Первая Форма — полезные статьи и обновления системы

Как управлять сложными IT-проектами без Jira и MS Project. Советы операционного директора. Личный опыт за 10 лет

Полезные статьи IT
Всем привет! Меня зовут Антон Романов, и#nbsp;я#nbsp;познал дзен#nbsp;— за#nbsp;10 лет работы в#nbsp;«Первой Форме» через меня прошло 100+ клиентских и#nbsp;внутренних проектов. За#nbsp;это время я#nbsp;научился управлять проектным отделом в ИТ-компании так, чтобы по#nbsp;минимуму расходовать запас нервных клеток. Конечно, форс-мажоры случаются, все мы#nbsp;люди, но#nbsp;мне удалось свести их#nbsp;количество к#nbsp;минимуму.

О#nbsp;том, как удалось этого достичь психологически, я, если хотите, расскажу в#nbsp;следующей статье. А#nbsp;в#nbsp;этой поделюсь, как мне удалось обойтись без Jira и MS Project в управлении сложными ИТ-проектами.

Содержание

  1. Цифровое рабочее место операционного директора ИТ-компании: без Jira и MS Project
  2. Карточки проектов помогают проектной команде соблюдать сроки, а#nbsp;мне#nbsp;— управлять маржой и#nbsp;бюджетом
  3. Производственные задачи: вся информация в#nbsp;одном месте, без Jira и#nbsp;MS Project
  4. Индивидуальные табели трудозатрат
  5. Клиент в#nbsp;реальном времени видит Backlog проектных задач
  6. Кастомные дашборды для#nbsp;руководителя проектов и#nbsp;подсказки для#nbsp;сотрудников
  7. Гибкость и#nbsp;возможность интеграции по#nbsp;API с#nbsp;любыми системами


Цифровое рабочее место операционного директора: без Jira и MS Project

«Первая Форма» разрабатывает, продвигает и#nbsp;внедряет собственное BPM-решение. Соответственно, наши проекты и#nbsp;процессы разделены на#nbsp;два вектора:
  • внутренний, где мы#nbsp;разрабатываем «начинку» нашей системы;
  • вендорский, в#nbsp;рамках которого мы#nbsp;взаимодействуем с#nbsp;клиентом, кастомизируя, настраивая и#nbsp;внедряя решение.

В#nbsp;этой статье я#nbsp;расскажу только про внутреннее направление, потому что от#nbsp;того, как будут настроены процессы нашей команды, зависит соблюдение сроков, качество и#nbsp;успех работы с#nbsp;клиентом.

Как я#nbsp;уже упоминал, я#nbsp;контролирую процессы в#nbsp;компании уже 10 лет. Через меня каждый день проходят десятки задач на#nbsp;разных стадиях. Не#nbsp;потеряться в#nbsp;них мне помогает удобное цифровое рабочее место для#nbsp;электронного управления проектами. В#nbsp;нём есть ряд инструментов, которые, я#nbsp;уверен, упростят рутину и#nbsp;вам.
Если не хотите читать, посмотрите видеоверсию.


Проектная команда соблюдает сроки, а я — управляю маржой и бюджетом

Мы#nbsp;не#nbsp;работаем в#nbsp;Jira и#nbsp;MS Project, всё находится внутри нашей BPM-системы. Под каждый проект заводится карточка#nbsp;— паспорт проекта, который аккумулирует в#nbsp;себе нужную информацию. Обычно мы#nbsp;фиксируем:
  • состав команды, чтобы всегда знать, кто может подсказать что-то по#nbsp;задачам;
  • историю взаимодействия с#nbsp;клиентом от#nbsp;первого касания, чтобы быть в#nbsp;курсе важных моментов;
  • документооборот проектного отдела: договор и#nbsp;его особенности#nbsp;— дополнительные соглашения и#nbsp;продажи, NDA, любые документы;
  • учет трудозатрат всех вовлечённых сотрудников, это позволяет управлять бюджетом проекта, рассчитывать маржу, автоматизировать прогнозы по#nbsp;срокам и#nbsp;многое другое.
В#nbsp;каждой карточке есть диаграмма Ганта с#nbsp;цветовой индикацией рисков, дедлайнами, исполнителями и#nbsp;возможностью проверить, соотносится#nbsp;ли план проекта с#nbsp;оплатой.
Бывает, что мы#nbsp;уже начали разработку, а#nbsp;платежи проходят несколькими траншами. Чтобы отслеживать, насколько мы#nbsp;с#nbsp;клиентом синхронизированы, я#nbsp;всегда могу углубиться в#nbsp;детали по#nbsp;оплате и#nbsp;связаться с#nbsp;ответственным менеджером.


