Автоматизация управления кадрами в госучреждении с 2 тыс. сотрудников
Мы уже рассказывали об автоматизации согласования отпусков для госучреждения, деятельность которого направлена на социальные инициативы и коммуникации с населением. Штат компании насчитывает более 2 тыс. человек, а филиалы расположены в каждом субъекте РФ.
Раньше в организации не были автоматизированы HR-процессы, почти любая задача требовала личного участия сотрудников. Они писали заявления от руки и передавали их руководителям для подписи, заполняли в Excel табели учёта рабочего времени. Специалисты отдела кадров тратили много времени на ручной труд.
В этом кейсе мы расскажем, как внедрение единой HR-системы помогло автоматизировать рутинные задачи и повысить эффективность работы отдела кадров и всей организации.
Какие процессы были автоматизированы в «Первой Форме»:
- Оформление отсутствий и заказ справок
- Формирование и подписание табелей учёта рабочего времени
- Изменение персональных данных и подписание дополнительных соглашений к трудовому договору
- Оформление командировок и сдача авансовых отчётов
- Приём новых сотрудников
- Ознакомление с организационно-распорядительными документами
Настроили единое сервисное окно — сотрудники оформляют отсутствия и заказывают справки прямо в системе
Бумажный документооборот и необходимость личного присутствия всех участников процесса сильно затягивали оформление отпусков и получение справок. Сначала сотрудник писал заявление от руки, потом ходил за подписью к руководителю и относил бумагу в отдел кадров. Отсутствие или занятость любого звена этой цепочки могло застопорить весь процесс на несколько дней.
Теперь на корпоративном портале сотрудники оформляют отпуска без сохранения зарплаты, учебные, донорские или другие виды дополнительных отпусков.
Сначала система проверяет, нет ли пересечений с другими отсутствиями сотрудника, крупными внешними мероприятиями или сдачей отчётности. Это помогает избежать накладок вроде отгула за свой счёт в день, который уже отмечен как отпускной.
Если всё в порядке, в системе формируется заявление на отсутствие. Сотрудник и его непосредственный руководитель подписывают его с помощью усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП).
После этого автоматически оформляется приказ на отсутствие. Руководитель организации подписывает его при помощи УКЭП, сотрудник — УНЭП. Затем информация об отсутствии подгружается в 1С — в «Первой Форме» предусмотрен встроенный коннектор для интеграции.
Чтобы зафиксировать неявку сотрудника, не нужно отдельно оформлять заявление или издавать приказ. Достаточно того, что руководитель или сотрудник, который отвечает за табель учёта рабочего времени, вносит информацию в систему. Данные автоматически загружаются в 1С.
Справки заказывают здесь же, на корпоративном портале. Сотруднику достаточно указать, какой документ требуется и в каком виде, электронном или бумажном. Заявка автоматически направляется в работу к ответственному сотруднику.
Автоматизировали подготовку табелей учёта рабочего времени
Табель учёта рабочего времени нужен, чтобы отслеживать явки и неявки сотрудников, корректно рассчитывать зарплату. Раньше ответственные сотрудники ежемесячно вручную заполняли таблицу, подписывали у руководителя отдела и отправляли Excel-файл и скан в отдел кадров.
Если специалисты отдела кадров находили ошибку, ответственным приходилось начинать всё с начала. По внутренним подсчётам, только на подготовку и подписание табелей для 150 подразделений уходило более 5 тыс. часов в год.
Теперь эту задачу взяла на себя «Первая Форма». 15-го числа и в конце месяца система формирует табели на основе данных об отсутствиях сотрудников из 1С. В документ подтягивается информация о плановом графике работы, фактически отработанном времени, отпусках, больничных и других отсутствиях.
Ответственные за ведение табеля получают уведомление о том, что надо подписать табель. Они могут внести необходимые корректировки, если, например, какие-то данные об отсутствиях не были своевременно внесены в систему. Затем табель поступает на подпись руководителю подразделения и сотруднику отдела кадров УНЭП.
Особый порядок действует при увольнении сотрудника — система автоматически формирует табель на день увольнения. Это гарантирует корректный расчёт при увольнении.
Упростили процесс изменения персональных данных
Чтобы изменить персональные данные, сотрудник отправлял сканы документов в отдел кадров, а специалисты вручную вносили данные в 1С. Каждый новый запрос отвлекал специалистов от отчётов, расчётов и оформления документов.
Теперь все решается за несколько минут. В личном кабинете на портале сотрудник указывает, какие именно данные изменились, и прикрепляет сканы подтверждающих документов.
