Цифровое рабочее место для сотрудников HR-отдела. Автоматизация подбора, найма, онбординга и офбординга

Приветствую! Меня зовут Вероника Венгер, я#nbsp;HR-бизнес-партнер с#nbsp;десятилетним опытом. В#nbsp;этой статье я#nbsp;расскажу, как устроены HR-бизнес-процессы в#nbsp;нашей компании и#nbsp;как с#nbsp;помощью автоматизации удалось их#nbsp;значительно ускорить и#nbsp;оптимизировать.

Многие думают, что HR#nbsp;— это только отпуска и#nbsp;найм. Что#nbsp;ж, это ужасное заблуждение. Мы#nbsp;строим корпоративную культуру, помогаем в#nbsp;адаптации, с#nbsp;пристальным вниманием следим за#nbsp;тем, как сотрудники чувствуют себя в#nbsp;компании, стремимся снизить текучку.

Да и#nbsp;с#nbsp;управлением персоналом у#nbsp;HR-специалистов тоже связано множество задач, особенно если команда распределённая, как у#nbsp;нас. Сотрудники подают множество заявлений, обучаются, у#nbsp;них появляются уникальные потребности, которые нужно удовлетворять. А#nbsp;ещё это бесконечные ответы на#nbsp;довольно однотипные вопросы.

Когда в#nbsp;2022 году я#nbsp;пришла в#nbsp;«Первую Форму», компания была ещё небольшая, и#nbsp;это не#nbsp;доставляло больших проблем. Но#nbsp;со#nbsp;временем мы#nbsp;начали сильно расти, процессы рекрутинга начали занимать больше места, и#nbsp;сил на#nbsp;рутинную помощь коллегам и#nbsp;поддержание корпоративной культуры на#nbsp;должном уровне не#nbsp;оставалось.

Тогда я#nbsp;предложила внедрить больше автоматизации в процессы управления персоналом, и#nbsp;руководство откликнулось на#nbsp;мою идею. Вместе с#nbsp;командой разработчиков мы#nbsp;создали решение, которое делает систему управления#nbsp;HR почти полностью самостоятельной. Далее я#nbsp;покажу вам наш ТАРМ#nbsp;— типовое автоматизированное место сотрудников HR-отдела.

На#nbsp;примере нескольких процессов, знакомых каждому HR-специалисту, расскажу, как это работает.

Мы#nbsp;активно растём, поэтому важно было внедрить автоматизацию процесса подбора персонала, чтобы не#nbsp;тратить время на#nbsp;однотипные задачи. В «Первой Форме» я#nbsp;создаю задачу-карточку на#nbsp;рассмотрение кандидата, а#nbsp;система сама на#nbsp;определённых этапах формирует подзадачи, назначает ответственных и#nbsp;присылает им#nbsp;уведомления.

Прямо в#nbsp;карточке мы#nbsp;можем обсудить кандидата, посмотреть приложенные файлы с#nbsp;резюме и#nbsp;сопроводительным письмом, привлечь к#nbsp;рассмотрению дополнительных сотрудников. Там#nbsp;же отображается статус каждого соискателя, и#nbsp;я#nbsp;не путаюсь, кто на#nbsp;каком этапе находится.

Мы#nbsp;общаемся с#nbsp;кандидатами прямо в#nbsp;системе по#nbsp;встроенной ВКС. Звонок записывается, и#nbsp;я#nbsp;всегда могу его пересмотреть, чтобы принять объективное решение. При этом потенциальный сотрудник может войти в#nbsp;систему и#nbsp;присоединиться к#nbsp;звонку ещё до#nbsp;официального трудоустройства#nbsp;— достаточно перейти по#nbsp;специальной ссылке.

И#nbsp;вот мы#nbsp;понимаем, что это#nbsp;— нужный нам человек, и#nbsp;приглашаем его к#nbsp;нам. Вместе с#nbsp;оффером мы#nbsp;высылаем новичку логин и#nbsp;пароль от#nbsp;личного кабинета в#nbsp;«Первой Форме», и#nbsp;стоит человеку в#nbsp;него войти, как система автоматически создаёт задачи для#nbsp;пребординга:

• новичку: ознакомиться с#nbsp;корпкультурой, заполнить анкету, загрузить документы для#nbsp;приёма. Взаимодействовать с#nbsp;системой он#nbsp;может ещё до#nbsp;того, как станет полноценным сотрудником.
• HR-специалисту: оформить сотрудника, сообщить о#nbsp;приёме всем коллегам, провести все плановые встречи. При этом также заранее назначаются встречи на#nbsp;период адаптации и#nbsp;процедура оценки 360. К#nbsp;каждой задаче есть инструкции и#nbsp;подсказки.
• коллегам: подготовить рабочее место новичка, уведомить ПФР, сделать все необходимые доступы и#nbsp;пропуски. Всем ответственным система сама высылает уведомления, и#nbsp;мы#nbsp;ничего не#nbsp;забываем.

