Цифровое рабочее место для сотрудников HR-отдела. Автоматизация подбора, найма, онбординга и офбординга

Приветствую! Меня зовут Вероника Венгер, я HR-бизнес-партнер с десятилетним опытом. В этой статье я расскажу, как устроены HR-бизнес-процессы в нашей компании и как с помощью автоматизации удалось их значительно ускорить и оптимизировать.

Многие думают, что HR — это только отпуска и найм. Что ж, это ужасное заблуждение. Мы строим корпоративную культуру, помогаем в адаптации, с пристальным вниманием следим за тем, как сотрудники чувствуют себя в компании, стремимся снизить текучку.

Да и с управлением персоналом у HR-специалистов тоже связано множество задач, особенно если команда распределённая, как у нас. Сотрудники подают множество заявлений, обучаются, у них появляются уникальные потребности, которые нужно удовлетворять. А ещё это бесконечные ответы на довольно однотипные вопросы.

Когда в 2022 году я пришла в «Первую Форму», компания была ещё небольшая, и это не доставляло больших проблем. Но со временем мы начали сильно расти, процессы рекрутинга начали занимать больше места, и сил на рутинную помощь коллегам и поддержание корпоративной культуры на должном уровне не оставалось.

Тогда я предложила внедрить больше автоматизации в процессы управления персоналом, и руководство откликнулось на мою идею. Вместе с командой разработчиков мы создали решение, которое делает систему управления HR почти полностью самостоятельной. Далее я покажу вам наш ТАРМ — типовое автоматизированное место сотрудников HR-отдела.

На примере нескольких процессов, знакомых каждому HR-специалисту, расскажу, как это работает.

Мы активно растём, поэтому важно было внедрить автоматизацию процесса подбора персонала, чтобы не тратить время на однотипные задачи. В «Первой Форме» я создаю задачу-карточку на рассмотрение кандидата, а система сама на определённых этапах формирует подзадачи, назначает ответственных и присылает им уведомления.

Прямо в карточке мы можем обсудить кандидата, посмотреть приложенные файлы с резюме и сопроводительным письмом, привлечь к рассмотрению дополнительных сотрудников. Там же отображается статус каждого соискателя, и я не путаюсь, кто на каком этапе находится.

Мы общаемся с кандидатами прямо в системе по встроенной ВКС. Звонок записывается, и я всегда могу его пересмотреть, чтобы принять объективное решение. При этом потенциальный сотрудник может войти в систему и присоединиться к звонку ещё до официального трудоустройства — достаточно перейти по специальной ссылке.

И вот мы понимаем, что это — нужный нам человек, и приглашаем его к нам. Вместе с оффером мы высылаем новичку логин и пароль от личного кабинета в «Первой Форме», и стоит человеку в него войти, как система автоматически создаёт задачи для пребординга:

• новичку: ознакомиться с корпкультурой, заполнить анкету, загрузить документы для приёма. Взаимодействовать с системой он может ещё до того, как станет полноценным сотрудником.
• HR-специалисту: оформить сотрудника, сообщить о приёме всем коллегам, провести все плановые встречи. При этом также заранее назначаются встречи на период адаптации и процедура оценки 360. К каждой задаче есть инструкции и подсказки.
• коллегам: подготовить рабочее место новичка, уведомить ПФР, сделать все необходимые доступы и пропуски. Всем ответственным система сама высылает уведомления, и мы ничего не забываем.

В зависимости от специальности сотрудника система формирует ему свой набор задач на период адаптации. Когда новичок их выполняет, мне и его наставнику приходит уведомление, и мы всегда знаем, чем занят человек — нет нужды постоянно ему писать и ждать ответа.

Конечно, онбординг — очень волнительный момент. Сотрудник ещё не привык к новому коллективу и системе, функциональность непонятная, нужна поддержка. Для этого в системе есть подсказки и предзаполненные шаблоны по каждой задаче, и человек может сориентироваться. А мы всегда готовы ему помочь.

Увольнение в «Первой Форме» работает по тому же принципу. Я завожу в систему карточку-задачу, а она сама назначает ответственных и ставит им подзадачи: провести необходимые встречи, получить от сотрудника распределение дел по коллегам, закрыть необходимые документы. Это также помогает значительно оптимизировать кадровые бизнес-процессы.

Ещё сильнее жизнь упрощает электронный кадровый документооборот. Как я ранее упоминала, у нас большая распределённая команда: офис находится в Москве, а коллеги разбросаны по всей России. У нас нет нужды отправлять документы по почте — в «Первую Форму» интегрирован HR-Link.

Мы рассмотрели найм как процесс, в котором непосредственную и важную роль играет сам HR-специалист. Но в ежедневной работе компании есть множество других моментов, которые можно автоматизировать. Например, то, что так актуально всегда — подачу заявления на отпуск.

В отличие от других учётных систем, «Первая Форма» не только упрощает корпоративный документооборот, но и помогает HR-отделу быть эффективным, а компаниям стать менее бюрократичными. При этом вы всегда сможете настроить сквозные бизнес-процессы из 1С в «Первую Форму» и обратно, а ваши сотрудники будут работать в интерфейсе современной HRM-системы, даже не подозревая, что имеют дело с 1С: ЗУП КОРП.

Вот как «Первая Форма» упрощает процессы для наших сотрудников:

• Автономный личный кабинет. В нём сотрудник может посмотреть всю необходимую информацию о себе и самостоятельно запустить процесс ухода в отпуск, вовлечение HR для этого не нужно.
• Таблица занятости и отсутствия коллег. Писать всем и спрашивать, кто когда уходит, не нужно — сотрудник просто заходит в дашборд и выбирает даты так, чтобы ни с кем не пересечься.
• Там же, в личном кабинете, можно выбрать заместителя. Система сама сформирует задачи на согласование отпуска с HR-специалистом, руководителями и ответственными коллегами.
• Автоматическая переадресация задач, файлов и инструкций заместителю. Это гораздо удобнее, чем бегать в личку, распределять задачи, назначать звонки и вводить в курс дела — заместитель видит всю нужную информацию прямо в «Первой Форме». А HR-специалистам не нужно тратить время на разговоры и напоминания — система контролирует HR-процессы сама, и всё происходит буквально в пару кликов.

Отпуск — это не единственный процесс, который сотрудник может запустить самостоятельно. Например, если человек увидел интересный и полезный курс, в несколько кликов он может запросить корпоративное обучение, указать курс и стоимость, а система оповестит ответственных и поможет оплатить его.

«Первая Форма» значительно упростила мою работу и освободила мне очень много времени для других важных задач. Мне больше не нужно часами перебирать бумажки, создавать задачи, писать десяткам сотрудников и координировать их деятельность: это всё делает система. А я могу сосредоточиться на корпоративной культуре, мотивации сотрудников и помощи нашей компании расти и становиться лучше. Рекомендую всем коллегам настроить свой ТАРМ для HR-отдела!