Запрос автоматически попадает к специалисту отдела кадров. Ему необходимо только сверить данные, которые указал сотрудник, с прикреплёнными сканами. Если всё корректно, информация прогружается в 1С.
В некоторых случаях надо ещё оформить и подписать дополнительное соглашение. Система анализирует, какие именно поля были изменены. Если человек меняет фамилию, автоматически формируется дополнительное соглашение и направляется на подпись, сотруднику и работодателю.
Облегчили оформление командировок и подготовку отчётности
Раньше сотрудники вручную заполняли заявки в текстовом редакторе, затем согласовывали их с руководителем, отделом кадров и бухгалтерией. Задержки на каждом этапе приводили к тому, что приказы подписывали поздно и бухгалтерия не успевала выдать аванс.
После командировки сотрудники часто затягивали с подготовкой авансового отчёта и сдавали его в последний момент. Бухгалтерии приходилось откладывать текущие задачи, чтобы срочно проверить документы. Они тратили время на поиск ошибок, запрашивали недостающие чеки и возвращали отчёты на доработку.
В «Первой Форме» сотрудник создаёт заявку на командировку, где указывает даты, место назначения, цель поездки и предполагаемые расходы
После согласования система автоматически формирует согласие сотрудника на командировку, заявление о выдаче аванса, приказ о командировке и командировочное удостоверение. В 1С данные также отправляются автоматически — о командировании, работе в выходной день и отгулах.
По возвращении сотрудник получает уведомление о необходимости оформления авансового отчета и заполняет электронный отчёт, куда вкладывает сканы билетов и чеков. Система автоматически рассчитывает суточные и проверяет соответствие расходов установленным лимитам.
При необходимости автоматически сформируется заявление на компенсацию расходов или удержание из заработной платы.
Ускорили приём новых сотрудников
Раньше трудовой договор готовили вручную, данные перепечатывали со сканов документов. Специалист отдела кадров лично контролировал все этапы оформления, от создания учётной записи и проверки службой безопасности до подготовки пропуска. Ему приходилось постоянно напоминать коллегам об их задачах, чтобы новичок мог приступить к работе в первый же день.
Теперь, когда HR инициирует процесс приёма сотрудника, «Первая Форма» дальше всё делает сама: заводит задачи, подключает ответственных, создаёт кандидату учётную запись и запрашивает у него документы.
Система также забрала на себя подготовку комплекта документов для трудоустройства. Теперь трудовой договор, приказ о приёме на работу, согласие на обработку персональных данных формируются автоматически.
Новый сотрудник сначала подписывает согласие на выпуск УНЭП. С помощью электронной подписи он затем удалённо подписывает основной пакет документов: трудовой договор, приказ о приёме, дополнительные соглашения, различные согласия и обязательства.
Кроме HRM вам нужно настроить проектное управление?
«Первая Форма» учитывает специфику проектной деятельности в госсекторе
Подробнее
Облегчили работу с организационно-распорядительными документами (ОРД)
Раньше отдел кадров рассылал документы по почте или раздавал их в бумажном виде, а затем собирал подписи на листах ознакомления. Процесс затягивался.
Теперь сотрудник отдела кадров только загружает новый приказ или положение, а дальше система автоматически создаёт задачи на ознакомление для соответствующих сотрудников. Документ публикуется на портале, и каждый может ознакомиться с ним в удобное время.
Факт ознакомления подтверждается электронной подписью УНЭП, а система отслеживает, кто ещё не выполнил это требование.
Результаты внедрения HRM-системы в госучреждении
Автоматизация существенно упростила работу отдела кадров:
- Система сама формирует необходимые документы и обменивается данными с 1С, экономя специалистам до 15 часов в неделю.
- Новый алгоритм работы с табелями избавил от длительных проверок и постоянных напоминаний.
- Ручной ввод информации со сканов документов ушёл в прошлое. Теперь специалисту достаточно сверить введённые сотрудником данные с оригиналом. Система автоматически фиксирует ознакомление с новыми документами, что исключает необходимость сбора подписей.
Сотрудники запрашивают справки и оформляют отсутствие через корпоративный портал. Благодаря этому запрос обрабатывается за несколько часов, а не дней. Новички не сидят без дел и с момента выхода начинают погружение в рабочие процессы.
Автоматизация HR-процессов повысила эффективность кадровой службы и организации в целом. Освободившись от рутины, сотрудники смогли сосредоточиться на стратегических задачах без расширения штата. Всё это способствует экономии бюджетных средств.