на#nbsp;вопросы, а#nbsp;вы#nbsp;поймёте, подходит#nbsp;ли вам корпоративное решение.

Всем привет! Я#nbsp;Алёна Тереханова, руководитель проектов в#nbsp;«Первой Форме». Среди моих клиентов#nbsp;— Фонд «Сколково», Корпоративная Академия Росатома, Вкусвилл и#nbsp;другие российские компании.

У «Первой Формы» сотни реализованных проектов, и#nbsp;в#nbsp;последнее время многие из#nbsp;них#nbsp;— это переезд из#nbsp;Jira. В#nbsp;статье я#nbsp;буду часто ссылаться на#nbsp;это решение, чтобы вы#nbsp;смогли провести параллели с#nbsp;«Первой Формой». Но#nbsp;разберём всё по#nbsp;порядку.

BPMS «Первая Форма» объединяет весь путь взаимодействия с#nbsp;клиентом#nbsp;— от#nbsp;первого касания до#nbsp;техподдержки#nbsp;— без подключения дополнительных модулей.

Управление цифровыми проектами у#nbsp;нас связано с#nbsp;CRM, где мы#nbsp;заводим договор и#nbsp;прописываем стоимость услуг специалистов.

Сначала я#nbsp;добавляю в#nbsp;систему данные по#nbsp;договору в#nbsp;разрезе ресурса, то#nbsp;есть выбираю ставки специалистов и#nbsp;финансовую оценку работ, а#nbsp;затем одной кнопкой создаю паспорт проекта. В#nbsp;нём система автоматически делит стоимость на#nbsp;ставки специалистов и#nbsp;рассчитывает плановые часы на#nbsp;каждого. Дальше всё просто#nbsp;— уложиться в#nbsp;эти часы, чтобы проект стал успешным.

В#nbsp;паспорте можно выставить все нужные нам атрибуты: метод ведения, сроки, сложность и#nbsp;многое другое. Здесь#nbsp;же мы#nbsp;создаём и#nbsp;привязываем к#nbsp;проекту задачи, на#nbsp;которых бронируем конкретных коллег.

При подборе сотрудников на#nbsp;проект я#nbsp;использую два метода. Если я#nbsp;не#nbsp;знаю, кто именно мне нужен на#nbsp;конкретную задачу, я#nbsp;могу посмотреть все корпоративные производственные ресурсы компании и#nbsp;выбрать наименее загруженных специалистов. Если я#nbsp;знаю, из#nbsp;какого блока мне нужны исполнители, я#nbsp;могу посмотреть их#nbsp;загрузку точечно.

В#nbsp;рамках проекта мы#nbsp;можем поставить подзадачи для смежных подразделений в#nbsp;режиме одного окна#nbsp;— это ещё одна моя любимая фишка. Так внимание не#nbsp;распыляется и#nbsp;можно видеть, какие подзадачи я#nbsp;уже распланировала.

У#nbsp;каждой проектной задачи есть свой маршрут жизненного цикла, который вписывается в#nbsp;общий проект, и#nbsp;атрибуты: исполнитель, даты выполнения, привязка к#nbsp;проекту и#nbsp;отдельному клиенту, спецификация. По#nbsp;ним можно искать задачи в#nbsp;системе и#nbsp;фильтровать их, как вы#nbsp;привыкли в#nbsp;Jira.

Также задачи можно представить в#nbsp;виде Kanban-доски. Количество столбиков и#nbsp;переходы между ними тоже редактируются.

Отслеживать прогресс и#nbsp;управлять бюджетом проекта позволяет его паспорт#nbsp;— в#nbsp;нём хранятся ставки, отработанные часы, себестоимость, маржинальность проекта. Из#nbsp;паспорта можно перейти в#nbsp;карточки задач и#nbsp;посмотреть, сколько времени на#nbsp;них потратили сотрудники конкретного отдела.

Мы#nbsp;фиксируем трудозатраты в#nbsp;индивидуальных табелях, чтобы система корректно считала фактическую стоимость проекта и#nbsp;наш запас ресурсов.