Производственные задачи: вся информация в одном месте, также без Jira и MS Project

Мы#nbsp;настроили отображение проектов так, чтобы их#nbsp;можно было контролировать как верхнеуровнево, так и#nbsp;детально. Я#nbsp;могу провалиться глубже в#nbsp; производственные задачи, чтобы узнать статус, связаться с#nbsp;исполнителем для#nbsp;уточнения информации через внутренний корпоративный чат, проверить, какие дальше запланированы шаги.

Вся информация собрана в#nbsp;одном месте, нет нужды бесконечно бегать «в#nbsp;личку» или по#nbsp;сторонним сервисам, вроде Jira, чтобы что-то узнать.
Если у#nbsp;вас есть проблемы с#nbsp;автоматизацией управления проектами, приходите к#nbsp;нам на консультацию. Разберём ваш вопрос и#nbsp;найдём решение.


Индивидуальные табели трудозатрат по каждому сотруднику

Как операционному директору, мне нужно знать, насколько эффективно действуют мои сотрудники, чтобы грамотно управлять командами проектов: рассчитывать дедлайны, контролировать траты, быть готовым к#nbsp;неожиданным заменам.

Табель отображает, насколько занят каждый специалист, на#nbsp;каких проектах он#nbsp;работает, как соотносится его загрузка с#nbsp;финансовым планом.

Прямо из#nbsp;табеля я#nbsp;могу назначить коллеге звонок по#nbsp;нашей ВКС, чтобы что-то обсудить или уточнить.


Клиент в реальном времени видит Backlog проектных задач

В#nbsp;нём мы#nbsp;храним все детали проекта и#nbsp;запланированные шаги. Этот раздел системы доступен и#nbsp;для клиента. Здесь он#nbsp;может увидеть свой проект и#nbsp;декомпозированные задачи, оценить стоимость и#nbsp;согласовать её#nbsp;за#nbsp;пару кликов. Так наша работа становится прозрачной.
Backlog можно выгрузить в#nbsp;Excel, если клиенту удобно работать там. Перед этим можно отфильтровать задачи разными способами, чтобы получить данные по#nbsp;статусам и#nbsp;финансам за#nbsp;определённые расчётные периоды. Это позволяет быстро получать аппрувы от#nbsp;клиента, не#nbsp;задействуя дополнительные сервисы.


Кастомные дашборды для руководителя проектов и подсказки для сотрудников

Конечно, в#nbsp;каждой компании свои особенности управления внутренними задачами, и#nbsp;создать продукт, который удовлетворит всех, довольно сложно. В «Первой Форме» из#nbsp;коробки есть возможность бронировать сотрудников на#nbsp;проекты, управлять стандартными процессами, следить за#nbsp;костшитами и#nbsp;этапами.

Под собственные нужды мы#nbsp;добавили дополнительные дашборды. Но#nbsp;кастомизировать решение можно под любую специфику и#nbsp;бизнес-процесс.
Функциональный руководитель может выбрать, какие показатели вывести на#nbsp;главный экран, по#nbsp;каким сценариям будут работать производства, какие будут ограничения, какие подсказки система будет выдавать сотрудникам, и#nbsp;это не#nbsp;требует дополнительной разработки.


Гибкость и возможность интеграции по API с любыми системами

Однажды мы#nbsp;с#nbsp;клиентом сделали так, что «Первая Форма» стала чисто фронтальной системой, которая собирала и#nbsp;визуализировала данные из#nbsp;других сервисов в#nbsp;одном удобном интерфейсе.

Мы#nbsp;разработали кастомные API, которые принимают то, что отдаёт система, и#nbsp;писать код на#nbsp;основе других сервисов для#nbsp;сбора данных не#nbsp;нужно. Здесь всё во#nbsp;многом зависит от#nbsp;сервисов, которые нужно подключить, но#nbsp;открытые API есть почти у#nbsp;всех популярных инструментов.
Узнать больше о#nbsp;возможностях проектного управления
Таким образом, какие#nbsp;бы проекты вы#nbsp;не#nbsp;вели, систему можно настроить так, что она будет максимально удобно отображать данные.
Для#nbsp;меня это, наверное, самое функциональное и#nbsp;выверенное рабочее место, которое не#nbsp;просто дружелюбно спроектировано, но#nbsp;и#nbsp;логически настроено на#nbsp;максимально эффективные действия.

Ещё по теме: как «Первая Форма» помогает крупным российским бизнесам оптимизировать работу