В#nbsp;зависимости от#nbsp;специальности сотрудника система формирует ему свой набор задач на#nbsp;период адаптации. Когда новичок их#nbsp;выполняет, мне и#nbsp;его наставнику приходит уведомление, и#nbsp;мы#nbsp;всегда знаем, чем занят человек#nbsp;— нет нужды постоянно ему писать и#nbsp;ждать ответа.

Конечно, онбординг#nbsp;— очень волнительный момент. Сотрудник ещё не#nbsp;привык к#nbsp;новому коллективу и#nbsp;системе, функциональность непонятная, нужна поддержка. Для#nbsp;этого в#nbsp;системе есть подсказки и#nbsp;предзаполненные шаблоны по#nbsp;каждой задаче, и#nbsp;человек может сориентироваться. А#nbsp;мы#nbsp;всегда готовы ему помочь.

Увольнение в#nbsp;«Первой Форме» работает по#nbsp;тому#nbsp;же принципу. Я#nbsp;завожу в#nbsp;систему карточку-задачу, а#nbsp;она сама назначает ответственных и#nbsp;ставит им#nbsp;подзадачи: провести необходимые встречи, получить от#nbsp;сотрудника распределение дел по#nbsp;коллегам, закрыть необходимые документы. Это также помогает значительно оптимизировать кадровые бизнес-процессы.

Ещё сильнее жизнь упрощает электронный кадровый документооборот. Как я#nbsp;ранее упоминала, у#nbsp;нас большая распределённая команда: офис находится в#nbsp;Москве, а#nbsp;коллеги разбросаны по#nbsp;всей России. У#nbsp;нас нет нужды отправлять документы по#nbsp;почте#nbsp;— в#nbsp;«Первую Форму» интегрирован HR-Link.

Мы#nbsp;рассмотрели найм как процесс, в#nbsp;котором непосредственную и#nbsp;важную роль играет сам HR-специалист. Но#nbsp;в#nbsp;ежедневной работе компании есть множество других моментов, которые можно автоматизировать. Например, то, что так актуально всегда#nbsp;— подачу заявления на#nbsp;отпуск.

В#nbsp;отличие от#nbsp;других учётных систем, «Первая Форма» не#nbsp;только упрощает корпоративный документооборот, но#nbsp;и#nbsp;помогает HR-отделу быть эффективным, а#nbsp;компаниям стать менее бюрократичными. При этом вы#nbsp;всегда сможете настроить сквозные бизнес-процессы из#nbsp;1С в#nbsp;«Первую Форму» и#nbsp;обратно, а#nbsp;ваши сотрудники будут работать в#nbsp;интерфейсе современной HRM-системы, даже не#nbsp;подозревая, что имеют дело с#nbsp;1С: ЗУП КОРП.

Вот как «Первая Форма» упрощает процессы для#nbsp;наших сотрудников:

• Автономный личный кабинет. В#nbsp;нём сотрудник может посмотреть всю необходимую информацию о#nbsp;себе и#nbsp;самостоятельно запустить процесс ухода в#nbsp;отпуск, вовлечение#nbsp;HR для#nbsp;этого не#nbsp;нужно.
• Таблица занятости и#nbsp;отсутствия коллег. Писать всем и#nbsp;спрашивать, кто когда уходит, не#nbsp;нужно#nbsp;— сотрудник просто заходит в#nbsp;дашборд и#nbsp;выбирает даты так, чтобы ни#nbsp;с#nbsp;кем не#nbsp;пересечься.
• Там#nbsp;же, в#nbsp;личном кабинете, можно выбрать заместителя. Система сама сформирует задачи на#nbsp;согласование отпуска с#nbsp;HR-специалистом, руководителями и#nbsp;ответственными коллегами.
• Автоматическая переадресация задач, файлов и#nbsp;инструкций заместителю. Это гораздо удобнее, чем бегать в#nbsp;личку, распределять задачи, назначать звонки и#nbsp;вводить в#nbsp;курс дела#nbsp;— заместитель видит всю нужную информацию прямо в#nbsp;«Первой Форме». А#nbsp;HR-специалистам не#nbsp;нужно тратить время на#nbsp;разговоры и#nbsp;напоминания#nbsp;— система контролирует HR-процессы сама, и#nbsp;всё происходит буквально в#nbsp;пару кликов.

Отпуск#nbsp;— это не#nbsp;единственный процесс, который сотрудник может запустить самостоятельно. Например, если человек увидел интересный и#nbsp;полезный курс, в#nbsp;несколько кликов он#nbsp;может запросить корпоративное обучение, указать курс и#nbsp;стоимость, а#nbsp;система оповестит ответственных и#nbsp;поможет оплатить его.

«Первая Форма» значительно упростила мою работу и#nbsp;освободила мне очень много времени для#nbsp;других важных задач. Мне больше не#nbsp;нужно часами перебирать бумажки, создавать задачи, писать десяткам сотрудников и#nbsp;координировать их#nbsp;деятельность: это всё делает система. А#nbsp;я#nbsp;могу сосредоточиться на#nbsp;корпоративной культуре, мотивации сотрудников и#nbsp;помощи нашей компании расти и#nbsp;становиться лучше. Рекомендую всем коллегам настроить свой ТАРМ для HR-отдела!