Сроки и#nbsp;переходы между этапами мы#nbsp;контролируем в#nbsp;диаграмме Ганта, на#nbsp;которую выводятся и#nbsp;подзадачи тоже. Мне нравится, что управлять проектом можно прямо с#nbsp;неё: перемещать сроки с#nbsp;автоматическим перерасчётом дат для других этапов, добавлять задачи и#nbsp;даже отслеживать актирование и#nbsp;сроки получения средств на#nbsp;расчётный счёт.

Управление проектами во#nbsp;многом автоматизировано. У#nbsp;нас, как в#nbsp;Jira, есть визуальный редактор корпоративных бизнес-процессов, в#nbsp;котором мы#nbsp;указываем переходы между этапами, вовлечение специалистов, согласования и#nbsp;условия. Мне не#nbsp;приходится держать в#nbsp;голове весь путь движения проекта и#nbsp;всех заинтересованных лиц#nbsp;— система всё делает сама.

Ещё один инструмент, которым мы#nbsp;на#nbsp;ежедневной основе пользуемся#nbsp;— комментарии к#nbsp;задачам. В#nbsp;них можно точечно управлять командой проекта, обсуждать детали, привлекать на#nbsp;помощь коллег и#nbsp;даже делегировать всю задачу#nbsp;— все комментарии будут доступны новым участникам. Сюда#nbsp;же мы#nbsp;прикрепляем и#nbsp;сопутствующие файлы, которые можно редактировать прямо в#nbsp;системе благодаря P7, российскому редактору. Версии тоже можно просмотреть и#nbsp;сравнить между собой.

Обсудить проект и#nbsp;уточнить детали и#nbsp;сроки мы#nbsp;можем как в#nbsp;комментариях, так и#nbsp;через встроенную ВКС, куда мы#nbsp;приглашаем внешних пользователей со#nbsp;стороны клиента. При этом, в#nbsp;отличие от#nbsp;того#nbsp;же Microsoft Teams, в#nbsp;«Первой Форме» не#nbsp;нужно регистрироваться#nbsp;— достаточно открыть ссылку.

Звонок можно записать и#nbsp;прикрепить к#nbsp;задаче, чтобы затем разобрать. Для этого есть раздел «Работа по#nbsp;проекту»: тут хранятся протоколы встреч, договорённости, скринкасты решения для истории. Отдельно мы#nbsp;выносим Устав, техзадание и#nbsp;календарный план-график, они отображаются в#nbsp;самом начале карточки.

Корпоративные согласования актов мы#nbsp;тоже прямо в#nbsp;системе. Проектные документы и#nbsp;акты сдачи-приёмки мы#nbsp;подписываем нажатием одной кнопки с#nbsp;помощью интегрированной ЭЦП, при этом в#nbsp;системе отображается название акта, статус и#nbsp;размер выплат по#nbsp;нему.

В#nbsp;нашей системе тоже есть бэклог, и#nbsp;доступ к#nbsp;нему имеют и#nbsp;сотрудники, и#nbsp;клиент. Он#nbsp;может сформировать задачу прямо в#nbsp;нашей системе, выставить оценку и#nbsp;следить за#nbsp;выполнением.

Клиент принимает активное участие в#nbsp;жизни проекта. Он#nbsp;всегда в#nbsp;курсе статуса задачи, маршрута и#nbsp;оставшегося объёма работы. Когда мы#nbsp;завершаем определённый этап, клиент должен это подтвердить своим акцептом#nbsp;— так процессы становятся прозрачнее.

Из#nbsp;бэклога мы#nbsp;привязываем задачу к#nbsp;клиентскому проекту, чтобы она отобразилась на#nbsp;диаграмме Ганта. Для каждой проектной команды мы#nbsp;настраиваем в#nbsp;задаче свои атрибуты: запланированные трудочасы, исполнителя, метод работы над задачей.

Работа с#nbsp;клиентами часто сопряжена со#nbsp;стрессом, риском что-то упустить или превысить расходы. Для меня «Первая Форма»#nbsp;— самая функциональная платформа для управления проектами. В#nbsp;ней есть всё, к#nbsp;чему вы#nbsp;привыкли в#nbsp;Jira и#nbsp;Microsoft Project, и#nbsp;даже больше. Благодаря системе я#nbsp;могу работать сразу на#nbsp;нескольких проектах, и#nbsp;работа не#nbsp;мучает меня по#nbsp;ночам.